Kansa-koulu I -hanke 2015-2017 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano

Tukee sosalan organisaatioiden valmiutta liittyä valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Edistää määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönottoa ja kansallisten luokitusten ja asiakirjarakenteiden toimeenpanoa asiakastietojärjestelmiin.

Oivalla ja ymmärrä

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Hankkeella tähdätään tavoitetilaan, jossa sosiaalihuoltoa järjestävissä ja tuottavissa organisaatioissa on riittävä toiminnallinen ja tekninen valmius asiakasasiakirjalain vaatimusten täyttämiseen:

● sosiaalipalveluja toteuttava henkilökunta on perehtynyt määrämuotoisten sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen laatimisen käytäntöihin

● sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on asiantuntijoita, joilla on valmius perehdyttää henkilöstöä sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisesti yhdenmukaisiin käytänteisiin

● asiakasasiakirjojen tietosisällöt sekä niiden laatimisen ja käsittelyn käytännöt vastaavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaissa asetettuja vaatimuksia

● sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on valmius tuottaa asiakastietojärjestelmissä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, jotka ovat sisällöltään asiakasasiakirjalaissa esitettyjen vaatimusten mukaisia

● sosiaalihuollon palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut sekä niihin sisältyvät palveluprosessit on kuvattu kansallisesti yhteensopivalla tavalla

● sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on valmius kehittää sosiaalihuollon tiedonhallintaa lainsäädännön ja sosiaalipalvelujen muutosten edellyttämällä tavalla.

Kohderyhmä:

Kansa-koulu hankkeen kohderyhmänä on sosiaalialan henkilöstö, joka käsittelee työssään sosiaalihuollon asiakastietoja.

Hankkeen välittömänä kohderyhmänä ovat sosiaalialan keskeiset asiantuntijat, jotka perehdytetään sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain ja KanSa-kokonaisarkkitehtuurin keskeisimpiin sisältöihin ja tavoitteisiin sekä valmennetaan vastaamaan lain toimeenpanosta omassa organisaatiossaan.

Hankkeen kohderyhmään kuuluvat myös yksityiset sosiaalipalvelujen tuottajat, jotka toimivat yhteistyössä julkisen sosiaalihuollon järjestämis- ja tuottamisvastuullisten organisaatioiden kanssa.

Tavoiteltavat tulokset: Kansa-koulu -hankkeen päättyessä:
● sosiaalihuollon palvelutehtävä -luokitus on käytössä julkisen sosiaalihuollon palvelun järjestäjänä toimivissa organisaatioissa

● sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvaukset on yhtenäistetty kansallisten prosessikuvausten mukaisesti

● sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaiset asiakasasiakirjojen sisällöt on otettu käyttöön asiakastietojärjestelmissä toteutussuunnitelmassa tarkemmin määritellysti.

● sosiaalipalveluja tuottavissa julkisen hallinnon organisaatioissa on määrämuotoiseen kirjaamiseen ja kansallisen asiakastietomallin käyttöönottoon perehdytettyjä ammattihenkilöitä, jotka vastaavat henkilöstön kirjaamisvalmennuksesta omissa organisaatioissaan

● Sosiaalihuollon henkilöstöllä on käytössään valmennus- ja perehdytysmateriaalia asiakasasiakirjalain vaatimuksista ja määrämuotoisesta kirjaamisesta

● sosiaalihuollon henkilöstölle on järjestetty kirjaamisvalmennustapahtumia hankkeessa mukana olleissa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa

Tavoiteltavat tuotokset:

Hankkeen konkreettiset tuotokset ovat:

● Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto mahdollisimman laajasti sosiaalihuollon organisaatioissa

● valmennusmateriaali kansallisesti yhtenäiselle sosiaalialan henkilöstön kirjaamisvalmennukselle, joka opastaa määrämuotoiseen kirjaamiseen sekä kansallisen asiakastietomallin ja KanSa-palvelujen käyttöönottoon sosiaalihuollossa

● perehdytysmateriaali valmentajavalmennukselle, jossa valmennetaan sosiaalialan asiantuntijoita kirjaamisvalmennusten toteuttamiseen ja ylläpitämiseen omassa organisaatiossaan

