Kunta-järjestökumppanuusmalli
Turun kaupungin hyvinvointitoimialan ja järjestöjen kumppanuuksia on kehitetty mukaillen Vapaaehtoistoiminnan ja hoivayritysten kumppanuusmallia (Vapari-hanke, 2012). Nykyisin mallissa on:
1) avustustoiminta ja kumppanuusopimukset
2) tilaratkaisut
3) toiminnallinen yhteistyö
Toimintamallin nimi
Turun kaupungin hyvinvointitoimialan ja järjestöjen kumppanuuksia on kehitetty mukaillen Vapaaehtoistoiminnan ja hoivayritysten kumppanuusmallia (Vapari-hanke, 2012). Nykyisin mallissa on:
1) avustustoiminta ja kumppanuusopimukset
2) tilaratkaisut
3) toiminnallinen yhteistyö
Turun kaupungin hyvinvointitoimialalle on nimetty järjestöavustuksista ja -kumppanuuksista vastaava henkilö (suunnittelupäällikkö).
Turun kaupungin avustusten myöntämistä tukeva ohjeisto on kolmitasoinen. Siihen sisältyvät kaupunginhallituksen hyväksymä kaupunkitasoinen pysyväisohje, toimialakohtaiset lautakuntien vahvistamat erityisohjeet/jakoperusteet sekä näitä täydentävät, kaupungin verkkosivustolla julkaistavat käytännön toimintatapaohjeet, joita ylläpitävät toimialoilla avustuksista vastaavat, matriisimaisesti työskentelevät avustusasioiden asiantuntijat. Suunnittelupäällikkö ja suunnittelija osallistuvat kaupunkitasoisen avustusmatriisin toimintaan ja neuvotteluihin.
Toimialat varaavat talousarvioon vuosittain määrärahat käytettäväksi turkulaisen kansalaistoiminnan tukemiseen. Kukin toimiala täydentää näitä yleisohjeita määrittelemällä oman vastuualueensa yhteisöille ja toimintaryhmille jaettavien avustusten sekä yksityisille henkilöille myönnettävien apurahojen ja stipendien muodot ja jakoperusteet.
Kaupunki jakaa yhteisöjen sääntömääräiseen toimintaan tarkemmin erittelemättömiä yleisavustuksia sekä tiettyyn tapahtumaan tai toimintoon kohdennettuja erityisavustuksia. Vakiintuneiden toimijoiden kanssa voidaan yhteistyön vahvistamiseksi ja toiminnan pitkäjänteisen kehittämisen tueksi tehdä yhteistyösopimus.
Myöntämispäätöksessä määritellään avustuksen käyttötarkoitus. Käyttötarkoitusta voidaan toimielimen päätöksellä perustellusta syystä ja kirjallisen hakemuksen pohjalta muuttaa.
Sosiaali- ja terveyslautakunta myöntää vuosittain avustuksia erilaisille järjestöille. Avustukset muodostuvat kansanterveystyötä, ehkäisevää päihdetyötä ja sosiaalista hyvinvointia tuottavien yhdistysten kohdennetuista avustuksista ja hyvinvointitoimialan järjestöille myönnettävistä avustuksista.
Vakiintuneiden toimijoiden kanssa voidaan tehdä kaupungin yleisten avustuslinjauksien mukaan yhteistyön vahvistamiseksi ja toiminnan pitkäjänteisen kehittämisen tueksi yhteistyösopimus. Suunnittelupäällikkö aloittaa kumppanuusneuvottelut yhdistysten kanssa. Yhdistykset voivat olla häneen yhteydessä ja pyytää aloittamaan sopimusneuvottelut tai laatimaan lausunnon tai yhteistyösopimuksen esim. STEA-rahoitushakemuksia varten. Suunnittelupäällikkö pyytää palvelualueilta puoltolausunnon ja laatii tarvittavat asiakirjat toimialajohtajan allekirjoitusta varten.
Suunnittelupäällikkö tekee viranhaltijapäätökset tilojen luovutuksesta järjestöjen käyttöön.
Tilojen vakiovuorot ovat haettavana vuosittain maalis-huhtikuussa.
