Kansa-koulu-hankkeen Projektiryhmä (RRP, P4, I3)
Projektiryhmä oli osa Kansa-koulu 5 -hankkeen kansallista toimintaa. Ryhmän tarkoituksena oli tiivistää ja keskittää kirjaamisen kehittämisen kansallista yhteistyötä ja yhteensovittaa kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden rooleja.
Oivalla ja ymmärrä
Sosiaalihuollon toimintaympäristö on suuressa muutoksessa. Hyvinvointialueiden toiminta käynnistyi vuoden 2023 alussa uudistaen sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteet ja johtamisen merkittävällä tavalla. Tämä luo uudenlaisia vaatimuksia toimintatapojen yhtenäistämiselle, palvelujen kustannusvaikuttavalle järjestämiselle sekä henkilöstön osaamiselle. Kanta-palveluiden Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto ja kirjaamisen kehittämistä ohjaavat lakimuutokset tuovat uudistusvaatimuksia jokaisen sosiaalihuollon ammattilaisen kirjaamiskäytäntöihin.
Projektiryhmän toiminta on ollut selkeyttämässä Kansa-koulun roolia ja suhdetta muiden keskeisten kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden toimintaan ja tuotoksiin, ja on sitä kautta ollut vaikuttamassa sosiaalihuollon palvelutuotannon tiedon laadun parantamiseen.
Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmän tarkoituksena on ollut tiivistää ja keskittää kirjaamisen kehittämisen kansallista yhteistyötä sekä yhteensovittaa kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden rooleja. Ryhmä on toiminut myös tiedonvaihdon kanavana ja tukenut osallistuvien toimijoiden keskinäistä viestintä- ja tapahtumayhteistyötä.
Projektiryhmään kutsuttiin edustajat Kansa-koulun keskeisistä kansallisista sidosryhmistä: Kelan Kanta-palveluista, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta ja Sosiaali- ja terveysministeriöstä. Ryhmään pyydettiin tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittäjät kustakin organisaatiosta ja heille annettiin tilaisuus tarpeen mukaan kutsua työskentelyyn myös vaihtuvia osallistujia organisaatiostaan. Kaikki kutsutut organisaatiot ovat olleet myös aiempien Kansa-koulu-hankkeiden yhteistyötahoja tai rahoittajia, joten yhteiskehittämisen taustaa oli jo olemassa.
Projektiryhmän tavoitteeksi määritettiin, että Kansa-koulun rooli on määritelty suhteessa sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen kokonaisuuteen, kansallisten toimijoiden toteuttaman koulutusmateriaalin tuottamiseen ja THL:n kirjaamisen kehittämistä edistävään kansalliseen verkostoon.
Projektiryhmän toiminnan mittariksi oli määritelty, että ryhmä on muodostettu ja sille on luotu digitaalinen työskentelytila sekä vakiintuneet työtavat hankekaudelle. Toteutuksen mittareiksi asetettiin tapaamisten määrä ja osallistujien itsearviointi työskentelyn hyödyllisyydestä.
Projektiryhmän aloittaessa toimintansa käsiteltäviksi teemoiksi oli etukäteen hahmoteltu mm. toimijoiden roolit, yhteisen tavoitteen määrittely, Kansa-koulun kirjaamisvalmennus ja sen sisällöt, kansalliset tietomääritykset ja vaatimukset, SoTe-yhdyspinta ja muiden toimijoiden roolit ja toiminta. Suunnitelmana oli, että tapaamisissa käsitellään laajasti sosiaalihuollon kirjaamisen ajankohtaiseen kehittämiseen liittyviä aiheita ja luodaan tilannekuvaa kansallisen kirjaamisen kehittämisen tilanteesta ja Kansa-koulun paikasta. Käsiteltävät teemat oli alustavasti nimetty ja aikataulutettu koko toimintakaudelle, mutta niiden käsittelyjärjestys ja sisällön painopiste muuttuivat toimintaympäristön muutosten mukana.
Projektiryhmään osallistuivat Kansa-koulu-hankkeen työntekijöiden lisäksi tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittäjät Terveyden- ja hyvinvoinnin laitokselta ja Kelan Kanta-palveluista sekä Sosiaali- ja terveysministeriöstä. Projektiryhmän kokoukset järjestettiin etäyhteyksin työskentelytilassa, jossa toteutettiin kokousten aikana teemakohtaisia alustuksia ja ryhmäkeskustelua. Sekä kokouksissa että niiden välissä hyödynnettiin myös digitaalista työskentelyalustaa verkoston jäsenten osallistamisessa ja tiedottamisessa. Työskentelyalustaa apuna käyttäen tuotettiin erilaista materiaalia projektiryhmän oman työskentelyn tueksi. Pidettyjen kokousten esitysmateriaalit ja muistiot tallennettiin työskentelyalustalle, jossa ne ovat olleet koko ryhmän toiminnan ajan niidenkin nähtävillä, jotka eivät ole päässeet mukaan kaikkiin kokouksiin.