Omaolon määräaikaistarkastusten esitietolomakkeiden hyödyntäminen osana Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen neuvola-, koulu-, opiskelu- ja suun terveydenhoitoa (RRP, P4, I1)
Omaolo tukee asiakkaan osallisuutta ja sujuvoittaa tarkastuksia tarjoamalla ennakkotietoa ammattilaiselle. Organisaatiolle tämä tarkoittaa resurssien parempaa kohdentamista, laadukkaampaa palvelua ja digipalveluiden strategista hyödyntämistä.
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue (Pohde) on yksi Suomen 21 hyvinvointialueesta ja myös yksi Suomen laajimmista hyvinvointialueista. Hyvinvointialueen keskiössä on pohjoispohjalainen ihminen ja painopiste on peruspalveluissa ja varhaisessa ongelmien ehkäisyssä. Pohde vastaa noin 416 000 asukkaan hyvinvoinnista, terveydestä ja turvallisuudesta Pohjois-Pohjanmaalla. Pohteella on töissä lähes 18 000 ammattilaista, joiden hyvinvointia ja osaamista halutaan vaalia.
Pohde on saanut rahoitusta Suomen kestävän kasvun ohjelman kautta. Ohjelmalla tuetaan hallitusohjelman tavoitteiden mukaisesti ekologisesti, sosiaalisesti ja taloudellisesti kestävää kasvua. Ohjelma vauhdittaa kilpailukykyä, investointeja, osaamistason nostoa sekä tutkimusta, kehitystä ja innovaatioita. Tämä on mahdollistanut Pohteella Omaolopalvelun jatkokehittämisen, käyttöönoton ja integroinnin alueen digitaalisiin palveluihin ja ammattilaisten järjestelmiin.
Sosiaali- ja terveysministeriö on laatinut Digitaalisuus sosiaali- ja terveydenhuollon kivijalaksi Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaation ja tiedonhallinnan strategian 2023–2035 väliselle ajalle. Strategiassa on määritelty, että hyvinvointialueilla käytetään ensisijaisesta digitaalista asiointia palveluissa, joihin se sopii tai niille asiakkaille, jotka siihen kykenevät. Tavoitteena on, että asiakas voisi hyödyntää digitaalisia palveluja ajasta ja paikasta riippumatta. Tavoitteena on myös, että sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa ja palveluita kehitetään digitaalisiksi ja digitaalista osallistumista kannustaen.
Pohteen yhtenä strategisena periaatteena on, että palvelut ovat tarpeenmukaiset ja lähellä saavutettavissa monin eri tavoin. Tavoitteena on parantaa asiakkaiden palvelutarpeeseen pohjautuen palvelujen laatua, vaikuttavuutta ja hoidon jatkuvuutta. Myös henkilöstön osallistaminen ja vaikuttaminen hyvinvointialueen toimintaan ja palvelujen kehittämistyöhön yksi strategiassa mainituista asioista.
Toimintamallia on lähdetty kehittämään Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus ohjelmassa ennen RRP:n Kestävän kasvun ohjelmaa. Ensimmäisessä on tehty palveluprosessin ja -ohjausten mallintaminen, jonka tavoitteena on ollut edistää Omaolon määräaikaistarkastusten esitietolomakkeiden yhtenäistä käyttöönottoa Pohjois-Pohjanmaalla. Malli sisältää alueellisesti laaditun palveluprosessin kuvauksen ja palveluohjaukset. Kestävän kasvun ohjelmassa tätä mallia on lähdetty toteuttamaan ja kehitetty samalla eteenpäin.
Tavoitteena on saada Omaolon määräaikaisten tarkastusten esitietolomakkeet hyödynnettäviksi Pohteelle osana neuvola-, koulu-, opiskelu- ja suun terveydenhoitoa.
Ylemmän johdon kanssa on sovittu mittareista esitietolomakkeiden käytön seurantaan ja arviointiin, joita ovat
•Henkilöstötyytyväisyyskysely ja asiakastyytyväisyys (ammattilaisten kautta tuleva palaute) ja heidän kokemukset palvelusta
•Käyttöasteen seuranta analytiikasta (reagoidaan vähäiseen käyttöön)
•Työajan säästö
Tällä hetkellä Omaolossa ovat käytössä seuraavat määräaikais tarkastusten esitietolomakkeet:
3X10D (lapselle/nuorelle ja vanhemmille)
Viidesluokkalaisen esitietolomake vanhemmille
Opiskeluterveydenhuollon esitietolomake toiselle asteelle
Suun terveyskysely, lapset ja nuoret
Puolitoistavuotiaan laaja terveystarkastus
Ekaluokkalaisen terveystarkastus vanhemmille
Yläkoululaisen terveystarkastus vanhemmille
Esitietolomakkeiden kohderyhmänä ovat lapset, koululaiset ja opiskelijat perheineen. Ammattilainen laatii valitulle kohdejoukolle kutsun täyttää määräaikaistarkastukseen liittyvä esitietolomake Omaolossa ja asukas saa linkin lomakkeeseen ammattilaiselta esimerkiksi koulun tietojärjestelmän kautta, hyvinvointialueen verkkosivujen kautta tai muuten viestitse. Digitaalisen palvelun avulla asiakas voi täyttää kyselyt tai esitiedot itsenäisesti ajasta ja paikasta riippumatta.
