Toimintasuunnitelma joka sisältää pitkän aikavälin linjauksia kotihoidon palveluiden hankintaan, asiakassegmentointiin ja valvontaan liittyen.

Toimintaympäristö

Ikääntyneiden määrä kasvaa Helsingissä

Kotihoidossa kärsitään työvoimapulasta 

Sote-uudistus pienentää kotihoidon rahoitusta

Uudessa valvontalaissa säädetään sosiaali- ja terveydenhuollon oman toiminnan ja palveluntuottajien valvonnasta. 

 

 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Kotihoidon ostopalveluiden ja palveluseteleiden käyttö ei ole ollut systemaattisen suunnittelun tulosta. Ostopalveluita on hyödynnetty lähinnä paikallisesti tilanteissa, joissa ei ole kyetty vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin olemassa olevalla henkilöstöllä. 

Liittyy Helsingin kaupunkistrategiaan 2021-2025 -Kasvun paikka ja Helsingin kotihoidon strategiseen toimintasuunnitelmaan 2022-2025.

 

 

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Kotihoidon ostopalvelustrategia ohjaa toimintaamme, jotta voimme lisätä joustavuutta, parantaa palvelujen saatavuutta ja asiakkaiden valinnan mahdollisuuksia. Tarkoituksemme on hajauttaa palvelutuotannon riskejä ja parantaa kustannustehokkuutta. Näin saamme myös laajempaa perustaa toiminnan kehittämiselle ja parhaiden käytäntöjen jakamiselle.

 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kotihoidon edustajat: kotihoidon substanssin asiantuntijat

Arviointitoimiston edustajat: palveluiden järjestämisen, asiakasohjauksen ja valvonnan asiantuntijat

Hankintojen edustajat: kilpailutusten asiantuntijat

Talouden- ja toiminnan suunnittelun edustajat: talouden ja tilastojen asiantuntijat

Konsulttipalvelut: tausta-aineiston kokoaminen, työpajojen suunnittelu ja toteutus, raportin työstäminen (NHG)

Hanketyöntekijät: koordinointi

 

 

Tavoiteltu muutos

Tavoitetila osto- ja palveluseteleiden käytön määrälle

Periaatteita asiakkaiden ohjaamiseen eri tuotantomuotoihin, asiakassegmentointia

Selkeyttää asiakkaiden ohjaamista eri tuotantomuotoihin

Toteuttaa kotihoidon valvontaa vuorovaikutteisena kumppanuutena palveluntuottajien kanssa

Päättää kotihoidon ostopalveluiden kilpailutuksen periaatteista ja palvelusetelin arvosta

 

Muutoksen mittaaminen

Palveluseteliä käyttävien asiakkaiden määrä ja sen kehitys

Ostopalveluasiakkaiden määrä ja sen kehitys

Osto- ja palvelusetelikustannukset järjestäjälle ja kotihoidon oman toiminnan kustannukset ja niiden kehitys

 

Toteutussuunnitelma

Asetetaan tavoite ostoilla ja palveluseteleillä tuotetun kotihoidon määräksi seuraavien 2-3 vuoden aikana. Lisätään ostojen ja palveluseteleiden käyttöä. Tavoitteenamme on, että palveluseteli on vaihtoehto usealle asiakkaallemme.

Kuvataan asiakassegmentit joille suosittelemme ensisijaisesti oman toiminnan kotihoitoa, ostopalvelua tai palveluseteliä.

Uusista asiakkaista aiempaa suurempi osa ohjataan suoraan ostopalveluihin asiakasohjauksesta ja kuntouttavasta arviointiyksiköstä. Asiakkaita ei siis jatkossa siirretä niin usein oman toiminnan kautta ostoihin. Vahvistetaan oman henkilöstön palveluseteliosaamista.

Ostopalvelusopimusten hallinnointi siirtyy oman toiminnan kotihoitoalueilta arviointitoiminnalle.

Ostopalvelutuottajilta edellytetään samaa palvelutasoa kuin omalta toiminnalta: oman toiminnan ja ostopalveluiden palvelukuvaukset vastaavat toisiaan ja tuottajilta edellytetään laadukkaita ja ajantasaisia omavalvontasuunnitelmia.

