| Innokylä

Toimintaympäristö

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palvelustrategian mukaan hyvinvointialueemme on osa hyvinvointiyhteiskuntaa, jonka reunaehdot muodostuvat valtiontalouden tasapainottamisesta, julkisen sektorin muuttuvasta tehtäväkentästä ja yhteiskuntapoliittisista kehitysluvuista. Hyvinvointialueella tulee toteuttaa vaikuttavia lakisääteisiä palveluja.

Sosiaalihuoltolainsäädännön perusteella järjestetyissä palveluissa viranomaistehtävät ja vuorovaikutteinen palvelutoiminta ovat tiiviisti kytköksissä. Esimerkiksi omaishoidontuesta tai perhehoidosta tehdään viranomaispäätös, ja sähköisen sopimuksen valmistelu ja allekirjoitus Oima-palvelussa on tämän päätöksen toimeenpanoa.

Palvelujen valvontavastuu on Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella

Onnettomuustutkintakeskuksen yleisen suosituksen mukaan ammattilaisten tulee kirjata asiakaskontaktit ja seurata muun muassa omaishoitajien terveyttä ja hyvinvointia, mikä on ollut haastavaa ilman yhtenäisiä prosesseja ja mittareita.
Oima-palvelun ansiosta palkkionsaajat, kuten omaishoitajat, näkevät omat tietonsa ja voivat ilmoittaa toteutumia reaaliaikaisesti. LUVN:n ammattilaiset voivat seurata omaishoitajien vapaapäivien käyttöä osana hoitajan kuormittumisen ja hyvinvoinnin seurantaa (hyvinvointialueen valvontavastuu). Palkkionsaajat eivät ole työsuhteessa Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueeseen.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Lähtötilanne toimintaympäristössä: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella oli havaittu haasteita sosiaalihuoltolainsäädäntöön perustuvien palvelujen valvonnassa ja toteutuksessa. Erityisesti omaishoitajien kuormittumisen ja hyvinvoinnin seuranta oli ollut puutteellista, koska ei ole ollut yhtenäisiä kansallisia prosesseja ja mittareita. Lisäksi palkkionsaajien, kuten omaishoitajien, tiedonsaanti ja raportointi ovat olleet hajanaista ja epäyhtenäistä.

Ratkaistava ongelma: Ongelman ydin on sosiaalihuoltolainsäädäntöön perustuvien palvelujen valvonnan ja toteutuksen tehostaminen. Tavoitteena on parantaa omaishoitajien ja muiden palkkionsaajien tiedonsaantia, raportointia ja hyvinvoinnin seurantaa. Tämä edellyttää digitaalisten ratkaisujen, kuten Oima-palvelun, käyttöönottoa ja integrointia osaksi muita LUVN:n palveluprosesseja.

Strateginen kokonaisuus: Kehitettävä asia linkittyy Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palvelustrategiaan, jonka tavoitteena on toteuttaa vaikuttavia lakisääteisiä palveluja osana hyvinvointiyhteiskuntaa. Strategian mukaisesti pyritään valtiontalouden tasapainottamiseen, julkisen sektorin tehtäväkentän muutoksiin ja yhteiskuntapoliittisten kehityslukujen huomioimiseen. Oima-palvelun käyttöönotto tukee näitä strategisia tavoitteita parantamalla palvelujen tehokkuutta ja vaikuttavuutta.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakas: Palkkioperusteiset hoitajat, kuten omaishoitajat, tarvitsevat selkeän ja helppokäyttöisen digitaalisen ratkaisun, joka mahdollistaa heidän tietojensa tarkastelun ja raportoinnin reaaliaikaisesti. Tämä parantaa heidän tiedonsaantiaan ja helpottaa esimerkiksi omaishoitajien vapaapäivien kertymisen käytön seurantaa kuormittumisen ja hyvinvoinnin seurannan tukena (hyvinvointialueen valvontavastuu).

Ammattilainen: LUVN:n ammattilaiset tarvitsevat tehokkaita työkaluja palkkioperusteisten palvelujen hallinnointiin ja valvontaan. Oima-palvelu mahdollistaa paremman seurannan ja nopean reagoinnin hoitajien tarpeisiin, mikä parantaa palvelujen laatua ja vaikuttavuutta.

Organisaatio: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen on tärkeää toteuttaa vaikuttavia lakisääteisiä palveluja ja parantaa palveluprosessien tehokkuutta. Oima-palvelun käyttöönotto tukee organisaation strategisia tavoitteita ja auttaa vastaamaan valtiontalouden tasapainottamisen ja julkisen sektorin muuttuvan tehtäväkentän haasteisiin.