Digitaalisten ratkaisujen avulla kyselyihin vastaamista ja vastausten käsittelyä voidaan tehostaa, nopeuttaa ja niiden ansiosta vastaanottokäyntejä voidaan suunnitella paremmin asiakkaan tarpeita vastaavaksi. Digitaalinen järjestelmä auttaa ammattilaista tunnistamaan riskiryhmät ja kohdentamaan palveluja oikea-aikaisesti asiakkaalle. Vastaanotto muodostuu asiakaslähtöiseksi, kun ammattilaisella on valmiiksi saatavilla asiakkaan terveys- ja hyvinvointitiedot ja hän koostaa vastaanoton sisällön (terveysneuvonta, keskusteltavat asiat, interventiot) tämän perusteella. Näin saadaan asiakas keskiöön, kun tasalaatuisuus ja tehokkuus sekä ammattilaisen ajankäytön optimointi paranee.
Digitaalisten esitietojen täyttäminen toimii osallisuuden välineenä tukien asiakaslähtöistä, oikea-aikaista ja vaikuttavaa palvelua.Asiakkaat on myös osallistettu kehittämiseen esimerkiksi käyttäjätestauksen kautta sekä palautekanavien kautta. Palautekanavina toimivat ammattilaiset, Pohteen verkkosivut ja DigiFinlandin palautekanava. Palautteet käsitellään ja kehitysideat otetaan huomioon kehittämisessä.
Määräaikaistarkastusten esitietolomakkeista puolitoistavuotiaan laaja terveystarkastus, ensimmäisen- ja viidesluokkalaisen sekä yläkoulujen vanhempien esitietolomake ja opiskeluterveydenhuollon esitietolomake otetaan käyttöön Pohteen laajuisesti neuvola-, koulu- ja opiskeluterveydenhuollossa. Suun terveyskysely lapsille ja nuorille otetaan käyttöön asteittain.
Toimintamallin onnistuneessa käyttöönotossa keskeistä on ollut johdon sitoutuminen, verkostomainen yhteistyö eri yksiköiden ja tukipalveluiden kesken sekä jatkuva viestintä. Ammattilaisten osaamisen varmistaminen, tukirakenteet ja palautekanavat vahvistavat ratkaisun pysyvyyttä ja vaikuttavuutta.
Käyttöönoton ja juurruttamisen prosessi:
Valmisteluvaihe
- Kohderyhmän ja ammattilaisten tarpeiden kartoitus
- Vastuukäyttäjien nimeäminen ja koulutus
- Yhteistyöverkostojen muodostaminen (ammattilaiset, johto, IT)
- Nyky- ja tavoitetilojen määrittäminen
Käyttöönotto
- Pilottialueen tai -yksikön valinta
- Käyttökoulutukset ja ohjeistukset henkilöstölle
- Viestintä asiakkaille ja ammattilaisille sekä sidosryhmille
- Tekninen käyttöönotto ja yhteydet tietojärjestelmiin
Seuranta ja arviointi
- Kerätään palautetta ja tarkastellaan täyttöastetta
- Tehdään tarvittavia muutoksia sisältöihin ja prosesseihin
- Seurataan palvelun toimivuutta arjen työssä
- Viestintä asiakkaille ja ammattilaisille sekä sidosryhmille
Juurrutus
- Laajennetaan käyttö kaikkiin yksiköihin
- Vakiinnutetaan toimintatavat osaksi normaalia työarkea
- Tuetaan jatkuvaa osaamisen kehittämistä
- Dokumentoidaan toimintamalli ja vastuut
- Viestintä asiakkaille ja ammattilaisille sekä sidosryhmille
Kuva
Kuva
Kuva
Kuva
- Puolitoistavuotiaan, 1. ja 5. luokan sekä yläkoululaisten vanhempien ja opiskeluterveydenhuollon lomakkeet ovat nyt käytössä koko Pohteen alueella. 3x10D-elämäntilannemittari otetaan käyttöön 6.- ja 9.-luokkalaisten terveystarkastuksissa. Suun terveyskyselyn käyttöönotto etenee vaiheittain ja on jo aloitettu seitsemässä kunnassa.
- Digitaalisen esitietolomakkeen käyttöönotto on sujuvoittanut sekä asiakkaan että ammattilaisen työtä: asiakas voi täyttää lomakkeen omaan aikatauluunsa sopivasti, ja ammattilainen saa ennakkotiedot vastaanoton kohdentamiseksi.
- Vastaanotosta on tullut asiakaslähtöisempi ja vaikuttavampi, kun keskustelut ja toimenpiteet voidaan suunnata todettuihin tarpeisiin.
- Fyysisten lomakkeiden tulostaminen ja siirtäminen on vähentynyt merkittävästi, mikä on tehostanut työtä ja pienentänyt materiaalikustannuksia.