Oima-palvelu palkkioperusteisten palvelujen hallintaan, Länsi-Uudenmaan hva (RRP, P4, I4)
Oima-palvelu korvasi manuaalisen paperityön digitaalisella ratkaisulla, joka yhdisti palkkiosopimusprosessin tiedot yhteen selainpohjaiseen järjestelmään. Toimintamallissa kuvataan palvelun käyttöönotto ja palkkioiden hallinnointi palvelussa.
Toimintamallin nimi
Oima-palvelu korvasi manuaalisen paperityön digitaalisella ratkaisulla, joka yhdisti palkkiosopimusprosessin tiedot yhteen selainpohjaiseen järjestelmään. Toimintamallissa kuvataan palvelun käyttöönotto ja palkkioiden hallinnointi palvelussa.
Kuva
Toimintamallin ytimessä on digitaalinen Oima-palvelu ja sen käyttöönotto hyvinvointialueella. Oima-palvelussa hallinnoidaan sosiaalihuoltolainsäädäntöön pohjautuvia, palkkioperusteisia palveluja, ja se mahdollistaa palkkionsaajien ja ammattilaisten tiedonsaannin ja raportoinnin yhdessä järjestelmässä, joka parantaa asiakaslähtöisyyttä, sujuvoittaa tietojen käsittelyä ja vähentää virheitä. Oima-palvelu tukee myös henkilöstöresurssien tehokkaampaa kohdentamista ja parantaa palvelujen laatua ja vaikuttavuutta.
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palvelustrategian mukaan hyvinvointialueemme on osa hyvinvointiyhteiskuntaa, jonka reunaehdot muodostuvat valtiontalouden tasapainottamisesta, julkisen sektorin muuttuvasta tehtäväkentästä ja yhteiskuntapoliittisista kehitysluvuista. Hyvinvointialueella tulee toteuttaa vaikuttavia lakisääteisiä palveluja.
Sosiaalihuoltolainsäädännön perusteella järjestetyissä palveluissa viranomaistehtävät ja vuorovaikutteinen palvelutoiminta ovat tiiviisti kytköksissä. Esimerkiksi omaishoidontuesta tai perhehoidosta tehdään viranomaispäätös, ja sähköisen sopimuksen valmistelu ja allekirjoitus Oima-palvelussa on tämän päätöksen toimeenpanoa.
Palvelujen valvontavastuu on Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella
Onnettomuustutkintakeskuksen yleisen suosituksen mukaan ammattilaisten tulee kirjata asiakaskontaktit ja seurata muun muassa omaishoitajien terveyttä ja hyvinvointia, mikä on ollut haastavaa ilman yhtenäisiä prosesseja ja mittareita.
Oima-palvelun ansiosta palkkionsaajat, kuten omaishoitajat, näkevät omat tietonsa ja voivat ilmoittaa toteutumia reaaliaikaisesti. LUVN:n ammattilaiset voivat seurata omaishoitajien vapaapäivien käyttöä osana hoitajan kuormittumisen ja hyvinvoinnin seurantaa (hyvinvointialueen valvontavastuu). Palkkionsaajat eivät ole työsuhteessa Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueeseen.
Kohderyhmä: Noin 4300 palkkioperusteista hoitajaa Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen neljältä palvelualueelta sekä palvelualueiden ammattilaiset, jotka hallinnoivat palkkioperusteisia palveluja.
Asiakasymmärrys: Ennen projektin aloitusta tehtiin selvitys palkkioperusteisten palvelujen hallinnoinnista, mikä auttoi määrittelemään Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen tarpeet, tavoitteet ja vaatimukset.
Asiakkaiden osallistaminen: Oima-projektista tiedotettiin LUVN:n sosiaalisen median ja internetin alustoilla sekä kirjepostina ja sähköpostina. LUVN ammattilaiset kertoivat toimintamallista kotikäynneillä ja jättivät kirjallisia esitteitä. Oima-palvelu esiteltiin vammais- ja vanhusneuvostoille.
