| Innokylä

Toimintaympäristö

Päivystyksen kiire on lisääntynyt vuosien aikana. Samaan aikaan osastonsihteereiltä vapautuu tekstinkirjoittamisesta puheentunnistuksen kautta. Päivystyksessä tämä kehitys on alkanut syksyllä 2024. Vapautuvilla osastonsihteereillä on erittäin hyvää asiakaspalveluosaamista ja syvällistä osaamista terveydenhuollon organisaatiosta. On erittäin tärkeää hyödyntää tämä ammattiryhmä muiden terveyden huollon ammattilaisten työn tueksi.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Työkuvien ja tehtävien uudelleen arviointi oli aloitettu Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä jo vuonna 2022. Tuolloin jo tunnistettiin tarve osastosihteereiden uudelle työkuvalle. Hankkeessa organisoitiin työjako pilotti, jossa osastonsihteeri siirtyy osaksi päivystyksen tarkkailuosaston tiimiä ja hänelle siirretään tehtäviä, jotka eivät kuulu muiden ammattilaisten ydintehtävään.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Uusilla työjaoilla vapautetaan ammattilaisten työaikaa omaan ydintehtävään ja tehdään työtä sujuvaksi. Päivystyksen ruuhka ja kiireisyys näkyy potilaille, jolloin mahdollisimman sujuva ja nopea asiointi on yhteinen tavoite. Päivystyksessä useita tehtäviä on kasautunut esimerkiksi sairaanhoitajille, jolloin heillä menee aikaa esimerkiksi puhelintyöhön, jonka voisi hoitaa osastonsihteeri.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Mukana kehittämisessä oli joukko osastonsihteereitä, hoitajia, lääkäri ja esihenkilöitä päivystyksestä. Pohjana oli jo työjako hankkeen kysely vuodelta 2022, jossa havaittiin hoitohenkilöstöllä ja lääkäreillä olevan paljon tehtäviä, joita voisi siirtää osastonsihteerille. Samoin puheentunnistuksen laajeneminen syksyn aikana mahdollisti entistä enemmän asian kehittämistä. Halukkuutta ja ajatuksia oli uuden toimintamallin kokeiluun löytyi paljon.

Tavoiteltu muutos

Entistä sujuvampi toiminta päivystyksessä ja ammattilaisten työajan vapauttaminen tehtävistä , jotka eivät kuulu heidän ydintehtäväänsä.

Muutoksen mittaaminen

Pilotti loka-joulukuun aikana. Pilotin aikana arvioidaan aktiivisesti toimintatapaa henkilöstön kanssa. Ketterä kehittäminen palautteiden mukaan ja tavoitteena uusi ja pysyvä työnkuva viikon 50 jälkeen.

Toteutussuunnitelma

Työskentelytavaksi valittiin työpajat, joissa RATKO mallilla jokainen ammattilainen pilkkoi tehtävänsä. SWOT analyysi oli jo tehty tätä ennen Työkuvien ja tehtävien laajentamishankkeessa vuonna 2022. Silloin jo osastonsihteerien työnkuvien laajentaminen nähtiin mahdollisuudeksi muiden ammattilaisten työn tueksi. 8.10.2024 pidetyssä työpajassa etsittiin tehtävät, jotka voidaan osastonsihteerille osoittaa ja tämän pohjalta tehtiin työn kuvaus. Uusi työkuva käsiteltiin PTO:n hoitajien ja sihteerien yhteispalaverissa 10.10. 2024. Työkuvasta laadittiin tiedote, joka jaettiin koko päivystyksen henkilöstölle. Toiminnan aloitus sovittiin viikolle 43. Pilottiin otettiin mukaan ensin halukkaat osastonsihteerit. Siten nähtiin tärkeäksi, että uusi työkuva vielä kehittyy ja tulee näkyväksi kaikille ammattiryhmille. Pilotin aikana kyseltiin kokemuksia kaikilta ammattiryhmiltä ja pyritään rakentamaan työnkuva mielekkääksi.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Päivystyksen asiakkaiden osallistaminen on vaikeaa. Potilaspalautteissa on kuitenkin nähtävissä se, että kiire näkyy potilaille. Kun kiirettä on paljon, saattavat tärkeät esimerkiksi kotiutumisen liittyvät asiat jäädä huomiotta tai potilaat odottavat. Tiimin osana osastosihteeri voisi nopeuttaa esimerkiksi kotiuttamista koordinoimalla esimerkiksi kuljetuksia, puheluita ja muita tilanteeseen liittyvää.

