Kotihoidon lähijohtajien työhyvinvointipolku
Tavoitteena oli luoda malli, jolla voidaan systemaattisesti ja ennakoiden tukea lähijohtajien työtä kotihoidossa. Malli luotiin yhteistyössä kotihoidon johtotiimin ja lähijohtajien kanssa vuosien 2022-2023 aikana.
Toimintaympäristön keskiössä ovat kotihoidon lähijohtajat. Lähtötilanteen selvittämisessä voidaan käyttää organisaation ulkopuolista toimijaa, joka auttaa työnkuvien, työn kuormitustekijöiden ja osaamisen kartoittamisessa. Lisäksi ulkopuolista toimijaa voidaan hyödyntää muun muassa oman osaamisen kehittämisen koulutuskokonaisuudessa ja vaikuttavuuden arvioinnissa.
Malli koskee ammattilaisia; kotihoidon lähijohtajia. Mallissa on tarkoitus kehittää lähijohtajien työhyvinvointia eri osioiden avulla. Lähijohtajista kootaan työhyvinvointitiimi, joka osaltaan osallistuu työhyvinvoinnin edistämiseen ja muistuttelee työhyvinvointiin liittyvistä aiheista säännöllisesti. Sparrausparitoiminnassa on tarkoitus, että nimetään kollega, joka erityisesti tukee esimerkiksi aloittelevaa lähijohtajaa.
Lähijohtajien tarpeet ja työn kuormitustekijät: lähijohtajien työnkuvia, työnkuormitustekijöitä ja osaamista on kartoitettu mallin ensimmäisessä osassa. Osana lähtötilannekartoitusta perehdyttiin lähijohtajien työn- ja tehtävänkuviin ja selvisi, että työtehtävät eri lähtöorganisaatiossa vaihtelivat suuresti. Sisällöllisten erojen lisäksi eroja löytyi myös tehtävänimikkeistä ja johtamisen tasoista. Hyvinvointialueelle siirtymisen toivottiin tuovan työn- ja tehtävänkuviin yhtenäisyyttä.
Kotihoidon lähijohtajista koostuvassa foorumissa kartoitettiin keväällä 2022 Jamboard-alustaa hyödyntäen lähijohtajien työn haasteita ja kehittämiskohteita. Lähijohtajat kokivat eniten osaamisvajeita toiminnan suunnittelun ja johtamisen osa-alueilla, erityisesti tiedolla johtamisessa. Ihmisten johtamisessa eniten osaamisvajetta koettiin henkilöstön työhyvinvointiin liittyvien ongelmien ennaltaehkäisyssä. Foorumeissa käydyissä keskusteluissa nousi usein esiin tarve fyysisen ja psyykkisen hyvinvoinnin edistämiselle ja hyvinvoinnin tukemiselle. Tähän tarpeeseen pyrittiin lähijohtajien työhyvinvointipolussa vastaamaan lähijohtajien työhyvinvointitiimin perustamisella ja tiimin toiminnan käynnistämisellä.
Malli luotiin yhteistyössä kotihoidon johtotiimin ja lähijohtajien kanssa vuosien 2022-2023 aikana.
Toimintamallin avulla voidaan systemaattisesti ja ennakoiden tukea kotihoidon lähijohtajien työtä. Työhyvinvointipolun tavoitteena on tukea lähijohtajien työhyvinvointia vertaistuen, työhyvinvointitietouden lisäämisen sekä työnkuvien yhtenäistämisen keinoin.
Malli tarjoaa systemaattisen suunnitelman, mitä eri asioita on hyvä huomioida työhyvinvointia kehitettäessä. Foorumeissa käytyjen keskustelujen ja mallin työstämisen tukena hyödynnettiin Päivi Rauramon (2009) Työhyvinvoinnin portaat -työkirjaa.
