Kotihoidon tuotteistaminen
Tuotteistamisessa on kyse tuotettavien palveluiden paketoinnista. Prosessi käsittää palveluiden sisältöjen määrittelyn, täsmennykset, sekä profiloinnin. Lopputuotteena tavoitellaan tarkennettua kustannuslaskentaa.
Perustiedot
Toimintamallin nimi
Tuotteistamisessa on kyse tuotettavien palveluiden paketoinnista. Prosessi käsittää palveluiden sisältöjen määrittelyn, täsmennykset, sekä profiloinnin. Lopputuotteena tavoitellaan tarkennettua kustannuslaskentaa.
Toimintamalli lyhyesti
Sotepalveluiden tuottaminen tehokkaasti, laadukkaasti ja kustannustehokkaasti ovat tavoitteita, joihin ohjataan niin valtion ohjauksella, kuin hyvinvointialueen strategisella työllä (STM 2023, Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen strategia 2023). On tärkeää löytää keinoja tuottaa sotepalveluita niin, että palvelut tuotetaan ja johdetaan tietoon perustuen. Tämä tuo laatua ja toimivuutta tuotettaviin palveluihin. (STM 2020) Yhtenä apukeinona tähän voidaan hyödyntää palvelujen tuotteistamista.
Palvelujen tuotteistamisen avulla tavoitellaan läpinäkyvyyttä, vertailukelpoisuutta, sekä laatutietoutta. Tuotteistamisella voidaan saavuttaa myös johtamiselle tukea. (Sitra 2016) Tuotteistamisen prosessi on monitasoinen ja monivaiheinen kokonaisuus. Lopputuotteena kotihoidon tuotteistamisessa tavoitellaan tarkennettua tuntihintojen laskentaa. Tässä tuotteistamistyössä keskitytään alkuvaiheessa kotihoidon asiakastyön raakatunti- sekä järjestämisvastuuhintojen laskentaan.
Hankkeen toimintaympäristönä toimii Pohjois-Karjalan hyvinvointialue ja kehittämiskohteena on hyvinvointialueen kotihoitopalvelut. Pohjois-karjalan hyvinvointialueen kotihoidossa on vuonna 2022 1187 asiakasta ja kotihoidon palvelualueella on noin 800 työntekijää.
STM suosittaa että kotona asuisi yli 75 vuotiaista vähintään 91%:ia. Alueen ikärakenne on voimakkaasti ikääntyvä (pohjoi-karjala.fi), kotiin annettavia palveluita tullaan jatkossa tarvitsemaan yhä enemmän. Kotihoidon palvelutarve kasvaa ikääntymisen myötä, etenkin säännöllisen kotihoidon palvelutarpeen kautta. (Kotihoito 2022 (julkari.fi) Kotihoitopalveluiden on tärkeää vastata alueen asiakastarpeisiin ja tämän vuoksi on tärkeää, että kotihoitopalveluita kehitetään jatkuvasti ja palveluiden tehokkuutta ja vaikuttavuutta seurataan aktiivisesti.
Tuotteistamisprosessia on tehty hyvinvointialueen ikäalueen palvelujohdon, TulKoti-hankkeen kehittämistyöntekijöiden, sekä controllerin kesken. Lisäksi tuotteistamistyöhön on haettu taustatukea valtakunnallisesti. Yhteistyötä on tehty myös julkisen ja yksityisen kotihoidon toimijoiden kesken.
Tuotteistamisen työhön on haettu runsaasti ymmärrystä tutkimus- ja kirjallisuusmateriaalien avulla, sekä haastattelemalla tuotteistamistyön osaajia. Hyvinvointialueen kotihoidon data on oleellinen osa tuotteistamistyötä ja hyvinvointialueen ammattilaisia on osallistettu tuotteistamisen kokonaisuuteen tarpeen ja vaiheen mukaisesti. Esimerkiksi organisaation RAI-asiantuntijat ja controller ovat olleet projektissa mukana tarvittavin osin.