Koulutustilaisuudet tallennettiin luvn.fi/oima-palvelusivustolle, jossa on myös kirjallisia ohjeita. Koulutustallenteet ja materiaalit ovat saatavilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Kaikki palaute käsitellään välittömästi, ja ammattilaiset vastaavat kysymyksiin nopeasti. Palvelualueiden ammattilaiset testasivat Oima-palvelun demoversiot ja osallistuivat mm. sähköisten sopimuslomake-pohjien luomiseen.
Käyttöönoton keskeiset toimenpiteet:
- Koulutus ja perehdytys: LUVN:n ammattilaisille ja palkkionsaajille koulutusta Oima-palvelun käytöstä. Tarjotaan koulutustallenteet ja materiaalit suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
- Viestintä ja tiedotus: Tiedotetaan Oima-palvelun käyttöönotosta kaikilla LUVN:n sosiaalisen median ja internetin alustoilla. Lähetetään tietoa kirjepostina ja sähköpostina palkkionsaajille.
- Tuki ja neuvonta: Tarjotaan jatkuvaa tukea ja neuvontaa palkkionsaajille ja ammattilaisille. Käsitellään kaikki palaute ja kysymykset viipymättä.
- Seuranta ja arviointi: Seurataan palkkionsaajien aktiivisuutta, palautteita ja valituksia. Arvioidaan ammattilaisten kykyä ratkaista Oima-palveluun liittyviä asioita itsenäisesti.
Käyttöönottoon tarvittavat resurssit:
- Aika: Riittävästi aikaa koulutusten ja perehdytyksen järjestämiseen sekä jatkuvaan tukeen ja seurantaan.
- Henkilöstö: Kouluttajat, projektihenkilöt ja asiakaspalveluhenkilöstö.
- Raha: Rahoitus hankintaan, käyttöönottoon, koulutusten, viestinnän ja tukipalvelujen järjestämiseen.
Käyttöönoton ja juurruttamisen prosessi ja vaiheet
- Suunnittelu: Laaditaan yksityiskohtainen suunnitelma hankintaprosessista, käyttöönottoprosessista, koulutuksista, viestinnästä ja tukipalveluista.
- Koulutus ja viestintä: Toteutetaan koulutukset ja tiedotetaan Oima-palvelun käyttöönotosta. Tarjotaan koulutustallenteet ja materiaalit ammattilaisten ja palkkionsaajien käyttöön.
- Käyttöönotto: Oima-palvelu otetaan käyttöön vaiheittain, alkaen vammaispalvelusta ja laajentaen ikääntyneiden palveluun, lapset, nuoret ja perheet sekä yhteiset sosiaali- ja terveyspalvelut palvelualueille. Tarjotaan jatkuvaa tukea ja neuvontaa käyttöönoton aikana.
- Seuranta ja arviointi: Seurataan ja arvioidaan käyttöönoton edistymistä ja kerätään palautetta. Tehdään tarvittavat muutokset ja parannukset palautteen perusteella.
- Vakiinnuttaminen: Varmistetaan, että Oima-palvelu on vakiintunut osa arjen toimintaa. Muodostetaan Oiman pääkäyttäjien, toiminnallisten vastuuhenkilöiden sekä Oiman omistajaryhmät. Annetaan tukea tarpeen mukaan.
Muutokset:
- Parantunut tiedonkulku: Yhteinen järjestelmä on tehostanut tiedonkulkua ja yhteistyötä.
- Virheellisten käytäntöjen korjaaminen: Projektin aikana korjattiin useita virheellisiä käytäntöjä.
- Lomakkeiden yhtenäistäminen: Lomakkeiden yhtenäistäminen on tehostanut prosesseja.
- Yhteistyön tiivistyminen: Organisaation sisäinen yhteistyö on parantunut.
- Vahvempi tuki: Palkkiosopimusten hoito on nyt enemmän ammattilaisten omissa käsissä.
Yllättävät ja odottamattomat muutokset:
- Virheiden havaitseminen: Jo projektin alkaessa havaittiin ja korjattiin useita virheellisiä käytäntöjä.
- Osaamisen kasvu: Organisaation sisäisen yhteistyön tiivistyminen ja koulutukset ovat lisänneet osaamista.
- Prosessien tehostuminen: Digitaalisten ratkaisujen käyttöönotto on tehostanut prosesseja.