Kirjaamisasiantuntijavalmennus on maksuton, itsenäisesti digitaalisessa oppimisympäristössä suoritettava neljän viikon kokonaisuus, jossa valmennetaan sosiaalihuollossa työskenteleviä ammattilaisia yhdenmukaiseen kirjaamiseen valtakunnallisesti.

icon/chevron-down Created with Sketch. Perustiedot

Toimintamallin nimi
Kirjaamisasiantuntijavalmennus
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on maksuton, itsenäisesti digitaalisessa oppimisympäristössä suoritettava neljän viikon kokonaisuus, jossa valmennetaan sosiaalihuollossa työskenteleviä ammattilaisia yhdenmukaiseen kirjaamiseen valtakunnallisesti.

Toteutuspaikka
Sosiaalialan osaamiskeskusverkosto
Paikkakunta, maakunta tai hyvinvointialue
Valtakunnallinen
Toimintamallin rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)
Liitteet ja linkit

Tekijä

Nea Kosonen

Luotu

23.11.2021

Viimeksi muokattu

11.04.2024

icon/chevron-down Created with Sketch. Toimintamallin kuvaus

Ratkaisun perusidea **

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on maksuton neljän viikon mittainen valmennuskokonaisuus, jossa valmennetaan sosiaalihuollossa työskenteleviä ammattilaisia yhdenmukaiseen kirjaamiseen valtakunnallisesti. Valmennus suoritetaan itsenäisenä opiskeluna digitaalisessa oppimisympäristössä. Valmennuksessa käsitellään kirjaamista laaja-alaisesti neljän eri teeman kautta, joita ovat: kirjaaminen osana asiakastyötä, yhdenmukainen kirjaaminen, monialainen ja sote-rajapinnalla kirjaaminen sekä sosiaalialan tiedonhallinta.  

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on kokonaisuus, jossa yhdistyvät niin rakenteisen kirjaamisen ja Kanta-palveluihin liittymisen kuin esimerkiksi etiikan, kielen ja monialaisen kirjaamisen näkökulmat. Valmennuksessa on tarjolla käytännönläheistä materiaalia ja esimerkkejä asiantuntijoiden hyödynnettäväksi. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen tavoitteena on tarjota valmennukseen osallistuville sosiaalihuollossa työskenteleville ammattilaisille tiivistetty tietopaketti kirjaamisesta nopeasti omaksuttavassa ja ymmärrettävässä muodossa. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus suoritetaan ajastetusti viikoittain vaihtuvien teemojen mukaan ja kunkin viikon sisältöjen läpikäyntiä varten on suositeltu varattavan aikaa noin 4–5 tuntia viikossa. Digitaalinen oppimisympäristö on avoinna ryhmän osallistujille neljä viikkoa, jonka jälkeen alusta sulkeutuu. Ennen valmennusta on pyritty tuomaan selkeästi esille valmennuksen tavoitteet sekä se, kuinka paljon itseopiskeluun kannattaa varata aikaa. 

Valmennuksen aikana aluekoordinaattorit tukevat digitaalisella oppimisalustalla valmennettavien suoritusta. Aluekoordinaattoreiden tehtävänä on tarjota apua ja tukea valmennuksen aikana, neuvoa oppimisalustan käytössä sekä vastata esille tulleisiin kysymyksiin. Valmennuksissa on tullut eri Kansa-koulu-hankkeiden aikana lukuisia kysymyksiä kirjaamisen eri teemoihin. Näihin on vastattu ja tarvittaessa vastauksia on etsitty myös yhteistyökumppaneilta - näin toimien kansallisia toimijoita ei ole kuormitettu sadoilla sosiaalihuollon toimintakentältä nousevilla kysymyksillä. 

Kun osallistuja on suorittanut valmennuksen hyväksytysti, hän saa hankkeen myöntämän kirjaamisasiantuntijoiden todistuksen ja voi toimia omassa organisaatiossaan kirjaamisasiantuntijana. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen tarkoituksena on tarjota sosiaalihuollossa työskenteleville ammattilaisille tukea ja ohjausta siihen, että he pystyvät viemään kirjaamiseen liittyvää tietoa ja osaamista omassa organisaatiossaan eteenpäin. Kirjaamisasiantuntijan on tarkoitus viedä valmennuksesta opittua tietoa eteenpäin organisaatioihin ja pyrkiä vaikuttamaan kirjaamiseen liittyviin asioihin organisaatiolle sopivalla tavalla. Kirjaamisasiantuntija voi esimerkiksi valmentaa työkavereitaan kirjaamiseen liittyvissä asioissa, neuvoa ja opastaa työyhteisöä arjen tilanteissa sekä edistää valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönottoa työyhteisössään.  