Kotihoidon valvonnan tavoitteena on vuorovaikutteinen kumppanuus palveluntuottajien kanssa. Valvonta tapahtuu usean yksikön kautta: Ostopalveluyksikkö varmistaa, että palveluntuottaja toimii sopimuksen ja palvelukuvauksen mukaisesti. Kotihoidon ostopalveluasiakkaiden asiakasohjaus varmistaa ostoasiakkaiden osalta ja kotihoidon oma toiminta omien asiakkaidensa osalta sen, että asiakas saa laadukasta hoito- ja palvelusuunnitelmansa mukaista hoitoa. Lisäksi asiakasohjaus valvoo osto- ja tukipalvelusopimustuottajia niiden asiakkaiden osalta, jotka ovat vain kotihoidon tukipalveluiden piirissä. 

Valvontaan siirtyy ensisijaisesti kotihoidon oman toiminnan vakansseja. Valvonnalle järjestetään nykyistä enemmän tietoa erityisesti laadun toteutumisesta ja palautteista.

 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat iäkkäät ja monisairaat tai vammaiset kotihoitoa tarvitsevat henkilöt, joiden palvelut voidaan järjestää kotihoidon omana toimintana, ostopalveluna tai palvelusetelillä.

Asiakkaiden kokemuksia on kartoitettu valvontakäynneillä ja asiakastyytyväisyyskyselyillä.

Ideointi

Kotihoidon ostopalvelustrategiaa työstettiin moniammatillisissa työpajoissa, joiden taustatietona hyödynnettiin asiantuntija haastatteluja, talouden ja toiminnan tilastotietoja. Lopputuotos on kotihoidon ostopalvelustrategia.

 

 

Idean konkretisointi ja visualisointi

Kotihoidon ostopalvelustrategia ohjaa toimintaamme, jotta voimme lisätä joustavuutta, parantaa palvelujen saatavuutta ja asiakkaiden valinnan mahdollisuuksia. Tarkoituksemme on hajauttaa palvelutuotannon riskejä ja parantaa kustannustehokkuutta. Näin saamme myös laajempaa perustaa toiminnan kehittämiselle ja parhaiden käytäntöjen jakamiselle.

Kokeilun tavoitteet

Tavoitetila osto- ja palveluseteleiden käytön määrälle

Periaatteita asiakkaiden ohjaamiseen eri tuotantomuotoihin, asiakassegmentointia

Selkeyttää asiakkaiden ohjaamista eri tuotantomuotoihin

Toteuttaa kotihoidon valvontaa vuorovaikutteisena kumppanuutena palveluntuottajien kanssa

Päättää kotihoidon ostopalveluiden kilpailutuksen periaatteista ja palvelusetelin arvosta

Ratkaisun perusidea

Kotihoidon ostopalvelustrategia ohjaa toimintaamme, jotta voimme lisätä joustavuutta, parantaa palvelujen saatavuutta ja asiakkaiden valinnan mahdollisuuksia. Tarkoituksemme on hajauttaa palvelutuotannon riskejä ja parantaa kustannustehokkuutta. Näin saamme myös laajempaa perustaa toiminnan kehittämiselle ja parhaiden käytäntöjen jakamiselle.

Ostopalvelustrategiassa kuvataan tavoitetila, asiakassegmentointi, asiakkaiden ohjaaminen eri palvelumuotoihin ja valvonnan periaatteet. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Ostopalvelustrategian laatiminen, esittely eri toimijoille ja organisaation johdolle. Ostopalvelustrategian hyväksyntä.

Osto- ja palveluseteliasiakkaiden asiakastason valvonnan keskittäminen uuteen Kotihoidon ostopalveluasiakkaiden valvonta- yksikköön. Valvontaan tarvittavan resurssin siirtäminen kotihoidosta (noin 20 htv.)

Käytännön työnkulkujen ja prosessien kuvaaminen ja perehdyttäminen henkilöstölle työpajoissa, Teams-infoissa ja kirjallisena materiaalina. Henkilöstön palveluseteliosaamisen vahvistaminen asiakasohjauksessa, kuntouttavassa arviointiyksikössä ja kotihoidossa. 

Ostopalvelustrategian hyödyntäminen kotihoidon ostopalveluiden kilpailutuksessa ja palvelusetelin arvon uudelleen määrittelyssä. 

Yhteistyön kehittäminen osto-ja palvelusetelituottajien kanssa.

 

 

 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Sovellettavissa muilla hyvinvointialueilla. Vastaava strategia voidaan laatia ohjaamaan muidenkin sotepalveluiden ostopalveluja.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Strategia ollaan vasta ottamassa käyttöön.