● kirjaamis- ja valmentajavalmennus niille sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa toimiville asiantuntijoille, jotka puolestaan valmentavat sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevän henkilöstön omassa organisaatiossaan yhteistyössä hankkeen henkilöstön kanssa

● hankkeen aikainen käytännön tuki sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin sisältämien määritysten toimeenpanolle sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa

● kuvaus nykyisten asiakastietojärjestelmien teknisistä ja toiminnallisista edellytyksistä liittyä Kansa-palveluihin

Pilotit

Toiminta- ja tietomääritysten käyttöönottoja pilotoi 7 organisaatiota. Pilotit ovat päättyneet huhtikuun 2017 loppuun mennessä.

PalvelutehtäväPilottiorganisaatioPilotin kestoAsiakastietojärjestelmä

Koko palvelutehtäväluokitusOulunkaaren kuntayhtymä2/2016-4/2017Pro Consona

LastensuojeluJyväskylä2/2016-2/2017Effica YPH

LastensuojeluTurku2/2016-12/2016Effica YPH

LastensuojeluVaasa2/2016-2/2017Abilita

Lapsiperheiden palvelutEtelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri2/2016-4/2017Effica YPH

Lapsiperheiden palvelutPäijät-Hämeen maakunta2/2016-4/2017Effica YPH

Iäkkäiden palvelut/omaishoidon tukiYlä-Savon SOTE kuntayhtymä2/2016-2/2017Pegasos

Pilotoinnin tehtäviä

Kuvataan sosiaalihuollon palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen nykytila ja kartoitetaan palveluprosessikuvaukset sekä käytettävät asiakasasiakirjat.
Selvitetään, miten käytössä olevat asiakastietojärjestelmät täyttävät asiakasasiakirjalain ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I-vaiheen vaatimukset.
Suunnitellaan toiminnalliset ja asiakastietojärjestelmään tehtävät muutokset.
Viedään palvelutehtäväluokitus asiakastietojärjestelmään.
Määritellään käyttöoikeudet palvelutehtävien, työtehtävien ja tulevan THL:n määräyksen mukaisesti.
Muodostetaan sosiaalihuollon henkilörekisteri asiakasasiakirjalain edellyttämällä tavalla.

Pilottityöskentely

Pilottiorganisaatio vastasi pilotin käytännön toteutuksesta. Kansa-koulu-hanke tuki pilottiorganisaatiota välittämällä piloteille tuoreinta tietoa kansallisista määrityksistä.

Hankkeessa laadittiin pilottien käyttöön työsuunnitelma. Työsuunnitelmassa on tehtäviä, joita kaikilla sosiaalialan organisaatioilla on edessään. Työsuunnitelman runko on kaikkien käytettävissä. Sen voi ladata linkistä.

Hankkeessa on pilottien kanssa yhteistyössä laadittu nykytilan kartoituksen työkalu ja täyttöohje, jolla on tarkoitus kerätä tietoa käytettävistä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ja siitä, millä tietojärjestelmillä asiakastietoja käsitellään. Kerättyä tietoa voidaan hyödyntää suunniteltaessa toiminnallista ja dokumentointiin liittyvää kehittämistä. Työkalu ja sen täyttöohje on julkaistu maaliskuussa 2017 ja päivitetty huhtikuussa 2017. Työkalun ja täyttöohjeet voit ladata linkistä.

Pilottien havainnoista ja kokemuksista sekä nykytilan kartoituksen työkalusta kerrottiin kevään 2017 aluekierroksella. Linkki aluekierroksen esitysmateriaalit ja tilaisuuksien videotallenteet sisältävälle sivulle on tällä sivulla hieman alempana.

