Kirjaamisen rooli terveydenhuollon potilastietojärjestelmän päivittämisessä

Terveydenhuoltoon otetaan käyttöön uusia potilastietojärjestelmiä ja päivitetään vanhoja, joka vaatii kirjaamisen yhtenäistämistä. Muutokset kirjaamiskäytäntöihin ja tarvittavat toimenpiteet kuvataan toimintamallissa.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Nykyinen potilastietojärjestelmä ei tue, eikä siihen ole saatavana kaikkia niitä toiminnallisuuksia, joita terveydenhuollon toimijoilta lakisääteisesti edellytetään.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Nykyisen potilastietojärjestelmäversion ohjelmistotoimittajan tuki edelliselle versiolle päättyi 1.5.2024, joka tarkoittaa, että lakisääteiset muutokset ja ylläpito, on päättynyt. Vuoden 2023 lopusta alkaen organisaation tietojärjestelmäasiantuntijoiden ja kirjaamiskoordinaattorin säännöllinen yhteistyö käynnistyi.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Nykyinen potilastietojärjestelmä ei tue, eikä siihen ole saatavana kaikkia niitä toiminnallisuuksia, joita terveydenhuollon toimijoilta lakisääteisesti edellytetään (mm. hetu uudistus, kansallisen lääkelistan vaiheen 1 (eResepti) vaatimukset, alaikäisen päätöskyvyn arviointi, uudet hoidontarpeen arvioinnin tulokset).

Tavoitteena saada ammattilaisille tietotekniset taidot päivitetyksi vastaamaan käyttöönotettavaa potilastietojärjestelmäversiota sekä luoda yhtenäiset kirjaamisen käytänteet.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittämisessä mukana organisaation tietojärjestelmäasiantuntijat, potilastietojärjestelmän toimittajan konsultit ja terveydenhuollon kirjaamiskoordinaattori, joilla säännölliset, viikoittaiset palaverit.

Sekä tarvittavilta osin terveydenhuollon kirjaamisvastaaville, esihenkilöille ja kliinisen työn ammattilasille, joille järjestetty mm. digi-klinikoita, työpajoja ja info-tilaisuuksia.

Tavoiteltu muutos

Päivitetty potilastietojärjestelmä vaikuttaa kirjaamiskäytäntöihin, minkä vuoksi oli tarpeen kehittää yhtenäiset kirjaamiskäytännöt koko hyvinvointialueen päivittyvään potilastietojärjestelmään. Henkilökunnalla on käytössään nämä yhtenäiset kirjaamiskäytännöt päivittyvässä potilastietojärjestelmässä.

Toteutussuunnitelma

Ammattilaisten osallistaminen Teams-koulutuksiin, digi-klinikoihin ja itsenäinen opiskelu potilastietojärjestelmän demo-ympäristössä. Info-tilaisuuksien järjestäminen muutoksesta ja sen vaikutuksista päivittäiseen kirjaamiseen.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä potilastietojärjestelmää käyttävät sosiaali- ja terveydenhuoltoalan ammattilaiset.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallissa tehtävänä ollut potilastiedon kirjaamisen huomioinen päivittyvässä potilastietojärjestelmässä huomioiden muuttuvat kirjaamiskäytänteet. Toimintamallin avulla vältetään mahdollisimman paljon muutoksesta aiheutuvaa potilastiedon kirjaamisen pirstaleisuutta ja vahvistetaan tiedon kulkua.

Terveydenhuollon kirjaamiskoordinaattorin aktiivinen osallistuminen potilastietojärjestelmän versiopäivitykseen yhdessä tietojärjestelmäasiantuntijoiden kanssa. Kirjaamiskoordinaattori toimii linkkinä ja viestijänä kentän ammattilaisten ja tietojärjestelmäasiantuntijoiden välillä ja tuo potilastyötä tekevien ammattilaisten kommentit, kehittämiskohteet ja ajatukset tiedoksi potilastietojärjestelmän versiopäivitykseen ja kirjaamisen muutoksiin liittyen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Säännöllinen ja hyvin organisoitu yhteistyö terveydenhuollon kirjaamisvastaavan ja organisaation tietojärjestelmäasiantuntijoiden sekä kirjaamisvastaavien ja esihenkilöiden kanssa tarvittavilta osin.

Hyödynnetään ja kuullaan kliinisen työn ammattilaisten osaamista ja näkemyksiä potilastietojärjestelmäpäivystyksestä kirjaamisen näkökulmasta.

Suunnitteluvaihe - tunnistetaan kirjaamisen muutokset ja tiedottamisen tarpeet ammattilaisille ja tehdään suunnitelma näiden toteuttamiseksi

Toteuttamisvaihe - järjestetään mm. digi-klinikoita, info-tilaisuuksia, työpajoja, ohjataan ammattilaiset potilastietojärjestelmän demo-ympäristöön itseopiskelemaan

Käyttöönottovaihe - toteutetaan potilastietojärjestelmän versiopäivitys ja tuetaan ammattilaisia käyttöönottovaiheeseen liittyvissä kysymyksissä

Kirjaamisen osalta prosessin aktiivisen vaiheen läpivienti vei aikaa noin puolivuotta, jonka jälkeen on koulutustarpeita muuttuneesta potilastietojärjestelmän kirjaamisen muutoksista tullut harvakseltaan.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Onnistumisen edellytyksenä on kliinisen työn ammattilaisten välinen vuoropuhelu, ammattilaisten kuuleminen ja mukaan ottaminen prosessiin. Tietojärjestelmäasiantuntijoiden, kirjaamiskoordinaattorin ja ammattilaisten välinen yhteistyö.

Toimintamallia pystytään tulevaisuudessa hyödyntämään vastaavissa tilanteissa tai soveltuvin osin, kun potilastietojärjestelmä vaihtuu.

Toimintamallissa huomioitava ammattilaisten erityisosaaminen työnkuvan mukaisesti, jotta koulutukset kohdentuvat ajankäytöllisesti hyvin, esimerkiksi mielenterveys- ja riippuvuuspalveluissa ei mennä somatiikka edellä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Potilastietojärjestelmän versiopäivitys on tehty 6/2024 ja kirjaamisen käytänteitä yhtenäistetty.

Kirjaamisen yhtenäistäminen on jatkuva prosessi, jota helpottaa ja sujuvoittaa ajantasainen potilastietojärjestelmäversio ja yhteiset kirjaamisen rakenteet.

Käytännön läheisiä kirjaamisen koulutuksia pidetty työ- ja/tai palvelutehtävittäin, jotta on pystytty vastaamaan ammattilaisten tarpeisiin kattavammin ja huomioiden kirjaamiseen liittyvät erityistarpeet.