Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kunta-järjestökumppanuusmalli

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Turun kaupungin hyvinvointitoimialan ja järjestöjen kumppanuuksia on kehitetty mukaillen Vapaaehtoistoiminnan ja hoivayritysten kumppanuusmallia (Vapari-hanke, 2012).  Nykyisin mallissa on:

1) avustustoiminta ja kumppanuusopimukset

2) tilaratkaisut

3) toiminnallinen yhteistyö

Toimintaympäristö **

Kaupungin ja järjestöjen kumppanuussopimusmalli

Turun kaupungin hyvinvointitoimialan ja järjestöjen kumppanuuksia on kehitetty mukaillen Vapaaehtoistoiminnan ja hoivayritysten kumppanuusmallia (Vapari-hanke, 2012). Kehittämistyön lähtökohtia ja alkuvaiheita kuvataan tarkemmin liitteessä Hellsten (2015): Julkisen ja kolmannen sektorin yhteistyö - kohti kumppanuuksia.

Kumppanuuden kehittämisprosessissa voidaan erottaa toisiaan vaiheittaisesti seuraavia vaiheita tai toimenpiteitä, joita ovat 1) yhteistyön tarpeen tunnistaminen, 2) tarvittavien kumppanien kartoittaminen ja rekrytointi kumppaneiksi, 3) yhteisten tavoitteiden ja toimintatapojen sopiminen, 4) yhteistyön käynnistäminen ja juurruttaminen sekä 5) toiminnan ja tavoitteiden saavuttamisen arviointi ja seuranta yhdessä.

Kaikki edellä luetellut vaiheet tai toimenpiteet ovat tärkeitä, sillä yhdenkin toteuttaminen heikosti voi rapauttaa kumppanien välistä luottamusta ja/tai sitoutumista. Luottamuksen ja sitoutumisen edistäminen ei näin ollen olekaan erityisesti minkään erillisen vaiheen tai toimenpiteen tavoite, vaan ne ovat jatkuvasti kumppanuusprosessin keskiössä.  

Luottamuksen ja sitoutumisen edistäminen edellyttää oikeanlaisia rakenteita ja prosesseja, riittävästi aikaa, resursseja ja kannustimia yhteistyöhön sekä avoimeen dialogiin perustuvia toimintamalleja.

Toimijoiden väliset suhteet ja roolitukset, vastuunjako ja päätöksentekomekanismit on määriteltävä selkeästi, jotta toimijat tietävät miten kumppanuus toimii, kuka tai ketkä ovat vastuussa mistäkin tehtävistä, ja miten asioista päätetään yhdessä.

Kirjoitetut tai kirjoittamattomat sopimukset kuuluvat hyvän kumppanuuden rakenteisiin. Kumppaneiden kesken on sovittava vähintään siitä, mitä kumppanuudella tavoitellaan, miten kumppanuustoimintaa koordinoidaan, mihin ja millä tavoin osapuolten tulee sitoutua kumppanuuteen ja miten tieto liikkuu osapuolten välillä. Kirjalliset sopimukset turvaavat toiminnan jatkuvuuden, vaikka avainhenkilöt vaihtuisivatkin. Liian tarkat kirjalliset sopimukset voivat kuitenkin heikentää toimijoiden autonomisuuden ja osallisuuden tunnetta, mikä pitkällä aikavälillä voi myös rapauttaa luottamuksesta nousevaa sitoutumista.

Kumppanuuksien kehittämisprosessi etenee harvoin lineaarisesti. Kumppanuustyön monimuotoisuus vaatii jatkuvaa eri elementtien yhteensovittamista ja tasapainottamista. Sitä on toteutettava paitsi tulevia tilanteita ennakoiden, myös yllättäen muuttuviin tilanteisiin sopeutuen.

Kumppanuuden rakentamista ei useinkaan kannata aloittaa kaikkein vaikeimpien haasteiden ratkaisemisesta, sillä niissä epäonnistuminen voi heikentää sitoutumista jatkoyhteistyöhön. Parempi kumppanuuden kehittämisstrategia voikin olla se, että aloitetaan selkeämpien ja yksinkertaisempien haasteiden ratkaisemisesta ja siirrytään sitten luottamuksen sekä sitoutumisen kehittyessä kohti haastavampia tavoitteita ja toimenpiteitä.