Arvio sosiaalihuollon valtakunnallisten luokitusten ja määritysten käyttöönottoon tarvittavasta ajasta

Arvio sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen, kansallisten prosessikuvausten mukaisten prosessien ja asiakasasiakirjojen käyttöönottoon sekä Kanta-palveluihin liittymiseen tarvittavasta ajasta yhdessä sosiaalihuollon palvelutehtävässä:

- Nykytilan kuvaus noin 3 – 5 kuukautta riippuen palvelutehtävän koosta ja lähtötilanteesta (Olemassa olevien palveluprosessikuvausten kartoittaminen ja sosiaalihuollossa käytettävien asiakasasiakirjojen kartoitus nykytilan kartoituksen työkalua käyttäen)
- Toimintaan, prosesseihin ja asiakastietojärjestelmään tehtävien muutosten suunnittelu 3 – 6 kuukautta
- Suunniteltujen muutosten tekeminen asiakastietojärjestelmään 2 – 5 kuukautta
- Henkilökunnan koulutus yksi kuukausi
- Käyttöönototon tuki 2 – 5 kuukautta

Yhteensä 11 – 22 kuukautta / palvelutehtävä

Arvion on tehnyt Turun kaupungin hyvinvointitoimiala omaan käyttöönsä. Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla työskentelee noin 5 092 työntekijää, joista perhe- ja sosiaalipalveluissa noin 2 000 henkilöä.

Arvio on esitetty Turun lastensuojelun palvelutehtävän pilotin loppuraportissa, jonka linkki on hieman alempana tällä sivulla. Turun kaupungin työntekijämäärän lähde on Turun kaupungin henkilöstöraportti vuodelta 2016.
Linkki: Henkilöstöraportti 2016. Turun kaupunki. (pdf-tiedosto, avautuu uuteen välilehteen)

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Loppuraportti:

Kansa-koulu loppuraportti (pdf)

Etelä-Karjalan Sosiaali- ja Terveyspiirin (Eksote) lapsiperheiden palvelujen pilotin loppuraportti

Eksote osallistui Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin lapsiperheiden palvelujen palvelutehtävässä. Loppuraportti sisältää runsaasti Eksoten lapsiperheiden palvelujen pilotoinnissa kerättyä tietoa ja havaintoja.
Eksoten pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)

Jyväskylän lastensuojelupiirin loppuraportti

Jyväskylän kaupungin perusturva osallistui Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin lastensuojelun palvelutehtävässä. Loppuraportti sisältää runsaasti lastensuojelun pilotoinnissa kerättyä tietoa ja havaintoja.
Jyväskylän pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)

Oulunkaaren kaikkien sosiaalihuollon palvelutehtävien käyttöönoton pilotin loppuraportti

Oulunkaaren kuntayhtymä osallistui Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin kaikissa sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen mukaisissa palvelutehtävissä. Loppuraportti sisältää runsaasti Oulunkaaren pilotissa kerättyä tietoa ja havaintoja. Loppuraportissa on useita liitteitä.
Oulunkaaren pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)
Liitteet:
Liite 1. Palvelutehtäväkohtaiset tiimit (pdf)
Liite 2. Kotihoidon ja omaishoidon tuen prosessi (prosessikaavio) (pdf)
Liite 3. Kotihoidon ja omaishoidon tuen prosessien sanallinen kuvaus (pdf)
Liite 4. Havainnot asiakasasiakirjojen kartoitusvaiheessa (pdf)
Liite 5. Lastensuojelun avohuollon asiakassuunnitelma (pdf)
Liite 6. Työikäisten palvelutarpeen arvio (pdf)
Liite 7. Kotihoidon tai omaishoidon hoito- ja palvelusuunnitelma / Asiakassuunnitelma (pdf)

Päijät-Hämeen lapsiperheiden palvelujen loppuraportti

Päijät-Hämeessä toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin lapsiperheiden palvelujen palvelutehtävässä osallistuivat peruspalvelukeskukset Aava ja Oiva sekä Heinolan ja Lahden kaupungit. Loppuraportti sisältää runsaasti Päijät-Hämeen lapsiperheiden palvelujen pilotoinnissa kerättyä tietoa ja havaintoja. Loppuraportti on julkaistu 30.11.2017.
Päijät-Hämeen pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)

Turun lastensuojelun pilotin loppuraportti

Turun kaupungin hyvinvointitoimiala osallistui Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin lastensuojelun palvelutehtävässä. Loppuraportti sisältää runsaasti Turun lastensuojelun pilotoinnissa kerättyä tietoa ja havaintoja.
Turun pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)

