Mikkelin synttärisaunat 7.3.2020 - yhteisöllinen, maksuton saunatapahtuma Mikkelin torilla

Mikkelin syntymäpäivää on vietetty vuosittain eri teemoilla. Kaupungin viestintätiimin tehtävänä on vuosittain koostaa yhteistyössä muiden yksiköiden ja konserniyhtiöiden kanssa vuosittain uusiutuva syntymäpäiväohjelma.

Vuoden 2020 teemaksi valittiin yhteisöllisyys. Mikkelin kaupungin 183v. syntymäpäivätapahtuma järjestettiin lauantaina 7.3.2020 saunomalla Mikkelin torilla. Saunominen toimi tapahtuman tuttuna ja yhteisöllisenä elementtinä. Mikkelin tori saunomispaikkana, maaliskuu ulkotapahtuman pitoajankohtana ja paneelikeskustelujen toteutus paljuissa olivat tapahtuman yllättäviä elementtejä. Tapahtuma onnistui hyvin eikä  järjestyshäiriöitä tai korona-altistuksia tapahtumassa havaittu.

Tapahtuman suunnittelu alkoi sidosryhmien tapaamisella tammikuun lopulla. Tilaisuudessa ideoimme yhdessä kaupungin syntymäpäivän ohjelmaa. Kaupungin kehitysyhtiön edustaja esitti teemaksi saunomista. Hullulta kuulostava idea sai kannatusta. Paikaksi päätettiin kaupungin keskiössä sijaitseva tori talven pakkasista huolimatta.

Tapahtuma nivoutuu kaupungin strategisiin ohjelmiin. Hyvän elämän ohjelmassa korostuvat yhteisöllisyys  sekä osallisuuden ja toimijuuden vahvistaminen. Synttärisaunatapahtuma järjestettiin kaikille kaupunkilaisille maksuttomana hyvän mielen tapahtumana, jonka tavoitteena oli lisätä yhteisöllisyyttä paikallisesti.  Taustalla oli ajatus, että saunassa keskustelukumppanin taustalla ei ole merkitystä, vaan kaikki ovat saman arvoisia ja kynnys keskusteluun tuntemattoman kanssa on normaalia matalampi. Toisaalta meille järjestäjille itse tapahtuman järjestäminen oli myös yhteisöllinen kokemus monine yhteistyökumppaneineen ja toimijoineen. 

Tapahtumalla oli myös kaupunkimarkkkinoinnillinen näkökulma. Elinvoimaohjelmassa tunnistetaan Mikkelin vetovoiman ja tunnettuuden lisääminen tarve sekä tapahtumien merkitys. Tapahtuma vahvisti myös kaupungin brändiä, jonka ytimessä on rohkea yllättäjä.

Ensi tiedotteesta alkaen, tapahtuma kiinnosti kovasti toimijoita. Tapahtuman toteutumisen mahdollisti 25 eri toimijan verkosto, johon kuului järjestö- ja yritystoimijoita. Tapahtuma-alueella oli erilaisia sauna- palju-, maistatus ja muita toimintapisteitä yli 20 kappaletta. 

Kuntalaisia, järjestöjä ja luottamushenkilöitä sitoutettiin mukaan tapahtumaan aktiivisella viestinnällä tapahtumasta sekä kutsumalla heitä keskustelijoiksi paljupaneelikeskusteluihin. Ajankohtaisiin paljukeskusteluihin osallistui muun muassa kaupunginjohtaja, luottamusjohtoa, median edustaja, kesäasukas ja yrittäjiä. Teemoina paljukeskusteluissa olivat torin tulevaisuus, tapahtumat sekä vapaa-ajan asukkaiden merkitys.  Paljupaneelien teemoiksi valittiin strategisesti tärkeitä, ajankohtaisia, mutta melko keveitä teemoja. Paljukeskustelut toteutettiin alkusanojen jälkeen tapahtuman alkupuolella.

Paljukeskustelijat kutsuttiin tapahtumaan ennakkoon. Osa aristeli esiintymistä ihmisten edessä uima-asussa. Osa taas myönsi tapahtumassa, että he eivät olisi suostuneet perinteiseen paneelikeskusteluun, mutta koska keskustelut järjestettiin paljussa, idea tuntui niin poikkeukselliselta, että keskusteluun haluttiin ottaa osaa. Kaupungin viestintäpäällikkö juonsi tapahtuman sekä toimi keskustelujen moderaattorina.

