Kirjaamisen kehittäminen, Helsinki (RRP, P4, I3)
Toimintamallin kokonaistavoitteena on vahvistaa yhtenäisiä kirjaamisen käytäntöjä ja kirjaamisosaamista Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla.
Sosiaali- ja terveydenhuollossa on kirjattava riittävät ja tarpeelliset asiakas- ja potilastiedot kaikissa asiakas- tai potilastyön eri vaiheissa. Laadukas, riittävä ja ajantasainen kirjaaminen
- vahvistaa asiakkaan ja potilaan asemaa sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta,
- varmistaa oikeusturvaa,
- helpottaa ja nopeuttaa ammattilaisten työtä,
- mahdollistaa tiedolla johtamisen luotettavan tiedon pohjalta ja
- vaikuttaa Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan rahoitukseen.
Kirjaamista kehitetään vuosina 2023-2025 osana Suomen Kestävän kasvun ohjelmaa (RRP). Hankkeessa pyritään vahvistamaan sosiaali- ja terveydenhuollon kustannusvaikuttavuutta tukevaa tietopohjaa ja vaikuttavuusperusteista ohjausta.
Teemme tiivistä yhteistyötä niin organisaation sisäisissä kuin myös alueellisissa ja kansallisissa verkostoissa. Olemme mukana THL:n koordinoimassa sote-kirjaamisen kansallisessa verkostossa, jonka tavoitteena on yhdenmukaistaa kirjaamista ja parantaa kirjatun tiedon laatua. Sosiaalihuollon kirjaamisen osalta yhteistyötä tehdään myös Uudenmaan alueen hyvinvointialueiden edustajien koordinaatioryhmässä sekä oman organisaation sosiaalihuollon Kanta-siirtymän valmisteluun perustetun projektiryhmän kanssa. Yksityisten palveluntuottajien osalta olemme tavanneet toimialan ostopalveluiden vastuuhenkilöitä kirjaamisosaamisen kehittämistarpeiden sekä kirjaamisen laadunvalvonnan kartoittamiseksi.
Olemme tunnistaneet toimialan sisäisiä yhteistyötahoja ja -verkostoja kirjaamisen rajapinnalla. Näitä ovat esimerkiksi laadun- ja valvonnan tukiyksikön- sekä tietojohtaminen ja tietohallintopalvelut -yksikön toimijat, joiden kanssa olemme vahvistaneet yhteistyötä. Helsingissä on vakiintunut myös sote-yhteinen kirjaamisen työryhmä, joka pyrkii tunnistamaan yhteisiä kirjaamisen liittyviä asioita ja tarpeita sekä toimivaltansa puitteissa myös linjaamaan niistä. Työryhmässä on vahva edustus toimialan kaikista sote-palveluista, yhteisistä palveluista ja tarvittaessa kutsuttuna eri asiantuntijoita. Myös siinä olemme mukana.
Kirjaamisen kehittämisen kokonaistavoitteena on vahvistaa kirjaamisen yhtenäisiä käytäntöjä ja kirjaamisosaamista.
Tavoitteet tarkemmin:
-
Helsingissä on otettu käyttöön kansallisia kirjaamisohjeita ja varmistettu toimintarakenteet, jotka mahdollistavat kansallisten kirjaamisen ohjeiden käyttöönoton myös hankkeen päättymisen jälkeen
-
Helsingissä on kuvattu kirjaamisen kokonaisuuden rakenteet ja vastuunjako
-
Helsingissä on kehitetty kirjaamisen koulutusrakenne, joka tukee sote-ammattilaisten laadukasta kirjaamisosaamista.
Osaprojektin etenemistä ja tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti projektinhallinnan työkalun ja hankkeen arviointikyselyn avulla.
Lisäksi seurataan:
-
Kansalliseen kirjaamisen kehittämisen verkostoon (THL) osallistuminen (kyllä/ei)
-
Kirjaamisen verkostorakenteet kuvattu (kyllä/ei)
-
Kirjaamisen koulutusrakenne kuvattu (kyllä/ei)
Kirjaamisen nykytilan kyselyn (v. 2024) ja seurantakyselyn (v. 2025) avulla saamme tietoa lyhyen aikavälin mahdollisista muutoksista.
Vuoden 2024 kirjaamiskyselyn pohjalta tunnistetuista kehittämiskohteista koottuja kehittämisehdotuksia käsiteltiin tulosten esittelyjen yhteydessä monissa erilaisissa tilaisuuksissa. Kehittämisehdotuksia olivat mm.