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen lisäksi Kansa-koulu-hankkeiden aikana on tuotettu julkinen Kirjaamisfoorumi.fi -sivusto, johon on koottu monipuolista tietoa kirjaamisasiantuntijoiden ja muiden kirjaamisen kehittämisestä kiinnostuneiden käyttöön. Sivustolta löytyy asiantuntijoille suunnattu materiaalipankki sekä ajankohtaiset blogitekstit.  

Hanke on arvioinut, että pitkällä tähtäimellä kirjaamisasiantuntijavalmennus palvelee koko sosiaalihuoltoa eli välillisesti kohderyhmänä on myös koko sosiaalihuollon henkilöstö.

Toimintaympäristö **

Sosiaalihuollossa on tehty vuosia töitä rakenteisen kirjaamisen kehittämiseksi ja asiakirjojen rakenteisen tallentamisen edistämiseksi. Vuosina 2005–2011 toiminut Sosiaalialan tietoteknologian kehittämishanke (Tikesos) loi perustan ja suuntaviivat koko sosiaalihuollon tiedonhallinnan uudistukselle.  

Sosiaalialan osaamiskeskusten verkosto koostuu kymmenestä alueellisesta osaamiskeskuksesta, jotka ovat vieneet sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämistä eteenpäin Kansa-koulu-hankkeilla vuodesta 2015 alkaen. Kirjaamisosaamisen vahvistamistarpeiden taustalla on 1.4.2015 voimaan tullut (sittemmin uudella asiakastietolailla kumottu) laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista. Ensimmäinen Kansa-koulu-hanke käynnistyi asiakasasiakirjalain toimeenpanon tueksi. Kirjaamisvalmennuksen järjestäminen on ollut kehittämistyön keskeinen toimintatapa aivan ensimmäisestä hankkeesta lähtien. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristössä on tapahtunut valtava muutos, kun palvelujen järjestämisvastuu siirtyi kunnilta ja kuntayhtymiltä hyvinvointialueille 1.1.2023 alkaen. Kansallinen tahtotila on ollut rakentaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista laajempia kokonaisuuksia. Digitaalisuus sekä palvelujen ja tiedon saavutettavuus ja hyödynnettävyys ovat olleet vahvoja teemoja julkisen hallinnon kehittämisessä. Kansallisten tavoitteiden saavuttaminen vaatii toimintamallien yhdenmukaistamista. Sosiaalihuollossakin on pitänyt etsiä ja löytää omat tarpeet sekä toimintatavat, sillä palvelujen toimintalogiikka ja niiden taustalla oleva lainsäädäntö ovat erilaiset kuin terveydenhuollossa.   

Laadukas asiakastyön kirjaaminen on edellytys sille, että hyvinvointialueet saavat tarvittavat tiedot palvelujen suunnittelun, järjestämisen, toteutuksen ja arvioinnin sekä johtamisen pohjalle. Tämä yhtä aikaa velvoittaa ja motivoi organisaatioita sosiaalihuollossa työskentelevien ammattilaisten kirjaamisosaamisen kehittämiseen. 

Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämistarpeet eivät ole katoamassa lähivuosina minnekään. Hyvinvointialueilla sekä yksityisillä sosiaalipalvelujen tuottajilla on entistä suurempi paine oman toimintansa kehittämiseen, kun sosiaalihuollon liittymiselle osaksi Kanta-palveluja ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa on olemassa lakisääteinen ja velvoittava takaraja. Asiakastietojen näkyminen OmaKannan kautta tulee vahvistamaan sosiaalihuollon asiakkaiden osallisuutta. Tämän myötä asiakastietoa kirjaavilta ammattilaisilta edellytetään entistä vahvempaa eettistä ja osallistavaa kirjaamisen osaamista. 

Hyvinvointialueuudistuksen ja Kanta-palveluihin liittymisen lisäksi kirjaamisasiantuntijavalmennukseen ovat viime vuosina vaikuttaneet muun muassa asiakasasiakirjalain ja sen korvanneen asiakastietolain sekä toisiolain voimaantulo, sekä sähköiseen arkistointiin liittyvät muutokset. Koronaviruksen aiheuttama pandemia vaikutti puolestaan voimakkaasti kirjaamisasiantuntijavalmennuksen kohderyhmän toimintaan. Vaikutukset olivat kuitenkin aiempiin, paikan päällä järjestettyihin valmennuksiin verrattuna vähäisempiä, koska valmennus on toteutettu suunnitellusti etäyhteyksin jo toisesta Kansa-koulu-hankkeesta lähtien. 