Yhteiskunta: Yhteiskunnan näkökulmasta on tärkeää varmistaa, että sosiaalihuoltolainsäädäntöön perustuvat palvelut ovat laadukkaita ja vaikuttavia. Oima-palvelu edistää hyvinvointiyhteiskunnan tavoitteita parantamalla esimerkiksi omaishoitajien ja myös muiden palkkionsaajien hyvinvointia ja tukemalla heidän jaksamistaan (hyvinvointialueen valvontavastuu).

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Roolit ja tehtävät: Kehittämiseen osallistui LUVN:n ammattilaisia usealta alueelta ja linjalta kuten digipalvelu, hankinta, lakipalvelu, talous, tiedonhallinta, viestintä, konsernipalvelu, tietosuoja, HR sekä tutkimus- ja kehittämisyksikkö. Mukana olivat myös palvelualueiden ammattilaisia neljältä palvelualueelta: ikääntyneiden palvelut, vammaispalvelut, lapset, nuoret ja perheet, sekä yhteiset sosiaali- ja terveyspalvelut.

Yhteistyö ja innostaminen: Projekti sisälsi jatkuvan vuorovaikutuksen kaikkien palvelualueiden ammattilaisten kanssa. Oima-palvelun demoversiot testattiin yhdessä ja sähköiset sopimuslomake-pohjat luotiin yhteistyössä. Laaja tiedotus ja koulutus auttoivat innostamaan ammattilaisia ja asiakkaita toimimaan yhteisen tavoitteen hyväksi.

Tulokset: Toimintamalli on otettu käyttöön, ja kaikki kehitetty on jalkautettu käytäntöön. Palkkionsaajat ovat saaneet palkkionsa ajallaan, ja ammattilaiset on koulutettu Oima-palvelun käyttöön. LUVN tasoista yhdenmukaistamista jatketaan mm. kokemusasiantuntijoiden palkkioiden hallinnoimisessa.

Tavoiteltu muutos

Ennen Oima-palvelun käyttöönottoa LUVN:n toimintatapa sisälsi manuaalista paperityötä, kuten dokumenttien laatimista, tulostusta, postitusta ja säilyttämistä. Uuden toimintamallin tavoitteena on korvata tämä vanha toimintatapa yhtenäisellä digitaalisella ratkaisulla, joka mahdollistaa palkkionsaajien prosessiin liittyvien tietojen tallentamisen, käsittelyn ja säilyttämisen sujuvasti ja virheettömästi yhdessä järjestelmässä.

Oima-palvelun avulla pyritään parantamaan asiakaslähtöisyyttä, sujuvoittamaan tietojen käsittelyä ja vähentämään virheitä. Tämä mahdollistaa henkilöstöresurssien kohdentamisen paremmin alueen asukkaiden palvelutarpeisiin. Ratkaisun tavoitteena on myös, että hoitajat (palkkionsaajat) voivat syöttää tarvittavia tietoja itsenäisesti.

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen digitaalisten palvelujen kehittämisen tavoitteena on ohjata sosiaali- ja terveyspalvelujen kysyntää perustason palveluihin, hillitä kysynnän kasvua, vahvistaa toiminnan tuottavuutta ja palvelujen tarjontaa, sujuvoittaa ammattilaisten ja asiakkaiden arkea sekä lisätä toiminnan kustannustehokkuutta.

Muutoksen mittaaminen

Tavoiteltujen muutosten saavuttamista mitataan ja seurataan seuraavien arviointikriteerien ja indikaattorien avulla:

Palkkionsaajien aktiivisuus: Seurataan, kuinka aktiivisesti palkkionsaajat käyttävät Oima-palvelua (palvelualue saa tiedon suoraan Oimasta).
Palaute ja valitukset: Kerätään ja analysoidaan Oima-palvelua koskevat palautteet ja valitukset (mm. Oiman palvelutasoraporttien läpikäynti LUVN:ssa).
Ostolaskut: Seurataan Oima-palvelun ostolaskujen määrää ja kustannuksia palvelualuekohtaisesti ja LUVN tasoisesti.
Ammattilaisten itsenäisyys: Arvioidaan LUVN:n ammattilaisten mahdollisuuksia ratkaista Oima-palveluun liittyviä asioita itsenäisesti. LUVN:n ammattilainen näkee Oima-palvelusta oman tikettinsä tilanteen.
Asiakaspalvelun tehokkuus: Seurataan Oiman asiakaspalveluun saapuneiden tikettien määrää, kustannuksia sekä ratkaisujen nopeutta ja tehokkuutta. Seuranta myös Oiman palvelutasoraporteilta LUVN tasoisesti.

