Kotihoidon toimintamallin kehittäminen
Kehitetään Päijät-Hämeen hyvinvointialueella käytössä olevan, kotiin vietäviä palveluja laaja-alaisesti hyödyntävän toiminnanohjaus- ja optimointiohjelman käyttöä. Luodaan toiminnanohjausta tukevat uudet ja selkeät toimintatavat.
Oivalla ja ymmärrä
Päijät-Hämeessä tarve kotona-asumisen tukemiselle voidaan perustella ikääntyvän väestön palvelutarpeella ja sen jyrkällä kasvulla. 75 vuotta täyttäneen väestön osuuden Päijät-Hämeessä on ennustettu olevan 17,7 % vuonna 2030, mikä on koko maan ennustettua osuutta (14,3 %) korkeampi ja Suomen kaikista maakunnista kuudenneksi korkein. Uudet innovatiiviset palveluratkaisut, erityisesti kotona asumista tukeviin palveluihin, ovat edellytys palvelurakenteen ongelmien korjaamiseksi ja tulevaisuuden turvaamiseksi. Tarvetta tämän hankkeen mukaiselle kehittämistyölle on selvitetty myös ikääntyneille, omaisille ja sidosryhmille kohdistettujen kyselyiden ja työpajojen avulla. Päijät-Hämäläiset ikääntyneet haluavat yleensä asua kotonaan ja kotikunnassaan mahdollisimman pitkään.
Päijät-Häme haluaa olla strategisen kehittämistyön myötä edelläkävijä innovatiivisten kotona-asumista tukevien palvelujen järjestäjänä ja toteuttajana. Päijät-Hämeen hyvinvointialueella tiedostetaan ikääntyvien palvelutarpeen kasvu sekä työntekijöiden rekrytoinnin haasteet. Alkutilanne on se, että kotihoidon työntekijöille ajomatkoja asiakaspaikkojen välillä tulee paljon, työt eivät jakaudu aina asiakastarpeen mukaan siten, että oikea-aikaisuus ja työntekijöiden osaaminen kohdentuvat.
Kehittäjäjoukkoon kuuluvat hankkeen projektiryhmän, projektipäälliköiden, projektisuunnittelijan ja lähihoitajien lisäksi kotihoidon alueiden lähiesihenkilöt, vastuutallentajat, hoitohenkilökunta sekä työnjakajat.
Toimijajoukon innostaminen on ollut erittäin haastavaa kotihoidon esihenkilöiden ja hoitajien osalta, koska työn kuormittavuus ja jaksamisen haasteet ovat suuria. Asiaa on yritetty edistää yhteisten työkokousten ja työpajojen avulla. Osaprojektiin palkattiin oma projektipäällikkö esihenkilöntyön tueksi sekä lisäksi järjestettiin esihenkilöille oma työpaja konsulttitoimiston toimesta, jossa keskusteltiin kehittämistyön tärkeydestä. Lisäksi työpajan avulla kartoitettiin jokaisen kotihoidon alueen nykytilanne töiden jakamisen näkökulmasta.
Toimintamallin muutosta tukemaan on laadittu pelikirja. Pelikirjan avulla tehtäviä ja haasteita on konkretisoitu ja pieniä kokonaisuuksia toteutettu tavoiteaikataulussa. Onnistuneista työsuorituksesta on palkittu hyvinvointialueen palkitsemiskäytäntöjen mukaisesti.
Tavoitteena on ollut varmistaa ikääntyneiden kotiin vietävien palveluiden asiakasnäkökulma, yksilöllisyys ja joustavuus.
Tavoitteena on ollut jakaa kotihoidon käynnit optimointiohjelman avulla Ratkaisu-toimintoa käyttäen asiakatarpeen mukaan siten, että oikea-aikaisuus ja työntekijän osaaminen kohdentuvat.
Tavoitteena on ollut myös lisätä henkilöstön työhyvinvointia ja sitoutumista parantamalla työolosuhteita sekä selkeyttämällä työnjakoa, tasapuolisuutta ja oikeudenmukaisuutta.