Malli soveltuu kotihoidon lähijohtajien työhyvinvoinnin edistämiseen, mutta myös laajemmin lähijohtajien työhyvinvoinnin tukemiseen. Toimintamalli kehitettiin samaan aikaan, kun hyvinvointialueet aloittivat toimintansa. Mallin avulla selkeytettiin muun muassa lähtöorganisaatioiden työnkuvia ja -nimikkeitä. Mallia voidaan soveltaa hyvinvointialueiden käynnistymisen myötäkin soveltuvin osin esimerkiksi työhyvinvoinnin kehittämisen näkökulmasta, työn sisällöllisessä kehittämisessä kuten työnkuvien selkeyttämisessä, organisaatiokulttuurin kehittämisessä, oman osaamisen kehittämisessä sekä vaikuttavuuden arvioinnissa. Toimintamallia voivat hyödyntää esimerkiksi hyvinvointialueeet, työyksiköt ja eri kehittämistiimit. Yksittäinen ammattilainen voi myös ottaa ideoita oman työyksikön käyttöön.
Malli koostuu kuudesta eri osa-alueesta, jotka ovat:
- lähtötilanteen kartoittaminen,
- henkisen ja fyysisen hyvinvoinnin vahvistaminen,
- työn sisällön kehittäminen,
- organisaatiokulttuurin kehittäminen,
- oman osaamisen kehittäminen sekä
- vaikuttavuuden arviointi.
Eri osa-alueiden työnjakoa voidaan hajauttaa eri toimijoiden vastuille, mutta oleellisesta on nimetä joku henkilö, joka vastaa kokonaisuuden läpiviemisestä. Eri osioissa, kuten lähtötilanteen kartoittamisessa, oman osaamisen kehittämisessä sekä vaikuttavuuden arvioinnissa, voidaan hyödyntää esimerkiksi ulkopuolisen tahon apua tai hankkeiden asiantuntijoita. Työhyvinvointitiimi sekä sparrausparitoiminta voidaan koota oman työyhteisön sisältä.
Toimintamalli voidaan ottaa kokonaisuudessaan käyttöön tai soveltuvin osin. Tärkeintä on nimetä kokonaisuudesta vastuussa oleva henkilö.
Koko työhyvinvointipolun käyttöönotto sisältää kuusi vaihetta:
- Lähtötilanteen kartoittaminen: valitaan henkilö/taho, joka kerää organisaatioissa käytössä olevat lähijohtajien työn- ja tehtävänkuvaukset. Luodaan yleiskuva siitä, millaisia työtehtäviä lähijohtajat työssään suorittavat sekä mitkä tehtävänimekkeet ovat käytössä. Kutsutaan koolle kotihoidon lähijohtajista koostuva foorumi, jossa kartoitetaan esimerkiksi Jamboard-alustaa hyödyntäen lähijohtajien työn haasteita ja kehittämiskohteita. Laaditaan koonti (esim. taulukko) lähijohtajien työkuvista, lähijohtamistyön haasteista ja kehittämiskohteista lähijohtajien kokemana.
- Henkisen ja fyyisen hyvinvoinnin vahvistaminen: Perustetaan lähijohtajien työhyvinvointitiimi, johon voidaan nimetä yksiköstä esimerkiksi tulosalueen päällikkö mahdollisuuksien mukaan sekä kaksi kotihoidon lähijohtajaa. Työhyvinvointitiimin perustettaessa on tärkeää huomioida, että osallistuminen on vapaaehtoista ja tiimin jäsen on aidosti kiinnostunut edistämään työyhteisön työhyvinvointiasioita. Työhyvinvointitiimin tavoitteena on edistää lähijohtajien fyysistä ja psyykkistä hyvinvointia muun muassa työsuojelun ja työterveyshuollon kanssa tehtävällä yhteistyöllä, työhyvinvointiin liittyvällä tiedon jakamisella, sparrausparitoiminnan koordinoinnilla sekä työhyvinvointiin liittyvän keskustelun lisäämisellä lähijohtajien tapaamisissa.