Vaasan lastensuojelun pilotin loppuraportti

Vaasan kaupungin sosiaali- ja terveystoimi osallistui Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin lastensuojelun palvelutehtävässä. Loppuraportti sisältää runsaasti Vaasan lastensuojelun pilotoinnissa kerättyä tietoa ja havaintoja.
Vaasan pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)

Kansa-koulu hankkeen materiaalia

Pilottien hyvät käytännöt

Pilottien havainnot sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen, kansallisten prosessikuvausten mukaisten prosessien ja asiakasasiakirjojen käyttöönotosta on koottu Prezi-esitykseen. Havainnot on luokiteltu hyötyihin, haasteisiin ja ratkaisuihin kuuluviksi. Osa havainnoista koskee ainoastaan tiettyä pilottiorganisaation käyttämää asiakas- tai potilastietojärjestelmää, joten havaintoja on ryhmitelty myös tietojärjestelmittäin. Jotkut havainnot kertovat siitä, miten sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen tai THL:n määritysten mukaiset sosiaalihuollon asiakasasiakirjat voi ottaa käyttöön tietyssä tietojärjestelmässä. Avaa pilottien hyvät käytännöt tästä linkistä

Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin valmistautuminen - lainsäädäntöä, tukea ja ohjausta sote-toimijoille 2017 aluekiertueen materiaalit ja videotallenteet

(linkit tähän tietopankista puuttuu vielä)

Nykytilan kartoituksen työkalu ja sen täyttöohje

Nykytilan kartoituksen työkalu on Excel-taulukko, jonka avulla on tarkoitus selvittää, mitä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja organisaatiossa nyt laaditaan. Tiedosta on hyötyä organisaation valmistautuessa sosiaalihuollon Kanta-palveluihin (sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon) liittymiseen.

Nykytilan kartoituksen työkalun täyttöohjeessa kuvataan työkalun rakennetta ja sen täyttämistä sarake sarakkeelta. Lisäksi täyttöohjeessa on kuvattu työkalun ja sillä kerättävien tietojen käyttötarkoituksia.

Työkalu (Excel-taulukko) ja sen täyttöohje on laadittu Kansa-koulu-hankkeessa yhteistyössä hankkeen toiminta- ja tietomääritysten pilottiorganisaatioiden kanssa. Pilottiorganisaatiot ovat testanneet työkalua ja sitä on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekä valtakunnalliset määritykset ja luokitukset huomioiden.

Lataa
Nykytilan kartoituksen työkalu versio 1.1 (12.4.2017) (Excel-taulukko)
Työkalun täyttöohje (18.4.2017) (pdf-tiedosto)

Kansa-koulu-hankkeen esitys Kohti sosiaalihuollon kanta-palveluja -tilaisuudessa Porvoossa 31.1.2017

Kansa-koulu-hankkeen esitys Kohti sosiaalihuollon Kanta-palveluja -tilaisuudessa Porvoossa 31.1.2017 (PDF): Kansa-koulu_Porvoo_20170131.pd

"Kohti määrämuotoista kirjaamista"- artikkeli on julkaistu Talentia-lehden numerossa 7/2016

”Kohti määrämuotoista kirjaamista”– artikkeli on julkaistu Talentia-lehden numerossa 7/2016 sivuilla 21 – 23. Artikkeli on luettavissa suppeammassa muodossa myös Talentian internetsivuilla.

Hankkeen pilottiorganisaatioiden käyttämä, ohjausryhmän hyväksymä pilotin työsuunnitelman runko

Pilotin työsuunnitelman rungossa on tehtäviä ja asioita, jotka sosiaalihuollon organisaatiossa on hyvä käydä läpi osana sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen ja THL:n määritysten mukaisten asiakasasiakirjojen käyttöönottoa. Avaa Työsuunnitelma

Liikennevalistusta matkaan lähtijöille-esitys Sontikka IV-seminaarissa 22.9.2016

Hanna Lohijoen Sontikka IV -seminaarissa 22.9.2016 pitämä esitys Liikennevalistusta matkaan lähtijöille Kansa-koulu-hankkeessa nyt ja vuonna 2017 tehtävästä työstä mm. kirjaamisvalmentajien valmennuksesta.

