| Innokylä

Toimintaympäristö

Hankkeessa mukana olevien Iin, Utajärven ja Vaalan kuntien, Pudasjärven kaupungin sekä Oulunkaaren kuntayhtymän yhteisenä ydinongelmana on ollut erityisesti henkilöstön ikääntymisen, sairauspoissaolojen ja vaihtuvuuden sekä yleisen työvoimapulan vuoksi osaavan työvoiman saatavuus, joka heijastuu nykyisen henkilöstön työhyvinvoinvointiin mm. jaksamisen ongelmina. Tästä puolestaan seuraa yhä enemmän sairauspoissaoloja ja vaihtuvuutta sekä yleistä tyytymättömyyttä ja motivaation puutetta, mikä johtaa tuottavuuden laskuun. Mentorointia pilotoitiin Iin ja Utajärven osahankkeissa v. 2021-2022.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Työhyvinvoinnin ja jaksamisen ongelmiin haluttiin tarttua mentoroinnin avulla. Osaavaa henkilöstöä pystytään houkuttelemaan tarjoamalla mentorointia perehdytyksen tueksi. Myös pitkiltä poissaolojaksoilta palanneille (sairauslomat, vanhempainvapaat jne.) tarjotaan mentorointia työhön palaamisen tueksi. Uupumuksesta johtuvia sairauspoissaoloja pystytään jossain määrin ennaltaehkäisemään mentoroinnin avulla. Kun yksi innostuu työstään, se leviää muihinkin.

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena on vähentää sairauspoissaoloja ja henkilöstön vaihtuvuutta, sekä pidentää työuria niiden loppupäästä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä pilotoinnissa ovat olleet mukana Utajärven varhaiskasvatuksen työntekijät sekä Iin varhaiskasvatuksen sekä ateria- ja puhtauspalveluiden työntekijät. Mahdollisuudesta lähteä mukaan mentoriksi tai aktoriksi on tiedotettu mm. henkilöstöpalavereissa. Mentorointi perustuu vapaaehtoisuuteen.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Mentorointia tarjotaan henkilöstölle tueksi erilaisiin työuran vaiheisiin. Mentoreita koulutetaan ns. non-stop -mallilla niin, että aiemmin koulutetut, kokeneet mentorit kouluttavat uusia. Mentoroinnin alussa tehdään sopimus, jolla mentori ja aktori sitoutuvat mentorointiprosessiin. Mentorin ja aktorin väliset keskustelut ovat luottamuksellisia ja sopimukset ja muut lomakkeet salassapidettäviä. Tapaamisia järjestetään n. kahden viikon välein, ja prosessi kestää tilanteesta ja aktorin tavoitteista riippuen 3-6 kk. Tapaamiset kalenteroidaan valmiiksi heti alussa, jotta poissaolot on mahdollista huomioida työvuorosuunnittelussa. Mentori auttaa aktoria saavuttamaan oman, henkilökohtaisen tavoitteensa kuuntelemalla ja kysymällä oivalluttavia kysymyksiä, ei antamalla suoria vastauksia. Apuna voidaan käyttää erilaisia työkaluja ja välitehtäviä tapaamisten välille. Esihenkilön tehtävänä on mahdollistaa mentorointi mm. työvuorosuunnittelussa ja sijaisten hankinnassa sekä seurata, että aktori saavuttaa tavoitteensa. Se voi kuitenkin muuttua prosessin aikana. Aktorilla tai mentorilla ei ole velvollisuutta kertoa keskusteluiden sisällöstä esihenkilöilleen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Ensimmäisenä henkilöstön tietoisuutta aiheesta lisätään infotilaisuuksilla ja heille tiedotetaan mahdollisuudesta lähteä mukaan mentorointiin, joko mentorin tai aktorin roolissa. Tarkoituksena on luoda mentoripooli, josta voidaan valita aktoreille sopivat mentorit. Kokeneemmat mentorit kouluttavat uusia talon sisäisesti, joten ulkoisiin koulutuksiin ei mene enää toiminnan käynnistymisen jälkeen resursseja. Perehdyttämiseen ja tiedottamiseen menee työaikaa, samoin mentorointi on työaikaa. Tarvittaessa mentoreille ja aktoreille järjestetään sijaiset tapaamisten ajaksi. Kun yhdellä mentorilla on useampia aktoreita, tapaamiset järjestetään yhdelle päivälle kahden viikon välein, jonka aikana hänen ei tarvitse keskittyä muuhun. Myös sijaisen palkkaaminen on helpompaa koko päiväksi. Mentori kiertää yksiköitä, joten aktoreiden ei tarvitse liikkua toimipisteeltään muualle. Mentorointia varten järjestetään rauhallinen tila, jossa aktori ja mentori pystyvät keskustelemaan vapaasti ilman häiriöitä. Tarvittaessa keskustelut järjestetään työpaikan ulkopuolella, esim. kävelyn lomassa. HR koordinoi prosesseja ja mentoripoolia. Mentoreille voidaan järjestää myös työpajoja, joissa he voivat jakaa käytäntöjä ja kokemuksiaan.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Luotu mentorointimalli on ns. rautalankamalli, jota voi muokata organisaatioiden ja yksiköiden mukaan omaan toimintaan sopivaksi. Lähtökohtaisesti mentorointioppaassa kuvattu malli on sellainen, että sen pystyy ottamaan käyttöön sellaisenaan, ja tehdä tarvittavat muutokset, kun mallia on testattu käytännössä omassa yksikössä.

Tapaamiset on ehdottoman tärkeä sopia mahdollisimman pitkälle jo etukäteen. Näin mahdollistetaan aikainen työvuorosuunnittelu ja sijaisten järjestäminen, ja sitoutetaan osapuolet prosessiin. Myös esihenkilöiden tiedottaminen prosessin etenemisestä ja heidän mielenkiintonsa prosessiin on tärkeää.

Mentorointiin ei tarvita suuremmin resursseja. Rahallinen investointi on mentorin, aktorin ja tarvittaessa sijaisten palkka yhtä aktoria kohti 2 tunnin ajalta kahden viikon välein, eli 4 h/kk/henkilö. Puolen vuoden mentorointiprosessi maksaa siis ilman sijaisia yhdelle henkilölle 3 koulutuspäivän verran. Tällä investoinnilla saadaan motivoituneita työntekijöitä ja parhaimmillaan vältytään pitkiltä sairauslomilta.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Pilottivaiheessa mukana olleiden aktoreiden mukaan mentorointi on edistänyt heidän työssä jaksamistaan, vahvistanut ammatillista identiteettiä, auttanut työn rajaamisessa ja työssä palautumisessa sekä työn ilon uudelleen löytämisessä, sekä parantanut heidän itsetuntoaan. Myös ainakin yhdeltä pitkältä sairauslomalta on vältytty mentoroinnin ansiosta. Erään palautteen mukaan mentoroinnilla on ollut käänteentekevä vaikutus aktorin työuralla. Pitkän aikavälin vaikutuksia ei vielä pystytä arvioimaan, mutta yksiköissä, joissa mentorointi on ollut käytössä, se on edistänyt toimivaa yhteistyötä eri työyhteisön jäsenten ja tiimien välillä. Mentorit ovat kokeneet mentoroinnin innostavaksi ja omaa työhyvinvointiaan lisääväksi. Myös mentorointikoulutuksesta saatu tieto on ollut heidän mukaansa hyödyllistä muussakin kanssakäymisessä työyhteisön parissa.

Mentorointimalli