Työhyvinvointiimin säännölliset tapaamiset suunniteltiin toteutettavaksi 3-4 kertaa vuodessa. Työhyvinvointitiimin asialistalla olevia asioita ovat muun muassa:
- työn tauottamisesta muistuttaminen
- tyhypäivien, virkistyspäivien, pikkujoulujen ym. organisointi
- lähijohtajien jaksamisen tukeminen (ajankohtaisten teemojen esiin nostaminen keskusteluissa)
- työmäärän rajaaminen ja oman työn organisointi: yhteistä keskustelua siitä, miten kollegat huolehtivat työn kuormituksen jakamisesta
- hyväksi todettujen ideoiden jakaminen koko lähijohtotiimille
- tarvittaessa työterveyshuollon kutsuminen lähijohdon tapaamiseen erilaisten teemojen kanssa (esim. lepo ja palautuminen, stressinhallinta, ravitsemus, työergonomia, liikunta)
- riskien ja psykososiaalisten kuormitustekijöiden kartoituksen tekemisestä muistuttaminen
- työhyvinvointikyselyiden vastausten käsittelyn jälkeen tehtyjen toimenpiteiden arvioinnista muistuttaminen; ollaanko edetty oikeaan suuntaan?Työhyvinvointitiimin tarkoitus on nimenomaan organisoida, koordinoida ja ottaa vastuuta siitä, että aiheista puhutaan säännöllisesti, ei tehdä ja hoitaa kaikkia asioita valmiiksi.
- Työn sisällön kehittäminen: Lähijohtajien työn- ja tehtävänkuviin perehtymällä voidaan yhtenäistää työn- ja tehtävänkuvia sekä johtamisen tasoa. Yhdessä lähijohtajien ja kotihoidon johtotiimin kanssa voidaan työstää yhtenäistä tavoitetyönkuvaa kotihoidon lähijohtajille. Tavoitetyönkuvaan kirjataan ylös keskeisimmät työtehtävät. Oma Hämeessä luotiin kaksi erilaista mallia: lähijohtajan tavoitetyönkuva (liitteenä) ja kiertävän lähijohtajan tavoitetyönkuva.
- Organisaatiokulttuurin kehittäminen: Lähijohtajien foorumeissa käytyjen keskusteluiden perusteella lähijohtajien henkinen ja fyysinen hyvinvointi koettiin toimivan työhyvinvoinnin perustana. Vertaistuki ja uusiin kollegoihin tutustuminen nousi keskusteluissa toistuvasti esiin, joten työhyvinvointipolku jatkuu vertaistuen teemalla. Tavoitteena on organisaatiokulttuurin kehittäminen lähijohtajien sparrausparitoiminnan avulla. Sparrausparitoiminnasta käydään keskustelua kotihoidon päälliköiden ja lähijohtajien kanssa. Ajatuksena on, että työyksiköstä nimetään "sparrausparit" eli työpari. Parit voidaan muodostaa eri tavoin esimerkiksi perehdyttämiseen yhdistettynä, jolloin parin muodostaa kokeneempi että aloitteleva lähijohtaja.
- Oman osaamisen kehittäminen: Oman osaamisen kehittäminen nähtiin tärkeäksi lähijohtajien foorumeissa käydyissä keskusteiluissa. Lähijohtajien koulutustarpeita kartoitettiin lähijohtajien foorumissa Jamboard-alustaa hyödyntäen. Koulutuskokonaisuuden aiheiksi toivottiin muun muassa oman työn aikataulutusta, muutoksen johtamista sekä konflikti- ja ristiriitatilanteissa toimimista. Koulutuskokonaisuuden suunnittelussa hyödynnettiin myös lähijohtajien osaamiskartoituksessa esiin tulleita osaamisvajeita. Näitä osaamisvajeita olivat ihmisten johtamisen osiossa muun muassa henkilöstön työhyvinvoinnin ongelmien ennaltaehkäisy, kehityskeskusteluissa käytyjen muutostarpeiden läpivieminen sekä haastaviin vuorovaikutustilanteisiin puuttuminen.
