Kansa-koulu I -hanke 2015-2017 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano

Tukee sosalan organisaatioiden valmiutta liittyä valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Edistää määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönottoa ja kansallisten luokitusten ja asiakirjarakenteiden toimeenpanoa asiakastietojärjestelmiin.

icon/chevron-down Created with Sketch. Perustiedot

Toimintamallin nimi
Kansa-koulu I -hanke 2015-2017 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Tukee sosalan organisaatioiden valmiutta liittyä valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Edistää määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönottoa ja kansallisten luokitusten ja asiakirjarakenteiden toimeenpanoa asiakastietojärjestelmiin.

Toteutuspaikka
Valtakunnallinen
Paikkakunta, maakunta tai hyvinvointialue
Valtakunnallinen
Toimintamallin rahoittaja
Terveyden edistämisen määräraha

Tekijä

Socom Oy

Luotu

09.06.2020

Viimeksi muokattu

27.11.2023

icon/chevron-down Created with Sketch. Toimintamallin kuvaus

Ratkaisun perusidea **

Hankkeella tähdätään tavoitetilaan, jossa sosiaalihuoltoa järjestävissä ja tuottavissa organisaatioissa on riittävä toiminnallinen ja tekninen valmius asiakasasiakirjalain vaatimusten täyttämiseen:

● sosiaalipalveluja toteuttava henkilökunta on perehtynyt määrämuotoisten sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen laatimisen käytäntöihin 
  
● sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on asiantuntijoita, joilla on valmius perehdyttää henkilöstöä sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisesti yhdenmukaisiin käytänteisiin 
  
● asiakasasiakirjojen tietosisällöt sekä niiden laatimisen ja käsittelyn käytännöt vastaavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaissa asetettuja vaatimuksia 
  
● sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on valmius tuottaa asiakastietojärjestelmissä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, jotka ovat sisällöltään asiakasasiakirjalaissa esitettyjen vaatimusten mukaisia 
  
● sosiaalihuollon palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut sekä niihin sisältyvät palveluprosessit on kuvattu kansallisesti yhteensopivalla tavalla 
  
● sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa on valmius kehittää sosiaalihuollon tiedonhallintaa lainsäädännön ja sosiaalipalvelujen muutosten edellyttämällä tavalla. 
 

 

 

 

Kohderyhmä: 

Kansa-koulu hankkeen kohderyhmänä on sosiaalialan henkilöstö, joka käsittelee työssään sosiaalihuollon asiakastietoja.

Hankkeen välittömänä kohderyhmänä ovat sosiaalialan keskeiset asiantuntijat, jotka perehdytetään sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain ja KanSa-kokonaisarkkitehtuurin keskeisimpiin sisältöihin ja tavoitteisiin sekä valmennetaan vastaamaan lain toimeenpanosta omassa organisaatiossaan.

Hankkeen kohderyhmään kuuluvat myös yksityiset sosiaalipalvelujen tuottajat, jotka toimivat yhteistyössä julkisen sosiaalihuollon järjestämis- ja tuottamisvastuullisten organisaatioiden kanssa.

 

Tavoiteltavat tulokset: Kansa-koulu -hankkeen päättyessä: 
● sosiaalihuollon palvelutehtävä -luokitus on käytössä julkisen sosiaalihuollon palvelun järjestäjänä toimivissa organisaatioissa 
  
● sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvaukset on yhtenäistetty kansallisten prosessikuvausten mukaisesti 
  
● sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaiset asiakasasiakirjojen sisällöt on otettu käyttöön asiakastietojärjestelmissä toteutussuunnitelmassa tarkemmin määritellysti. 
  