Tapahtuman tavoitteena oli houkutella torille runsas joukko kaupunkilaisia juhlistamaan kaupungin syntymäpäivää saunomalla, kuuntelemaan paljukeskusteluja sekä nauttimaan ruokatarjoiluista ja mukavasta ilmapiiristä. Kävijätavoitteemme koostuivat kävijämääristä ja positiivisesta tapahtuman näkyvyydestä.

Sauna- ja paljupaikkoja oli käytettävissä kerrallaan noin reilulle 50 henkilölle, joten toivoimme, että saunat ja paljut olisivat koko ajan käytössä, kuitenkin niin että ihmiset tulisivat saunomaan pikkuhiljaa päivän aikana ruuhkien välttämiseksi. Porrastamista varten kehitimme saunoihin teematunnit, joiden toivoimme porrastavan saunoihin menijöitä.

Narikkaa hoitaneet partiolaiset pitivät kirjaa saunojista ja heidän laskujensa mukaan saunassa kävi reilut 200 henkilöä. Saunoihin ja paljuihin ei syntynyt tungosta, joten porrastus toimi. Tapahtuman alussa kaksi paljua oli varattu paljupanelisteille, mutta panelikeskustelujen jälkeen nekin avattiin yleisön käyttöön.

Paikallisen ruokatehtaan annoksia jaettiin 1000 kappaletta. Toivoimme, että ne loppuisivat, mutta vasta tapahtuman loppupuolella. Näin myös tapahtui, joten arvioimme, että hieman yli 1000 henkilöä vieraili tapahtumassamme.

Tapahtuman kokonaisrahoitus oli noin 9000 euroa, joka koostui kolmesta osasta. Kaupungin juhliin varatusta määrärahasta käytettiin 3000 euroa. Kaupungin kehitysyhtiö osallistui noin 2000 eurolla. Lisäksi kaupungin viestintä maksoi tapahtuman markkinoinnin sekä tapahtumaa varten hankitun, siirrettävän selfie-seinän omista määrärahoistaan. Tämä osuus oli noin 4000 euroa.

Tapahtuman hintalappu on mielestämme huomattavan edullinen tapahtumakokonaisuuteen nähden. Tämä johtuu siitä, että monet paikalliset yritykset tulivat mukaan talkoilla tai alennetuilla hinnoilla. Yrityksiä jopa tarjoitui itse mukaan tapahtuman ennakkomarkkinoinnin alettua. Työvoimaa tapahtumaan saatiin talkooväestä. Palkattuja työntekijöitä tapahtumassa oli vain muutamia. Heidän palkkakustannuksia ei ole laskettu tapahtuman kustannuksiin. 

Tapahtuma sai kokonaisuutena hyvän vastaanoton ja monet kaupunkilaiset toivoivat tällaista toimintaa lisää Mikkelin torille. Palautteen pohjalta tapahtuma saanee jatkoa, mutta kesäaikana, jolloin sääolosuhteet ovat yleensä suotuisammat, pukuhuonetilat miellyttävämmät eikä järjestäjien tarvitse huolehtia esimerkiksi viemäreiden jäätymisestä. Tapahtumaa varten hankittua selfie-seinää on tarkoitus käyttää myös muissa tapahtumissa.

Tapahtuma sai osakseen positiivista näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa ja paikallisessa lehdistössä. Paikallinen sanomalehti Länsi-Savo uutisoi tapahtumasta. Hovimuusikko Ilkka osallistui saunomiseen ja julkaisi kuvia omilla sosiaalisen median kanavillaan. Kaupunki uutisoi tapahtumasta näyttävästi sekä ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana että tapahtuman jälkeen. Mikkeliläinen valokuvaaja Pihla Liukkonen oli tapahtumassa ottamassa valokuvia kaupungin käyttöön. 

Kaupungin Facebookissa syntymäpäivä julkaisujen yhteenlaskettu orgaaninen tavoittavuus oli noin 20.000 henkilöä. Erillisestä Facebookin tapahtumasivun kautta 433 henkilöä ilmoitti olevansa kiinnostunut tai osallistuvansa tapahtumasta. Länsi-Savo-lehden, joka julkaisi ennakkojuttuja sekä uutisoi itse tapahtumasta. Lehden tavoittavuus on 115.000.