Kansa-koulu-hankkeen Sosiaalihuollon kirjaamisen peruspaketti (RRP, P4, I3)
Sosiaalihuollon kirjaamisen peruspaketti on itsenäisesti suoritettava, avoin digitaalinen oppimateriaali, jonka suoritusaika on noin 45–60 minuuttia. Peruspaketin suorittaminen ei ole sidottu aikaan eikä paikkaan.
Oivalla ja ymmärrä
Sosiaalihuollon palvelujen järjestämisen kansallisiin tavoitteisiin sisältyy palvelujen helppo saavutettavuus ja palvelujen digitalisointi. Sosiaalihuollon tiedonhallintaan ja kirjaamiseen ovat vaikuttaneet muun muassa asiakasasiakirjalain, toisiolain ja asiakastietolain voimaantulo, sosiaalihuollon liittyminen Kanta-palveluihin sekä sähköiseen arkistointiin liittyvät muutokset. Nämä edellyttävät työntekijöiltä uutta osaamista ja nopeaa tiedon ja asioiden haltuun ottoa. Näihin vaateisiin vastataan digitaalisella verkko-oppimisympäristöllä, joka on helposti saavutettavissa sosiaalihuollon ammattilaisten kirjaamisen perehdytykseen ja osaamisen lisäämiseen.
Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat vieneet sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämistä eteenpäin Kansa-koulu-hankkeilla vuodesta 2015 alkaen. Näissä on tullut pitkin matkaa palautetta, että kirjaamisasiantuntijoiden valmennuksen rinnalle tarvitaan tiiviimpi, mahdollisimman laajalle kohderyhmälle tarkoitettu kirjaamisen perusasiat sisältävä paketti, jota olisi mahdollista hyödyntää niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla.
Kansa-koulu 4.0 -hankkeessa järjestettiin hyvinvointialueiden edustajille työpaja, jonka avulla selvitettiin toiveita ja tarpeita peruspaketin sisällölle. Työpajasta on laadittu erillinen kooste. Peruspaketin tuottaminen otettiin mukaan Kansa-koulu 5 -hankkeen hankesuunnitelmaan. 5-hankkeessa on keskitytty peruspaketin sisällöntuotantoon.
Alkuperäinen suunnitelma oli, että peruspaketti tehdään olemassa olevasta valmennusmateriaalista tiivistämällä, ja materiaalia tarkastellaan neljän keskeisen näkökulman kautta (asiakas, työntekijä, organisaatio ja valtakunnallinen). Tarkoitus oli jakaa peruspaketti hyvinvointialueille avoimena materiaalina. Haasteeksi tunnistettiin jo tässä vaiheessa, miten materiaalin ajantasaisuus ja kansallinen yhdenmukaisuus sekä materiaalin helppo saatavuus voidaan varmistaa.
Materiaalin tiivistyksen yhteydessä oli tarkoitus päivittää koko valmennusmateriaali niin, että sisältö jaotellaan peruspaketti-, asiantuntijavalmennus- ja syventävään tasoon. Kirjaamisasiantuntijavalmennusta oli tarkoitus muokata niin, että kaikki kävisivät ensin peruspaketin sisällöt, ja tämän jälkeen tulisi laajempi asiantuntijavalmennuksen sisältö. Syventävät sisällöt oli tarkoitus jättää asiantuntijavalmennuksen ulkopuolelle.
Asiantuntijavalmennuksen koko sisältö vietiin tekstimuotoon ja materiaali jaoteltiin edellä kuvatuille kolmelle tasolle, sekä lisäksi kokonaan poistettavaan sisältöön. Saman aikaisesti tuotettiin myös ruotsinkielinen materiaali.
Peruspaketin alkuun rakennettiin yleinen osio, joka jaettiin omiksi kokonaisuuksiksi sosiaalihuollon koulutuksen saaneille ja terveydenhuollon koulutustaustaisille. Varsinainen sisältö muodostui lainsäädännöstä, asiakas-, työntekijä-, organisaatio- ja valtakunnallisen tason näkökulmista kirjaamiseen, luokituksista ja rakenteista, monialaisesta yhteistyöstä sekä loppuarvioinnista. Peruspaketin materiaali muodostui lyhyestä videosta ja luettavasta tekstistä.
Peruspaketin johdantomoduuli haluttiin testata käyttäjäpalautteen saamiseksi. Testaajiksi haettiin sosiaalihuollon (8) ja terveydenhuollon (4) koulutustaustaisia henkilöitä julkiselta ja yksityiseltä sektorilta eri palvelutehtävistä. Lisäksi pyydettiin muutamaa avainhenkilöä ja kirjaamisasiantuntijaa kommentoimaan materiaalia. Käyttäjätestaukset toteutettiin keväällä 2023 etäyhteyksin.
