Omaolo-palvelun kokonaisuus Pohjois-Karjalan HVA:lla. Palveluprosessien kuvaamisella edistetään ja helpotetaan Omaolo -palvelun eri toiminallisuuksien käyttöönottoa sekä laajentamista. Kokonaisuus sisältää palveluprosessien kuvaukset ja ohjaukset.

Toimintaympäristö **

Pohjois-Karjalan hyvinvointialue – Siun sote on yksi Suomen 21 hyvinvointialueesta. Pohjois-Karjalan hyvinvointialue aloitti toimintansa 1.1.2023. Ennen hyvinvointialueelle siirtymistä Siun sote toimi kuntayhtymänä vuodesta 2017 alkaen. Alueeseen kuuluu 13 kuntaa ja alueen väestöluku vuoden 2022 lopussa oli 162 540.  Henkilöstöä koostuu lähes 8000 työntekijästä. 

Digitaalisia asiointi- ja palvelukanavia Siun sotessa on aktiivisessa käytössä vähän ja käyttö on hyvin vaihtelevaa. Omaolo-palvelu on ollut Siun sotessa käytössä vuodesta 2018 lähtien. Omaolo-palvelun ylläpito, kehittäminen ja käytön laajentaminen on ollut vuosia erilaisten hankkeiden vastuulla ja vuonna 2022 Omaolo-palvelu siirtyi organisaation omaksi toiminnaksi. Vuoden 2024 kevään aikana hyvinvointialueelle hankittiin digitaalinen palvelualusta, jolla korvataan Omaolo-palvelussa olleet asiointiaiheet. Omaolo-palvelun käyttö hyvinvointialueella päättyi kesäkuussa 2024.

Omaolo-palvelun monipuolistamisen tavoitteena on tarjota asiakkaille helppo ja yhdenvertainen digitaalinen kanava saada tarvitsemiaan palveluita. Kehittämistyössä on mukana Siun soten toimialueiden henkilöstöä, Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskushankkeen asiantuntijoita, RRP-hankkeen asiantuntijoita sekä Omaolon pääkäyttäjiä. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Siun soten digitaaliset palvelut ovat tällä hetkellä hyvin hajanaiset ja yhtenäisiä palveluprosesseja ei ole. Asiointeja voi tapahtua useita reittejä pitkin, mitkä osaltaan johtuvat siitä, ettei alueella ole yhtenäistä digipalvelualustaa, mutta myös siitä, etteivät nykyiset järjestelmät vastaa nykypäivän tarpeita. Omaolo-palvelun hyödynnettävyyttä on kasvatettu pikku hiljaa. Alussa palvelua hyödynnettiin vain muutamissa kunnissa ja toimipisteissä. Ensimmäisinä vuosina palvelusta hyödynnettiin vain muutamia Omaolon sisällöistä.

Tavoitteena:

  • Yhtenäistää asiakkaiden mahdollisuutta saada palveluita digitaalisuutta hyödyntäen.
  • Omaolo-palvelun monipuolistamisella edesautetaan digitaalisten asiointikanavien käyttöä sekä asukkaiden että ammattilaisten keskuudessa.
  • Omaolo-palvelulla voidaan mahdollistaa yhdenvertainen ja oikea-aikainen palveluiden saanti.
  • Omaolo-palvelun avulla pystytään hyödyntämään moniammatillista yhteistyötä. 
  • Omaolo-palvelun sisältöjen hyödyntäminen koko hyvinvointialueella.
Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asukas: Asukas saisi tarvitsemansa palvelun oikeaa aikaan ja oikeassa paikassa. Asukkailla olisi mahdollisuus myös itsehoitoon, ennen tarvetta varsinaiselle hoidolle. Asukkailla tulee olla digitaalinen väylä päästä palveluihin aiempien välineiden rinnalla.

Ammattilainen: Ammattilaisilla on mahdollisuus ottaa käyttöön yhtenäinen digitaalinen työkalu. Palveluprosessien kuvaamisella edesautetaan digitaalisten välineiden käyttöönottoa, sujuvoitetaan työntekoa ja resurssien kohdentamista.

Organisaatio: Asiakkaiden ohjautuminen suoraa oikealle ammattilaiselle säästää resursseja, asiakkaiden luukuttamista sekä vähentää turhia yhteydenottoja.

Yhteiskunta: Mahdollistamalla digitaalisten palveluiden hyödyntämisen, pystymme lisäämään asukkaiden yhdenvertaisuutta ja lisäämään palveluiden saatavuutta.

Tavoiteltu muutos

Asukas saa tarvitsemansa avun ja neuvonnan heti ensimmäisellä yhteydenotolla. Palveluiden tarjoamisessa otetaan huomioon monikanavaisuus ja moniammatillisuus.

