Kansa-koulu-hankkeen Projektiryhmä (RRP, P4, I3)
Projektiryhmä oli Kansa-koulu 5 - ja 6 -hankkeiden toimintaa. Tavoitteena oli tiivistää kirjaamisen kehittämisen kansallista yhteistyötä, yhteensovittaa toimijoiden rooleja ja tunnistaa Kansa-koulun materiaalit, joita on mahdollista jatkohyödyntää.
Sosiaalihuollon toimintaympäristö on suuressa muutoksessa. Hyvinvointialueiden toiminta käynnistyi vuoden 2023 alussa uudistaen sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteet ja johtamisen merkittävällä tavalla. Tämä luo uudenlaisia vaatimuksia toimintatapojen yhtenäistämiselle, palvelujen kustannusvaikuttavalle järjestämiselle sekä henkilöstön osaamiselle. Kanta-palveluiden Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto ja kirjaamisen kehittämistä ohjaavat lakimuutokset tuovat uudistusvaatimuksia jokaisen sosiaalihuollon ammattilaisen kirjaamiskäytäntöihin.
Projektiryhmän toiminta on ollut selkeyttämässä Kansa-koulun roolia ja suhdetta muiden keskeisten kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden toimintaan ja tuotoksiin, ja on sitä kautta ollut vaikuttamassa sosiaalihuollon palvelutuotannon tiedon laadun parantamiseen.
Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmän tarkoituksena oli tiivistää ja keskittää kirjaamisen kehittämisen kansallista yhteistyötä sekä yhteensovittaa kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden rooleja. Ryhmä toimi myös tiedonvaihdon kanavana ja tuki osallistuvien toimijoiden keskinäistä viestintä- ja tapahtumayhteistyötä.
Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmässä käytiin läpi aiemmissa Kansa-koulu-hankkeissa luodut toimintamallit, tuotokset ja koottu materiaali. Ryhmässä arvioitiin ja luokiteltiin ne toimintamallit ja materiaalit, jotka ovat tarkoituksenmukaista ja mahdollista siirtää, jotta ne ovat saavutettavia ja hyödynnettäviä jatkossakin.
Projektiryhmään kutsuttiin edustajat Kansa-koulun keskeisistä kansallisista sidosryhmistä: Kelan Kanta-palveluista, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta ja Sosiaali- ja terveysministeriöstä. Ryhmään pyydettiin tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittäjät kustakin organisaatiosta ja heille annettiin tilaisuus tarpeen mukaan kutsua työskentelyyn myös vaihtuvia osallistujia organisaatiostaan. Kaikki kutsutut organisaatiot ovat olleet myös aiempien Kansa-koulu-hankkeiden yhteistyötahoja tai rahoittajia, joten yhteiskehittämisen taustaa oli jo olemassa.
Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmän tavoitteeksi määritettiin, että Kansa-koulun rooli on määritelty suhteessa sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen kokonaisuuteen, kansallisten toimijoiden toteuttaman koulutusmateriaalin tuottamiseen ja THL:n kirjaamisen kehittämistä edistävään kansalliseen verkostoon.
Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmän tavoitteena oli tunnistaa, arvioida ja soveltuvin osin yhdistää Kansa-koulun toimintamalleja ja materiaaleja osaksi kansallista kirjaamisen tukea. Tavoitteena oli tiivistää myös verkostoyhteistyötä, jotta tuetaan alueellisten kirjaamisverkostojen ja THL:n kansallisen kirjaamisverkostotoiminnan yhteistoimintaa.
Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmän toiminnan mittariksi oli määritelty, että ryhmä on muodostettu ja sille on luotu digitaalinen työskentelytila sekä vakiintuneet työtavat hankekaudelle. Toteutuksen mittareiksi asetettiin tapaamisten määrä ja osallistujien itsearviointi työskentelyn hyödyllisyydestä.
Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmän toiminnan mittareiksi oli määritelty:
- projektiryhmän kokousten ja osallistujien kattavuuden toteutuminen projektiryhmän toiminnan alussa tehtyyn suunnitelmaan verrattuna
- projektiryhmän osallistujien itsearviointi toiminnan hyödyllisyydestä suhteessa Kansa-koulu 6 -hankkeen tavoitteisiin
- niiden toimintamallien ja materiaalien prosenttiosuus, joiden osalta on löydetty lopputulos liittyen niiden integrointiin osaksi kansallista kirjaamisen tukea – kunkin toimintamallin ja materiaalin osalta arvioidaan, onko se hyödynnettävissä jatkossa (kyllä/ei/soveltuvin osin) (tavoite: 80 % Q4/2024).
Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmän aloittaessa toimintansa käsiteltäviksi teemoiksi oli etukäteen hahmoteltu mm. toimijoiden roolit, yhteisen tavoitteen määrittely, Kansa-koulun kirjaamisvalmennus ja sen sisällöt, kansalliset tietomääritykset ja vaatimukset, SoTe-yhdyspinta ja muiden toimijoiden roolit ja toiminta. Suunnitelmana oli, että tapaamisissa käsitellään laajasti sosiaalihuollon kirjaamisen ajankohtaiseen kehittämiseen liittyviä aiheita ja luodaan tilannekuvaa kansallisen kirjaamisen kehittämisen tilanteesta ja Kansa-koulun paikasta. Käsiteltävät teemat oli alustavasti nimetty ja aikataulutettu koko toimintakaudelle, mutta niiden käsittelyjärjestys ja sisällön painopiste muuttuivat toimintaympäristön muutosten mukana.
Kansa-koulu 6 -hankkeessa hyödynnettiin jo Kansa-koulu 5 -hankkeessa kehitetyn projektiryhmän toimintamallia laajennetulla osallistujajoukolla ja osin muutetulla tehtävällä. Projektiryhmään kutsuttiin edustajat THL:n kirjaamisen kehittäminen -hankkeesta ja Kelan Kanta-palveluista. Kansallisia toimijoita pyydettiin osoittamaan kuhunkin projektiryhmän tapaamiseen ne asiantuntijat, joiden työnkuva on tarkoituksenmukaisin käsiteltävän aihealueen kannalta. Työskentelyyn mahdollistettiin osallistuminen myös STM:lle. Projektiryhmän tapaamisten sisällöt ja aikataulut suunniteltiin etukäteen ja ensimmäisessä kokouksessa sovittiin koko hankekauden kokousajankohdat ja alustavat teemat. Kokoukset pyrittiin sovittamaan Kansa-koulu-hankkeen avainhenkilöverkostolle järjestettyjen työpajojen kanssa lomittain.
Projektiryhmään osallistuivat Kansa-koulu-hankkeen työntekijöiden lisäksi tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittäjät Terveyden- ja hyvinvoinnin laitokselta ja Kelan Kanta-palveluista. Edustus Sosiaali- ja terveysministeriöstä oli myös kutsuttu. Projektiryhmän kokoukset järjestettiin etäyhteyksin työskentelytilassa, jossa toteutettiin kokousten aikana teemakohtaisia alustuksia ja ryhmäkeskustelua. Sekä kokouksissa että niiden välissä hyödynnettiin myös digitaalista työskentelyalustaa verkoston jäsenten osallistamisessa ja tiedottamisessa. Työskentelyalustaa apuna käyttäen tuotettiin erilaista materiaalia projektiryhmän oman työskentelyn tueksi. Pidettyjen kokousten esitysmateriaalit ja muistiot tallennettiin työskentelyalustalle, jossa ne ovat olleet koko ryhmän toiminnan ajan niidenkin nähtävillä, jotka eivät ole päässeet mukaan kaikkiin kokouksiin.
Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmätyöskentelyä varten osasta Kansa-koulun materiaaleja pyydettiin hyödynnettävyysarvio myös hankkeen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen avainhenkilöverkostolta. Projektiryhmän toiminnasta ja tuloksista viestittiin hankkeen kuluessa myös THL:n Sote-kirjaamisen kansallisessa verkostossa.