Esitys toiminta- ja tietomääritysten pilotoinnista Tampereella 26.8.2016

Teppo Taskisen Tampereella 26.8.2016 pitämä Esitys toiminta- ja tietomääritysten pilotoinnista

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanon aluekiertueen 2016 videotallenteet ja luentomateriaalit

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanon aluekiertueen materiaalit koko kiertueen ajalta 19.11.2015 – 7.4.2016.

(materiaali puuttuu vielä tästä linkistä)

Kansa-koulu-hankkeen SoNet BOTNIAn alueen kick off-tilaisuudessa 14.12.2015

Kansa-koulu-hankkeen SONet BOTNIAn alueen käynnistystilaisuudessa 14.12.2015 esitetty materiaali: SONet BOTNIAn toiminnasta kertovalla sivulla

Kansa-koulu-hankkeen esitys Pohjois-Savon sosiaalijohdon kokouksessa 11.12.2015

Kansa-koulu-hankkeen esitykset Pohjois-Savon sosiaalijohdon kokouksessa 11.12.2015 Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen sivuilla

(tästä puuttuu linkki)

Kansa-koulu-hankkeen esitykset Vasson alueen kick off-seminaarissa 27.11.2015

Kansa-koulu-hankkeen esitykset Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen alueella pidetyssä tilaisuudessa:

Kansa-koulu-hankkeen esitys Keski-Suomen sosiaali- ja terveysjohdon työkokouksessa 28.10.2015

Kansa-koulu-hankkeen esitys Keski-Suomen sosiaali- ja terveysjohdon työkokouksessa 28.10.2015 (PDF): Kansa-koulu_20151028_04

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelma

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelma avautuu tästä linkistä

Hankkeesta opittua:

Muualla sosiaalihuollon tiedonhallinnasta

THL:n internetsivulla ’Ennen käyttöönottoa tehtävät valmistelut’ on tietoa siitä, millaisia tehtäviä sosiaalihuollon organisaatiolla on edessään ennen sosiaalihuollon Kanta-palveluihin (asiakastiedon arkistoon) liittymistä. Sivulta löytyy esim. taulukko ’Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton tehtävät sote-organisaatiolle’.

Ennen käyttöönottoa tehtävät valmistelut (avautuu uuteen välilehteen)