Näiden indikaattorien avulla voidaan tehdä jatkuvaa seurantaa ja arviointia kehittämisen aikana ja varmistaa, että tavoitellut muutokset saavutetaan.

Toteutussuunnitelma

Toimintamallin käyttöönotto aloitettiin porrastetusti huhti-/toukokuun 2024 aikana.

Toimintamallin kehittäminen ja käyttöönotto on ollut merkittävä askel kohti digitaalista ja sähköistä palvelua Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella. Oima-palvelun käyttöönotto on parantanut tiedonkulkua ja yhteistyötä, sillä sekä LUVN:n ammattilaiset että palkkionsaajat voivat nyt nähdä saman järjestelmän tiedot. Tietosuoja ja tietoturva ovat olleet keskeisiä kehittämisessä, ja lainsäädännön noudattaminen on vaatinut syvällistä perehtyneisyyttä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmä: Noin 4300 palkkioperusteista hoitajaa Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen neljältä palvelualueelta sekä palvelualueiden ammattilaiset, jotka hallinnoivat palkkioperusteisia palveluja.

Asiakasymmärrys: Ennen projektin aloitusta tehtiin selvitys palkkioperusteisten palvelujen hallinnoinnista, mikä auttoi määrittelemään Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen tarpeet, tavoitteet ja vaatimukset.

Asiakkaiden osallistaminen: Oima-projektista tiedotettiin LUVN:n sosiaalisen median ja internetin alustoilla sekä kirjepostina ja sähköpostina. LUVN ammattilaiset kertoivat toimintamallista kotikäynneillä ja jättivät kirjallisia esitteitä. Oima-palvelu esiteltiin vammais- ja vanhusneuvostoille.

Koulutustilaisuudet tallennettiin luvn.fi/oima-palvelusivustolle, jossa on myös kirjallisia ohjeita. Koulutustallenteet ja materiaalit ovat saatavilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

Kaikki palaute käsitellään välittömästi, ja ammattilaiset vastaavat kysymyksiin nopeasti. Palvelualueiden ammattilaiset testasivat Oima-palvelun demoversiot ja osallistuivat mm. sähköisten sopimuslomake-pohjien luomiseen.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallin ytimessä on digitaalinen Oima-palvelu ja sen käyttöönotto hyvinvointialueella. Oima-palvelussa hallinnoidaan sosiaalihuoltolainsäädäntöön pohjautuvia, palkkioperusteisia palveluja, ja se mahdollistaa palkkionsaajien ja ammattilaisten tiedonsaannin ja raportoinnin yhdessä järjestelmässä, joka parantaa asiakaslähtöisyyttä, sujuvoittaa tietojen käsittelyä ja vähentää virheitä. Oima-palvelu tukee myös henkilöstöresurssien tehokkaampaa kohdentamista ja parantaa palvelujen laatua ja vaikuttavuutta.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Käyttöönoton keskeiset toimenpiteet:

Koulutus ja perehdytys: LUVN:n ammattilaisille ja palkkionsaajille koulutusta Oima-palvelun käytöstä. Tarjotaan koulutustallenteet ja materiaalit suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Viestintä ja tiedotus: Tiedotetaan Oima-palvelun käyttöönotosta kaikilla LUVN:n sosiaalisen median ja internetin alustoilla. Lähetetään tietoa kirjepostina ja sähköpostina palkkionsaajille.
Tuki ja neuvonta: Tarjotaan jatkuvaa tukea ja neuvontaa palkkionsaajille ja ammattilaisille. Käsitellään kaikki palaute ja kysymykset viipymättä.
Seuranta ja arviointi: Seurataan palkkionsaajien aktiivisuutta, palautteita ja valituksia. Arvioidaan ammattilaisten kykyä ratkaista Oima-palveluun liittyviä asioita itsenäisesti.

Käyttöönottoon tarvittavat resurssit:

Aika: Riittävästi aikaa koulutusten ja perehdytyksen järjestämiseen sekä jatkuvaan tukeen ja seurantaan.
Henkilöstö: Kouluttajat, projektihenkilöt ja asiakaspalveluhenkilöstö.
Raha: Rahoitus hankintaan, käyttöönottoon, koulutusten, viestinnän ja tukipalvelujen järjestämiseen.