Tilojen vuokrauksen vastuut on määritetty ja kuvattu liitteenä olevassa Timmi-prosessikaaviossa. Tilojen käyttöä varten on laadittu käyttöehdot, joihin yhdistysten tulee sitoutua. Kullekin tilalle on määritetty omat vuokrahintaluokat. Pääasiassa tiloja luovutetaan yhdistysten käyttöön maksutta yhteistyösopimuksella.
Kaupungin ja järjestöjen kumppanuussopimusmalli
Turun kaupungin hyvinvointitoimialan ja järjestöjen kumppanuuksia on kehitetty mukaillen Vapaaehtoistoiminnan ja hoivayritysten kumppanuusmallia (Vapari-hanke, 2012). Kehittämistyön lähtökohtia ja alkuvaiheita kuvataan tarkemmin liitteessä Hellsten (2015): Julkisen ja kolmannen sektorin yhteistyö - kohti kumppanuuksia.
Kumppanuuden kehittämisprosessissa voidaan erottaa toisiaan vaiheittaisesti seuraavia vaiheita tai toimenpiteitä, joita ovat 1) yhteistyön tarpeen tunnistaminen, 2) tarvittavien kumppanien kartoittaminen ja rekrytointi kumppaneiksi, 3) yhteisten tavoitteiden ja toimintatapojen sopiminen, 4) yhteistyön käynnistäminen ja juurruttaminen sekä 5) toiminnan ja tavoitteiden saavuttamisen arviointi ja seuranta yhdessä.
Kaikki edellä luetellut vaiheet tai toimenpiteet ovat tärkeitä, sillä yhdenkin toteuttaminen heikosti voi rapauttaa kumppanien välistä luottamusta ja/tai sitoutumista. Luottamuksen ja sitoutumisen edistäminen ei näin ollen olekaan erityisesti minkään erillisen vaiheen tai toimenpiteen tavoite, vaan ne ovat jatkuvasti kumppanuusprosessin keskiössä.
Luottamuksen ja sitoutumisen edistäminen edellyttää oikeanlaisia rakenteita ja prosesseja, riittävästi aikaa, resursseja ja kannustimia yhteistyöhön sekä avoimeen dialogiin perustuvia toimintamalleja.
Toimijoiden väliset suhteet ja roolitukset, vastuunjako ja päätöksentekomekanismit on määriteltävä selkeästi, jotta toimijat tietävät miten kumppanuus toimii, kuka tai ketkä ovat vastuussa mistäkin tehtävistä, ja miten asioista päätetään yhdessä.
Kirjoitetut tai kirjoittamattomat sopimukset kuuluvat hyvän kumppanuuden rakenteisiin. Kumppaneiden kesken on sovittava vähintään siitä, mitä kumppanuudella tavoitellaan, miten kumppanuustoimintaa koordinoidaan, mihin ja millä tavoin osapuolten tulee sitoutua kumppanuuteen ja miten tieto liikkuu osapuolten välillä. Kirjalliset sopimukset turvaavat toiminnan jatkuvuuden, vaikka avainhenkilöt vaihtuisivatkin. Liian tarkat kirjalliset sopimukset voivat kuitenkin heikentää toimijoiden autonomisuuden ja osallisuuden tunnetta, mikä pitkällä aikavälillä voi myös rapauttaa luottamuksesta nousevaa sitoutumista.
Kumppanuuksien kehittämisprosessi etenee harvoin lineaarisesti. Kumppanuustyön monimuotoisuus vaatii jatkuvaa eri elementtien yhteensovittamista ja tasapainottamista. Sitä on toteutettava paitsi tulevia tilanteita ennakoiden, myös yllättäen muuttuviin tilanteisiin sopeutuen.
Kumppanuuden rakentamista ei useinkaan kannata aloittaa kaikkein vaikeimpien haasteiden ratkaisemisesta, sillä niissä epäonnistuminen voi heikentää sitoutumista jatkoyhteistyöhön. Parempi kumppanuuden kehittämisstrategia voikin olla se, että aloitetaan selkeämpien ja yksinkertaisempien haasteiden ratkaisemisesta ja siirrytään sitten luottamuksen sekä sitoutumisen kehittyessä kohti haastavampia tavoitteita ja toimenpiteitä.