IKI-hankkeen loppuraportti ja toimintaopas on hyväksytty Raision sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunnassa 4.4.2017.
IKI-hankkeeseen ovat osallistuneet Raisio, Lieto ja Uusikaupunki. Tarkoitus on ollut kehittää hankekuntien ikäihmisten palveluja kotihoidossa, omaishoidon tuessa sekä SAS-toiminnassa hyödyntäen ja pilotoiden kansallisesti määriteltyjä toimintaprosesseja ja niiden eri vaiheisiin liittyviä asiakasasiakirjoja ja termistöä. Hanke on keskittynyt käytännön kehitystyöhön, ei tietojärjestelmien kehittämiseen.
Suorat linkit:
IKI-hankkeen loppuraportti
IKI-hankkeen toimintaopas
IKI-hankkeesta tietoa ja hankkeen hankesuunnitelma THL:n sivulla: Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset (IKI)
Eksoten (Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri) SosKanta-hankkeen myötä Eksote on ensimmäinen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottava sosiaalihuollon organisaatio.
Eksoten ’Kehitämme parhaillaan’ -sivulla on julkaistu SosKanta-hankkeen materiaalia mm. tehtävälista SOTE-organisaatiorekisteriin rekisteröitymiseksi.
THL:n ’Sosiaalihuollon tiedot Kanta-arkistoon (SosKanta)’ -sivulla on tietoa SosKanta-hankkeesta ja hankkeen hankesuunnitelma
Turun kaupungin hyvinvointitoimiala aloittaa sosiaalihuollon Kanta-palvelujen käyttöönoton I vaiheessa päihdehuollossa ja sosiaalipäivystyksessä.
Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) -projekti (THL:n sivu, avautuu uuteen välilehteen)
TurkKa-projektin projektisuunnitelma (pdf-tiedosto, avautuu uuteen välilehteen)
Vaasan kaupungin VALAS Kanta -hankkeen myötä Vaasan kaupungin lastensuojelun asiakasasiakirjat siirretään sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. VALAS Kanta -hanke on jatkoa Vaasan Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilottiin.
VALAS Kanta -hankkeesta THL:n sivuilla (THL:n internetsivu, avautuu uuteen välilehteen)
VALAS Kanta -hankkeen projektisuunnitelma (pdf-tiedosto, avautuu uuteen välilehteen)
Vaasan pilotin loppuraportti (pdf-tiedosto, avautuu uuteen välilehteen)
Sirpa Kuusisto-Niemen väitöskirja ’Tiedon hallinta sosiaalihuollossa – tiedonhallinnan paradigma opetuksen ja tutkimuksen perustana’ on julkaistu sähköisenä http://epublications.uef.fi/pub/urn_isbn_978-952-61-2279-3/. Kirjaa voidaan pitää uuden tieteenalan, sosiaalihuollon tiedonhallinnan, määrittelynä ja perusteoksena.
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015 Finlexissä
Sosiaalihuollon tiedonhallinta Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sivuilla
Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (THL:n Kansa-hanke) : Hankesuunnitelma vuosille 2016-2020
Sosiaalialan tiedonhallinnan sanaston versioon 4.0 on päivitetty ja täydennetty erityisesti asiakkuuteen, asiaan, sosiaalihuollon palveluprosesseihin ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin liittyviä käsitteitä. Päivitykset olivat tarpeen asiakasasiakirjarakenteiden ja asiakastietoihin liittyvien luokitusten kehitystyön vuoksi. Sanastosta on esimerkiksi poistettu sosiaalihuollon asiakaskertomukset. Sanastoon on lisätty uudet asiakaskertomusmerkintä-asiakirjat. Lisäksi joitain sosiaalipalvelujen, taloudellisten luokitusten ja yleisiä sosiaalialan käsitteitä on päivitetty.
Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto sisältää noin 630 suomenkielistä käsitettä, niiden määritelmät ja täydentäviä huomautuksia. Sanasto antaa suositukset käytettävistä termeistä. Lisäksi sanastossa on useita käsitejärjestelmäkaavioita, jotka havainnollistavat käsitekokonaisuuksia. Sanaston versiossa 4.0 käsitejärjestelmäkaavioiden esitystapa on muutettu. Versiossa 4.0 kaaviot ovat UML-muodossa (Unified Modeling Language).

Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto – Palveluihin, palveluprosesseihin ja asiakastietoihin liittyviä käsitteitä. Versio 4.0. THL. 22.12.2017 löytyy THL:n sivulta Käsitemalli ja sanastot
Määräykset sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan vaatimusten yhdenmukaistamiseksi löytyvät THL:n sivuilta: Määräykset

Määräykset-sivulta löytyvät mm. Määräys 1/2015: A-luokkaan kuuluvien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaiset tietoturvavaatimukset, Määräys 2/2015: Omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävät selvitykset ja vaatimukset sekä määräyksen liite 1 Omavalvontasuunnitelman mallipohja, Määräys 1/2016: Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta, Määräys 2/2016: Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista vaatimuksista sekä määräyksen liitteet 1 – 4 ja Määräys 1/2017: Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin.
THL:n määräys 1/2017 koskee sosiaali- ja terveydenhuollon ammatillisen henkilöstön käyttöoikeuksien määrittelyä sähköisesti talletettuihin sosiaalihuollon asiakastietoihin. Määräystä sovelletaan sosiaalihuoltoa tai sosiaalipalveluja järjestäviin, tuottaviin tai toteuttaviin viranomaisiin sekä yksityisistä sosiaalipalveluista annetussa laissa (922/2011) tarkoitettuihin palvelujen tuottajiin ja toteuttajiin.

Määräys tulee voimaan 1.7.2017. Määräystä sovelletaan silloin, kun organisaatio liittyy valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, kuitenkin viimeistään 1. päivästä tammikuuta 2021.

Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin (pdf, avautuu uuteen välilehteen)
THL:n määräys 1/2016 sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta (pdf): Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta
Kansallisessa koodistopalvelussa on julkaistu mm. vuonna 2016 päivitetyt sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitus ja sosiaalipalvelut -luokitus.