Omaolo-palvelun laajentamisella pyritään jalkauttamaan digitaaliset työvälineet osaksi tavallista työtä. Tavoitellaan asiakkaiden digimyönteisyyttä ja luottamusta sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita kohtaan. 

Omaolo-palvelun käyttö hyvinvointialueella päättyi kesäkuussa 2024.

Muutoksen mittaaminen
  • Omaolo-palvelun sisältöjen käyttömäärät
    • Tilastojen säännöllinen seuranta (vko/kk)
  • Asiakas- ja ammattilaispalauteet
Toteutussuunnitelma

Prosessit avattu erillisissä pp-esityksissä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Toimintamallin kohderyhmänä ovat lähes kaikki Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen asukkaat ja ammattilaiset, jotka pystyvät käyttämään Omaolo-palvelua. Laadittujen palveluprosessikuvausten avulla tuetaan ja kannustetaan Omaolon eri palveluiden käyttöönottoa. Asiakasymmärrystä kerrytetään kaikissa Omaolo sisältöjen käyttöönottojen ja käytön yhteydessä, muun muassa säännölliset tapaamiset ammattilaisten kanssa, koulutukset, pilotoinnit ja päivittäin Teams-kanavilla.

Ratkaisun perusidea **
  • Omaolo-palvelun sisältöjen hyödyntäminen koko hyvinvointialueella. 
  • Omaolo-palvelun monipuolistamisen tavoitteena on tarjota asiakkaille helppo ja yhdenvertainen digitaalinen kanava saada tarvitsemiaan palveluita tai tukea asukkaan itsehoitoa. 
  • Omaolo-palvelun monipuolistamisella edesautetaan digitaalisten asiointikanavien käyttöä sekä asukkaiden että ammattilaisten keskuudessa.
  • Omaolo-palvelulla voidaan mahdollistaa yhdenvertainen ja oikea-aikainen palveluiden saanti.
  • Omaolo-palvelun käytön avulla pystytään hyödyntämään moniammatillista yhteistyötä. 
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **
  • Esihenkilöiden sitoutuminen, osallistuminen, päivittäin tuki ammattilaisille ja kehittämisen mahdollistaminen
  • Ammattilaisten sitoutuminen ja aktiivinen osallistuminen toiminnan kehittämiseen
  • Viestintä (ammattilaiset ja asukkaat)
  • Kouluttaminen ja päivittäinen tuki henkilöstölle pääkäyttäjien toimesta
  • Pääkäyttäjäresurssi ja -osaaminen
  • Tavoitellun muutoksen esille tuominen
  • Nykytilan selvittäminen, prosessin kuvaaminen ja läpikäynti, muutokset arviointi/seuranta
Vinkit toimintamallin soveltajille **
  • Vinkkaa toimialuetta mahdollisesta muutoksesta kehittää ja sujuvoittaa työtä. 
  • Houkuttele ja innosta sopiva määrä henkilöstöä (ml.esihenkilö) toimialueelta. 
  • Käy läpi "kehittäjätiimin" kanssa prosessien nykytila ja kerro, kuinka prosessia voitaisiin kehittää/parantaa sekä asukkaiden, että ammattilaisten näkökulmasta
  • Suunnittele ja aikatauluta kehittäminen, kouluttaminen, viestintä
  • Kuuntele kenttää
  • Pilotoi ja ota käyttöön
  • Seuraa etenemistä, ole tukena, auta, kouluta tarvittaessa uudelleen
  • Kerää mukaan kokemukset prosessista seuraavaa kertaa varten!
Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Omaolo-palvelun käyttöä seurataan ja tilastoidaan viikko- sekä kuukausitasolla. Näin toimialueet saavat omasta toiminnastaan ajantasaista tietoa palvelun käytöstä ja pystyvät näin itsenäisesti arvioimaan toimialueensa toimintaa. Pääkäyttäjien toimesta Omaolon sisältöjen käyttömääriä tarkastellaan säännöllisesti ja tarvittaessa ollaan yhteydessä toimialueelle, jos sisältöjen käyttö on hiipumaan päin. Omaolo-palvelun hyödyntämisen myötä asukkaat ovat saaneet 24/7 auki olevan väylän saada ohjausta, neuvontaa tai apua. Kehittämisen myötä asukkaita voidaan hoitaa aiempaa monipuolisemmin etävälineitä hyödyntäen. 

Vuoden 2024 kevään aikana hyvinvointialueelle hankittiin digitaalinen palvelualusta, jolla korvataan Omaolo-palvelussa olleet asiointiaiheet. Omaolo-palvelun käyttö hyvinvointialueella päättyi kesäkuussa 2024. Omaolo-palvelun hyödyntäminen, Omaoloa varten kehitetyt toimintaprosessit ja ammattilaisten digikyvykkyyden kasvaminen Omaolon aikana ovat edesauttaneet uuden digitaalisen palvelualustan käyttöönottoa.