 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Toteutusvaiheet:

  1. Turku 2029 -strategia, jonka valtuusto hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa 23.6.2014 ja joka linjasi kolmannen sektorin kanssa tehtävää yhteistyötä.
  2. Sitran Aktiivinen kuntalainen - ja Palvelutori Turussa – projektit 08/2014-03/2015 : Julkisen ja kolmannen sektorin välisen yhteistyön kehittäminen oli osa Turun Palvelutori -projektia. Tiedonkeruun lisäksi projektin tavoitteena oli laatia toimintasuunnitelma ja -malli kolmannen sektorin ja muiden palvelutarjoajien kanssa tehtävästä yhteistyöstä. Palvelutorin kohderyhmän, yli 65-vuotiaiden tarpeet eivät kuitenkaan rajoitu vain hyvinvointitoimialan kanssa perinteisesti yhteistyötä tehneisiin kolmannen sektorin toimijoihin. Tarvitaan uudenlaisia, monen toimijan ja myös toimialojen rajat ylittäviä yhteistyömalleja. (Raportti liitteenä; ks. Kumppanuusmallin rakentuminen ss. 21-23)
  3. Palvelutori Turussa – projektin tukiryhmässä mukana paikallisia järjestöjohtajia, jotka auttoivat nykytilan kartoituksessa ja yhteistyömuotojen kehittämisessä
  4. Sitran projektin päätyttyä Julkisen ja kolmannen sektorin yhteistyön kehittäminen jatkui hyvinvointitoimialan omana projektina 31.12.2016 asti. Projektia tuki Let us be active – aktiivinen kaiken ikää -projekti, jota hallinnoi Itämeren alueen Terveet Kaupungit ry ja jossa Turun lisäksi mukana Pärnun ja Riikan kaupungit
  5. KYSELY JÄRJESTÖILLE 2.11.- 30.11.2015: Kiinnostus ja halukkuus toiminnalliseen yhteistyöhön
  6. Kumppanuusfoorumi 4.2.2015 klo 12-16 (ks. liite)
  7. Tilojen luovutuksen ja käytön periaatteet (sosiaali- ja terveyslautakunta 15.9.2015; 15.12.2015 ja 19.4.2016)
  8. Turun kaupungin avustuslinjaukset (kh 4.4.2016 § 125)
  9. Pilottiyhteistyösopimukset vuonna 2016: kolme pilottiluonteista yhteistyösopimusta, joissa tila luovutetaan järjestön käyttöön ilman rahallista korvausta
  10. Vakiovuorojen haku toukokuussa 2016: suurin osa järjestöistä anoi tilaa 0 eurolla ja heidän kanssaan tehtiin tilayhteistyösopimukset
  11. Kulta-järjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2015, eli sillä haettiin 1. kerran vuoden 2016 avustuksia.
  12. Lausuntojen ja yhteistyösopimusten kirjoitus kolmannen sektorin avustushakemuksiin (RAY/STEA, STM, THL, OKM, TEM, ESR jne).

 

 

Muutoksen mittaaminen

Julkisen ja kolmannen sektorin yhteistyön kehittäminen on osa Turku 2029 -kaupunkistrategiaan liittyvän Hyvinvointi- ja aktiivisuus -ohjelman toimeenpanoa. Turun kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta päätti 15.9.2015 kokouksessaan järjestöyhteistyön kehittämistä tukevista toimenpiteistä, joita ovat avustustoiminnan linjaukset, tilaratkaisut ja soveltuvien toimintojen siirto järjestöjen hoidettavaksi.

Hyvinvointitoimialalla on ryhdytty kehittämään yhteistyössä järjestöjen kanssa yksittäiseen hankkeeseen liittyvän sopimuksen pohjalta laajempaa kumppanuussopimusmallia. Ensimmäiset mallin mukaiset sopimukset solmittiin vuoden 2017 aikana Turun kaupungin hyvinvointitoimialan ja vakiintuneiden kumppaneiden kesken. Ensimmäisiä kumppaneita olivat Turun Kaupunkilähetys ry, Lähimmäispalveluyhdistys ry, Turun Ensi- ja turvakoti ry, Turun Icehearts ry, Auralan Nuoret ry, Suomen Punaisen Ristin turvatalo, Varsinais-Suomen Muistiyhdistys, Folkhälsan Syd Ab, Turun seudun lihastautiyhdistys ry avustajakeskus, MLL:n Varsinais-Suomen piiri, Lounais-Suomen Mielenterveysseura ry:n Turun kriisikeskus, Markku Juhani Fingerroosin muistosäätiö, A-kilta, Varsinais-Suomen Lastensuojelujärjestöt ry ja Auta Lasta ry.