Asiakastyön osuus työajasta on tavoitteiden mukainen:
Optimointiin suunnitellun asiakasajan osuus (%)
Välittömän työajan osuus (%) – toteuma
Aamun viive – työvuoron alku (min)
Illan viive – työvuoron alku (min)
Aamuvuoron pisin tauko (min)
Iltavuoron pisin tauko (min)
Asiakkailla käy tutummat hoitajat:
10 tutuimman hoitajan osuus käynneistä
Eri hoitajien määrä kuukaudessa
Työvuoroihin suunnitellaan oikeat työntekijät:
Priorisoidulle yksikölle suunniteltujen käyntien osuus
Työntekijöiden osaaminen vastaa käyntien sisältöjä:
Osaamiset ja rajoitteet yhtenäistetty ja päivitetty
Käynnit, joista suorittajalta puuttuu kompetenssi
Järjestelmä optimoi suurimman osan käynneistä:
Manuaalisesti jaettujen käyntien osuus
Ajomatkat ja reititys ovat järkevämpiä:
Optimointiin suunnitellun matka-ajan osuus (%)
Matka-ajan osuus työajasta (%) - toteuma
Käyntilistat ovat toteutettavissa ja mahdollistavat tauot:
Aikaikkunaan suunniteltujen käyntien osuus
Taustatiedot ovat ajan tasalla:
Tiimien optimointiasetukset yhtenäistetty (kyllä/ei)
Päivitykset tehty (kuukausittain kyllä/ei)
Työhyvinvointi paranee:
Lyhyet sairauspoissaolot
Toimintamallissa on luotu uudet ja selkeät käytänteet kotihoidon toiminnan ohjaukselle, käyntien suunnittelulle ja toteutukselle. Hankkeen avulla on järjestetty työpajoja, palavereja ja työkokouksia, joissa on perehdytty yhdessä toteutukseen.
Hankkeen alussa on päätettiin, että toimintamallia pilotoidaan ensin Orimattilan kotihoidon alueella. Aluksi tarkasteltiin kotihoitoalueen maantieteellistä kokonaisuutta ja päädyttiin siihen, että alue jaettiin kahteen eri kotihoidon alueeseen, koska alue oli kasvanut liian suureksi vastuualueeksi yhdelle esihenkilölle. Toiseen alueeseen luotiin autoilevien tiimien lisäksi kävelevät sekä pyöräilevät tiimit, joita ei ennen alueella ole ollut. Tämän jälkeen luotiin työpajatyöskentelyn avulla yhteiset pelisäännöt toimintamallin toteuttamiselle. Pelisäännöissä luotiin ohjeet kaikille eri ammattiryhmille (tiimin hoitajat, vastuutallentajat, työnjakajat ja esihenkilöt) ja kotiin vietävien palveluiden johto hyväksyi ne.
Orimattilan pilotointikokemusten perusteella päätettiin toteuttaa pilotointi myös Nastolassa samalla etenemismallilla, mutta huomioiden mallin kehittämistarpeet. Pilotointien kokemusten perusteella toimialalla päätettiin toimintamalli ottaa käyttöön Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kotihoitoalueilla. Kotihoitoalueiden ja työnjaon työtä tukemaan päätettiin laatia pelikirja, jonka toteutuksesta vastasi konsultit. Kotihoidon alueille, työnjaolle sekä esihenkilöille järjestettiin yhteisiä tapaamisia toimintamallin käyttöönoton ja yhteistyön helpottamiseksi. Uusi toimintatapa on jatkossa käytössä oleva toimintamalli, joka vaatii kaikilta sitoutumista, tietojen jatkuvaa ylläpitoa ja yhteistyötä. Toimintamallin juurtumista varmistetaan vastuuhenkilön nimeämisellä, jonka tehtävänä on seurata ja raportoida mallin toteutumista.
Kohderyhmänä on ollut kotihoidon asiakkaat, joiden kotihoidon käynnit optimoidaan tarpeen mukaisesti. Asiakasymmärrystä on kerätty piloteissa haastattelemalla kotihoidon asiakkaita, työntekijöitä ja esihenkilöitä. Asiakkaita on osallistettu haastattelemalla heitä kotihoidon käyntien toteutuksesta ennen uuden toimintamallin käyttöön ottoa ja lopuksi kyselyllä kotihoidon toimintamallin muutoksen onnistumisesta. Lisäksi asiakkaille on järjestetty asiakasiltapäivä.