● sosiaalipalveluja tuottavissa julkisen hallinnon organisaatioissa on määrämuotoiseen kirjaamiseen ja kansallisen asiakastietomallin käyttöönottoon perehdytettyjä ammattihenkilöitä, jotka vastaavat henkilöstön kirjaamisvalmennuksesta omissa organisaatioissaan 
  
● Sosiaalihuollon henkilöstöllä on käytössään valmennus- ja perehdytysmateriaalia asiakasasiakirjalain vaatimuksista ja määrämuotoisesta kirjaamisesta 
  
● sosiaalihuollon henkilöstölle on järjestetty kirjaamisvalmennustapahtumia hankkeessa mukana olleissa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa

 

 

Tavoiteltavat tuotokset: 

Hankkeen konkreettiset tuotokset ovat:

● Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto mahdollisimman laajasti sosiaalihuollon organisaatioissa

 

● valmennusmateriaali kansallisesti yhtenäiselle sosiaalialan henkilöstön kirjaamisvalmennukselle, joka opastaa määrämuotoiseen kirjaamiseen sekä kansallisen asiakastietomallin ja KanSa-palvelujen käyttöönottoon sosiaalihuollossa

 

● perehdytysmateriaali valmentajavalmennukselle, jossa valmennetaan sosiaalialan asiantuntijoita kirjaamisvalmennusten toteuttamiseen ja ylläpitämiseen omassa organisaatiossaan

 

● kirjaamis- ja valmentajavalmennus niille sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa toimiville asiantuntijoille, jotka puolestaan valmentavat sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevän henkilöstön omassa organisaatiossaan yhteistyössä hankkeen henkilöstön kanssa

 

● hankkeen aikainen käytännön tuki sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin sisältämien määritysten toimeenpanolle sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa

 

● kuvaus nykyisten asiakastietojärjestelmien teknisistä ja toiminnallisista edellytyksistä liittyä Kansa-palveluihin

Pilotit

Toiminta- ja tietomääritysten käyttöönottoja pilotoi 7 organisaatiota. Pilotit ovat päättyneet huhtikuun 2017 loppuun mennessä.

PalvelutehtäväPilottiorganisaatioPilotin kestoAsiakastietojärjestelmä

Koko palvelutehtäväluokitusOulunkaaren kuntayhtymä2/2016-4/2017Pro Consona

LastensuojeluJyväskylä2/2016-2/2017Effica YPH

LastensuojeluTurku2/2016-12/2016Effica YPH

LastensuojeluVaasa2/2016-2/2017Abilita

Lapsiperheiden palvelutEtelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri2/2016-4/2017Effica YPH

Lapsiperheiden palvelutPäijät-Hämeen maakunta2/2016-4/2017Effica YPH

Iäkkäiden palvelut/omaishoidon tukiYlä-Savon SOTE kuntayhtymä2/2016-2/2017Pegasos

Pilotoinnin tehtäviä

  • Kuvataan sosiaalihuollon palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen nykytila ja kartoitetaan palveluprosessikuvaukset sekä käytettävät asiakasasiakirjat.
  • Selvitetään, miten käytössä olevat asiakastietojärjestelmät täyttävät asiakasasiakirjalain ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I-vaiheen vaatimukset.
  • Suunnitellaan toiminnalliset ja asiakastietojärjestelmään tehtävät muutokset.
  • Viedään palvelutehtäväluokitus asiakastietojärjestelmään.
  • Määritellään käyttöoikeudet palvelutehtävien, työtehtävien ja tulevan THL:n määräyksen mukaisesti.
  • Muodostetaan sosiaalihuollon henkilörekisteri asiakasasiakirjalain edellyttämällä tavalla.

Pilottityöskentely

Pilottiorganisaatio vastasi pilotin käytännön toteutuksesta. Kansa-koulu-hanke tuki pilottiorganisaatiota välittämällä piloteille tuoreinta tietoa kansallisista määrityksistä.

Hankkeessa laadittiin pilottien käyttöön työsuunnitelma. Työsuunnitelmassa on tehtäviä, joita kaikilla sosiaalialan organisaatioilla on edessään. Työsuunnitelman runko on kaikkien käytettävissä. Sen voi ladata linkistä.

