| Innokylä

Toimintaympäristö

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue (Pohde) on yksi Suomen 21 hyvinvointialueesta, joka aloitti toimintansa 1.1.2023. Alueeseemme kuuluu 30 kuntaa ja n.413 000 asukasta ja se työllistää yli 18 000 henkilöä. Digitaalisten asiointi- ja palvelukanavien käyttö on alueella tällä hetkellä vaihtelevaa: osassa kunnissa sähköisiä kanavia on ollut jo pidempään käytössä, osassa niiden käyttö on hyvin vähäistä. Pohteella on tavoitteena Omaolo palvelun käytön yhtenäistäminen ja asukkaiden tasalaatuiset ja tasavertaiset digipalvelut. Digitaalisten palveluiden kehittäminen ja käyttöönottoon liittyvät toimet näkyvät osana hyvinvointialueen strategiaa ja järjestämissuunnitelmaa. Omaolon käyttöönotolla saadaan yksi yhtenäinen matalankynnyksen asiointikanava alueen asiakkaiden ja ammattilaisten käyttöön.

Pohteella kehitetään alueellisia palveluprosesseja ja -ohjauksia, joissa Omaolon digitaalinen asiointikanava on mukana. Yhtenäisten palveluprosessien ja -ohjausten taustalla on ihmislähtöinen hyvinvointikäsitys, jossa pohjoispohjalainen ihminen nähdään, kuullaan, hyväksytään ja ymmärretään kokonaisvaltaisesti ihmisenä eikä vain yksittäisten tarpeiden kautta. Määräaikaistarkastusten kehittämisen painopisteenä on yhdenvertaisuus, hoidonlaatu ja -saatavuus sekä itsehoitoon ja ennaltaehkäisyyn tukeminen.

Toimintamallin kehitystyössä on ollut mukana alueemme ammattilaisia neuvola-, koulu- ja opiskeluterveydenhuollosta ja alueemme Omaolon projektiryhmän Omaolon pääkäyttäjiä ja - vastaavia sekä kirjaamisen asiantuntijoita. Kehitystyö on osa Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskusohjelman digikehittämistä.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Alueella useita eri käytäntöjä ammattilaislähtöisille määräaikaistarkastuksilla. Alueella ei ole ollut käytössä yhtenäisiä sähköisiä esitietolomakkeita tarkastusten tueksi ennen Omaoloa. Tarkastusten laatu vaihtelevaa. Vaikuttavuuden ja laadun mittaaminen ollut haastavaa. Omaolo on alueellisesti valittu yhdeksi sähköiseksi asiointikanavaksi ja käyttöönottoa tuetaan alueellisessa projektiryhmässä.

Kaikissa määräaikaistarkastusprosesseissa on noussut esiin samoja haasteita:

- vastaanottoon valmistautumisen vaikeus (sekä asiakkaan että ammattilaisen kokemana)

- täytetty esitietolomake jää kotiin, ei ole tehtynä vastaanotolla

- yksilöllisen tarpeen huomioiminen vastaanottojen sisällössä sekä kestossa haastavaa

- prosesseissa menee paljon aikaa tukitoimintoihin (papereiden selvittely, postittaminen, puhelut, kirjaaminen)

- kirjaaminen ei ole yhtenäistä, lomakkeiden arkistointi työteliästä

-paikkakuntakohtaiset erot käytänteissä

Toimintamallia kehittäessä laaditaan Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle Omaolon määräaikaistarkastuksille alueellinen palveluprosessi ja –ohjaukset, joilla lisätään hoidon laatua ja saatavuutta sekä tuetaan itsehoitoa. Käyttöönoton laajentumisella tuetaan sähköisten asiointikanavien käyttöä asukkailla sekä ammattilaisilla.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asukkaalla tulee olla paperisten esitietolomakkeiden rinnalla valittavissa sähköinen esitietolomake, jota nykypäivänä halutaan mieluummin käyttää.

Ammattilaiset saavat työnsä tueksi yhtenäisen toimintamallin ja sähköisen työkalun. Toimintamallin kehittämisellä tuetaan myös alueellisesti sähköisten lomakkeiden yhtenäistä käyttöönottoa. Palveluprosessin kehittämisen tavoitteena on yhtenäistää kirjaamista ja tilastointia, mitä voi hyödyntää sekä ammattilaiset että tietojohtamisen asiantuntijat.

