Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kotihoidon vertaisauditointi

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

 

Vertaisauditoinnissa kotihoidon lähipalvelualue osallistuu oman alueensa auditointiin ja auditoi toisen lähipalvelualueen. Tarkoituksena on mallintaa oman palvelutuotannon valvontaa ja saada tietoa kotihoidon toiminnan kehittämiseen.

 

Toimintaympäristö

Ikääntyneiden määrä Helsingissä kasvaa

Kotihoidossa kärsitään työvoimapulasta

Uudessa valvontalaissa säädetään sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnan ja palveluntuottajien valvonnasta

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Sote-uudistus korostaa ohjaus- ja valvontavastuuta riippumatta tuotantotavasta. Järjestäjän on aktiivisesti seurattava palvelujen laatua ja määrää sekä sitä, toteutuvatko ne vaatimusten ja tarpeen mukaisesti. Valvonta kattaa sekä oman toiminnan, että muiden tuottamien palvelujen asianmukaisuuden valvonnan. 

Kotihoidon toimintasuunnitelmassa yhtenä tavoitteena on oman ja ostetun toiminnan valvonnan yhdenmukaistaminen, mallintamalla oman palvelutuotannon valvontaa.  Vertaisauditointi perustuukin kotihoidon ostopalveluiden valvonnan auditointimalliin.  

Auditointilomakkeen pohjana on käytetty Helsingin kaupungin ostopalvelujen kotihoidon auditointilomaketta, tavoitteena yhdenmukaisen auditointitiedon tuottaminen ja yhtenäinen prosessi. 

 

  • Kotihoidon valvontaa yhdenmukaistetaan eri tuotantotapojen kesken. 
  • Järjestäjän seuraa aktiivisesti  palvelujen laatua ja määrää sekä vaatimusten ja tarpeenmukaisuuden toteutumista. 

 

Strategiset kokonaisuudet:

Helsingin kaupunkistrategia 2021-2025 Kasvun paikka

Helsingin kotihoidon ja kuntouttavan arviointiyksikön strateginen toimintasuunnitelma 2022-2025

 

 

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Kotihoidon  oman palvelutuotannon valvontaan ei ole yhtenäistä valvontasuunnitelmaa eikä toimintamallia. Sote-uudistus edellyttää hyvinvointialueilta valvonnan kehittämistä ja yhtenäistämistä koko palvelutuotantoa kattavaksi. Tämä edellyttää kotihoidon oman palvelutuotannon valvonnan mallintamista ja käyttöönottamista.

Asiakkaan näkökulmasta palvelutuotannon laatua ei ole valvottu yhtenäisesti. Asiakkaalle tuotetun palvelun tasalaatuisuudesta ei ole näyttöä.

 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Ostopalvelu- ja laadunhallinta: Vertaisauditointi mallin kehittäminen

Kotihoidon edustajat: Kehittämiseen ja käyttöönottoon osallistuminen

Hanketyöntekijät: Vertaisauditointien suunnittelu, kehittämiskierroksen ja auditointimallin käyttöönoton koordinointi

 

Tavoiteltu muutos

Oman ja ostetun toiminnan valvonnan yhdenmukaistaminen 

Tavoitteena saada vertailtavaa tietoa kotihoidon toiminnan toteuttamiseksi

Auditoinnin tuloksia ja yhteenvetoa käytetään kotihoidon kehittämiseen ja valvonnan kokonaisuuden kehittämiseen​

Asiakastyön palvelujen laatu, määrä, vaatimukset ja tarvelähtöisyys toteutuvat tasalaatuisemmin vähentäen kustannuksia kaupunkitasolla

Auditointiin osallistuva työyksikkö saa tietoa oman toiminnan vahvuuksista ja kehittämiskohteista

Esihenkilö saa tukea ja tietoa oman lähipalvelualueensa johtamistyöhön

 

 

Muutoksen mittaaminen

Toteutuneet vertaisauditoinnit

Raportit ja tulokset auditoinneista (Toimivat käytänteet ja kehittämiskohteet) 

Kokemukset ja palaute osallistujilta kyselyllä

 

Toteutussuunnitelma

Kotihoidon oman toiminnan vertaisauditoinnit vuoden 2023 aikana:

Vertaisauditointi tehdään kiertävänä. Jokainen lähipalvelualue auditoi yhden lähipalvelualueen ja osallistuu oman lähipalvelualueen auditointiin

Vertaisauditoinnissa työparina toimii lähipalvelualueelta esihenkilö ja vastaava sairaanhoitaja tai sairaanhoitaja/terveydenhoitaja