Kuvittele ja kokeile

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Oman työskentelyn lisäksi hyödynnettävissä oli Taysin työkuvien ja tehtävien laajentamisen hankkeen kokemukset ja palautteet. Yksiköissä on paljon sellaista avustavaa tehtävää, joita pitää selvittää saman aikaisesti kun kehitetään yhtä tehtävää. Esimerkiksi että kaikki kuljetus, tilaus yms. tehtävät, joissa ei tarvita sairaanhoitajan koulutusta, irrotetaan sairaanhoitajan tehtävästä.

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Osastonsihteerin on oltava osa tarkkailun hoitotiimiä. Yhteinen kanslia ja yhteiset potilaat. Enemmän asiakaspalvelutyötä ja yhteistyötä muiden ammattilaisten kanssa. Osastonsihteerin uusi tehtävänkuva ei siten voi olla enää samanlainen kuin se on ollut vuosia esimerkiksi eri vuodeosastoilla. Monia tehtäviä on automatisoitu tai ne hoitaa sujuvasti muut ammattilaiset (puheentunnistus, palveluiden tilaus). Osastonsihteerin uudessa työnkuvassa on siten lähdettävä vapauttamaan eri ammattilaisilta ne tehtävät, joiden poistaminen sujuvoittaa työpäivää. Samoin työaika muotoutui tarpeeseen, klo 10-18/ 7 päivää viikossa, jolloin saatu apu on suurin.

Tehtävä kuva kirjattiin auki Pirhan tehtävänkuvalomakkeelle. Itse tehtävän osa-alueet jakautuivat viiteen

1. Potilashallinnolliset tehtävät: Potilaiden ruokajakolistan tulostaminen, potilaskyytien ja kuljetusten tilaaminen, potilaan uloskirjaus yksiköstä, sekä jatkohoitoon siirtyvien tai kotiutuvien potilaiden tarvittavien papereiden tulostus, tavaroiden pakkaaminen yms. pyynnöstä yhteistyössä hoitajien kanssa. Hoitoisuuden resurssikirjaukset.

2.Puhelinliikenteen ja tiedonhaun hallinta: Yksikön puhelimeen vastaaminen ja puhelujen välitys, mikrobiologian ilmoittamien veriviljelytulosten ohjaus eteenpäin, sekä tilannekohtainen tiedonhaku (esim. vanhoja tutkimustuloksia, todistukset, lähetteet, potilaan omaisen tietojen selvitys). erilaisen tiedon koordinointi ja välitys muille ammattilaisille. Erilaista asiakaspalvelua.

3.Tarvike- ja tavaratilaukset ja täytöt: Yksikön tarvike- ja tavaratäyttöjä sovitulta osalta tarkistuslistan mukaan sekä tilausten tekeminen, kuten kori-tilaukset sekä korjauspyynnöt Paketin kautta. ICT inventaariot ja päivitykset. ICT asioissa muiden ammattilaisten ohjaus ja avustaminen.

4.Tutkimusten ja kuvantamisten järjestelyt: Laboratoriotutkimusten tilaaminen pyydettäessä, kuvantamispyyntöjen käsittely ja järjestely (esim. MRI ja CT), EEG ajan sopiminen, sekä muualla otettujen tutkimustulosten tilaaminen pyynnöstä. Tarvittaessa erilaisten tutkimusten varaaminen

5. Asiakirjojen ja raporttien hallinta: Tilastojen ja kuukausiraporttien tuottaminen ja hakeminen pyynnöstä, sekä muistioiden kirjaaminen PTO:n osastokokouksissa. Tiedotteiden ja ohjeiden tulostus/laadinta/päivitys, asiakaspalautteiden keräyksen koordinointi, poikkeustilanteiden varustaminen (esim. labrakatkot, kuvantamisen poikkeustilanteet) ja poikkeustilanteista tiedottaminen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Pilotin aikana nykyisestä osastonsihteeri joukosta (kiertävä henkilöstö) kuusi halukasta sitoutui työskentelemään tiiviisti tarkkailussa. Koko henkilöstö eli kaikki ammattilaiset saivat tietoa pilotista. Palautteen jatkuvaa keräämiseen luotiin forms linkki, jota seurattiin aktiivisesti pilotin aikana. Osastonsihteerin keskeinen ja näkyvä paikka myös varmistettiin tarkkailun kansliasta.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Palautteista:

Osastonsihteerin uusi työnkuva päivystyksessä