Sähköisten palvelujen mahdollistamisella lisäämme digitalisaatiota ja palvelujen saavutettavuutta tasavertaisemmin.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Toimintamallia kehitettiin alueellisissa työpajoissa palvelumuotoilun keinoja hyödyntäen. Työpajoihin kutsuttiin alueemme kaikista organisaatioista neuvola-, koulu- ja opiskelu terveydenhuollon ammattilaisia ja esihenkilöitä sekä Omaolon projektiryhmäläiset, jotka ovat Omaolon pääkäyttäjiä ja -vastaavia alueellamme. Lisäksi työpajoihin on osallistunut kirjaamisen ammattilaisia. Työpajoja veti projektisuunnittelijat Ulla Honkamäki ja Miia Piirainen, jotka tekivät tätä kehittämistyötä osana Monialaiset opinnot sosiaali- ja terveysalan digitalisaation kehittämisessä -opintoja (DIAK).

Tavoiteltu muutos

Sähköiset esitietolomakkeet ovat koko hyvinvointialueella käytössä yhtenäisellä toimintamallilla. Toimintamallin käyttöönotolla pyritään saamaan digitalisaation muutosvastarintaa vähemmäksi ja sähköiset lomakkeet sujuvaksi osaksi määräaikaistarkastuksen palveluprosessia.

Muutoksen mittaaminen

• Henkilöstötyytyväisyys: kysely X ajanpäästä käyttöönotosta.

• Asiakastyytyväisyyskysely

• Tulostettavan/arkistoitavan paperinen väheneminen: esim. 350 oppilasta = 1400 sivua vanhempien esitietolomake / 700 sivua oppilas.

• Valmistelevan ajan väheneminen: kopioiminen, kirjeiden valmistelu + postittaminen, väliarkistointi ja sieltä lääkärille toimittaminen.

• Käyttöönottojen eteneminen ja määräaikaistarkastuksen käyttömäärät alueella.

Toteutussuunnitelma

Avoin yhteistyö ammattilaisten, asiakkaiden, esihenkilöiden ja kehittäjien kesken.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Palveluprosessin ja -ohjausten mallintaminen auttaa alueella Omaolon määräaikaistarkastusten yhtenäistä käyttöönottoa. Tavoitteena on saada Omaolon määräaikaistarkastusten sähköiset esitietolomakkeet yhtenäisellä toimintamallilla käyttöön koko alueelle.

Toimintamallin kohderyhmänä on siis ensin Omaolon määräaikaistarkastukset käyttöönottavat organisaatiot, jotka pystyvät hyödyntämään laadittuja palveluprosesseja ja -ohjauksia. Kun käyttöönotto on saatu tehtyä ja ammattilaiset koulutettua, voidaan keskittyä määräaikaistarkastusten käytettävyyden kehittämiseen lisää, jolloin ammattilaiset ja asukkaat saavat mahdollisimman kattavan hyödyn.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Pohjois-Pohjanmaalla on useita eri palveluprosesseja, -käytäntöjä ja –ohjauksia. Laatu vaihtelevaa. Vaikuttavuuden ja laadun mittaaminen haastavaa. Omaolo on alueellisesti valittu yhdeksi sähköiseksi asiointikanavaksi. Omaolon käyttöönottoa tuetaan kansallisesti ja alueellisessa työskentelyssä.

Tällä hetkellä Omaolossa ovat käytössä seuraavat määräaikaistarkastuksen esitietolomakkeet:

3X10D (lapselle/nuorelle ja vanhemmille)
5. luokkalaisen esitietolomake vanhemmille
Opiskeluterveydenhuollon esitietolomake
Lasten ja nuorten suun terveyskysely
Puolitoistavuotiaan laaja terveystarkastus