Hankkeessa on pilottien kanssa yhteistyössä laadittu nykytilan kartoituksen työkalu ja täyttöohje, jolla on tarkoitus kerätä tietoa käytettävistä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ja siitä, millä tietojärjestelmillä asiakastietoja käsitellään. Kerättyä tietoa voidaan hyödyntää suunniteltaessa toiminnallista ja dokumentointiin liittyvää kehittämistä. Työkalu ja sen täyttöohje on julkaistu maaliskuussa 2017 ja päivitetty huhtikuussa 2017. Työkalun ja täyttöohjeet voit ladata linkistä.

Pilottien havainnoista ja kokemuksista sekä nykytilan kartoituksen työkalusta kerrottiin kevään 2017 aluekierroksella. Linkki aluekierroksen esitysmateriaalit ja tilaisuuksien videotallenteet sisältävälle sivulle on tällä sivulla hieman alempana.

Arvio sosiaalihuollon valtakunnallisten luokitusten ja määritysten käyttöönottoon tarvittavasta ajasta

Arvio sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen, kansallisten prosessikuvausten mukaisten prosessien ja asiakasasiakirjojen käyttöönottoon sekä Kanta-palveluihin liittymiseen tarvittavasta ajasta yhdessä sosiaalihuollon palvelutehtävässä:

  •  
    • Nykytilan kuvaus noin 3 – 5 kuukautta riippuen palvelutehtävän koosta ja lähtötilanteesta (Olemassa olevien palveluprosessikuvausten kartoittaminen ja sosiaalihuollossa käytettävien asiakasasiakirjojen kartoitus nykytilan kartoituksen työkalua käyttäen)
    • Toimintaan, prosesseihin ja asiakastietojärjestelmään tehtävien muutosten suunnittelu 3 – 6 kuukautta
    • Suunniteltujen muutosten tekeminen asiakastietojärjestelmään 2 – 5 kuukautta
    • Henkilökunnan koulutus yksi kuukausi
    • Käyttöönototon tuki 2 – 5 kuukautta

Yhteensä 11 – 22 kuukautta / palvelutehtävä

Arvion on tehnyt Turun kaupungin hyvinvointitoimiala omaan käyttöönsä. Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla työskentelee noin 5 092 työntekijää, joista perhe- ja sosiaalipalveluissa noin 2 000 henkilöä.

Arvio on esitetty Turun lastensuojelun palvelutehtävän pilotin loppuraportissa, jonka linkki on hieman alempana tällä sivulla. Turun kaupungin työntekijämäärän lähde on Turun kaupungin henkilöstöraportti vuodelta 2016.
Linkki: Henkilöstöraportti 2016. Turun kaupunki. (pdf-tiedosto, avautuu uuteen välilehteen)

 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Loppuraportti: 

Kansa-koulu loppuraportti (pdf)

Etelä-Karjalan Sosiaali- ja Terveyspiirin (Eksote) lapsiperheiden palvelujen pilotin loppuraportti

Eksote osallistui Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin lapsiperheiden palvelujen palvelutehtävässä. Loppuraportti sisältää runsaasti Eksoten lapsiperheiden palvelujen pilotoinnissa kerättyä tietoa ja havaintoja.
Eksoten pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)

 

Jyväskylän lastensuojelupiirin loppuraportti

Jyväskylän kaupungin perusturva osallistui Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin lastensuojelun palvelutehtävässä. Loppuraportti sisältää runsaasti lastensuojelun pilotoinnissa kerättyä tietoa ja havaintoja.
Jyväskylän pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)

 

Oulunkaaren kaikkien sosiaalihuollon palvelutehtävien käyttöönoton pilotin loppuraportti

Oulunkaaren kuntayhtymä osallistui Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin kaikissa sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen mukaisissa palvelutehtävissä. Loppuraportti sisältää runsaasti Oulunkaaren pilotissa kerättyä tietoa ja havaintoja. Loppuraportissa on useita liitteitä.
Oulunkaaren pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)
Liitteet:
Liite 1. Palvelutehtäväkohtaiset tiimit (pdf) 
Liite 2. Kotihoidon ja omaishoidon tuen prosessi (prosessikaavio) (pdf) 
Liite 3. Kotihoidon ja omaishoidon tuen prosessien sanallinen kuvaus (pdf) 
Liite 4. Havainnot asiakasasiakirjojen kartoitusvaiheessa (pdf) 
Liite 5. Lastensuojelun avohuollon asiakassuunnitelma (pdf) 
Liite 6. Työikäisten palvelutarpeen arvio (pdf) 
Liite 7. Kotihoidon tai omaishoidon hoito- ja palvelusuunnitelma / Asiakassuunnitelma (pdf)