Käyttäjätestaukset toteutettiin Teams-kokouksina, jotka tallennettiin. Hankkeen aluekoordinaattori seurasi testaustilannetta ja keräsi testaajan kommentit excel-taulukkoon. Testaaja työskenteli ja kävi materiaalin läpi itsenäisesti omaa näyttöään jakaen. Testaajalla oli lupa pysähtyä ja kysyä, jos joku asia oli epäselvää. Johdannon läpikäyntiin vaadittava aika kellotettiin.
Testauksen kommentit ja palautteet käytiin läpi ja niistä tehtiin koonti, jossa testaajien toimenpide-ehdotukset tuotiin esille. Testaajan taustakoulutus vaikutti siihen, miten testaaja hahmotti materiaalin. Terveydenhuollon koulutustaustaisista testaajista kaikki eivät miellä työskentelevänsä sosiaalihuollon palvelutuotannossa, eivätkä siksi hahmottaneet materiaalin liittyvän omaan työhönsä. Esimerkiksi lähihoitajakoulutuksen saaneet testaajat kokivat, että lainsäädäntöön liittyvät sisällöt olivat vaikeasti ymmärrettäviä. Sosiaalityöntekijän koulutustaustaiset testaajat toivoivat puolestaan enemmän lainsäädäntöön liittyvää sisältöä.
Testaajat antoivat palautetta niin sisällöstä kuin toteutuksesta. Tähän on poimittu suoria lainauksia testaajilta:
- Videot on hyviä ja havainnollistavia, samoin kaaviokuva, heti muistaa paremmin.
- Riippuu miltä tasolta lähdetään, jos ei ole taustaa niin antaa hyvät perusvalmiudet. Jos on jo työtä tehnyt, niin tuo paljoa lisäarvoa.
- Mietin miten tämä liittyy omaan työhöni, kun työ on suurimmaksi osaksi hoitotyötä, kun viimeisen kuukauden pyyhkinyt pyllyä.
- Mitä on rakenteinen kirjaaminen? Onko työntekijällä itsellään vastuu rakenteisesta kirjaamisesta ja itse rakenteista?
- Mitä tarkoittaa että asiakkaalla on oikeus omiin kirjauksiin/papereihin?
- Valtakunnallinen näkökulma tosi tärkeä, selkeä ja ymmärrettävä osio itselle. Perusteltu, riittävässä laajuudessa, lyhyet ja napakat perustelut, miksi jotakin tehdään, on hyvät.
Peruspaketin tuottamiseen ei ollut erillistä rahoitusta. Ennakolta ajateltiin, että peruspaketti on rakennettavissa olemassa olevan valmennusmateriaalin pohjalta. Syksyn 2023 aikana hankehallinnosta ehdotettiin, että luotaisiin erillinen, alkuperäisen peruspaketin suunnitelmaa laajempi sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi verkko-oppimisympäristöön. Tähän pyrittiin löytämään rahoitus hankkeen sisältä. Odotukset peruskurssin laatimiseksi olivat kuitenkin suuremmat kuin hankkeen todellisuudessa käytettävissä olevat resurssit. Suunnitelmaa tehtäessä ei tunnistettu sitä, kuinka paljon resurssia peruskurssin laatiminen ja valmennuksen uudistaminen tulisivat viemään aikaa.
Keskustelua peruskurssin rakentamisesta käytiin hankkeen ohjausryhmän ja hankkeen rahoittajan kanssa. Peruspaketin suunnitelma muuttui merkittävästi materiaalin työstämisen aikana ja alkuperäinen toteutus muuttuu kevyestä toteutuksesta kohti laajempaa verkkokoulutuksena toteutettavaa peruskurssia.
Keskustelujen pohjalta päädyttiin hakemaan erillinen hankerahoitus (RRP) peruskurssin sisällöntuotantoa ja toteuttamista varten. Kyseinen hanke toteutunee 1.5.-31.12.2024. Kansa-koulu 5 -hankkeen tehtäväksi asetettiin käsikirjoituksen laatiminen tulevalle peruskurssille.
Sosiaalihuollon kirjaamisen peruspaketin kohderyhmää ovat sosiaalihuollossa työskentelevät ammattihenkilöt julkisella ja yksityisellä sektorilla. Lisäksi materiaalia voivat hyödyntää alan oppilaitokset tai muut asiasta kiinnostuneet.
Osaamistarpeita on kerätty kirjaamisasiantuntijoiden valmennuksen sekä avainhenkilöverkoston kautta usean vuoden ajan. Lisäksi toteutettiin erillinen kohdennettu käyttäjätestaus peruspaketin sisältöjen toimivuudesta.