Muita toimintaympäristöön vaikuttaneita tai jatkossa vaikuttavia lainsäädännöllisiä uudistuksia ovat muun muassa sosiaalihuoltolain, terveydenhuoltolain sekä erityislainsäädännön uudistaminen. Palvelujen järjestämistä ja tuottamista ohjaavat lainsäädännölliset reunaehdot ovat olleet jatkuvassa muutoksessa jo pitkään.  

Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat valtakunnallinen, lakisääteinen toimijaverkosto, joka on pystynyt vastaamaan toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja niistä nouseviin kehittämistarpeisiin nopeasti ja ketterästi. Hyvinvointialueuudistus on vaikuttanut myös sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaan, ja osa niistä on siirtynyt hallinnollisesti jonkin toiminta-alueensa hyvinvointialueen rakenteisiin. Sosiaalialan osaamiskeskusten tulevaisuuden roolia, paikkaa ja tehtäviä tarkastellaan osana laajempaa sosiaalihuollon tutkimuksen, koulutuksen, kehittämisen ja innovaatioiden (TKKI) rakennetta. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on mukautunut vuosien varrella toimintaympäristön muutoksiin – konkreettisesti paikan päällä järjestettävistä valmennusryhmistä on siirrytty etäyhteydellä toteutettavien valmennusryhmien kautta itsenäisesti digitaalisella oppimisalustalla suoritettavaan valmennukseen. Digitaalinen oppimisalusta mahdollisti yhtä lailla valmentajan ja valmennukseen osallistujan irrottautumisen ajallisesta paineesta – vaikka koronapandemian myötä kentän työpaine kasvoi, joustava valmennuksen toteutustapa mahdollisti osallistumisen myös ruuhkaisessa työtilanteessa. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on toteutettu kunkin Kansa-koulu-hankkeen määrärahojen ja hankeaikojen puitteissa. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen sähköinen oppimisympäristö saatiin toteutettua Kansa-koulu III -hankkeessa käyttövalmiiksi noin puolessa vuodessa, minkä aiempien Kansa-koulu-hankkeiden työ on mahdollistanut. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen kohderyhmänä ovat sosiaalihuollossa työskentelevät ammattilaiset. Valmennuksen perusidea on ollut se, että nämä organisaatioihin valmennetut asiantuntijat vievät tietoa eteenpäin omissa organisaatiossaaan. Palvelua on markkinoitu sekä yksityisille että julkisille sosiaalihuollon palveluntuottajille. 

Asiakasymmärrystä on hyödynnetty kyselytyökalujen ja osallistamisen kautta ensimmäisestä Kansa-koulu-hankkeesta lähtien. Kansa-koulu III -hankkeen uudenmuotoisen valmennuksen pilottiryhmän kautta saatiin palautetta siitä, mitkä digitaalisen oppimisalustan osiot eivät toimi ja ehdotuksia siitä, miten ne toimisivat paremmin. Myös kunnilta, kuntayhtymiltä ja sittemmin hyvinvointialueilta on kysytty, kuinka paljon he kokevat tarvitsevansa apua kirjaamiseen ja mihin kysymyksiin valmennuksessa halutaan vastauksia. Lisäksi valmennuksen aiemmin käyneiltä kerättiin tietoa siitä, mitä täydennystä he tarvitsisivat kirjaamisasiantuntijan tehtäviin. 

Valmennuksen kehittämisessä keskeisintä on ollut se, että osallistujilta on kerätty palautetta systemaattisesti koko valmennuksen ajan. Edellisissä hankkeissa saatua palautetta on pyritty ottamaan huomioon aina seuraavissa Kansa-koulu-hankkeissa. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

Sosiaalialan osaamiskeskukset (10) muodostavat lakisääteisen, koko maan kattavan tutkimus- ja kehittämistoiminnan alueellisen verkoston. Osaamiskeskukset ovat kukin alueensa sosiaalialan asiantuntijoita, verkostojen kokoajia ja hyvinvointialueiden kehittämistoiminnan tukijoita. Verkostorakenne on toimiva tapa kansallisesti yhdenmukaisen toiminnan toteuttamiseen.   

