Mikkelin synttärisaunat 7.3.2020 - yhteisöllinen, maksuton saunatapahtuma Mikkelin torilla

Maksuttomat Mikkelin synttärisaunat järjestettiin kaupungin syntymäpäivänä 7.3.2020 Mikkelin torilla. Tapahtumaan osallistui yli 200 saunojaa. Tuhat henkilöä vieraili alueella. Yhteisöllisen tapahtuman mahdollisti suuri joukko yrityksiä, yhdistyksiä ja muita toimijoita.  

icon/chevron-down Created with Sketch. Perustiedot

Toimintamallin nimi
Mikkelin synttärisaunat 7.3.2020 - yhteisöllinen, maksuton saunatapahtuma Mikkelin torilla
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Maksuttomat Mikkelin synttärisaunat järjestettiin kaupungin syntymäpäivänä 7.3.2020 Mikkelin torilla. Tapahtumaan osallistui yli 200 saunojaa. Tuhat henkilöä vieraili alueella. Yhteisöllisen tapahtuman mahdollisti suuri joukko yrityksiä, yhdistyksiä ja muita toimijoita.  

Toteutuspaikka
Mikkelin kaupunki
Paikkakunta tai maakunta
Mikkeli
Toimintamallin rahoittaja
Ei erillisrahoitusta
Toimintamallin kokonaisuus
Liitteet ja linkit

Tekijä

Heidi Hänninen

Luotu

05.03.2021

Viimeksi muokattu

01.06.2021
Ratkaisun perusidea **

Kaupunki järjesti yhteisöllisen saunatapahtuman, jonka suunnittelussa ja organisoimisessa  hyödynnettiin laajasti kaupungissa olevia verkostoja. Mukana tapahtumaa järjestämässä olivat kaupungin ja kaupungin kehitysyhtiön lisäksi Mikkelin kaupunkikeskustan kehittämisyhdistys Mikke ry, Mikkelin torikauppiaat ry, partiolaisia, eläkeyhdistyksiä, hanketoimijoita, paikallinen ruokatehdas sekä saunoja ja paljuja rakentavia ja vuokraavia yrityksiä. Tapahtuman mahdollistamisessa mukana olivat myös Etelä-Savon pelastuslaitos ja Mikkelin vesilaitos.

Mikkelin luottamuhenkilöjohto sitoutettiin mukaan aktiivisella viestinnällä tapahtumasta, mutta myös kutsumalla heitä osallistumaan paneelikeskusteluihin, jotka järjestettiin poikkeuksellisesti paljuissa tapahtuman aluksi. Ajankohtaisiin paljukeskusteluihin osallistui muun muassa kesäasukas, median edustaja, kaupunginjohtaja ja yrittäjiä. Teemoina paljukeskusteluissa olivat torin tulevaisuus, tapahtumat sekä vapaa-ajan asukkaiden merkitys.  

Paikalliset sauna- ja paljuyrittäjät ottivat tapahtuman erittäin positiivisesti vastaan ja tapahtuma nähtiin erinomaisena mahdollisuutena markkinoida omia tuotteita paikallisille. Paikallinen ruokatehdas jakoi 1000 maistiaismakkaraa. Alueen ruokahanke tarjoili 200 maistiaisannosta paikallisia herkkuja. Mehu- ja vesitarjoilu oli järjestetty tapahtumaan järjestäjien puolesta. 

Tapahtuma tarjoiluineen oli kävijöilleen maksuton.

Toimintaympäristö **

Mikkelin syntymäpäivää on vietetty vuosittain eri teemoilla. Kaupungin viestintätiimin tehtävänä on vuosittain koostaa yhteistyössä muiden yksiköiden ja konserniyhtiöiden kanssa vuosittain uusiutuva syntymäpäiväohjelma.

Vuoden 2020 teemaksi valittiin yhteisöllisyys. Mikkelin kaupungin 183v. syntymäpäivätapahtuma järjestettiin lauantaina 7.3.2020 saunomalla Mikkelin torilla. Saunominen toimi tapahtuman tuttuna ja yhteisöllisenä elementtinä. Mikkelin tori saunomispaikkana, maaliskuu ulkotapahtuman pitoajankohtana ja paneelikeskustelujen toteutus paljuissa olivat tapahtuman yllättäviä elementtejä. Tapahtuma onnistui hyvin eikä  järjestyshäiriöitä tai korona-altistuksia tapahtumassa havaittu.

