| Innokylä

Toimintaympäristö

Henkilöstön saatavuus tulee olemaan aiempaa heikompaa ja toisaalta sairastavuus tulee lisääntymään väestön vanhetessa. On löydettävä uudenlaisia toimintamalleja, joilla samalla työntekijämäärällä kyetään hoiamaan suurempi määrä potilaita.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Hoidon saatavuus leikkaustoiminnassa on koronanjälkeisessä ajassa edelleen huono. Leikkausjonot ovat pitkät, erikoistunutta henkilöstöä on hankalasti saatavilla. Jotta hoidon saatavuutta voidaan parantaa, on tärkeää varmistaa, että jokaisessa tehtävässä on juuri sellainen henkilöstö, joka osaamisensa puitteissa siihen parhaiten soveltuu. Toimintamallien vakiointi edesauttaa toiminnan sujuvuutta myös äkillisissä muutostilanteissa. Tämä varmistaa myös hoidon laatua. Samalla voidaan kehittää myös hoidon asiakaslähtöisyyttä.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Hoidon saatavuus on heikentynyt, jonot ensikäynneille ja toimenpiteisiin ovat kasvaneet. Potilaat hakeutuvat ulkopuolisiin sairaaloihin saamaan hoitoa, koska sitä ei ole riittävästi saatavilla omalla hyvinvointialueella. Väestö ikääntyy ja hoidon tarve kasvaa. Henkilöstöpula heikentää osaltaan hoidon saatavuutta. Tiedonkulun haasteet ja peruuntumiset kuormittavat henkilöstöä, koska samaa työtä joudutaan tekemään uudelleen.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Toimintamallin kehittämiseen osallistuu leikkausyksikön (Leikon) henkilökunta, hoidonsuunnittelun henkilökunta ja molempien yksiköiden lähijohto projektipäällikön johdolla. Tiivistä yhteistyötä tehdään myös järjestelmäasiantuntijoiden sekä tietojohtamisen yksikön kanssa. Suunnitteluvaiheeseen otetaan mukaan muutoksen kohteena olevia tehtäviä hoitava henkilöstö.

Tavoiteltu muutos

Potilas valmistellaan toimenpiteeseen kokonaisvaltaisesti (toimenpide, anestesiakeloisuus, ohjaus, kotiutuminen) hyvissä ajoin ennen leikkauspäivää. Leikkaukseen valmistelevaa työtä arvioidaan uudelleen. Otetaan käyttöön uusia järjestelmiä, jotka sujuvoittavat valmistelutyötä. Hankitaan tarvittavaa tietoa eri järjestelmistä ja ammattilaisilta (mm. tilastot peruuntumisista, haastatteluihin käytetty aika. poikkeamat, käytännöt eri erikoisaloilla jne.). Tietoon perustuen rakennetaan leikkaukseen valmistelevan poliklinikan toimintaa j yhtenäistetään työtapoja. Uuden toimintamallin avulla perioperatiivisia ammattilaisia vapautuvat tekemään työtä leikkaussaliin ja heräämöön, leikkausvalmisteluihin tehtävä työ sujuvoituu ja yhdenmukaistuu, osa peruuntumisista saadaan ehkäistyä.

Muutoksen mittaaminen

Muutosta mitataan leikkausjonojen tilannetta seuraamalla, henkilöstökyselyllä ja leikkaussaliajan muutosta seuraamalla.

Toteutussuunnitelma

Leikkausyksikön toimintaa muutetaan niin, että anestesiakelpoisuushaastattelut siirretään hoidonsuunnitteluun ja potilaiden vastaanottaminen järjestellään uudelleen. Myös ammattiryhmiin tehdään muutoksia siten, että leikkauspäivän aamuna potilaita ottavat vastaan pääosin lähihoitajat.

Aloitetaan leikkaukseen valmistelevan poliklinikan rakentaminen siitä, että haastattelut siirtyvät hoidonsuunnitteluun. Hoidonsuunnittelun resurssia lisätään vastaavasti ja työskentelytapoja lähdetään kehittämään uudistamalla työnjakoa, hyödyntämällä käyttöön tulevia uusia järjestelmiä mahdollisimman laajasti ja rakentamalla yksiköiden välistä yhteistyötä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Potilaalle hoidon saatavuus on olennainen asia. Haasteellinen tilanne leikkausjonojen pituudessa on luonut monenlaisia haasteita niin potilaille kuin ammattilaisille. Pitkä jonotus heikentää potilaan terveydentilaa ja hidastaa toipumista. Kompleksinen toimintamalli näyttäytyy potilaalle sekavana palveluna ja aiheuttaa asiakaspalautteessakin näkyvää turvattomuuden tunnetta. Toisaalta epävarmuus leikkauksen ajankohdasta ja tiedonkulun haasteet valmisteluvaiheessa saattavat aiheuttaa myös tarpeettomia peruuntumisia. "Kerralla kuntoon" -periaatteen avulla näitä voidaan vähentää.

Kuvittele ja kokeile

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Bencmarkkausta työnjakoon on tehty tutustumalla Sairaala Novan ja Hyvinkään sairaalaan vastaavaan toimintaan.

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Muutetaan työskentelytapoja niin, että hoidon saatavuutta kyetään parantamaan.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Muutoksen tekemiseen osallistuivat kaikki, joita muutos koskee. Erityisessä roolissa olivat lähijohto, hoidonsuunnittelijat ja leikkausyksikön hoitajat. Toimintamallit suunniteltiin yhdessä em. toimijoiden kanssa ja vietiin vaiheittain käytäntöön. Pilotin ajanjaksoksi sovittiin 6kk. Muutoksen etenemistä seurattiin ja arvioitiin säännöllisesti. Jos jokin toimintamalli osoittautui toimimattomaksi muutettiin sitä jo "pilotin aikana". Lähdettiin jo pilotin alkuvaiheessa molemmissa yksiköissä siitä, että kyse on pysyvästä toiminnan muutoksesta ja huomioidaan se myös suunnittelussa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Muutokseen osallistamiseen tulee varata riittävästi aikaa ja on hyvä miettiä erilaisia osallistamisen keinoja. Viestintään tulee kiinnittää erityistä huomiota. Johdon ja henkilöstön sitoutumisen merkitys on osoittautunut myös aivan olennaiseksi tekijäksi. Ilman sitä, muutosta ei olisi saatu aikaan.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Leikkausyksikön toiminta on muuttunut suunnitellusti. Leikkausyksikössä tehtiin henkilöstölle kysely ja sen pohjalta muutos koettiin onnistuneeksi.

Leikkaukseen valmistelevan poliklinikan muutos on edelleen työn alla. Muutoksesta on olemassa kirjallinen, ammattilaisten itse tekemä, suunnitelma, jonka edistämisestä yksikön lähijohto vastaa jatkossa.

Molemmissa yksiköissä tarvitaan jatkokehittämistä toiminnanmuutoksessa.

Projektin ulkopuolisilla seikoilla oli matkan varrella suurta merkitystä henkilöstön resurssointiin, mutta ne saatiin kuitenkin kohtalaisesti ratkaistua vaikka ne vaikuttivat olennaisesti projektin etenemiseen. Tietojärjestelmien käyttöönotossa oli myös ennalta odottamattomia muutoksia, jotka hidastivat niiden hyödyntämistä täydessä kapasiteetissa.

Leikkaukseen valmisteleva poliklinikka Kanta-Hämeen hyvinvointialueella (RRP, P4, I1)