Sosiaalialan osaamiskeskuksilla on tunnistettu olevan tuntemus sosiaalihuollon toimintaympäristöstä ja toimijoista sekä tieto paikallisista verkostoista ja toimintakulttuureista. Osaamiskeskusverkoston vahvuutena on kyky nopeaan reagointiin alueellisten tarpeiden mukaan. Osaamiskeskusverkosto tekee tiivistä ja säännöllistä yhteistyötä, mikä mahdollistaa nopean päätöksenteon sekä reagoinnin erilaisiin kehittämistarpeisiin. Tämän ansiosta kirjaamisasiantuntijavalmennusta on pystytty toteuttamaan systemaattisesti ja pitkäjänteisesti, vaikka toimintaa on rahoitettu ainoastaan hankevaroin. Osaamiskeskusverkoston ansiosta valmennuksen jatkumo on kyetty turvaamaan silloinkin, kun määräaikaiset hankerahoitukset ovat olleet katkolla. Näin toimimalla on pystytty hetkellisesti varmistamaan tarvittavat henkilöresurssit ja mahdollisimman vähäinen työntekijöiden vaihtuminen sekä osaamisen säilyminen.   

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on toteutettu siten, että toimintaa arvioidaan ja kehitetään ajantasaisesti, systemaattisesti ja pitkäjänteisesti. Digitaalisella työskentelyalustalla toimiva verkkovalmennus on osoittautunut kustannustehokkaaksi ja sen avulla voidaan tavoittaa laaja kohdeyleisö. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen tuottamisen valtakunnallisesti on mahdollistanut sosiaalialan osaamiskeskusten yhteistyö ja aiemmat Kansa-koulu-hankkeet. 

Jotta kirjaamisasiantuntijavalmennus on saatu toteutettua, sen suunnitteluun, käyttöönottoon ja jatkokehittämiseen on tarvittu laajasti hyvin monipuolista asiantuntemusta ja osaamista: 

  • sosiaalihuollon substanssiosaamista eri palvelutehtävistä 
  • sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen osaamista 

  • pedagogista osaamista 
  • fasilitointiosaamista 
  • viestintäosaamista 
  • kuratointiosaamista 
  • tietoteknisiä valmiuksia 
  • sidosryhmä- ja verkosto-osaamista 

  • asiakaspalveluosaamista 
  • hankejohtamisen ja hankehallinnon osaamista 
  • prosessien ja kokonaisuuksien johtamista 
  • käytettävyyden ja asiakasosallisuuden huomioimista sekä 
  • saavutettavuuden huomioimista kaksikielisyyden ja selkokielisyyden osalta. 
Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen arviointia on suoritettu systemaattisesti pyytämällä osallistujilta palautetta valmennuksen toteutuksesta ja kokonaisuudesta. Toimintamallia on kehitetty jatkuvan kehittämisen mallilla valmennuksista kerättyjen palautteiden ja toimintakentällä tapahtuneiden muutosten perusteella. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on toimintamallina tuottanut valmennuksiin osallistujille tietoa ja ymmärrystä sosiaalihuollon kirjaamisesta ja tiedonhallinnasta laajasti. Kirjaamisosaamisen ja asiantuntijuuden kehittymistä on mitattu valmennuksiin osallistujilta alkuarvion ja loppuarvion avulla. Näiden pohjalta katsottuna osallistujien kokemus oman asiantuntijuuden kasvusta valmennuksen aikana on pääsääntöisesti ollut merkittävä. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen hyväksytysti suorittaneiden osuus valmennuksen aloittaneista on ollut korkea alusta alkaen. Tämäkin kertoo osaltaan valmennuksen onnistumisesta. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on toimintamallina mahdollistanut kirjaamisasiantuntijavalmennusten tarjoamisen suurelle määrälle osallistujia. Koronapandemian jälkeisen työelämän murroksen myötä mallin toimivuus on saanut yllättävän suuren merkityksen. Toisaalta tarkkaa segmentointia asiantuntijavalmennuksen osallistujista ei ole tehty, mikä on johtanut siihen, että kirjaamisasiantuntijoiksi valmennettujen ammattilaisten taustat ja lähtökohdat asiantuntijuuden viemiseen omaan työyhteisöön ovat olleet hyvin erilaiset. Digitaalisella alustalla pidetyt asiantuntijavalmennukset eivät ole erotelleet osallistujia alueellisesti. Läsnäolokoulutukset olisi automaattisesti järjestetty tietyille alueille tai jopa organisaatiokohtaisesti, joten valmennuksissa ei ole kyetty keskittymään erityisesti alueelliseen kehittämiseen tai aluekohtaisiin erityiskysymyksiin.  