Sosiaalihuolto – Palvelutehtävä

Sosiaalihuolto – Sosiaalipalvelut
Sosiaalihuolto – Sosiaalihuollon palveluprosessi
THL on 24.10.2017 julkaissut lokakuussa 2017 päivitetyt sosiaalihuollon palvelutehtäväkohtaiset prosessikuvaukset kuvina sivullaan ’Sosiaalihuollon palveluprosessit’. Lisäksi Excel-taulukkoa ’Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja niihin liittyvät palvelutehtävät, sosiaalipalvelut ja palveluprosessit’ on päivitetty. Prosessikuvausten ja kyseisen taulukon aikaisemmat versiot olivat huhtikuulta 2017. THL:n huhtikuussa 2017 julkaisemaan luokitukseen ’Sosiaalihuolto – Sosiaalihuollon palveluprosessi’ ei ole tehty muutoksia.
Linkit:
’Sosiaalihuollon palveluprosessit’ -sivu (avautuu uuteen välilehteen)
Sosiaalihuollon palvelutehtäväkohtaiset prosessikuvaukset kuvina (pdf-tiedosto, avautuu uuteen välilehteen)
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja niihin liittyvät palvelutehtävät, sosiaalipalvelut ja palveluprosessit (Excel-taulukko, avautuu uuteen välilehteen)
Sosiaalihuolto – Sosiaalihuollon palveluprosessi -luokitus Koodistopalvelimella (avautuu uuteen välilehteen)
THL on huhtikuussa 2017 julkaissut päivitetyn luokituksen ’Sosiaalihuolto – Sosiaalihuollon palveluprosessi’. Luokitus sisältää sosiaalihuollon viisi yleistä palveluprosessia määritelmineen. Palveluprosessit ovat:
- Asian vireilletulokäsittely, Perustarpeen arviointi, Asiakkuuden suunnittelu, Palvelun järjestäminen, Palvelun toteutus
  
  Sosiaalihuolto – Sosiaalihuollon palveluprosessi -luokitus Koodistopalvelimella (avautuu uuteen välilehteen)
  
  ’Sosiaalihuollon palveluprosessit’ -sivulta löytyy lisätietoa sosiaalihuollon palveluprosesseista ja palvelutehtäväkohtaiset prosessikuvaukset.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet THL:n sivulla: Asiakasasiakirjarakenteet
Lukuohje sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteiden tulkitsemiseen ja palautteen antamiseen THL:n sivulla: Asiakasasiakirjarakenteet
Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I vaiheen määrittelyistä on julkaistu versio 2.2. Lisäksi 25.9.2017 on julkaistu päivitetyt versiot teknisistä rajapintakuvauksista: Sosiaalihuollon asiakirjojen metatietomalli versio 2.2, Sosiaalihuollon asiakirjastandardin Skeemat ja esimerkkiasiakirjat versio 2.4 sekä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston Medical Records sanomat – viestinvälitysmääritys liitteineen versio 2.6.