-
panostetaan kirjaamisen perehdytykseen ja seurataan kirjaamisosaamisen kehittymistä (koulutusten suorittaminen, yksilöllisten tarpeiden kartoittaminen vuosittaisissa onnistumiskeskusteluissa),
-
varmistetaan verkostojen rakenteet ja uusien ohjeiden jalkauttaminen sekä pidetään toiminnan omat kirjaamisoppaat ja -ohjeet ajan tasalla,
-
sovitaan ja käydään yhteisesti läpi työyksikön kirjaamisen seurantaan ja valvontaan liittyvät käytännöt sekä varmistetaan, että kirjaamisen auditoinnit tehdään ja niiden tuloksia käsitellään.
Olemme viestineet kansallisesti yhtenäisen ja laadukkaan kirjaamisen merkityksestä (ohjeet, tilaisuudet, materiaalit) sote-yhteisen kirjaamistyöryhmän kautta sekä kirjaamiskyselyn tulosten käsittelyn yhteydessä. Olemme myös kuvanneet ja päivittäneet kirjaamisen verkostorakenteet kehittämisen, päätöksenteon ja viestinnän varmistamisen näkökulmasta.
Sote-yhteisessä kirjaamistyöryhmässä annoimme palvelukokonaisuuksille suosituksen Kanta-verkkokoulujen suorittamisesta osana kirjaamisen perehdytystä ja osaamisen kehittämistä - palvelukokonaisuudet linjasivat niiden pakollisuudesta. Viestimme myös sosiaalihuollon kirjaamista tukevien verkkokurssien suoritusmahdollisuudesta. Pakolliseksi määriteltyjen järjestelmäkoulutusten suorittamisen valvontaa myös tehostetaan palveluissa.
-
Työryhmän kautta on sovittu myös jalkautettavaksi vuosittain sote-yhteinen kirjaamisen auditointiohjeistus keväästä 2024 alkaen, jotta kirjaamisen puutteisiin kiinnitetään entistä enemmän huomioita ja niihin liittyvä osaaminen varmistetaan. Esimerkiksi laskutukseen, maksatukseen ja rahoituspohjaan vaikuttava kirjaaminen.
-
Työryhmässä käydään myös keskustelua ja jaetaan tietoa palveluissa kehitetyistä auditointikäytännöistä ja -tuloksista sekä niistä johdetuista kehittämistoimenpiteistä. Esimerkiksi päätökset ja linjaukset auditoinnin säännöllisyydestä ja sisällöistä sekä kirjaamiseen liittyvien asioiden konkretisointi ja kuvaaminen omavalvontasuunnitelmissa.
Sote-henkilöstölle kohdennettu kirjaamisen seurantakysely toteutetaan keväällä 2025 lyhyen aikavälin muutosten todentamiseksi ja sote-kirjaamisen verkkokurssi syksyyn 2025 mennessä kirjaamisosaamista tukemaan. Lisäksi olemme koonneet ajantasaista tietoa kirjaamisen intra-sivuille ja päivittäneet sitä myös palautteiden pohjalta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon yleinen kirjaamisvelvoite koskee sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöitä sekä muuta asiakas- tai potilastyöhön osallistuvaa henkilöstöä. Sote-kirjaamisen laadun varmistaminen on entistä tärkeämpää sote-palvelujen rahoituspohjan ja lainsäädännöllisten muutosten myötä. Jokaisen toimialan sote-ammattilaisen kirjaamisosaamisen merkitys on korostunut.
Toteutimme alkuvuonna 2024 kattavan sote-kirjaamisen nykytilan kartoituskyselyn (vastaajia yht. 1212), jonka teemoja olivat perehdytys ja perehtyminen, koulutukset ja osaaminen, viestintä ja ohjeistukset sekä seuranta ja valvonta. Tulosten pohjalta tunnistetuista kirjaamisen kehittämiskohteista kokosimme kehittämisehdotuksia, joita käsittelimme kyselyn tulosten esittelyjen yhteydessä lukuisissa tilaisuuksissa vuoden 2024 aikana. Kyselyyn eri palvelukokonaisuuksista vastanneiden määrän ja vastausten pohjalta voi todeta, että kirjaamisen kehittäminen, ja siinä kehittyminen, kiinnostaa. Tuloksista julkaistiin myös intrauutinen sekä tiedotettiin toimialajohtajaa. Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan johto on tunnistanut kirjaamisen tärkeäksi ja keskeiseksi kehittämiskohteeksi.
Vahvistamalla sekä kansallisesti yhtenäisiä että toimialalla linjattuja kirjaamiskäytäntöjä ja juurruttamalla kirjaamisen auditointia varmistamme sote-tiedon laatua. Näin virheetön ja luotettava sote-tieto on hyödynnettävissä myös tiedolla johtamisen tukena eri tasoilla. Sote-kirjaamisen yhteiskehittäminen edellyttää tiivistä sisäistä, alueellista sekä kansallista verkostoyhteistyötä.