Lapsiperhesosiaalityön ja lastensuojelun prosessit, Varsinais-Suomen HVA (RRP, P4, I1)
Lapsiperhesosiaalityön ja lastensuojelun kriittisiä prosesseja kuvataan ja yhdenmukaistetaan. Lisäksi prosesseihin integroidaan toimintamalleja ja menetelmiä.
Hyvinvointialueet ovat aloittaneet toimintansa 1.1.2023. Varsinais-Suomen hyvinvointialueella (Varha) sosiaalipalveluita tuotetaan 27 eri kunnan alueella, ja toimintamallit ja prosessit ovat eronneet toisistaan huolimatta siitä, että niiden toimintaa ohjaa sama lainsäädäntö. Hyvinvointialueen palvelujen organisoituminen yhtenäisiksi ja keskitetyiksi kokonaisuuksiksi on pitkällinen prosessi ja toteutuu vaiheittain. Hyvinvointialueen taloudelliset ongelmat ja säästötavoitteet luovat paineita yhtenäisten toimintatapojen ja sujuvien prosessin kehittämiseen.
Koko hyvinvointialueen yhtenäiset toimintatavat ja prosessit ovat tärkeitä yhdenvertaisuuden näkökulmasta sekä asiakkaiden että työntekijöiden osalta.
Varhassa aloitettiin kehittämään yhtenäisiä työohjeita lapsiperhesosiaalityön ja lastensuojelun työntekijöille Varsinais-Suomen tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus (Tulsote)-hankeen aikana vuosina 2022-2023. Kunnista kerättiin mm. hyviä käytäntöjä ja työohjeita laadittiin eri palvelutehtäviin. Tämä työ jäi osittain kesken hankkeen päätyttyä, koska Varhan palvelurakenne oli vielä keskeneräinen. Hyvinvointialueella tapahtuneet organisaatiomuutokset, uudet linjaukset ja päätökset sekä valvovien viranomaisten taholta (esim. AVI, Eduskunnan oikeusasiamies) tulleet muistutukset ovat lisäksi vaatineet muuttamaan ja päivittämään ohjeita sekä ohjeistamaan uusia työprosesseja.
Hyvinvointialueella on linjattu, että työohjeiden tallennuspaikkana toimii IMS-järjestelmä, jonne työprosessit kuvataan sekä prosessikuvauksina että kirjallisina ohjeina. Lähtötilanteessa työohjeet löytyivät Dokumenttikirjastosta kirjallisina ohjeina. Prosessikuvausten osalta saavutettavuus ja helppokäyttöisyys ei toteutunut IMS-järjestelmässä parhaalla mahdollisella tavalla ja suurin osa prosesseista oli kuvaamatta.
Hyvinvointialueella sosiaalihuollon palveluja on keskitetty palvelutehtävittäin, eikä yhdennettyä sosiaalityötä tehdä. Tämä mahdollistaa palveluprosessien vahvistamisen ja yhdenmukaiset käytännöt.
Lapsiperhesosiaalityön ja lastensuojelun prosessien vahvistaminen tapahtuu yhteistyössä Kestävän kasvun Varsinais-Suomi -hankkeen ja hyvinvointialueen lapsiperheiden erityispalveluiden palvelutuotannon kanssa. Lisäksi hyvinvointialueen järjestämisen palveluiden yhteyshenkilöt ja erityisasiantuntijat tuovat asiantuntemustaan esimerkiksi asiakirjahallinnon ja juridiikan osalta. Palvelutuotannosta on sovittu yhteyshenkilöksi palvelupäällikkö, joka tuo hankkeeseen tietoa organisaatiosta ja vie hankkeen kehittämiä asioita eteenpäin hyvinvointialueen päätöksentekojärjestelmässä. Lisäksi mukana ovat nimetyt työryhmät, jotka koostuvat palvelupäälliköistä, johtavista sosiaalityöntekijöistä ja muista sosiaalialan ammattilaisista. Työryhmien kanssa on sovittu säännölliset tapaamiset ja heidän tehtävänsä on määritelty ohjaamaan ja priorisomaan hanketyötä.
Työntekijöiden saataville tulevat kattavat, päivitetyt työohjeet ja prosessikuvaukset. Työohjeet ovat helposti löydettävissä ja niitä käytetään uusien työntekijöiden perehdytyksessä. Työohjeista pidetään koulutuksia, joiden avulla työohjeiden ja prosessikuvausten saavutettavuus paranee ja työntekijät oppivat käyttämään niitä.
Kestävän kasvun Varsinais-Suomi -hankkeessa prosessikuvaukset piirretään IMS-palvelujärjestelmään ja lisäksi niihin lisätään työohjeet dokumenttimuodossa. Hankkeessa osallistutaan prosessien jalkauttamiseen kouluttamalla ammattilaisia työohjeiden avulla.
Hankkeen päätyttyä IMS-järjestelmään on luotu käyttäjäryhmä, joka on hankkeen päätyttyä vastuussa ohjeiden ja prosessien päivittämisestä ja muokkaamisesta.
Tavoitteiden saavuttamista mitataan kyselyllä, joka on toteutettu ennen hankkeen alkamista kesäkuussa 2024. Kyselyssä on kartoitettu, miten laajasti työntekijät työohjeita käyttävät ja miten he työohjeet kokevat. Kysely on uusittu keväällä 2025 ennen hankkeen päättymistä.
Työohjekoulutusten osalta kerätään palautetta ja seurataan osallistujamääriä.
Työohjeet ja prosessikuvaukset ovat selkeitä ja helposti löydettävissä IMS-järjestelmässä. Järjestelmän rakenne ja otsikointi muokataan organisaation mukaisesti. Tarvittavia linkityksiä käyttämällä työntekijät löytävät tarvitsemansa työohjeet ja niihin liittyvät muut prosessit. Tämä edellyttää tiivistä vuoropuhelua järjestelmän vastuukäyttäjien, palvelutuotannon ja hankekoordinaattorien välillä. Sovitaan toimivat ja nopeat yhteydenottotavat sekä säännölliset seurantapalaverit työn edistymisestä.
Kaikki asiakasprosessien vaiheet tulee olla kuvattuna riittävän tarkasti ja yksityiskohtaisesti. Työohjeiden ja prosessikuvausten rakenne on mietittävä siten, että ohjeiden päivittäminen on mahdollisimman helppoa ja siihen on sovittu vastuuhenkilöt.
Kohderyhmänä ovat Varhan lapsiperhesosiaalityön ja lastensuojelun työntekijät. Kehittämistyössä on osallistettu palvelupäälliköitä, johtavia sosiaalityöntekijöitä ja muita lapsiperhesosiaalityön tai lastensuojelun ammattilaisia. He ovat linjanneet palveluprosessien sisältöjä ja kouluttaneet työntekijöitä päivitettyjen työohjeiden sekä piirrettyjen IMS-kuvausten avulla.