Tapahtuman suunnittelu alkoi sidosryhmien tapaamisella tammikuun lopulla. Tilaisuudessa ideoimme yhdessä kaupungin syntymäpäivän ohjelmaa. Kaupungin kehitysyhtiön edustaja esitti teemaksi saunomista. Hullulta kuulostava idea sai kannatusta. Paikaksi päätettiin kaupungin keskiössä sijaitseva tori talven pakkasista huolimatta.

Tapahtuma nivoutuu kaupungin strategisiin ohjelmiin. Hyvän elämän ohjelmassa korostuvat yhteisöllisyys  sekä osallisuuden ja toimijuuden vahvistaminen. Synttärisaunatapahtuma järjestettiin kaikille kaupunkilaisille maksuttomana hyvän mielen tapahtumana, jonka tavoitteena oli lisätä yhteisöllisyyttä paikallisesti.  Taustalla oli ajatus, että saunassa keskustelukumppanin taustalla ei ole merkitystä, vaan kaikki ovat saman arvoisia ja kynnys keskusteluun tuntemattoman kanssa on normaalia matalampi. Toisaalta meille järjestäjille itse tapahtuman järjestäminen oli myös yhteisöllinen kokemus monine yhteistyökumppaneineen ja toimijoineen. 

Tapahtumalla oli myös kaupunkimarkkkinoinnillinen näkökulma. Elinvoimaohjelmassa tunnistetaan Mikkelin vetovoiman ja tunnettuuden lisääminen tarve sekä tapahtumien merkitys. Tapahtuma vahvisti myös kaupungin brändiä, jonka ytimessä on rohkea yllättäjä.

Ensi tiedotteesta alkaen, tapahtuma kiinnosti kovasti toimijoita. Tapahtuman toteutumisen mahdollisti 25 eri toimijan verkosto, johon kuului järjestö- ja yritystoimijoita. Tapahtuma-alueella oli erilaisia sauna- palju-, maistatus ja muita toimintapisteitä yli 20 kappaletta. 

Kuntalaisia, järjestöjä ja luottamushenkilöitä sitoutettiin mukaan tapahtumaan aktiivisella viestinnällä tapahtumasta sekä kutsumalla heitä keskustelijoiksi paljupaneelikeskusteluihin. Ajankohtaisiin paljukeskusteluihin osallistui muun muassa kaupunginjohtaja, luottamusjohtoa, median edustaja, kesäasukas ja yrittäjiä. Teemoina paljukeskusteluissa olivat torin tulevaisuus, tapahtumat sekä vapaa-ajan asukkaiden merkitys.  Paljupaneelien teemoiksi valittiin strategisesti tärkeitä, ajankohtaisia, mutta melko keveitä teemoja. Paljukeskustelut toteutettiin alkusanojen jälkeen tapahtuman alkupuolella.

Paljukeskustelijat kutsuttiin tapahtumaan ennakkoon. Osa aristeli esiintymistä ihmisten edessä uima-asussa. Osa taas myönsi tapahtumassa, että he eivät olisi suostuneet perinteiseen paneelikeskusteluun, mutta koska keskustelut järjestettiin paljussa, idea tuntui niin poikkeukselliselta, että keskusteluun haluttiin ottaa osaa. Kaupungin viestintäpäällikkö juonsi tapahtuman sekä toimi keskustelujen moderaattorina.

Tapahtuman tavoitteena oli houkutella torille runsas joukko kaupunkilaisia juhlistamaan kaupungin syntymäpäivää saunomalla, kuuntelemaan paljukeskusteluja sekä nauttimaan ruokatarjoiluista ja mukavasta ilmapiiristä. Kävijätavoitteemme koostuivat kävijämääristä ja positiivisesta tapahtuman näkyvyydestä.

Sauna- ja paljupaikkoja oli käytettävissä kerrallaan noin reilulle 50 henkilölle, joten toivoimme, että saunat ja paljut olisivat koko ajan käytössä, kuitenkin niin että ihmiset tulisivat saunomaan pikkuhiljaa päivän aikana ruuhkien välttämiseksi. Porrastamista varten kehitimme saunoihin teematunnit, joiden toivoimme porrastavan saunoihin menijöitä.

