Kirjaamisen kehittäminen, Helsinki (RRP, P4, I3)
Toimintamallin kokonaistavoitteena on vahvistaa yhtenäisiä kirjaamisen käytäntöjä ja kirjaamisosaamista Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla.
Sosiaali- ja terveydenhuollossa on kirjattava riittävät ja tarpeelliset asiakas- ja potilastiedot kaikissa asiakas- tai potilastyön eri vaiheissa. Laadukas, riittävä ja ajantasainen kirjaaminen
- vahvistaa asiakkaan ja potilaan asemaa sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta,
- varmistaa oikeusturvaa,
- helpottaa ja nopeuttaa ammattilaisten työtä,
- mahdollistaa tiedolla johtamisen luotettavan tiedon pohjalta ja
- vaikuttaa Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan rahoitukseen.
Kirjaamista kehitetään vuosina 2023-2025 osana Suomen Kestävän kasvun ohjelmaa (RRP). Hankkeessa pyritään vahvistamaan sosiaali- ja terveydenhuollon kustannusvaikuttavuutta tukevaa tietopohjaa ja vaikuttavuusperusteista ohjausta.
Teemme tiivistä yhteistyötä niin organisaation sisäisissä kuin myös alueellisissa ja kansallisissa verkostoissa. Olemme mukana THL:n koordinoimassa sote-kirjaamisen kansallisessa verkostossa, jonka tavoitteena on yhdenmukaistaa kirjaamista ja parantaa kirjatun tiedon laatua. Yhteistyötä tehdään myös Uudenmaan alueen hyvinvointialueiden edustajien koordinaatioryhmässä (1.7.25 alkaen Soccan Etelä-Suomen koordinaatioryhmä) sekä oman organisaation sosiaalihuollon Kanta-siirtymän valmisteluun perustetun projektiryhmän kanssa. Yksityisten palveluntuottajien osalta olemme tavanneet toimialan ostopalveluiden vastuuhenkilöitä kirjaamisosaamisen kehittämistarpeiden sekä kirjaamisen laadunvalvonnan kartoittamiseksi.
Olemme tunnistaneet toimialan sisäisiä yhteistyötahoja ja -verkostoja kirjaamisen rajapinnalla. Näitä ovat esimerkiksi laadun- ja valvonnan tukiyksikön- sekä tietojohtaminen ja tietohallintopalvelut -yksikön toimijat, joiden kanssa olemme vahvistaneet yhteistyötä kirjaamisen laadun parantamiseksi. Toimialalla on vakiintunut myös sote-yhteinen kirjaamisen työryhmä, jonka kokoonpanossa olemme vaikuttamassa. Työryhmä pyrkii tunnistamaan yhteisiä kirjaamisen liittyviä asioita ja tarpeita sekä toimivaltansa puitteissa myös linjaamaan niistä. Työryhmässä on vahva edustus toimialan kaikista sote-palveluista, yhteisistä palveluista ja tarvittaessa kutsuttuna mukana on myös eri asiantuntijoita. Lisäksi toimimme yhteistyössä tietojärjestelmän toimittajan edustajien kanssa osaamisen arvioinnin ja kirjaamisen sisällön kouluttamisen kehittämiseksi.
Kirjaamisen kehittämisen osaprojektin kokonaistavoitteena on vahvistaa kirjaamisen yhtenäisiä käytäntöjä ja kirjaamisosaamista. Tavoitteena on, että Helsingissä on
-
otettu käyttöön kansallisia kirjaamisohjeita ja varmistettu toimintarakenteet, jotka mahdollistavat kansallisten kirjaamisen ohjeiden käyttöönoton myös hankkeen päättymisen jälkeen,
-
kuvattu kirjaamisen kokonaisuuden rakenteet ja vastuunjako sekä
-
kehitetty kirjaamisen koulutusrakenne, joka tukee sote-ammattilaisten laadukasta kirjaamisosaamista.
Osaprojektin etenemistä ja tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti projektinhallinnan työkalun ja hankkeen arviointikyselyn avulla. Lisäksi seurataan
-
kansalliseen kirjaamisen kehittämisen verkostoon (THL) osallistumista,
-
onko kirjaamisen verkostorakenteet kuvattu ja
-
onko kirjaamisen koulutusrakenne kuvattu.
Vuoden 2024 kirjaamisen nykytilan kyselyn ja vuoden 2025 seurantakyselyn tulosten vertailun avulla kartoitimme myös lyhyen aikavälin muutoksen suuntaa kehitystä vaativissa osa-alueissa.
Vuoden 2024 kirjaamiskyselyn pohjalta tunnistetuista kehittämiskohteista koottuja kehittämisehdotuksia käsiteltiin tulosten esittelyjen yhteydessä monissa erilaisissa tilaisuuksissa. Kehittämisehdotuksia olivat mm.