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen toimintamallin avulla sosiaalihuoltoon on pystytty valmentamaan määrällisesti paljon kirjaamisasiantuntijoita. Vuosien kokemus valmennusten järjestämisestä on kuitenkin näyttänyt myös sen, että pelkkä uusien kirjaamisasiantuntijoiden valmentaminen ei riitä, vaan sosiaalihuollon kentällä tarvitaan vahvaa tukea uuden osaamisen omaksumiselle ja edelleen organisaatioihin jalkauttamiselle. Tässä esimerkiksi erilaiset alueelliset verkostot ovat avainasemassa. Valmennus ei myöskään voi olla kertaluontoista, sillä työntekijöitä vaihtuu, vaan osaamisen vahvistamiselle ja koulutukselle tarvitaan jatkuvat rakenteet. 

Osaamiseen liittyvä perusongelma on jo sosiaalihuoltoon ammattilaisia kouluttavien koulutusorganisaatioiden koulutuksen tietosisältöjen puutteissa. Kansa-koulu-hankkeiden materiaalit ovat olleet avoimen materiaalipankin kautta myös sosiaalialan oppilaitosten hyödynnettävänä. Tämä on kuitenkin oppilaitoskohtaista, sillä kansallisesti yhdenmukaisia oppisisältöjä tai opintokokonaisuuksia sosiaalihuollon tiedonhallinnasta tai kirjaamisesta ei ole. Mikäli kirjaamisasiantuntijavalmennuksen materiaali ei ole myöhemmin ajantasaisena käytettävissä, on vaarana, että kirjaamisen sisällöt tulevat häviämään sosiaalialan oppilaitosten tarjoamasta koulutuksesta. Ajantasaisen oppimateriaalin kokoaminen ja ylläpitäminen vaativat aikaa ja resursseja.

Vinkit toimintamallin soveltajille **

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen tyyppinen konsepti on jalostettavissa ja hyödynnettävissä moniin erilaisiin valmennuksiin, eri palvelusektoreille ja kohderyhmille. Digitaalisella oppimisalustalla toteutettu valmennus toimii nykypäivänä hyvin, koska valmennus on saatavilla ja saavutettavissa paikasta tai ajasta riippumatta isommalle kohderyhmälle. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen kaltaisen valmennuksen kehittäminen ja ylläpitäminen vaatii toiminnan alussa kohderyhmän tarkkaa määrittelyä ja rajaamista Sisällöntuotantovaiheessa on tärkeää järjestää riittävästi aikaa suunnitteluun, saavutettavuuden huomioimiseen (esimerkiksi kaksikielisyyden mahdollistaminen) sekä pilotointiin ja testaukseen. Myös valmentajana toimivien henkilöiden roolien määrittäminen on keskeistä. Toiminnan kehittämisessä tarvitaan ennakkoluulottomuutta sekä rohkeutta, halua ja innostusta kokeilla uusia asioita. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen toteutukseen tarvitaan: 

  • riittävästi henkilöstöresursseja 
  • vahvaa osaamista valmennuksen eri teemoista ja aihepiireistä 

  • sidosryhmäosaamista 
  • viestinnän osaamista ja sen merkityksen ja mahdollisuuksien pohtimista 
  • johtamisosaamista, jotta osataan hyödyntää ja kohdentaa erilaisia rooleja ja työntekijöiden substanssi- ja erityisosaamista sekä vahvuusalueita tarkoituksenmukaisesti. 

Toiminnan ylläpitämiseen vaaditaan: 

  • jatkuvaa ja ketterää kehittämistä ja sen mahdollistavia työmenetelmiä, 
  • systemaattista toiminnan arviointia, palautteiden keräämistä ja niiden analysointia 

  • valmiutta tehdä muutoksia nopeassakin aikataulussa koordinoinnin avulla. 

Kansallisesti kattavan valmennustoiminnan järjestäminen vaatii onnistuakseen esimerkiksi sosiaalialan osaamiskeskusverkoston kaltaisen valtakunnallisen rakenteen. 

Kansikuva
Kirjaamisfoorumi on Euroopan unionin rahoittama.

Kehittämisen vaihe

icon/launch Created with Sketch. Valmis