I vaiheen määrittelyt on julkaistu sekä Kanta-palvelujen että THL:n internetsivuilla:Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston määrittelyt (Kanta-palvelujen sivu, avautuu uuteen välilehteen)Vaatimukset tietojärjestelmille (THL:n sivu, avautuu uuteen välilehteen)
Sosiaalihuollon tietokomponentit THL:n sivulla: Tietokomponentit
Toimeenpanosuunnitelma on julkaistu THL:n sivulla: Käyttöönottojen aikataulu (avautuu uuteen välilehteen)Suora linkki toimeenpanosuunnitelmaan:Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden käyttöönotto I-vaiheessa, Toimeenpanosuunnitelma (pdf)
THL 2016: Terveyden ja hyvinvoinnin kohdealueen kokonaisarkkitehtuuri – Ylätason arkkitehtuurin nykytilan ja hallituskauden kehityskohteiden kuvaus versio 1.0 26.4.2016.
THL 2015: Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri – Periaatteet ja yhteiset linjaukset
Tekijät: Huovila, Mikko; Aaltonen, Anna; Porrasmaa, Jari; Laaksonen, Maarit; Korhonen, Maritta Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri – Periaatteet ja yhteiset linjaukset
THL 2015: Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut – Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri, Tavoitetila 2020 v. 1.0
Tekijät: Laaksonen, Maarit; Aaltonen, Anna; Hyppönen, Konstantin; Huovila, Mikko; Peksiev, Tiina; Suhonen, Marko; Wahlroos, Mika Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut – Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri, Tavoitetila 2020 v. 1.0
THL 2015: Terveydenhuollon potilastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut 2016 – Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri
Tekijät: Huovila, Mikko; Aaltonen, Anna; Hyppönen, Konstantin; Porrasmaa, Jari; Vuokko, Riikka; Jalonen, Marko
Terveydenhuollon potilastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut 2016 – Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri
Pohjois-Suomen sosiaalihuollon tiedonhallinnan valmistelutyö Pohjois-Suomen sosiaalihuollon osaamiskeskuksen sivuilla
THL OPER-yksikön ohje 2/2017 koskee yleiseen käyttöön tarkoitettuja ohjelmistoja kuten esimerkiksi tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmistoja, yleiskäyttöisiä asianhallintaohjelmistoja, videoneuvotteluohjelmistoja sekä yleisiä viestinvälitysohjelmistoja. Yleiskäyttöisten ohjelmistojen hyödyntäminen on mahdollista sosiaali- ja terveyspalveluja tuottavissa organisaatioissa.
Yleiskäyttöisten ohjelmistojen käyttö täytyy sisällyttää tietosuojan ja tietoturvallisuuden omavalvontasuunnitelmaan, mikäli ohjelmistoa käytetään asiakas- tai potilastiedon käsittelyssä.
Ohje on julkaistu THL:n sivulla Ohjeet (avautuu uuteen välilehteen)
Suora linkki ohjeeseen 2/2017:
Ohje yleiseen käyttöön tarkoitettujen ohjelmistojen hyödyntämisestä sote-palveluissa (pdf)
Asiaa sosiaalihuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteriin rekisteröitymisestä Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen sivuilla: Sosiaalityöntekijän hakeutuminen sosiaalihuollon ammattirekisteriin
Rautiainen, Helena: Sosiaalihuoltoon yhtenäistä asiakastietoa – Case kirjaamisvalmentajien valmennus

Rautiaisen Pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan ”kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämisen edellytyksiä työntekijän ja organisaation näkökulmista paikallisessa kirjaamisvalmentajavalmennuksessa. Laajempi näkökulma liittyy asiakaslähtöisyyden edistämiseen yhdenmukaistuvissa digitalisoituvissa sosiaalihuollon palveluissa.”Suora linkki graduun: Rautiainen 2017: Sosiaalihuoltoon yhtenäistä asiakastietoa – Case kirjaamisvalmentajien valmennus
Tiedote tiedonohjaussuunnitelmien ajantasaistamisesta sosiaalihuollon toimintayksiköissä Kansallisarkiston 20.1.2017 julkaisemassa tiedotteessa kerrotaan mm., että ”Sosiaalihuollon toimintayksikön ei tarvitse sisällyttää tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) niitä asiakkaan palveluprosessissa syntyneitä asiakastietoja ja -asiakirjoja, jotka talletetaan valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.” Lisäksi tiedotteessa lukee mm. näin: ”Sosiaalihuollon toimintayksikön TOS:n tulee sisältää esimerkiksi ajanvaraukseen, laskutukseen ja maksatukseen liittyvät asiakirjatiedot, joita ei tallenneta Kanta-palveluihin. Myös mahdolliset muut asiakastietojärjestelmässä käsiteltävät prosessit tulee kuvata TOS:ssa. Lisäksi sosiaalihuollon yksikön hallintotoiminnot tulee sisällyttää TOS:aan.”
Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Kanta-Hämeen sosiaalipalveluissa (KiTi) -hankkeen päätösseminaarin 4.2.2016 luentomateriaali Pikassoksen sivuilla
KiTi-hankkeen loppuraportti ja tuotokset Pikassoksen sivuilla KiTi-hankkeen aineistokansioissa