Tämän toimintamallin kehittäminen ona alkuun rajattu Puolitoistavuotiaan laaja terveystarkastus, 5.luokkalaisen esitietolomake vanhemmille ja Opiskeluterveydenhuollon esitietolomakkeisiin Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskusohjelmassa. Nämä lomakkeet ovat alueellamme olleet käytetyimpiä. Lasten ja nuorten suun terveyskyselyn toimintamallia on aloitettu kehittämään Suomen kestävän kasvun ohjelman aikana. Määräaikaistarkastuksen esitietolomakkeen avulla niin asukas kuin ammattilainenkin voi valmistautua tulevaan asukkaan, lapsen tai perheen määräaikaistarkastukseen. Esitietolomakkeessa kartoitetaan tarkastukseen liittyviä esitietoja vastaanottokäynnin tueksi. Osa lomakkeista edellyttää asukkaalta tunnistautumista Omaolo-palveluun ennen vastaamista. Asukkaalle voidaan myös laatia palveluohjauksilla alueellisesti yhtenäisiä ohjauksia ja hyödyllisiä linkkejä muille sivustoille.

Tutustu lisää Omaolon määräaikaistarkastuksiin: https://digifinland.fi/omaolohelp/verkkokoulutus/4-hyvinvoinnin-kokonaisuudet/3-2-maaraaikaistarkastuksen-esitietolomake/

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Alueellinen projektiryhmä on kokoontunut alkuun säännöllisesti joka toinen viikko ja vuodesta 2023 lähtien kerran kuukaudessa.
Alueelliset MAT-työpajat I-IV, aloitettu 26.9.2022.
- Työpajoissa yht. 40 sote alan asiantuntijaa hyvinvointialueen eri organisaatioista
Organisaatiot kokoontuvat itsenäisesti kuvaamaan nyky- ja tavoitetilan määräaikaistarkastuksista organisaationsa Omaolon pääkäyttäjän/-vastaavan johdolla.
Omaolon pääkäyttäjät/-vastaavat tekevät palveluohjaustaulukon käyttöönotossa ja laittavat sinne yhteisesti sovitut palveluohjaukset. Myös ammattilaisten kouluttaminen on organisaatioiden pääkäyttäjien/-vastaavien tehtävänä.
Organisaatiot voivat osallistua kehittämiseen DigiFinlandin järjestämissä kansallisissa palavereissa.

Uuden toimintamallin muutos vaatii pitkäjänteistä työtä, jossa muun muassa muutosvastarinta ja resurssit tulee ottaa huomioon. Riittävä informointi, koulutus ja tuki auttavat uuden toimintamallin onnistunutta käyttöönottoa. Asiakkaille viestintä ja ohjaus on myös tärkeässä roolissa toimintamallin jalkauttamisessa käytäntöön.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kannattaa laatia omalle hyvinvointialueelle yhtenäiset palveluprosessit ja palveluohjaukset, jotka tukevat käyttöönottoa ja takaavat sen myötä tasavertaista palvelua asukkaille.

Käyttöönotto vaatii riittävästi aikaa ja koulutusta sekä viestintää ammattilaisille, esihenkilöille sekä myös asiakkaille. Paikallisohjauksia suunnitellessa kannattaa tehdä tiivistä yhteistyötä ammattilaisten sekä kolmannen sektorin palveluita tuottavien kanssa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Ammattilaisilla ei ollut käytössä ennen Omaoloa sähköisiä esitietolomakkeita asukkaille vastaanottoa ja asukkaan itsehoidon tukemista varten. Omaolon määräaikaistarkastuksia on tällä hetkellä käyttöönotettu 11 organisaatiossamme, mutta yhtenäistämistä palveluohjausten ja -prosessin käyttöönoton myötä tullaan vielä tekemään niissäkin organisaatioissa. Ne organisaatiot, joissa sähköiset esitietolomakkeet eivät ole vielä käytössä, ottavat suoraan alueellisen mallin mukaan ne käyttöön. Toimintamallia on kehitetty alueellisissa työpajoissa, joissa on tullut esille moninaiset tavat vastaanottojen pitämiseksi. Yhtenäistämisen tarve on siis ilmeinen, jos haluamme taata tasavertaisia palveluja alueellamme. Tärkeänä osana kehittämistä on ollut myös yhtenäisten kirjaamis- ja tilastointitapojen laatiminen sekä huomioida prosessissa alueellista palvelutarjontaa kohdennetusti esim. järjestöjen ja lapsiperheiden palveluihin.

Omaolon määräaikaistarkastuksien palveluprosessin kehittäminen Pohjois-Pohjanmaalla