Kuntoutustarpeen arviosta kuntoutuksen toteutumiseen - päätöksentekoprosessin käytännöt Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue järjestää lääkinnällisen kuntoutuksen palvelut asukkailleen. Päätöksiä kuntoutuksen myöntämisestä tehdään kuntoutustyöryhmissä, joiden toimintaa on yhtenäistetty ja kehitetty yhdenvertaisen palvelun takaamiseksi.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Etelä-Pohjanmaan alueella kuntoutuspalveluita järjestetään sekä hyvinvointialueen omien terapeuttien toteuttamana että ostopalveluna yksityisten palveluntuottajien toimesta. Kuntoutustyöryhmiä, joissa tehdään kuntoutuksen palvelujen organisointiin liittyviä päätöksiä, on toiminut jokaisessa Etelä-Pohjanmaan alueen kunnan tai terveyskuntayhtymän terveyskeskuksessa, joita on ollut seitsemän ja jokainen edellä mainittu alue on itse organisoinut kuntoutustyöryhmien toiminnan. Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen aloitettua toimintansa 1.1.2023 on alkuvuoden aikana tehty päätös, että kuntoutustyöryhmiä tulee toimimaan koko alueella kuusi, joista kolmessa käsitellään lasten ja nuorten kuntoutuspäätöksiä ja kolmessa aikuisten kuntoutuspäätöksiä. Toimintaa on tarve yhtenäistää alueen asukkaiden yhdenvertaisen palvelun saamiseksi.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Lääkinnällistä kuntoutusta myönnetään ihmisille arkea ja toimintaa haittaavan sairauden, vamman tai oireen perusteella. Lääkinnällisen kuntoutuksen tarpeen arvioiminen vaatii aina yksilöllistä harkintaa ja taustalle ammattilaisen tekemän toimintakyvyn arvion. Kuntoutus voi toteutua hyvinvointialueen oman terapeutin toteuttamana, ostopalveluna hyvinvointialueen kustantamana, vaativana lääkinnällisenä kuntoutuksena Kelan kustantamana tai joissakin tapauksissa vakuutusyhtiön kustantamana. Asiakkaat eivät osallistu varsinaiseen päätöksen tekoon, vaan heidän osallistumisensa toteutuu ammattilaisen toimintakyvyn arvioinnissa, missä asiakas kertoo tilanteestaan, sairaudestaan/vammastaan/oireistaan ja tarpeistaan. Toimintakyvyn arvioinnissa asiakas keskustelee ammattilaisen kanssa kuntoutuksen saamisen mahdollisuuksista. Päätös kuntoutuksen palvelusta ja sen organisoimisesta tehdään moniammatillisessa työryhmässä viranhaltijan johdolla.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Lasten ja nuorten kuntoutustyöryhmien sekä aikuisten kuntoutustyöryhmien toimintaa on yhtenäistetty Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella asukkaiden yhdenvertaisen palvelun saamiseksi. Kuntoutustyöryhmien toimintaa ohjaamaan on laadittu toimintaa ohjaava käsikirja, johon on kirjattu seikkaperäisesti sovitut käytänteet koskien kuntoutustyöryhmien toimintaa sekä kuvattu laajemmin kuntoutuksen toimintamallia Etelä-Pohjanmaalla. Käsikirjaa on työstetty yhdessä kuntoutustyöryhmiin osallistuvien työntekijöiden sekä kuntoutuksen palvelualueen palvelualuejohtajan ja palvelualueylihoitajan sekä sihteerin kanssa. Työstäminen aloitettiin sekä lasten ja nuorten että aikuisten kuntoutustyöryhmien osalta kartoittamalla ensin aikaisempia käytänteitä kyselyn avulla. Yhteiset käytännöt luotiin työryhmässä keskustelun ja visuaalisten menetelmien avulla. Kuntoutustyöryhmien toimintaa kuvaamaan laadittu käsikirja kuvattiin ensin aikuisten kuntoutustyöryhmien osalta ja sen jälkeen toimintakäsikirjaa täydennettiin lasten ja nuorten kuntoutustyöryhmien toimintaa koskevilla osuuksilla. Käsikirjassa on kuvattu:

miten kuntoutustyöryhmät ovat organisoituneet ja keitä työryhmiin kuuluu,
millainen on kuntoutuksen toimintamalli ja prosessi Etelä-Pohjanmaalla,
miten asiakas ohjautuu kuntoutustyöryhmän käsittelyyn,
milloin kuntoutustyöryhmät kokoontuvat,
kuka kokoaa asiakkaan tiedot kuntoutustyöryhmän käsittelyä varten,
millaisista asioista kuntoutustyöryhmässä päätetään,
miten päätökset kirjataan potilastietojärjestelmään,
miten valitaan ostopalvelumuoto ja palveluntuottaja,
miten palveluseteli ja maksusitoumus tehdään,
miten toimitaan tietyissä erityistilanteissa,
miten asiakkaan käsittely tilastoidaan ja
miten asiakkaan kuntoutumista seurataan.