Narikkaa hoitaneet partiolaiset pitivät kirjaa saunojista ja heidän laskujensa mukaan saunassa kävi reilut 200 henkilöä. Saunoihin ja paljuihin ei syntynyt tungosta, joten porrastus toimi. Tapahtuman alussa kaksi paljua oli varattu paljupanelisteille, mutta panelikeskustelujen jälkeen nekin avattiin yleisön käyttöön.

Paikallisen ruokatehtaan annoksia jaettiin 1000 kappaletta. Toivoimme, että ne loppuisivat, mutta vasta tapahtuman loppupuolella. Näin myös tapahtui, joten arvioimme, että hieman yli 1000 henkilöä vieraili tapahtumassamme.

Tapahtuman kokonaisrahoitus oli noin 9000 euroa, joka koostui kolmesta osasta. Kaupungin juhliin varatusta määrärahasta käytettiin 3000 euroa. Kaupungin kehitysyhtiö osallistui noin 2000 eurolla. Lisäksi kaupungin viestintä maksoi tapahtuman markkinoinnin sekä tapahtumaa varten hankitun, siirrettävän selfie-seinän omista määrärahoistaan. Tämä osuus oli noin 4000 euroa.

Tapahtuman hintalappu on mielestämme huomattavan edullinen tapahtumakokonaisuuteen nähden. Tämä johtuu siitä, että monet paikalliset yritykset tulivat mukaan talkoilla tai alennetuilla hinnoilla. Yrityksiä jopa tarjoitui itse mukaan tapahtuman ennakkomarkkinoinnin alettua. Työvoimaa tapahtumaan saatiin talkooväestä. Palkattuja työntekijöitä tapahtumassa oli vain muutamia. Heidän palkkakustannuksia ei ole laskettu tapahtuman kustannuksiin. 

Tapahtuma sai kokonaisuutena hyvän vastaanoton ja monet kaupunkilaiset toivoivat tällaista toimintaa lisää Mikkelin torille. Palautteen pohjalta tapahtuma saanee jatkoa, mutta kesäaikana, jolloin sääolosuhteet ovat yleensä suotuisammat, pukuhuonetilat miellyttävämmät eikä järjestäjien tarvitse huolehtia esimerkiksi viemäreiden jäätymisestä. Tapahtumaa varten hankittua selfie-seinää on tarkoitus käyttää myös muissa tapahtumissa.

Tapahtuma sai osakseen positiivista näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa ja paikallisessa lehdistössä. Paikallinen sanomalehti Länsi-Savo uutisoi tapahtumasta. Hovimuusikko Ilkka osallistui saunomiseen ja julkaisi kuvia omilla sosiaalisen median kanavillaan. Kaupunki uutisoi tapahtumasta näyttävästi sekä ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana että tapahtuman jälkeen. Mikkeliläinen valokuvaaja Pihla Liukkonen oli tapahtumassa ottamassa valokuvia kaupungin käyttöön. 

Kaupungin Facebookissa syntymäpäivä julkaisujen yhteenlaskettu orgaaninen tavoittavuus oli noin 20.000 henkilöä. Erillisestä Facebookin tapahtumasivun kautta 433 henkilöä ilmoitti olevansa kiinnostunut tai osallistuvansa tapahtumasta. Länsi-Savo-lehden, joka julkaisi ennakkojuttuja sekä uutisoi itse tapahtumasta. Lehden tavoittavuus on 115.000.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Tavoitteenamme oli järjestää osallistujille maksuton, päihteetön, kaikkien kaupunkilaisten yhteisöllinen tapahtuma. Tapahtuman ideoinnissa luotimme suomalaisten saunahulluuteen. Pohdintaa aiheutti se, uskaltautuisivatko perinteisesti kotona tai mökillä saunovat mikkeliläiset saunomaan torilla kaiken kansan keskellä.  

Tapahtuman kohderyhmänä olivat kaikki kaupunkilaiset. Tapahtuman organisoinnissa mukana oli useampia paikallisia järjestöjä, jotka osaltaan vastasivat tapahtuman onnistumisesta. Ensi tiedotteen jälkeen tapahtuma lähti rakentumaan kuin itsestään. Toimijat ottivat meihin yhteyttä ja  ilmoittivat halukkuutensa tapahtumaan. Tapahtumalla nähtiin myös markkinoinnillisen arvoa Mikkelin talousalueella.