Käyttöönoton ja juurruttamisen prosessi ja vaiheet

Suunnittelu: Laaditaan yksityiskohtainen suunnitelma hankintaprosessista, käyttöönottoprosessista, koulutuksista, viestinnästä ja tukipalveluista.
Koulutus ja viestintä: Toteutetaan koulutukset ja tiedotetaan Oima-palvelun käyttöönotosta. Tarjotaan koulutustallenteet ja materiaalit ammattilaisten ja palkkionsaajien käyttöön.
Käyttöönotto: Oima-palvelu otetaan käyttöön vaiheittain, alkaen vammaispalvelusta ja laajentaen ikääntyneiden palveluun, lapset, nuoret ja perheet sekä yhteiset sosiaali- ja terveyspalvelut palvelualueille. Tarjotaan jatkuvaa tukea ja neuvontaa käyttöönoton aikana.
Seuranta ja arviointi: Seurataan ja arvioidaan käyttöönoton edistymistä ja kerätään palautetta. Tehdään tarvittavat muutokset ja parannukset palautteen perusteella.
Vakiinnuttaminen: Varmistetaan, että Oima-palvelu on vakiintunut osa arjen toimintaa. Muodostetaan Oiman pääkäyttäjien, toiminnallisten vastuuhenkilöiden sekä Oiman omistajaryhmät. Annetaan tukea tarpeen mukaan.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Vahva projektijohtaminen: On tärkeää, että projektin omistajalla ja projektipäälliköllä on kyky hallita laajoja kokonaisuuksia ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat sitoutuneita ja tietoisia tavoitteista.

Laaja-alainen tarpeiden ja riskien tunnistaminen: Hyvinvointialueen tulee ymmärtää omat tarpeensa kattavasti. Lisäksi tulee tietää, mihin asioihin digitaalisella ratkaisulla halutaan parannusta, mitä konkreettisia asioita digitaalisella ratkaisulla oikeasti pystytään käytännössä ratkaisemaan, millä aikatauluilla, resursseilla ja kustannuksilla.

Verkostoyhteistyö: On olennaista, että eri palvelulinjat ja -alueet tekevät tiivistä yhteistyötä ja jakavat tietoa keskenään.

Lainsäädännön ja substanssin osaaminen: Toimintamallin käyttöönotto edellyttää vahvaa osaamista sosiaalihuollon palvelujen järjestämiseen liittyvässä lainsäädännössä sekä substanssiosaamista. Hyvinvointialueen talouden asiantuntijuus ja toimivat talousjärjestelmät ovat keskeisessä roolissa.

Johdon tuki: Johdon tulee olla aktiivisesti mukana ja tukea toimintamallin soveltamista.

Resursointi: On tärkeää, että projektissa on mukana substanssin hallitsevia ammattilaisia kaikilta toimintamallia hyödyntäviltä palvelualueilta ja -linjoilta.

Sudenkuopat, joita välttää: Riittämätön resurssointi ja heikko yhteistyö eri palvelualueiden välillä. Näiden välttämiseksi on tärkeää panostaa riittäviin resursseihin ja vahvaan yhteistyöhön.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Muutokset:

Parantunut tiedonkulku: Yhteinen järjestelmä on tehostanut tiedonkulkua ja yhteistyötä.
Virheellisten käytäntöjen korjaaminen: Projektin aikana korjattiin useita virheellisiä käytäntöjä.
Lomakkeiden yhtenäistäminen: Lomakkeiden yhtenäistäminen on tehostanut prosesseja.
Yhteistyön tiivistyminen: Organisaation sisäinen yhteistyö on parantunut.
Vahvempi tuki: Palkkiosopimusten hoito on nyt enemmän ammattilaisten omissa käsissä.

Yllättävät ja odottamattomat muutokset:

Virheiden havaitseminen: Jo projektin alkaessa havaittiin ja korjattiin useita virheellisiä käytäntöjä.
Osaamisen kasvu: Organisaation sisäisen yhteistyön tiivistyminen ja koulutukset ovat lisänneet osaamista.
Prosessien tehostuminen: Digitaalisten ratkaisujen käyttöönotto on tehostanut prosesseja.

Oima-palvelu palkkioperusteisten palvelujen hallintaan​, Länsi-Uudenmaan hva (RRP, P4, I4)

Kuva

Oima-palvelu palkkioperusteisten palvelujen hallintaan, Länsi-Uudenmaan hva (RRP, P4, I4)