Sopimusten tavoitteena on ollut pitkäjänteinen ja yhteiseen kehittämiseen tähtäävä toiminta. Kumppanuussopimuksilla on esimerkiksi sovittu muistikuntoutuksen toteuttamisesta yhteistyössä, 60 + -toiminnasta, avustajakeskustoiminnasta, kriisitukityöstä ja löytävästä vanhustyöstä. Nykyisin Turun kaupungin hyvinvointitoimialan ja järjestöjen kumppanuus- ja yhteistyösopimukset luokitellaan kolmeen ryhmään, joiden tavoitetasot on määritelty strategisessa sopimuksessa (kaupunginvaltuusto):

1. Laaja-alainen kehittämiskumppanuus voi rakentua joko järjestön tai kaupungin aloitteesta. Tavoitteena on kehittää yhdessä kaupunkilaisten hyvinvointia ja terveyttä ja/tai sosiaali- ja terveyspalveluja tukevia toimintoja. Kumppanuudessa hyödynnetään molempien osapuolien osaamista ja kumpikin hyötyy kumppanuudesta. Järjestön on toimitettava selvitys avustuksen käytöstä ja seuraavan vuoden toiminta- ja taloussuunnitelma sosiaali- ja terveyslautakunnalle avustuksen anomista varten.

2. Yksittäiseen projektiin tai toimintaan liittyvässä sopimuksessa määritellään sopimuksen tarkoitus ja se, mihin kumpikin osapuoli sitoutuu, miten pitkäksi aikaa ja kuinka sopimuksen toteutumista seurataan. Tällaisen sopimuksen perusta voi olla esimerkiksi STEAlle tai muille ulkopuolisille rahoittajille annetuissa aiesopimuksissa tai lausunnoissa. Sopimus syntyy, mikäli rahoittaja tekee asiasta myönteisen päätöksen, muuten se raukeaa.

3. Yhteistyösopimukset voivat liittyä myös tilojen luovutukseen. Järjestölle, jonka toiminta tukee vahvasti sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa, annetaan tila ilman rahallista vastiketta. Tällöin järjestön kanssa tehdään yhteistyösopimus, jossa kuvataan, millä tavalla järjestön toiminta tukee ja täydentää hyvinvointitoimialan omaa toimintaa. Esimerkiksi ikääntyneille järjestetään omia liikuntaryhmiä järjestöjen toimesta Hyvinvointitoimialan tiloissa.

Kaupunginvaltuuston Strategisessa sopimuksessa seurataan kumppanuuden toteutumista kolmannen sektorin kanssa. Tarkastelussa on:

1. Tilojen luovutuksen yhteistyösopimusten määrä

2. Vakiintuneiden yhteistyökumppaneiden kanssa tehdyt avustusyhteistyösopimukset (min. 2 vuoden ajaksi) määrä

3. Toiminnallisten kumppanuussopimusten määrä.

Muutoskykyä on pyritty parantamaan ottamalla käyttöön Turussa koko kaupunkitason käsittävä kehittämismalli, joka on luonut systemaattisen tavan suunnitella ja toteuttaa kehittämishankkeita. Tarkennettuun tietoon perustuvalla johtamisella kyetään toimimaan taloudellisemmin ja tehokkaammin. Turku 2029 -kaupunkistrategiassa todetaan, että puitteet kaupunkilaisten hyvinvoinnille luodaan laaja-alaisella yhteistyöllä kolmannen sektorin kanssa (Turku Strategiset ohjelmat, 10).