Kotihoidon lähipalvelualueet on jaettu kuuteen auditointikierrokseen. Auditointikierros toteutetaan kahden kuukauden aikana

Kotihoidon perehdyttäminen auditointiprosessiin toteutetaan teams-infoissa

Kotihoidon oman toiminnan auditointiprosessi:

1. Suunnitelma ja valmistautuminen ​

  • Esihenkilöt sopivat auditointikäyntiajan ja esitietojen toimittamisen vähintään viikkoa ennen 

  • Auditoitavan yksikön esihenkilö täyttää auditointilomakkeen, auditoiva esihenkilö perehtyy materiaaleihin​

2. Auditointikäynti​

  • Käydään esitäytetty lomake haastatellen ja keskustellen läpi, katsotaan tiimin tilat​

3. Auditointikäynnin raportointi ​

  • Auditoiva esihenkilö kirjoittaa palautteen auditointilomakkeeseen, kommentit auditoivalta esihenkilöltä​

4. Auditointi prosessin yhteenveto​

  • Kotihoitoyksiköittäin yhteenveto​

  • Palautekysely osallistujille sähköisesti auditointikierroksen jälkeen​

     

 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat iäkkäät ja monisairaat tai vammaiset kotihoitoa tarvitsevat henkilöt, joiden palvelut voidaan järjestää kotihoidon omana toimintana, ostopalveluna tai palvelusetelillä.

Asiakkaiden kokemuksia on kartoitettu valvontakäynneillä ja asiakastyytyväisyyskyselyillä.

 

Ideointi

Hyödynnetty kotihoidon ostopalveluiden valvonnan auditointi mallia.

Mallin testaus ja kehittäminen neljällä lähipalvelualueella ennen vertaisauditoinnin käyttöönottoa.

Idean konkretisointi ja visualisointi

Oman ja ostetun toiminnan valvonnan yhdenmukaistaminen.

Tavoitteena saada vertailtavaa tietoa kotihoidon toiminnan toteuttamiseksi

Auditoinnin tuloksia ja yhteenvetoa käytetään kotihoidon omanvalvonnan sekä valvonnan kokonaisuuden kehittämiseen.

Esihenkilö saa tukea ja tietoa oman lähipalvelualueensa johtamistyöhön.

Asiakastyön palvelujen laatu, määrä, vaatimukset ja tarvelähtöisyys toteutuvat tasalaatuisemmin vähentäen kustannuksia kaupunkitasolla

 

 

Kotihoidon oman toiminnan auditointiprosessi: Suunnitelma ja valmistautuminen, Auditointitapaaminen, Raportointi ja yhteenveto
Auditointiprosessi
Ratkaisun testaaminen

Vuonna 2022 vertaisauditointia testattiin ja kehitettiin 4 lähipalvelualueella Helsingin kotihoidossa. Yhteinen palaute ja kehittämistilaisuus osallistujille. 

Kotihoidon oman toiminnan vertaisauditoinnit vuoden 2023 aikana:

Vertaisauditointi tehdään kiertävänä. Jokainen lähipalvelualue auditoi yhden lähipalvelualueen ja osallistuu oman lähipalvelualueen auditointiin.

Vertaisauditoinnissa työparina toimii lähipalvelualueelta esihenkilö ja vastaava sairaanhoitaja tai sairaanhoitaja/terveydenhoitaja.

Kotihoidon lähipalvelualueet on jaettu kuuteen auditointikierrokseen. Auditointikierros toteutetaan kahden kuukauden aikana.

Kotihoidon perehdyttäminen auditointiprosessiin toteutetaan teams-infoissa.

Kokeilun tavoitteet

Kotihoidon oman toiminnan valvonnan mallintaminen. Vertaisauditointimallin soveltuvuuden testaaminen kotihoidon omavalvontaan ja valvontaan. 

Kotihoidon vertaisauditointimallin testaaminen koko Helsingin kotihoidossa ja mallin kehittäminen.

Ratkaisun perusidea

Kotihoidon oman toiminnan valvonnan kehittäminen vertaisauditoinnin avulla. Oman ja ostetun palvelun valvonnan yhdenmukaistaminen.

Vertaisauditointi perustuu kotihoidon ostopalveluiden valvonnan auditointimalliin.

Vertaisauditointi tehdään kiertävänä. Jokainen lähipalvelualue auditoi yhden lähipalvelualueen ja osallistuu oman lähipalvelualueen auditointiin. Vertaisauditoinneista tehdään raportit.

