Kirjaamisen kehittäminen, Helsinki (RRP, P4, I3)
Toimintamallin kokonaistavoitteena on vahvistaa yhtenäisiä kirjaamisen käytäntöjä ja kirjaamisosaamista Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla.
Sosiaali- ja terveydenhuollossa on kirjattava riittävät ja tarpeelliset asiakas- ja potilastiedot. Lakisääteinen kirjaamisvelvoite koskee kaikkia ammattihenkilöitä, ja kirjata tulee kaikissa asiakas- tai potilastyön eri vaiheissa. Laadukas, riittävä ja ajantasainen kirjaaminen helpottaa asiakas- ja potilastyötä, mahdollistaa tiedolla johtamisen ja vaikuttaa Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan rahoitukseen.
Kirjaamista kehitetään vuosina 2023-2025 osana Suomen Kestävän kasvun ohjelmaa (RRP). Hankkeessa pyritään vahvistamaan sosiaali- ja terveydenhuollon kustannusvaikuttavuutta tukevaa tietopohjaa ja vaikuttavuusperusteista ohjausta.
Olemme mukana THL:n koordinoimassa sote-kirjaamisen kansallisessa verkostossa, jonka tavoitteena on vahvistaa kirjaamisosaamista, jalkauttaa kansallisia kirjaamisohjeita, yhdenmukaistaa kirjaamista ja parantaa kirjatun tiedon laatua. Sosiaalihuollon kirjaamisen osalta yhteistyötä tehdään myös Uudenmaan alueen hyvinvointialueiden edustajien koordinaatioryhmässä.
Helsingissä toimii sote-yhteinen kirjaamisen työryhmä, joka pyrkii tunnistamaan yhteisiä kirjaamisen asioita ja toimivaltansa puitteissa myös linjaamaan niistä. RRP-osaprojekti on siinä vahvasti mukana. Olemme tunnistaneet myös muita sisäisiä yhteistyötahoja, kuten laadun- ja valvonnan tukiyksikön- sekä tietojohtaminen ja tietohallintopalvelut -yksikön toimijat, ja tiivistäneet yhteistyötä heidän kanssaan.
Sosiaalihuollon Kanta-siirtymän projektille on muodostettu ydinryhmä sekä rakenteet, jotka edistävät Kanta-siirtymään liittyvien kirjaamiskäytäntöjen kehittämistä ja johtamista. Olemme aloittaneet yhteistyön ja koulutussuunnittelun projektin ydinhenkilöiden kanssa. Yksityisten palveluntuottajien osalta olemme tavanneet toimialan ostopalveluiden vastuuhenkilöitä ja kartoittaneet esille nousseita kirjaamisosaamisen kehittämistarpeita sekä kirjaamisen laadunvalvontaa.
Toteutimme alkuvuodesta 2024 kattavan sote-kirjaamisen nykytilan kartoituskyselyn (vastaajia yht. 1212), jonka teemoja olivat perehdytys ja perehtyminen, koulutukset ja osaaminen, viestintä ja ohjeistukset sekä seuranta ja valvonta. Tulosten pohjalta tunnistetuista kirjaamisen kehittämiskohteista kokosimme kehittämisehdotuksia, joita käsiteltiin kyselyn tulosten esittelyjen yhteydessä erilaisissa tilaisuuksissa vuoden 2024 aikana. Tuloksista julkaistiin myös intrauutinen sekä tiedotettiin toimialajohtajaa. Kirjaamisen seurantakysely toteutetaan keväällä 2025 ja sote-kirjaamisen verkkokurssi syksyyn 2025 mennessä kirjaamisosaamista tukemaan.
Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan johto on tunnistanut kirjaamisen tärkeäksi ja keskeiseksi kehittämiskohteeksi.
Kirjaamisen kehittämisen kokonaistavoitteena on vahvistaa kirjaamisen yhtenäisiä käytäntöjä ja kirjaamisosaamista.
Tavoitteet tarkemmin:
-
Helsingissä on otettu käyttöön kansallisia kirjaamisohjeita ja varmistettu toimintarakenteet, jotka mahdollistavat kansallisten kirjaamisen ohjeiden käyttöönoton myös hankkeen päättymisen jälkeen
-
Helsingissä on kuvattu kirjaamisen kokonaisuuden rakenteet ja vastuunjako
-
Helsingissä on kehitetty kirjaamisen koulutusrakenne, joka tukee sote-ammattilaisten laadukasta kirjaamisosaamista.
Osaprojektin etenemistä ja tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti projektinhallinnan työkalun ja hankkeen arviointikyselyn avulla.