Turun kaupungin hyvinvointitoimiala on rakentanut strategian mukaisesti osaltaan monipuolisesti julkisen ja kolmannen sektorin kumppanuuksia sekä omissa ulkoisen rahoituksen hankkeissa että järjestöjen hallinnoimissa hankkeissa. Kehittämishankkeissa ohjausryhmät ja projektiryhmät tapaavat toisiaan säännöllisesti. Ne koostuvat yleensä kaupungin, järjestöjen ja rahoittajien (STEA, STM, THL ym.) työntekijöistä sekä kokemusasiantuntijoista.

Kumppanuussopimusten osalta osapuolet tapaavat säännöllisesti, vähintään vuosittain maalis-huhtikuussa, jolloin voidaan varmistaa riittävä tiedonkulku toimijoiden välillä sekä pohtia yhteisiä tavoitteita seuraavalle toimintavuodelle.

 

Ratkaisun perusidea **

Turun kaupungin hyvinvointitoimialalle on nimetty järjestöavustuksista ja -kumppanuuksista vastaava henkilö (suunnittelupäällikkö).

Turun kaupungin avustusten myöntämistä tukeva ohjeisto on kolmitasoinen. Siihen sisältyvät kaupunginhallituksen hyväksymä kaupunkitasoinen pysyväisohje, toimialakohtaiset lautakuntien vahvistamat erityisohjeet/jakoperusteet sekä näitä täydentävät, kaupungin verkkosivustolla julkaistavat käytännön toimintatapaohjeet, joita ylläpitävät toimialoilla avustuksista vastaavat, matriisimaisesti työskentelevät avustusasioiden asiantuntijat. Suunnittelupäällikkö ja suunnittelija osallistuvat kaupunkitasoisen avustusmatriisin toimintaan ja neuvotteluihin.

Toimialat varaavat talousarvioon vuosittain määrärahat käytettäväksi turkulaisen kansalaistoiminnan tukemiseen. Kukin toimiala täydentää näitä yleisohjeita määrittelemällä oman vastuualueensa yhteisöille ja toimintaryhmille jaettavien avustusten sekä yksityisille henkilöille myönnettävien apurahojen ja stipendien muodot ja jakoperusteet.

Kaupunki jakaa yhteisöjen sääntömääräiseen toimintaan tarkemmin erittelemättömiä yleisavustuksia sekä tiettyyn tapahtumaan tai toimintoon kohdennettuja erityisavustuksia. Vakiintuneiden toimijoiden kanssa voidaan yhteistyön vahvistamiseksi ja toiminnan pitkäjänteisen kehittämisen tueksi tehdä yhteistyösopimus.

Myöntämispäätöksessä määritellään avustuksen käyttötarkoitus. Käyttötarkoitusta voidaan toimielimen päätöksellä perustellusta syystä ja kirjallisen hakemuksen pohjalta muuttaa.

Sosiaali- ja terveyslautakunta myöntää vuosittain avustuksia erilaisille järjestöille. Avustukset muodostuvat kansanterveystyötä, ehkäisevää päihdetyötä ja sosiaalista hyvinvointia tuottavien yhdistysten kohdennetuista avustuksista ja hyvinvointitoimialan järjestöille myönnettävistä avustuksista.

Vakiintuneiden toimijoiden kanssa voidaan tehdä kaupungin yleisten avustuslinjauksien mukaan yhteistyön vahvistamiseksi ja toiminnan pitkäjänteisen kehittämisen tueksi yhteistyösopimus.  Suunnittelupäällikkö aloittaa kumppanuusneuvottelut yhdistysten kanssa. Yhdistykset voivat olla häneen yhteydessä ja pyytää aloittamaan sopimusneuvottelut tai laatimaan lausunnon tai yhteistyösopimuksen esim. STEA-rahoitushakemuksia varten. Suunnittelupäällikkö pyytää palvelualueilta puoltolausunnon ja laatii tarvittavat asiakirjat toimialajohtajan allekirjoitusta varten.

Suunnittelupäällikkö tekee viranhaltijapäätökset tilojen luovutuksesta järjestöjen käyttöön.

Tilojen vakiovuorot ovat haettavana vuosittain maalis-huhtikuussa.

Tilojen vuokrauksen vastuut on määritetty ja kuvattu liitteenä olevassa Timmi-prosessikaaviossa. Tilojen käyttöä varten on laadittu käyttöehdot, joihin yhdistysten tulee sitoutua. Kullekin tilalle on määritetty omat vuokrahintaluokat. Pääasiassa tiloja luovutetaan yhdistysten käyttöön maksutta yhteistyösopimuksella.