-
panostetaan kirjaamisen perehdytykseen ja seurataan kirjaamisosaamisen kehittymistä (ml. pakolliseksi määriteltyjen koulutusten suorittaminen)
-
laaditaan ja pidetään toiminnan omat kirjaamisoppaat ja -ohjeet ajantasalla,
-
sovitaan ja käydään yhteisesti läpi työyksikön kirjaamisen seurantaan ja valvontaan liittyvät käytännöt sekä varmistetaan, että kirjaamisen auditoinnit tehdään ja niiden tuloksia käsitellään.
Olemme viestineet kansallisesti yhtenäisen ja laadukkaan kirjaamisen merkityksestä (ohjeet, tilaisuudet, materiaalit) sote-yhteisen kirjaamistyöryhmän kautta sekä kirjaamiskyselyn tulosten käsittelyn yhteydessä. Olemme myös kuvanneet ja päivittäneet kirjaamisen verkostorakenteet kehittämisen, päätöksenteon ja viestinnän varmistamisen näkökulmasta.
Sote-yhteisessä kirjaamistyöryhmässä annoimme palvelukokonaisuuksille suosituksen Kanta-verkkokoulujen suorittamisesta osana kirjaamisen perehdytystä ja osaamisen kehittämistä, minkä jälkeen palvelukokonaisuudet linjasivat niiden pakollisuudesta. Viestimme myös sosiaalihuollon kirjaamista tukevien verkkokurssien suoritusmahdollisuudesta ja pakolliseksi määriteltyjen tietojärjestelmäkoulutusten suorittamisen valvontaa myös tehostettiin palveluissa. Työryhmän kautta sovittiin myös jalkautettavaksi vuosittain sote-yhteinen kirjaamisen auditointiohjeistus keväästä 2024 alkaen, jotta kirjaamisen puutteisiin kiinnitetään entistä enemmän huomioita ja niihin liittyvä osaaminen varmistetaan. Ryhmässä käydään myös keskustelua ja jaetaan tietoa palveluissa kehitetyistä auditointikäytännöistä ja -tuloksista sekä niistä johdetuista kehittämistoimenpiteistä.
Sote-henkilöstölle kohdennettu kirjaamisen seurantakysely toteutettiin keväällä 2025 lyhyen aikavälin muutosten todentamiseksi ja sote-kirjaamisen verkkokurssi julkaistaan syksyllä 2025 kirjaamisosaamista tukemaan. Sen sisällön pohjalta on myös työstetty asiakas- ja potilastyön kirjaamisen perusteista käsikirja, joka toimii työkaluna perehdytyksessä ja esihenkilötyössä, niin omille kuin myös yksityisille palveluntuottajille. Lisäksi olemme koonneet ajantasaista tietoa kirjaamisen intra-sivuille ja päivittäneet sitä myös palautteiden pohjalta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon yleinen kirjaamisvelvoite koskee sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöitä sekä muuta asiakas- tai potilastyöhön osallistuvaa henkilöstöä. Kirjaamisen laadun varmistaminen on entistä tärkeämpää sote-palvelujen rahoituspohjan ja lainsäädännöllisten muutosten myötä. Jokaisen toimialan sote-ammattilaisen kirjaamisosaamisen merkitys on korostunut ja Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan johto on tunnistanut kirjaamisen tärkeäksi ja keskeiseksi kehittämiskohteeksi.
Toteutimme alkuvuonna 2024 kattavan sote-kirjaamisen nykytilan kartoituskyselyn (vastaajia yht. 1212), jonka teemoja olivat perehdytys ja perehtyminen, koulutukset ja osaaminen, viestintä ja ohjeistukset sekä seuranta ja valvonta. Tulosten pohjalta tunnistetuista kirjaamisen kehittämiskohteista kokosimme kehittämisehdotuksia, joita käsittelimme kyselyn tulosten esittelyjen yhteydessä lukuisissa eri tilaisuuksissa vuoden 2024 aikana. Kyselyyn eri palvelukokonaisuuksista vastanneiden määrän ja vastausten pohjalta voi todeta, että kirjaamisen kehittäminen, ja siinä kehittyminen, kiinnostaa. Tuloksista julkaistiin intrauutinen ja ne koottiin myös intra-sivustolle hyödynnettäväksi.
Keväällä 2025 toteutimme suppeamman seurantakyselyn ja vastaajamäärä oli tuolloin huikeat 1369! Kyselyjen tulosten vertailun avulla todensimme lyhyen aikavälin muutoksen suuntaa kehitystä vaativissa osa-alueissa, joita olivat muun muassa:
- kirjaamisen huomioiminen osana uuden työntekijän perehdytystä
- pakolliseksi määriteltyjen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkoulutuksien suorittaminen
- kirjaamisen toimintamalleihin liittyvien koulutusten (esim. Kanta-verkkokoulut) suorittaminen
- oman toiminnan kirjaamisopas laadittuna ja käytettävissä
- kirjaamisen auditoinnin toteuttaminen