Lisäksi seurataan:
-
Kansalliseen kirjaamisen kehittämisen verkostoon (THL) osallistuminen (kyllä/ei)
-
Kirjaamisen verkostorakenteet kuvattu (kyllä/ei)
-
Kirjaamisen koulutusrakenne kuvattu (kyllä/ei)
-
Kirjaamisen nykytilan kyselyn (v. 2024) ja seurantakyselyn (v. 2025) avulla saadaan tietoa lyhyen aikavälin muutoksista
Kirjaamiskyselyn pohjalta tunnistetuista kehittämiskohteista koottuja kehittämisehdotuksia käsiteltiin tulosten esittelyjen yhteydessä monissa erilaisissa tilaisuuksissa. Kehittämisehdotuksia olivat mm.
-
Panostetaan kirjaamisen perehdytykseen ja huomioidaan perehdytyksessä yksilölliset tarpeet
-
Seurataan kirjaamisosaamisen kehittymistä (koulutusten suorittaminen, yksilöllisten tarpeiden kartoittaminen vuosittaisissa onnistumiskeskusteluissa)
-
Varmistetaan verkostojen rakenteet ja uusien ohjeiden jalkauttaminen
-
Pidetään toiminnan omat kirjaamisoppaat ajan tasalla
-
Sovitaan ja käydään yhteisesti läpi työyksikön kirjaamisen seurantaan ja valvontaan liittyvät käytännöt
-
Varmistetaan, että kirjaamisen auditoinnit tehdään ja niiden tuloksia käsitellään
Olemme viestineet kansallisesti yhtenäisen ja laadukkaan kirjaamisen merkityksestä (ohjeet, tilaisuudet, materiaalit) sote-yhteisen kirjaamistyöryhmän kautta sekä kirjaamiskyselyn tulosten käsittelyn yhteydessä. Olemme myös kuvanneet kirjaamisen verkostorakenteet kehittämisen, päätöksenteon ja viestinnän varmistamisen näkökulmasta (kuvaus myös Innokylässä).
Sote-yhteinen kirjaamistyöryhmä antoi palvelukokonaisuuksille suosituksen Kanta-verkkokoulujen suorittamisesta osana kirjaamisen perehdytystä ja osaamisen kehittämistä. Jatkossa myös pakolliseksi määriteltyjen järjestelmäkoulutusten suorittamisen valvontaa tullaan tehostamaan palveluissa osaamisen varmistamiseksi.
-
Työryhmän kautta jalkautetaan lisäksi vuosittain kirjaamisen auditointiohjeistus, jotta yhtenäisiin kirjaamisen käytänteisiin, tai niiden puuttumiseen, kiinnitettäisiin entistä enemmän huomioita. Auditoinnin juurruttaminen vakiintuneeksi toimintamalliksi on keino varmistaa kirjaamisen laatua ja lisätä tiedon luotettavuutta sen hyödyntämisessä.
-
Työryhmässä käydään myös keskustelua ja jaetaan tietoa palveluiden auditointikäytännöistä ja -tuloksista. Myös omavalvontasuunnitelmissa tulee konkretisoida ja kuvata kirjaamisen liittyviä käytäntöjä ja niiden toteutumisen seuranta.
Tulemme toteuttamaan sote-henkilöstölle suunnatun kirjaamisosaamista vahvistavan verkkokurssin syksyyn 2025 mennessä sekä kirjaamisen seurantakyselyn keväällä 2025. Lisäksi olemme koonneet ajantasaista tietoa kirjaamisen intra-sivuille ja päivittäneet sitä myös palautteiden pohjalta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon yleinen kirjaamisvelvoite koskee sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöitä sekä muuta asiakas- tai potilastyöhön osallistuvaa henkilöstöä. Yhtenäisillä kirjaamiskäytännöillä varmistetaan tuotetun tiedon laatua, mikä lisää asiakas- ja potilasturvallisuutta ja on luotettavan sote-tiedon lähtökohta.
Sote-henkilöstölle suunnatun kirjaamisen nykytilan kartoituskyselyn pohjalta tunnistetuista kehittämiskohteista koottiin kehittämisehdotuksia, joita on käsitelty kyselyn tulosten esittelyjen yhteydessä laajasti erilaisissa tilaisuuksissa.
Kyselyyn tasaisesti eri palvelukokonaisuuksista vastanneiden määrän ja vastausten pohjalta voinee todeta, että kirjaamisen kehittäminen, ja siinä kehittyminen, kiinnostaa!