Lapsiperhesosiaalityön ja lastensuojelun prosessit, Varsinais-Suomen HVA (RRP, P4, I1)
Lapsiperhesosiaalityön ja lastensuojelun kriittisiä prosesseja kuvataan ja yhdenmukaistetaan. Lisäksi prosesseihin integroidaan toimintamalleja ja menetelmiä.
Toimintamallin nimi
Lapsiperhesosiaalityön ja lastensuojelun kriittisiä prosesseja kuvataan ja yhdenmukaistetaan. Lisäksi prosesseihin integroidaan toimintamalleja ja menetelmiä.
Toimintamalli luo selkeän prosessin lapsiperheiden erityispalveluiden työohjeiden muokkaamiseen ja päivittämiseen, mikä sisältää katselmointi- ja hyväksyntäprosessit. Työohjeiden hyväksynnän jälkeen on huomioitu työohjeiden kouluttaminen ammattilaisille, jotta ohjeet tulevat käyttöön ja näkyvät yhdenmukaisena palveluna hyvinvointialueen asukkaille.
Hyvinvointialueet ovat aloittaneet toimintansa 1.1.2023. Varsinais-Suomen hyvinvointialueella (Varha) sosiaalipalveluita tuotetaan 27 eri kunnan alueella, ja toimintamallit ja prosessit ovat eronneet toisistaan huolimatta siitä, että niiden toimintaa ohjaa sama lainsäädäntö. Hyvinvointialueen palvelujen organisoituminen yhtenäisiksi ja keskitetyiksi kokonaisuuksiksi on pitkällinen prosessi ja toteutuu vaiheittain. Hyvinvointialueen taloudelliset ongelmat ja säästötavoitteet luovat paineita yhtenäisten toimintatapojen ja sujuvien prosessin kehittämiseen.
Kohderyhmänä ovat Varhan lapsiperhesosiaalityön ja lastensuojelun työntekijät. Kehittämistyössä on osallistettu palvelupäälliköitä, johtavia sosiaalityöntekijöitä ja muita lapsiperhesosiaalityön tai lastensuojelun ammattilaisia. He ovat linjanneet palveluprosessien sisältöjä ja kouluttaneet työntekijöitä päivitettyjen työohjeiden sekä piirrettyjen IMS-kuvausten avulla.
Työohjeita on juurrutettu ja levitetty osaksi arjen toimintaa kuukausittain järjestettyjen työohjekoulutusten avulla. Työkoulutuksista on tehty tallenteet, jotka ovat jälkikäteen katsottavissa ja linkit niihin löytyvät työohjeista. Työohjeiden sijaintipaikka on toimintajärjestelmä IMS. Koulutusten yhteydessä on pyritty tekemään IMS:iä ammattilaisille tutuksi.
Työohjeiden valmistuttua pidettiin palvelutehtäväkohtaiset työohjekoulutukset, joissa henkilöstölle koulutettiin heidän työtään koskevat työohjeet. Palvelutehtäväkohtaisten koulutusten yhteydessä kysyttiin henkilöstöltä ovatko työohjeet ja IMS jo käytössä. Kävi ilmi, että monelle koulutukseen osallistuneista IMS oli vielä vieras, eikä työohjeet olleet tuttuja. Tämä huomioitiin koulutuksessa kouluttamalla myös IMSin sekä työohjeiden käyttöä.
Työohjeiden ja prosessien ylläpidosta ja päivittämisestä vastuu on jatkossa lapsiperheiden erityispalveluiden päälliköillä. Heille luotiin vuosijana, jonka mukaisesti katselmoitavat työohjeet ja prosessit tulevat säännöllisesti heidän palavereihinsa asialistalle. Henkilöstö voi nostaa työohjeista ja prosesseista päivitystarpeita esihenkilöidensä kautta ja työohjeita voidaan vuosijanan mukaisesti ottaa jatkuvasti työn alle.
Työohjeiden löydettävyyttä on pyritty parantamaan työohjekoulutusten yhteydessä, joissa on kerrottu ja esitelty ohjeiden sijaintipaikat. Ohjeet löytyvät hyvinvointialueen dokumenttien ja prosessien sijainti- ja tallennusohjeiden mukaisesti IMS-järjestelmästä ja lisäksi linkki IMS-järjestelmän ohjeisiin lisättiin hyvinvointialueen Sosiaalityön Intra-sivuille. Ennen hanketta työohjeet löytyivät Intran dokumenttikirjastosta, josta edelleen löytyvät linkit IMS-järjestelmään tallennettuihin työohjeisiin.
Työohjeiden käytettävyyttä on parannettu lisäämällä toimivat sisällysluettelot sekä siistimällä ja selkeyttämällä työohjeiden visuaalista ulkonäköä kuvien ja taulukoiden avulla. Työohjeita on myös saatu merkittävästi tiivistettyä linkkien avulla. Uusiin työohjeisiin on pyydetty esimerkiksi kirjaamisen asiantuntijan ja juristin kommentit, jotta voidaan varmistua niiden lainmukaisuudesta. Saatujen kommenttien mukaisten muokkausten jälkeen työohjeet on viety hyväksyttäväksi lasten, nuorten ja perheiden tulosryhmän johtotiimiin ja tarvittaessa myös muiden tulosryhmien johtotiimeihin.
Toimenpiteiden johdosta työohjeet ovat selkeämmät, helppokäyttöisemmät ja paremmin löydettävissä. Työohjeiden myötä hyvinvointialueella pystytään yhdenmukaistamaan lapsiperheiden erityispalveluissa tehtävää työtä.
Työohjeiden käyttöä kartoittavan Webropol-kyselyjen perusteella työohjeiden käyttö ei ole merkittävästi lisääntynyt verrattaessa kevään 2024 ja 2025 vastauksia. 4/25 kyselyssä suurin osa (44%) vastanneista kertoi käyttävänsä työohjeita 1-2 krt kuukaudessa, 5/24 kyselyssä suurin osa (39%) käytti työohjeita harvoin. Kyselyjä ei kuitenkaan voida pitää luotettavina, sillä vastausprosentti jäi kyselyjen osalta alle kymmeneen. Huomioitavaa on myös se, että valmiit ja viimeistellyt työohjeet saatiin julkaistua kokonaisuutena vasta kesäkuun 2025 alussa. Kevään 2025 kyselyyn vastanneet eivät näin ollen olleet vielä käyttäneet uusia työohjeita lopullisessa muodossaan.
Työohjekohtaiset koulutukset pidettiin Webropol-kyselyn jälkeen ja koulutuksissa kysyttiin osallistujilta Polls-kyselyn avulla työohjeiden käytöstä. Kyselyn perusteella avohuollon ja lapsiperhesosiaalityön työntekijöistä valtaosa (yli 80 %) oli käyttänyt työohjeita ainakin muutaman kerran. Sijaishuollon ja jälkihuollon osalta työohjeita oli käytetty huomattavasti vähemmän, mikä selittynee sillä, että työohjekoulutusten aiheet olivat koskeneet enemmän lapsiperhesosiaalityön ja lastensuojelun avohuollon työohjeita.