Päijät-Hämeen lapsiperheiden palvelujen loppuraportti

Päijät-Hämeessä toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin lapsiperheiden palvelujen palvelutehtävässä osallistuivat peruspalvelukeskukset Aava ja Oiva sekä Heinolan ja Lahden kaupungit. Loppuraportti sisältää runsaasti Päijät-Hämeen lapsiperheiden palvelujen pilotoinnissa kerättyä tietoa ja havaintoja. Loppuraportti on julkaistu 30.11.2017.
Päijät-Hämeen pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)

Turun lastensuojelun pilotin loppuraportti

Turun kaupungin hyvinvointitoimiala osallistui Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin lastensuojelun palvelutehtävässä. Loppuraportti sisältää runsaasti Turun lastensuojelun pilotoinnissa kerättyä tietoa ja havaintoja.
Turun pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)

Vaasan lastensuojelun pilotin loppuraportti

Vaasan kaupungin sosiaali- ja terveystoimi osallistui Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten käyttöönoton pilotointiin lastensuojelun palvelutehtävässä. Loppuraportti sisältää runsaasti Vaasan lastensuojelun pilotoinnissa kerättyä tietoa ja havaintoja.
Vaasan pilotin loppuraportti (pdf) (Avautuu uuteen välilehteen)

 

Kansa-koulu hankkeen materiaalia

Pilottien hyvät käytännöt

Pilottien havainnot sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen, kansallisten prosessikuvausten mukaisten prosessien ja asiakasasiakirjojen käyttöönotosta on koottu Prezi-esitykseen. Havainnot on luokiteltu hyötyihin, haasteisiin ja ratkaisuihin kuuluviksi. Osa havainnoista koskee ainoastaan tiettyä pilottiorganisaation käyttämää asiakas- tai potilastietojärjestelmää, joten havaintoja on ryhmitelty myös tietojärjestelmittäin. Jotkut havainnot kertovat siitä, miten sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen tai THL:n määritysten mukaiset sosiaalihuollon asiakasasiakirjat voi ottaa käyttöön tietyssä tietojärjestelmässä. Avaa pilottien hyvät käytännöt tästä linkistä

Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin valmistautuminen - lainsäädäntöä, tukea ja ohjausta sote-toimijoille 2017 aluekiertueen materiaalit ja videotallenteet

(linkit tähän tietopankista puuttuu vielä)

Nykytilan kartoituksen työkalu ja sen täyttöohje

Nykytilan kartoituksen työkalu on Excel-taulukko, jonka avulla on tarkoitus selvittää, mitä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja organisaatiossa nyt laaditaan. Tiedosta on hyötyä organisaation valmistautuessa sosiaalihuollon Kanta-palveluihin (sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon) liittymiseen.

Nykytilan kartoituksen työkalun täyttöohjeessa kuvataan työkalun rakennetta ja sen täyttämistä sarake sarakkeelta. Lisäksi täyttöohjeessa on kuvattu työkalun ja sillä kerättävien tietojen  käyttötarkoituksia.

Työkalu (Excel-taulukko) ja sen täyttöohje on laadittu Kansa-koulu-hankkeessa yhteistyössä hankkeen toiminta- ja tietomääritysten pilottiorganisaatioiden kanssa. Pilottiorganisaatiot ovat testanneet työkalua ja sitä on kehitetty edelleen pilottien kokemukset sekä valtakunnalliset määritykset ja luokitukset huomioiden.