Auditointien tuloksia ja yhteenvetoa käytetään kotihoidon omanvalvonnan sekä valvonnan kokonaisuuden kehittämiseen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Tiedottaminen ja teams-infot johdolle, kotihoidolle ja kierroksiin osallistuville:

  • Vertaisauditointimalli edellyttää johdon sitoutumista
  • Yleisinfo kaikille kohderyhmään kuuluville
  • Tarkemmat infotilaisuudet aina ennen uutta vertaisarviointikierrosta siihen osallistuville

Vertaisauditoinnin sisällön määrittely yhteistyössä ostopalveluiden valvonnan ja kotihoidon kanssa:

  • Sisältö voi olla yhdenmukainen ostopalvelujen valvonnan kanssa
  • Kullekin vuodelle voidaan sopia erityisiä vertaisauditoinnin teemoja, jolloin arvioinnissa päästään syvemmälle valittuun teemaan

Vertaisauditointien toteutuksen suunnittelu ja koordinointi:

  • Ns. vertaisauditointikierrokset on suunniteltava etukäteen (mitkä yksiköt auditoivat toisiaan)
  • Esihenkilöt sopivat keskenään vertaisauditointikäyntien ajankohdat, mutta jonkun on seurattava käyntien toteutumisesta sovitussa aikaikkunassa ja tarvittaessa muistuteltava käyntien toteuttamisesta

Tulosten ja kokemusten kerääminen jatkokehittämistä varten:

  • Vertaisauditointi voidaan toteuttaa ns. kertaluontoisena tai se voi olla säännöllistä ja osa organisaation omavalvontaa
  • Työnjako organisaation valvonnasta vastaavan yksikön kanssa
  • Kehittämiskohteiden esiin nostaminen kultakin vertaisauditointikierrokselta ja kehittämistoimenpiteiden suunnittelu
  • Vertaisauditointiin osallistuvilta palautteen kerääminen ja mallin kehittäminen sen perusteella
  • Sovittava vertaisauditoinnin rooli osana omavalvontaa ja ulkopuolista valvontaa

Riittävän henkilöstöresurssin suunnittelu:

  • Vertaisauditoinnin toimintamallin käyttöönotto vaatii suunnitteluresurssia.
  • Auditointikäyntien toteuttaminen vaatii esihenkilöiden työpanosta (auditointiin valmistautuminen, käynnin toteuttaminen ja raportin kirjoittaminen). Jokainen esihenkilö toimii vuoden aikana sekä auditoivana, että auditoitavana esihenkilönä.
  • Vertaisauditointiraporteista tehtävä kooste organisaation vahvuuksista ja kehittämiskohteista vaatii myös resurssia.
  • Ns. ohjaava ja tietoja kokoava resurssi voi olla erillinen suunnittelijaresurssi tai osa kotihoidon johtamistyötä.

Riskien tunnistaminen ja niiden hallinta:

  • Aika: vertaisauditointiin valmistautuminen ja sen toteuttaminen vaativat aikaa. Omassa organisaatiossa tarvittava aika voidaan testata ns. "harjoitusauditoinnilla"
  • Osaaminen: vertaisauditoinnissa tarvitaan sekä auditointiosaamista, että valvontaosaamista. Auditointiosaamista voidaan lisätä ennen vertaisauditointeja järjestettävien info-tilaisuuksien ja kirjallisen ohjeistuksen avulla. Valvontaosaamista voidaan harjoittaa tekemällä vertaisauditointeja, auditointikäynnin sisältöä ohjaavalla lomakkeella ja esihenkilöille suunnatulla koulutuksella.
  • Eettiset riskit: auditoijan ja auditoitavan esihenkilön liian läheinen työkaveruus voi hankaloittaa objektiivista arviointia. Vertaisauditoinnit toteutetaan aina mahdollisimman vieraaseen yksikköön ja niin, etteivät yksiköt auditoi vastavuoroisesti toisiaan, vaan malli on ns. kiertävä.

 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Sovellettavissa muille hyvinvointialueille (ks. toimivuuden ja käyttöönoton ehdot)

Sovellettavissa muissa sotepe-palveluissa (ks. toimivuuden ja käyttöönoton ehdot)

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Vertaisauditoinnin avulla voidaan varmistaa, toimivatko yksiköt organisaation toimintaperiaatteiden mukaisesti.

Vertaisauditoinnin avulla voidaan tunnistaa toiminnan kehittämiskohteita ja suunnitella kehittämistoimenpiteitä.

Vertaisauditoinnin avulla voidaan jakaa hyviä käytäntöjä ja tutustua toisiin samaa työtä tekeviin henkilöihin.