Omaolon määräaikaistarkastuksien palveluprosessin kehittäminen Pohjois-Pohjanmaalla
Palveluprosessin ja -ohjausten mallintamisella edistetään Omaolon määräaikaistarkastusten esitietolomakkeiden yhtenäistä käyttöönottoa Pohjois-Pohjanmaalla. Malli sisältää alueellisesti laaditun palveluprosessin kuvauksen ja palveluohjaukset.
Oivalla ja ymmärrä
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue (Pohde) on yksi Suomen 21 hyvinvointialueesta, joka aloitti toimintansa 1.1.2023. Alueeseemme kuuluu 30 kuntaa ja n.413 000 asukasta ja se työllistää yli 18 000 henkilöä. Digitaalisten asiointi- ja palvelukanavien käyttö on alueella tällä hetkellä vaihtelevaa: osassa kunnissa sähköisiä kanavia on ollut jo pidempään käytössä, osassa niiden käyttö on hyvin vähäistä. Pohteella on tavoitteena Omaolo palvelun käytön yhtenäistäminen ja asukkaiden tasalaatuiset ja tasavertaiset digipalvelut. Digitaalisten palveluiden kehittäminen ja käyttöönottoon liittyvät toimet näkyvät osana hyvinvointialueen strategiaa ja järjestämissuunnitelmaa. Omaolon käyttöönotolla saadaan yksi yhtenäinen matalankynnyksen asiointikanava alueen asiakkaiden ja ammattilaisten käyttöön.
Pohteella kehitetään alueellisia palveluprosesseja ja -ohjauksia, joissa Omaolon digitaalinen asiointikanava on mukana. Yhtenäisten palveluprosessien ja -ohjausten taustalla on ihmislähtöinen hyvinvointikäsitys, jossa pohjoispohjalainen ihminen nähdään, kuullaan, hyväksytään ja ymmärretään kokonaisvaltaisesti ihmisenä eikä vain yksittäisten tarpeiden kautta. Määräaikaistarkastusten kehittämisen painopisteenä on yhdenvertaisuus, hoidonlaatu ja -saatavuus sekä itsehoitoon ja ennaltaehkäisyyn tukeminen.
Toimintamallin kehitystyössä on ollut mukana alueemme ammattilaisia neuvola-, koulu- ja opiskeluterveydenhuollosta ja alueemme Omaolon projektiryhmän Omaolon pääkäyttäjiä ja - vastaavia sekä kirjaamisen asiantuntijoita. Kehitystyö on aloitettu Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskusohjelman myötä ja jatkettu Suomen kestävän kasvun ohjelmassa, jotka ovat osa digikehittämistä.
Alueella useita eri käytäntöjä ammattilaislähtöisille määräaikaistarkastuksilla. Alueella ei ole ollut käytössä yhtenäisiä sähköisiä esitietolomakkeita tarkastusten tueksi ennen Omaoloa. Tarkastusten laatu vaihtelevaa. Vaikuttavuuden ja laadun mittaaminen ollut haastavaa. Omaolo on alueellisesti valittu yhdeksi sähköiseksi asiointikanavaksi ja käyttöönottoa tuetaan alueellisessa projektiryhmässä.
Kaikissa määräaikaistarkastusprosesseissa on noussut esiin samoja haasteita:
- vastaanottoon valmistautumisen vaikeus (sekä asiakkaan että ammattilaisen kokemana)
- täytetty esitietolomake jää kotiin, ei ole tehtynä vastaanotolla
- yksilöllisen tarpeen huomioiminen vastaanottojen sisällössä sekä kestossa haastavaa
- prosesseissa menee paljon aikaa tukitoimintoihin (papereiden selvittely, postittaminen, puhelut, kirjaaminen)
- kirjaaminen ei ole yhtenäistä, lomakkeiden arkistointi työteliästä
-paikkakuntakohtaiset erot käytänteissä
Toimintamallia kehittäessä laaditaan Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle Omaolon määräaikaistarkastuksille alueellinen palveluprosessi ja –ohjaukset, joilla lisätään hoidon laatua ja saatavuutta sekä tuetaan itsehoitoa. Käyttöönoton laajentumisella tuetaan sähköisten asiointikanavien käyttöä asukkailla sekä ammattilaisilla
Toimintamallia kehitettiin alueellisissa työpajoissa palvelumuotoilun keinoja hyödyntäen. Työpajoihin kutsuttiin alueemme kaikista organisaatioista neuvola-, koulu- ja opiskelu terveydenhuollon ammattilaisia ja esihenkilöitä sekä Omaolon projektiryhmäläiset, jotka ovat Omaolon pääkäyttäjiä ja -vastaavia alueellamme. Lisäksi työpajoihin on osallistunut kirjaamisen ammattilaisia. Työpajoja veti projektisuunnittelijat Ulla Honkamäki ja Miia Piirainen, jotka tekivät tätä kehittämistyötä osana Monialaiset opinnot sosiaali- ja terveysalan digitalisaation kehittämisessä -opintoja (DIAK).
Sähköiset esitietolomakkeet ovat koko hyvinvointialueella käytössä yhtenäisellä toimintamallilla. Toimintamallin käyttöönotolla pyritään saamaan digitalisaation muutosvastarintaa vähemmäksi ja sähköiset lomakkeet sujuvaksi osaksi määräaikaistarkastuksen palveluprosessia.
• Henkilöstötyytyväisyys: kysely X ajanpäästä käyttöönotosta.
• Asiakastyytyväisyyskysely
• Tulostettavan/arkistoitavan paperinen väheneminen: esim. 350 oppilasta = 1400 sivua vanhempien esitietolomake / 700 sivua oppilas.
• Valmistelevan ajan väheneminen: kopioiminen, kirjeiden valmistelu + postittaminen, väliarkistointi ja sieltä lääkärille toimittaminen.
• Käyttöönottojen eteneminen ja määräaikaistarkastuksen käyttömäärät alueella.
Avoin yhteistyö ammattilaisten, asiakkaiden, esihenkilöiden ja kehittäjien kesken.
Palveluprosessin ja -ohjausten mallintaminen auttaa alueella Omaolon määräaikaistarkastusten yhtenäistä käyttöönottoa. Tavoitteena on saada Omaolon määräaikaistarkastusten sähköiset esitietolomakkeet yhtenäisellä toimintamallilla käyttöön koko alueelle.
Toimintamallin kohderyhmänä on siis ensin Omaolon määräaikaistarkastukset käyttöönottavat organisaatiot, jotka pystyvät hyödyntämään laadittuja palveluprosesseja ja -ohjauksia. Kun käyttöönotto on saatu tehtyä ja ammattilaiset koulutettua, voidaan keskittyä määräaikaistarkastusten käytettävyyden kehittämiseen lisää, jolloin ammattilaiset ja asukkaat saavat mahdollisimman kattavan hyödyn.