Kuntoutustyöryhmät aloittivat toimintansa sovitusti kolmella alueella kesäkuussa 2023.

Kuntoutustyöryhmien toimintakäsikirja Innokylään.pdf (551.75 KB)

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintakäsikirjan työstämisessä olivat mukana kaikki jäsenet aikuisten kuntoutustyöryhmistä ja vahva edustus myös lasten ja nuorten kuntoutustyöryhmistä, mikä auttoi uuden sovitun toimintamallin jalkauttamista. Aikuisten kuntoutustyöryhmien aloittaessa toimintansa uudelleen organisoituneena kolmella alueella oli käytännöistä sopiminen jo viimeistelyvaiheessa. Lasten ja nuorten kuntoutustyöryhmät aloittivat ensin toimintansa uudelleen organisoituneena kolmella alueella ja toiminnan toteuduttua hetken alkoi yhteisten toimintakäytänteiden työstäminen. Lasten ja nuorten kuntoutustyöryhmiin kuuluu yhteensä noin 30 ammattilaista, minkä vuoksi käytänteitä ehdottavaa työryhmää jouduttiin tiivistämään. Lasten ja nuorten sekä aikuisten kuntoutustyöryhmien jäsenille perustettiin myös yhteinen Teams-kanava, joka auttoi yhteisiä käytänteitä koskevan tiedon jakamisessa työryhmien jäsenille.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kuntoutustyöryhmien toimintaan liittyvien yhteisten käytäntöjen sopiminen on vaatinut sitä, että ammattilaiset kokoontuvat yhteen ja että ammattilaisia on riittävän kattavasti mukana, että toimintakäytännöistä muotoutuu yhtenäiset ja kaikki aiemmat toimintatavat ja niiden perusteet voidaan ottaa huomioon. Yhteisten toimintakäytänteiden luomiseksi oli aluksi tärkeää kartoittaa, millaisia toimintakäytäntöjä kuntoutustyöryhmillä on ollut aiemmin, muutoin on vaikea edetä käytännöistä sopimisessa organisoituneesti.

Tärkeää on ollut, että mukana on myös kuntoutuksen sihteeri, että on ollut mahdollista sopia työnjaosta terapeuttien ja sihteerin kesken ja että on ollut mahdollista tehdä potilastietojärjestelmään muutoksia ja sopia kirjaamisen ja merkitsemisen käytännöistä. Myös kuntoutuksen palvelualueen palvelualuejohtajan ja/tai palvelualueylihoitajan osallistuminen on ollut tärkeää, että päätösten tekeminen yhteisistä käytännöistä on ollut mahdollista.

Kuntoutustyöryhmien toimintakäsikirjaa voi soveltaa myös muilla hyvinvointialueilla tai sen sisältöä voi hyödyntää hahmottaakseen, millaisista asioista on tärkeää sopia, koska eri hyvinvointialueilla voi olla hieman erilaisia käytänteitä.

Kokemuksemme perusteella noin 10-15 henkilön ryhmässä keskustelu ja päätösten tekeminen on onnistunut suhteellisen sujuvasti, mutta mikäli työryhmä olisi ollut isompi voisi kaikkien huomioiminen keskustelussa ja päätöksen tekemisessä olla haasteellista.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Kuntoutustyöryhmien toimintakäytännöt ovat yhtenäistyneet yhteisten sopimusten myötä ja nyt ne löytyvät yhdessä laaditusta kuntoutustyöryhmien toimintakäsikirjasta, jota voidaan hyödyntää myös uuden kuntoutustyöryhmän jäsenen perehdyttämisessä. Merkittävää on ollut myös se, että kuntoutustyöryhmissä toimivat ammattilaiset ovat päässeet keskustelemaan keskenään erilaisista moninaisista tilanteista, joita kuntoutustyöryhmien toimintaan liittyy. Lasten ja nuorten kohdalla on puhututtanut esimerkiksi erityisesti sijoitettuja lapsia koskevat käytännöt ja näitä on myös kirjattu toimintakäsikirjaan.