Kehittämistyöhön on osallistettu moniammatillinen tiimi, eri asteisista johtotehtävistä hanketyöntekijöihin ja talouden ammattilaisiin. Prosessissa on mukana myös yksityisen kotihoidon toimijoita. Yksityisen kotihoidon osalta yhteistyö painottui vertailukelpoisen raakatuntihinnan laskentaan. Tavoitteena oli myös yhteistyön tiivistäminen sekä toimiajarajat ylittävä asiakashyöty.
TulKoti- hanke toimii vuoden 2023 loppuun saakka ja tätä kehittämistyötä on tarkoitus toteuttaa hankepainotteisesti tämän vuoden loppuun saakka (kehittämistyö alkoi 5/23). Tavoitteena oli, että tuotteistamistyön laskennassa edettiin hankeaikana säännöllisen kotihoidon raakatuntihintaan, sekä järjestämisvastuuhintaan. Tuotteistamistyö rajattiin kotihoitopalveluiden sisäisten kustannusten laskentaan. (Kotihoitoasiakkaan asiakasprosessi yltää myös vireille tulo- vaiheeseen, ja jatkotyö voitaisiin laajentaa myös näihin kustannuksiin järjestämisvastuuhinnan osalta). Myöhemmin tuotteistamista voidaan laajentaa hyvinvointialueella myös muihin kotihoitotuotteisiin.
Tuotteistamisprosessin vaiheiksi vahvistettiin seuraavat osiot: valmisteluvaihe, yksikön toiminnan määrittely, toiminta-analyysi, tuotteistaminen, kohdistustekijöiden määrittely, laskennan toteutus, sekä toimintojohtaminen. Tuotteistamisprosessiin kuului Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kotihoidon palvelukokonaisuuden läpileikkaava tarkastelu. Kirjoitimme auki tehtäväkuvaukset palvelujen muodostumisesta, sekä avasimme prosessikuvauksia kotihoidon asiakasprosesseista. Lisäksi tuotteistamisen prosessiin on kuulunut kotihoitopalveluiden myöntämiskriteereiden ja RAI-arviointikriteereiden tarkastelua. Toki tuotteistamisprosessin alkuvaiheeseen kuuluvia vaiheita oli jo kokonaisuutena kattavasti aukikirjoitettu organisaatiossa ja tältä osin tehtäväksemme jäi tarkastaa valmiiksi tuotettua materiaalia.
Kehittämistyöhön on kuulunut myös ikäalueen sihteereiden työajan mittaus ja tulosten analyysi, koska ikäalueen sihteereiden työpanos jakautuu kotihoidon lisäksi myös asumisen, sekä tk-sairaaloiden palveluihin.
Tuotteistamisella tavoitellaan monen tasoista hyötyä tuotteistettavalle palvelulle. Tuotteistamisen avulla voidaan havaita onnistumisten kannalta kriittiset kohdat ja tarpeet, sekä havaita ja analysoida tuotteistettavien palveluiden tilaa ja mahdollisia muutostarpeita. Parhaimmillaan tuotteistaminen auttaa ohjaamaan palvelun tuottajan huomiota tarvittavaan suuntaan (Kuntaliitto 2017.) Tuotteistamisella voidaan myös tavoittaa yhteistyön tiivistämistä julkisen ja yksityisen puolen välillä, sekä lisätä yleisesti tehokkuutta, läpinäkyvyyttä, sekä laatutietoisuutta ja selkeyttää tuotteistettavan palvelun kokonaisuutta. Tuotteistamistyön avulla johtamisen tueksi on mahdollistettu tarjottu työvälinettä huomioida talouden seurannassa ja suunnittelussa nykytilan lisäksi tulevaisuuden tarpeet avaamalla kustannusten kokonaisuutta entistä tarkemmalle ja analyyttiselle tasolle.