 

 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

Turun kaupungille on perustettu ns. avustusmatriisi, johon kuuluvat kaikki avustuksia valmistelevat henkilöt eli avustusasiantuntijat konsernihallinnosta, hyvinvointitoimialalta (sote) ja vapaa-aikatoimialalta (liikunta, nuoriso ja kulttuuri). Tällä hetkellä avustusmatriisissa on 11 henkilöä. Käytössä on kaupunkitasoinen avustusrekisteri ja hakukalenteri. Yleistason neuvonnasta ja ohjauksesta  vastaa kaupungin asiakkuudet ja osallisuus –vastuualue toimien yhteistyössä toimialojen avustusvastaavien kanssa.

Avustusten hakeminen tapahtuu Kulta 2 -sovelluksella, jonka kautta syntyy avustusrekisteri. Lisäksi pyritään hyödyntämään kansallisia tietokantoja (YTJ, yhdistysrekisteri).

Asiakas jättää digitaalisen asiointikanavan kautta järjestelmäavusteisesti sähköisen hakemuksen, minkä jälkeen toimielinten avustuksista vastaavat viran- ja toimenhaltijat valmistelevat ja toimielimet päättävät avustusten myöntämisestä nykyistä vastaavalla tavalla kaupungin yleisten ja niitä täsmentävien toimialakohtaisten ohjeiden pohjalta.

Avustusten yleisohjeesta päättää kaupunginhallitus ja lauta-/ja johtokunnat päättävät avustustensa jakoperiaatteet.

Avustusten yleisohje sisältää seuraavat asiakokonaisuudet; Avustusten myöntämisperiaatteet ja –edellytykset, avustushakemusten käsittely ja päätöksenteko, maksatus ja ennakko sekä valvonta ja julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden huomioiminen.

Ohjeen yleisessä osassa todetaan kaupungin tehtävä luoda strategiansa mukaan puitteet, joissa yksilöt, yhteisöt ja järjestöt pääsevät osallistumaan ja tuottamaan tarpeitaan vastaavia palveluja ja toimintaa. Kolmannen sektorin palveluntuottajien toimintaedellytyksiä vahvistetaan kumppanuuksilla ja avustuspolitiikan uudistamisella strategisia tavoitteita tukeviksi.

Turun kaupungin kaikkien toimialojen yhteinen avustusinfo järjestetään vuosittain syys-lokakuussa. Vuonna 2020 se järjestettiin ensimmäistä kertaa verkossa ja tallenne on katsottavissa jälkikäteen. Yhdistykset lähettivät tilaisuuteen ilmoittautumisen yhteydessä kysymyksiä, joiden vastaukset julkaistiin tilaisuuden materiaalien kanssa samalla verkkosivustolla. Tilaisuudessa kerrotaan kaikkien avustusmuotojen hakemisesta ja myöntökriteereistä.

Hakemuksen liitteeksi tarvitaan pääsääntöisesti seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio, edellisen vuoden tilinpäätöstiedot sekä poikkeuksellisesti Koronan vuoksi myös kuluvan vuoden tuloslaskelman toteutuma. Tarvittavat liitteet on yksilöity hakulomakkeella.

Kaupungin yleisten avustusperiaatteiden mukaisesti avustusta ei myönnetä hakijalle, joka ei ole toimittanut tarvittavaa selvitystä edellisen vuoden avustuksen käytöstä.

Toiminta-avustusten lisäksi kaupunki myöntää avustuksia mm. liikunta- ja muiden tapahtumien järjestämiseen, erilaisiin toimintasuunnitelman ulkopuolisiin, kertaluonteisiin tarkoituksiin sekä yhdistysten omistamien tilojen kunnostamiseen. Avustuskohtaiset hakuajat ja ohjeet ovat tarkistettavissa osoitteessa turku.fi/avustukset.

Avustuksen saaja toimittaa selvityksen avustuksen käytöstä sähköisen avustusten hakujärjestelmän kautta. Avustus voidaan periä takaisin mikäli tarkoitus, johon avustus on myönnetty, on jäänyt toteuttamatta tai kustannukset ovat olleet myönnettyä avustusta pienemmät.