Kirjallista palautetta toimijoilta ei kysytty, mutta kyselykierroksen perusteella toimijat olivat tyytyväisiä saamaansa näkyvyyteen tapahtumassa. Ajankohta maaliskuussa mahdollisti toimijoiden mukaan tulon hyvin lyhyellä aikataululla, koska muita varautuksia ei suuremmin ollut. 

Tapahtuman markkinointia tehtiin kaupungin verkkosivuilla, jonne luotiin erillinen synttärikokonaisuus osoitteeseen: www.mikkeli.fi/synttarisaunat. Lisäksi kaupunki uutisoi tapahtuman edistymisestä uutisosiossaan. Kaupungin Facebook-, Instagram. ja Twitter-tili otettiin tapahtuman käyttöön. Myös mukana olevia yhteistyökumppaneita kannustettiin some-viestintään tapahtumasta. Kaupunki osti Mikkelin kaupunkilehden kannen syntymäpäivien ilmoitukselle 5.3.2021. Lisäksi kaupunki hyödynsi erilaisia kaupungissa olevia sähköisiä mainostauluja tapahtuman markkinoinnissa. Myös olemassa olevia verkostoja esimerkiksi oppilaitoksiin hyödynnettiin.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

Tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa ajoissa, jotta suunnitteluun ja toteutukseen ei tule kiire. 
Tapahtuman kustannuksia tulee peilata tapahtuman budjettiin. 
Tapahtuman järjestäminen vaatii henkilöstöresursseja. Varmista niiden saatavuus ja määrä.
Sää on muuttuja, johon et voi vaikuttaa, mutta johon voit varautua.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Tapahtuma on kokonaisuutena onnistunut. Saunomassa kävi noin 200 kaupunkilaista. Tapahtuman kokonaiskävijämäärä nousi yli 1000 henkilöön. Määrät on laskettu saunanarikkalipuista sekä siitä, että tapahtumassa mukana ollut toimija paistoi päivän aikana 1000 makkaraa ja ne loppuivat ennen tapahtuman päättymistä. 

Vinkit toimintamallin soveltajille **

Hullukin idea voi toimia, mutta usein se vaatii hieman enemmän vaivaa onnistuakseen.

Tässä vinkit samankaltaista tapahtumaa suunnitteleville. Perusperiaatteet tapahtumien suunnittelussa on samat, mutta saunasynttäreiden osalta lisävaikeutta toivat muun muassa vuodenaika sekä tulipesien ja veden käyttö.
1. Varaa riittävästi aikaa suunnitteluun ja toteutukseen. Meille tuli tapahtuman kanssa hieman kiire.
2. Huomioi lupaprosessi, johon vaaditaan pohjapiirroksia, maankäyttölupia ja muita liitteitä.
3. Kun toimit veden ja tulipaikkojen kanssa selvitä riittävän ajoissa viemäröinnit, tulisijoihin liittyvät säädökset yms. Viemärit voivat olla jäässä talvella, joten selvitä viemäröintiasiat paikallisen vesilaitoksen kanssa suunnittelun alkuvaiheessa.
4. Ennakkojutut tapahtumista kannattaa. Meidän tapauksessamme lehti julkaisi ennakkojuttumme ja saimme osallistujien lisäksi ennakkojutulla tapahtumaan myös uusia toimijoita mukaan.
5. Ideoi rohkeasti.  Toteuta ideasi. Tapahtumamme paljupaneelikeskustelut tuntuivat aluksi varsin pöljältä idealta, mutta keskustelua seurasi todella moni. Moni panelisti kertoi, että eivät olisi suostuneet tavalliseen paneelikeskusteluun, mutta paljupaneelikeskustelu oli sen verran hulvaton idea, että moni innostui siitä.
6. Hyödynnä verkostoasi ja sosiaalisen median kanavia markkinoinnissa. Ne ovat kustannustehokkaita. 
7. Huomioi vuodenaika ja sääolosuhteet. Meillä kävi sään osalta tuuri, mutta tilanne olisi voinut olla myös se, että tapahtuman aikana on -30 astetta pakkasta tai että vettä olisi tullut vaakasuorassa. Kovan pakkasen osalta lämmitetyt pukuhuoneet olisivat auttaneet asiaa.

 

Kansikuva
Kaksi naista saunomassa

Kehittämisen vaihe

icon/bulb Created with Sketch. Kehitteillä

Aihealueet

Markkinointi Tapahtumatuotanto Yhteisöllisyys Yhteistyö

Ilmiöt

Ei liity ilmiöön

Kohderyhmä

Koko väestö