Lataa
Nykytilan kartoituksen työkalu versio 1.1 (12.4.2017) (Excel-taulukko)
Työkalun täyttöohje (18.4.2017) (pdf-tiedosto)

Kansa-koulu-hankkeen esitys Kohti sosiaalihuollon kanta-palveluja -tilaisuudessa Porvoossa 31.1.2017

Kansa-koulu-hankkeen esitys Kohti sosiaalihuollon Kanta-palveluja -tilaisuudessa Porvoossa 31.1.2017 (PDF): Kansa-koulu_Porvoo_20170131.pd

"Kohti määrämuotoista kirjaamista"- artikkeli on julkaistu Talentia-lehden numerossa 7/2016 

”Kohti määrämuotoista kirjaamista”– artikkeli on julkaistu Talentia-lehden numerossa 7/2016 sivuilla 21 – 23.  Artikkeli on luettavissa suppeammassa muodossa myös Talentian internetsivuilla.

 

Hankkeen pilottiorganisaatioiden käyttämä, ohjausryhmän hyväksymä pilotin työsuunnitelman runko

Pilotin työsuunnitelman rungossa on tehtäviä ja asioita, jotka sosiaalihuollon organisaatiossa on hyvä käydä läpi osana sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen ja THL:n määritysten mukaisten asiakasasiakirjojen käyttöönottoa. Avaa Työsuunnitelma

Liikennevalistusta matkaan lähtijöille-esitys Sontikka IV-seminaarissa 22.9.2016

Hanna Lohijoen Sontikka IV -seminaarissa 22.9.2016 pitämä esitys Liikennevalistusta matkaan lähtijöille Kansa-koulu-hankkeessa nyt ja vuonna 2017 tehtävästä työstä mm. kirjaamisvalmentajien valmennuksesta.

 

Esitys toiminta- ja tietomääritysten pilotoinnista Tampereella 26.8.2016

Teppo Taskisen Tampereella 26.8.2016 pitämä Esitys toiminta- ja tietomääritysten pilotoinnista

 

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanon aluekiertueen 2016 videotallenteet ja luentomateriaalit

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanon aluekiertueen materiaalit koko kiertueen ajalta 19.11.2015 – 7.4.2016. 

(materiaali puuttuu vielä tästä linkistä)

Kansa-koulu-hankkeen SoNet BOTNIAn alueen kick off-tilaisuudessa 14.12.2015

Kansa-koulu-hankkeen SONet BOTNIAn alueen käynnistystilaisuudessa 14.12.2015 esitetty materiaali: SONet BOTNIAn toiminnasta kertovalla sivulla

Kansa-koulu-hankkeen esitys Pohjois-Savon sosiaalijohdon kokouksessa 11.12.2015

Kansa-koulu-hankkeen esitykset Pohjois-Savon sosiaalijohdon kokouksessa 11.12.2015 Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen sivuilla

(tästä puuttuu linkki)

Kansa-koulu-hankkeen esitykset Vasson alueen kick off-seminaarissa 27.11.2015

Kansa-koulu-hankkeen esitykset Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen alueella pidetyssä tilaisuudessa: 

 

Kansa-koulu-hankkeen esitys Keski-Suomen sosiaali- ja terveysjohdon työkokouksessa 28.10.2015

Kansa-koulu-hankkeen esitys Keski-Suomen sosiaali- ja terveysjohdon työkokouksessa 28.10.2015 (PDF): Kansa-koulu_20151028_04

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelma

Kansa-koulu-hankkeen hankesuunnitelma avautuu tästä linkistä

Hankkeesta opittua: 

Muualla sosiaalihuollon tiedonhallinnasta

  • THL:n internetsivulla ’Ennen käyttöönottoa tehtävät valmistelut’ on tietoa siitä, millaisia tehtäviä sosiaalihuollon organisaatiolla on edessään ennen sosiaalihuollon Kanta-palveluihin (asiakastiedon arkistoon) liittymistä. Sivulta löytyy esim. taulukko ’Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton tehtävät sote-organisaatiolle’.

Ennen käyttöönottoa tehtävät valmistelut (avautuu uuteen välilehteen)

Kehittämisen vaihe

icon/launch Created with Sketch. Valmis

Kohderyhmä