Turun kaupungille on perustettu ns. avustusmatriisi, johon kuuluvat kaikki avustuksia valmistelevat henkilöt eli avustusasiantuntijat konsernihallinnosta, hyvinvointitoimialalta (sote) ja vapaa-aikatoimialalta (liikunta, nuoriso ja kulttuuri). Tällä hetkellä avustusmatriisissa on 11 henkilöä. Käytössä on kaupunkitasoinen avustusrekisteri ja hakukalenteri. Yleistason neuvonnasta ja ohjauksesta vastaa kaupungin asiakkuudet ja osallisuus –vastuualue toimien yhteistyössä toimialojen avustusvastaavien kanssa.
Avustusten hakeminen tapahtuu Kulta 2 -sovelluksella, jonka kautta syntyy avustusrekisteri. Lisäksi pyritään hyödyntämään kansallisia tietokantoja (YTJ, yhdistysrekisteri).
Asiakas jättää digitaalisen asiointikanavan kautta järjestelmäavusteisesti sähköisen hakemuksen, minkä jälkeen toimielinten avustuksista vastaavat viran- ja toimenhaltijat valmistelevat ja toimielimet päättävät avustusten myöntämisestä nykyistä vastaavalla tavalla kaupungin yleisten ja niitä täsmentävien toimialakohtaisten ohjeiden pohjalta.
Avustusten yleisohjeesta päättää kaupunginhallitus ja lauta-/ja johtokunnat päättävät avustustensa jakoperiaatteet.
Avustusten yleisohje sisältää seuraavat asiakokonaisuudet; Avustusten myöntämisperiaatteet ja –edellytykset, avustushakemusten käsittely ja päätöksenteko, maksatus ja ennakko sekä valvonta ja julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden huomioiminen.
Ohjeen yleisessä osassa todetaan kaupungin tehtävä luoda strategiansa mukaan puitteet, joissa yksilöt, yhteisöt ja järjestöt pääsevät osallistumaan ja tuottamaan tarpeitaan vastaavia palveluja ja toimintaa. Kolmannen sektorin palveluntuottajien toimintaedellytyksiä vahvistetaan kumppanuuksilla ja avustuspolitiikan uudistamisella strategisia tavoitteita tukeviksi.
Turun kaupungin kaikkien toimialojen yhteinen avustusinfo järjestetään vuosittain syys-lokakuussa. Vuonna 2020 se järjestettiin ensimmäistä kertaa verkossa ja tallenne on katsottavissa jälkikäteen. Yhdistykset lähettivät tilaisuuteen ilmoittautumisen yhteydessä kysymyksiä, joiden vastaukset julkaistiin tilaisuuden materiaalien kanssa samalla verkkosivustolla. Tilaisuudessa kerrotaan kaikkien avustusmuotojen hakemisesta ja myöntökriteereistä.
Hakemuksen liitteeksi tarvitaan pääsääntöisesti seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio, edellisen vuoden tilinpäätöstiedot sekä poikkeuksellisesti Koronan vuoksi myös kuluvan vuoden tuloslaskelman toteutuma. Tarvittavat liitteet on yksilöity hakulomakkeella.
Kaupungin yleisten avustusperiaatteiden mukaisesti avustusta ei myönnetä hakijalle, joka ei ole toimittanut tarvittavaa selvitystä edellisen vuoden avustuksen käytöstä.
Toiminta-avustusten lisäksi kaupunki myöntää avustuksia mm. liikunta- ja muiden tapahtumien järjestämiseen, erilaisiin toimintasuunnitelman ulkopuolisiin, kertaluonteisiin tarkoituksiin sekä yhdistysten omistamien tilojen kunnostamiseen. Avustuskohtaiset hakuajat ja ohjeet ovat tarkistettavissa osoitteessa turku.fi/avustukset.
Avustuksen saaja toimittaa selvityksen avustuksen käytöstä sähköisen avustusten hakujärjestelmän kautta. Avustus voidaan periä takaisin mikäli tarkoitus, johon avustus on myönnetty, on jäänyt toteuttamatta tai kustannukset ovat olleet myönnettyä avustusta pienemmät.
Kansikuva
