Lasten fysioterapian etävastaanoton pilotti Kymenlaakson hyvinvointialueella (RRP, P4, I1)
Lasten fysioterapiassa pilotoidaan etävastaanottoja ja muotoillaan toimintamalli Kymenlaakson hyvinvointialueelle.
Kymenlaakson hyvinvointialueella lasten fysioterapia kuuluu osaksi perhekeskuksen terveyspalveluja. Alueen asukkailla välimatkat palveluun voivat olla pitkät asuinpaikasta riippuen. Lasten fysioterapian digitaalisia palveluja kehitetään Suomen kestävän kasvun hanketuella. Kehittämisellä vastataan koronavelan aiheuttamaan palvelu-, hoito- ja kuntoutusvelkaan parantamalla palvelujen saatavuutta ja saavutettavuutta lisäämällä vaihtoehtoisia asiointitapoja alueen asukkaille. Kehittäminen on yhteydessä Kymenlaakson hyvinvointialueen tuottavuusohjelmaan sekä Kymenlaakson digitaalisen sotekeskuksen -kehittämiseen.
Pilotin tavoitteeksi asetettiin 10-20 etävastaanottoa aikavälillä 11-12/24. Asiakaspalautetta tavoitellaan jokaiselta etävastaanoton asiakkaalta.
Asiakkaiden palautekyselyn pohjana on hyödynnetty Terveyden ja hyvinvointilaitoksen Lasten ja nuorten asiakaspalautteen kansallinen kehittäminen -työpaperia 17/2024 Lasten ja nuorten asiakaspalautteen kansallinen kehittäminen sekä Pelastakaa lapset, lasten osallisuuden edistämisen materialipankin palautelomaketta Kopio: Lasten palautelomake. Kysymyksiä on muokattu kontekstiin sopivaksi.
Lasten palaute etävastaanotosta kysytään vastaanoton lopussa fysioterapeutin toimesta. Lapsi saa arvioida kokemuksena emoji vaihtoehtojen avulla. Lisäksi lapsen tuottama palaute sitä, mikä on ollut kivaa tai ei ole ollut kivaa, kirjataan ylös. Huoltajille lähetetään oma palautekysely etävastaanoton lopussa, joka pyydetään täyttämään heti. Nuorille, jotka ovat asioineet etävastaanotolla itsenäisesti, lähetetään täytettäväksi oma palautekysely. Lisäksi ammattilaiset kirjaavat ylös yleisellä tasolla havaintonsa etävastaanotolla huomioitavista asioista ennen etävastaanottoa, etävastaanoton aikana ja etävastaanoton jälkeen.
Etävastaanoton kohderyhmänä on perusterveydenhuollon lasten fysioterapian asiakkaat,
- jotka ovat käyneet fysioterapeutin lähivastaanotolla ja joilla on jo olemassa oleva kontakti palveluun
- jotka fysioterapeutti arvioi soveltuvan etävastaanotolle ohjaus- tai kuntoutusasiassa
Lasten fysioterapian etävastaanoton palvelu visualisoitiin Whiteboard -alustalle hyödyntäen Service Bueprint -menetelmää. Visualisointi on toiminut yhteiskehittämisen ja pilotin suunnittelun pohjana. Service Blueprint on hyödynnettävissä pilotin toteutusvaiheessa ohjeena ja tukena. Whiteboard alustaa on tarvittaessa myös helppo muokata ja sinne on nopea viedä huomioita, joita tulee esiin kehittämisen aikana.
Keskeiset kohdat Service Blueprint -kuvauksessa lasten fysioterapian etävastaanoton palveluun liittyen:
- Asiakkaalle näkyvät fyysiset ja virtuaaliset tilat, ohjeet, esineet jne.
- Asiakkaan toiminta
- Fysioterapeutin toiminta asiakkaan kanssa
- Mitä fysioterapeutin tulee huomioida valmistelevana työnä / taustatyönä
- Palvelun tuottamisessa vaadittavat resurssit: tietojärjestelmät, ohjeet jne.
- Haasteet: mitä voimme niille tehdä / missä vaiheessa prosessia?
Kuva havainnollistaa eri vaiheiden kuvaukset. Katso myös https://innokyla.fi/fi/tyokalut/service-blueprint
Kuva
Kehittämisen prosessi
- Aloitustapaamiseen osallistui pilotoinnissa mukana olevat fysioterapeutit sekä yksikön esihenkilö, ylilääkäri ja tiimivastaava. Tapaamisessa sovittiin suunnitteluvaiheen aikataulu, tulevien tapaamisten ajankohdat ja etenemisen raportointi.
- Suunnitteluvaihe aikataulutettiin viiden viikon pituiselle jaksolle. Ensimmäisellä tapaamiskerralla hahmoteltiin Whiteboardille Service Blueprint -kuvaukseen lasten fysioterapian etävastaanoton palvelu vaihe vaiheelta. Service Bluprintin pääkohdat oli rakennettu Whiteboardille etukäteen. Joka viikolle kalenteroitiin lyhyet tapaamiset, joissa käytiin läpi edistetyt asiat ja sovittiin seuraavan viikon aikana työstettävät asiat. Tapaamisiin osallistuivat aina fysioterapeutit. Muut kehittämistiimin jäsenet osallistuivat tapaamisiin mahdollisuuksien mukaan. Tapaamiset raportoitiin jatkuvaan muistioon, joka oli luettavissa pilotin aloitustapaamisessa mukana olleille.
- Toteutusvaihe: Etävastaanottoja pilotoi kaksi lasten fysioterapeuttia. Pilotti kesto on 11-12/24.
- Arviointi: Prosessi on edennyt iteratiivisesti. Vaiheita on tarkasteltu ja tarkennettu kertyneen tiedon ja toiveiden (palautteen) perusteella. Asiakkailta saatavasta palautteesta tehdään yhteenveto ja muotoillaan etävastaanoton palvelua tarpeiden ja toiveiden mukaisesti mahdollista laajempaa käyttöönottoa varten.
Pilotin tavoitteena on selvittää, miten etävastaanottoja voidaan hyödyntää lasten fysioterapiassa Kymenlaakson hyvinvointialueella. Tarkoituksena on saada vastaukset seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä resursseja tarvitaan etävastaanottojen toteuttamiseen (laitteet, tilat, ohjeet, ammattilaisten kouluttamistarpeet jne.)
- Mitkä käyntityypit soveltuvat etävastaanotolla toteutettaviksi?
- Minkälaista ohjeistusta asiakkaille tulee antaa, jolla mahdollistetaan onnistunut etävastanotto?
Kehittämisen aikana on tunnistettua pilotin suunnittelua ja toteutusta edesauttavia asioita:
- Pilottiin osallistuvien fysioterapeuttien innokkuus ja halu kehittämään etävastaanottoja
- Selkeät tavoitteet, etenemissuunnitelma ja ohjeet
- Säännölliset, riittävän tiheät tapaamiset rytmittämään kehittämistä
- Avoin viestintä
- Esihenkilön ja johdon tuki