Koulutuskokonaisuuksista pyydettiin tarjoukset yhteensä kolmelta eri toimijalta ja palvelun tuottajaksi valittiin Valmennustalo Virta Oy. Räätälöity koulutuskokonaisuus sisälsi kaksi koko päivän valmennusta sekä yhden fasilitoidun työpajatyöskentelyn. Koulutuskokonaisuuteen kutsuttiin koko kotihoidon johto eli tulosaluejohtaja, tulosaluepäälliköt, lähijohtajat, asiantuntija ja palvelusuunnittelija. Oma Hämeessä koulutusteemoiksi valikoitui edellä olleiden tarpeiden perusteella muutosjohtamista ja itsensä johtaminen, ristiriita- ja konfliktitilanteet ja työpajatyöskentelyyn oman yksikön kehittämissuunnitelmaa sekä yhteisen johtamislupauksen laatiminen (liitteenä).
- Vaikuttavuuden arviointi: työhyvinvoinnin arvioinnissa hyödynnetään tietyin väliajoin toistuvia työhyvinvointikyselyitä. Kyselyiden vastaukset käydään yhdessä läpi ja niiden perusteella valitaan kehittämiskohteena olevat teemat. Työhyvinvointitiimin ajatuksena on muistuttaa, että sovittuihin käytäntöihin palattaisiin myöhemmin ja arvioidaan vähintään kerran vuodessa, onko edetty oikeaan suuntaan.
Kuva
Kuva
_0.png)
Toimintamallin myötä saatiin käsitys ja laajempi ymmärrys tehtävienkuvien ja -nimekkeiden kokonaisuudesta, jonka perusteella lähdettiin yhtenäistämään käytäntöjä. Kotihoitoon saatiin yhteiset lähijohtajan tavoitetyönkuvat, lähijohtajien tarpeiden perusteella räätälöity koulutuskokonaisuus johtamisen tueksi sekä yhteinen johtamislupaus. Lisäksi perustettiin työhyvinvointitiimi, joka jatkaa toimintaansa hankkeen päättymisen jälkeen.
Sparrausparitoimintaa ja vaikuttavuuden arviointia ei ehditty vielä kokeilemaan, mutta niidenkin osalta on tehty alustava suunnitelma seuraavalle vuodelle. Kotihoidon johdossa koettiin, että sparrausparitoiminta on liitettävissä esimerkiksi perehdytysohjelmaan, sitten kun saadaan perehdytys ensin yhtenäistettyä.
Toimintamallia on kehitetty ja arvioitu yhteistyössä kotihoidon johdon kanssa. Yhteisen keskustelun, palautteen pyytämisen ja työstämisen lisäksi koulutuskokonaisuudesta tehtiin webropol-kysely. Webropol-kyselyn perusteella suurinosa lähijohtajista koki, että koulutus oli lisännyt heidän osaamistaan, työhyvinvointiaan ja tukenut lähijohtajan työtä. Vastauksista nousi esiin myös vertaistuen ja yhdessä vietetyn ajan tärkeys. Lähijohtajat kokivat, että koulutuksen myötä oli saanut selkeyttä ja työkaluja omaan työskentelyyn. Myös yhteistyö muiden lähijohtajien kanssa oli alkanut tuntua rennommalta.
Toimintamallin tavoitteena on tukea lähijohtajien työhyvinvointia vertaistuen, työhyvinvointitietouden lisäämisen sekä työnkuvien yhtenäistämisen keinoin. Keskusteluiden, yhteisen työskentelyn ja webropol-vastausten perusteella lähijohtajat ovat saaneet apua ja tukea.
Toimintamallin arviointia lisäisi, jos vaikuttavuuden arviointia olisi ehditty edistämään pidemmälle. Vaikuttavuuden arvioinnin kokonaisuudesta on mahdollista saada tietoa, mihin suuntaan työntekijäkokemus on mennyt ja miltä työhyvinvointi näkyy.