| Innokylä

Toimintaympäristö

Päivystyksen kiire on lisääntynyt vuosien aikana. Samaan aikaan osastonsihteereiltä vapautuu aikaa tekstinkirjoittamisesta puheentunnistuksen myötä. Päivystyksessä puheentunnistus on otettu käyttöön syksyllä 2024. Osastonsihteereillä on erittäin hyvää asiakaspalveluosaamista ja syvällistä osaamista terveydenhuollon organisaatiosta. On tärkeää hyödyntää osastonsihteereiltä vapautuvaa resurssia muiden terveyden huollon ammattilaisten työn tueksi.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Työkuvien ja tehtävien uudelleen arviointi oli aloitettu Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä jo vuonna 2022. Tuolloin jo tunnistettiin tarve osastosihteereiden uudelle työkuvalle. Hankkeessa organisoitiin työjako pilotti, jossa osastonsihteeri siirtyy osaksi päivystyksen tarkkailuosaston tiimiä ja hänelle siirretään tehtäviä, jotka eivät kuulu muiden ammattilaisten ydintehtävään.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Uusilla työjaoilla vapautetaan ammattilaisten työaikaa omaan ydintehtävään ja tehdään työtä sujuvaksi. Päivystyksen ruuhka ja kiireisyys näkyy potilaille, jolloin mahdollisimman sujuva ja nopea asiointi on yhteinen tavoite. Päivystyksessä useita tehtäviä on kasautunut esimerkiksi sairaanhoitajille, jolloin heillä menee aikaa esimerkiksi puhelintyöhön, jonka voisi hoitaa osastonsihteeri.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Mukana kehittämisessä oli joukko osastonsihteereitä, hoitajia, lääkäri ja esihenkilöitä päivystyksestä. Pohjana oli jo työjako hankkeen kysely vuodelta 2022, jossa havaittiin hoitohenkilöstöllä ja lääkäreillä olevan paljon tehtäviä, joita voisi siirtää osastonsihteerille. Samoin puheentunnistuksen laajeneminen syksyn aikana mahdollisti entistä enemmän asian kehittämistä. Halukkuutta ja ajatuksia oli uuden toimintamallin kokeiluun löytyi paljon.

Tavoiteltu muutos

Entistä sujuvampi toiminta päivystyksessä ja ammattilaisten työajan vapauttaminen tehtävistä , jotka eivät kuulu heidän ydintehtäväänsä.

Muutoksen mittaaminen

Pilotti loka-joulukuun aikana. Pilotin aikana arvioidaan aktiivisesti toimintatapaa henkilöstön kanssa. Ketterä kehittäminen palautteiden mukaan ja tavoitteena uusi ja pysyvä työnkuva viikon 50 jälkeen.

Toteutussuunnitelma

Työskentelytavaksi valittiin työpajat, joissa RATKO mallilla jokainen ammattilainen pilkkoi tehtävänsä. SWOT analyysi oli jo tehty tätä ennen Työkuvien ja tehtävien laajentamishankkeessa vuonna 2022. Silloin jo osastonsihteerien työnkuvien laajentaminen nähtiin mahdollisuudeksi muiden ammattilaisten työn tueksi. 8.10.2024 pidetyssä työpajassa etsittiin tehtävät, jotka voidaan osastonsihteerille osoittaa ja tämän pohjalta tehtiin työn kuvaus. Uusi työkuva käsiteltiin PTO:n hoitajien ja sihteerien yhteispalaverissa 10.10. 2024. Työkuvasta laadittiin tiedote, joka jaettiin koko päivystyksen henkilöstölle. Toiminnan aloitus sovittiin viikolle 43. Pilottiin otettiin mukaan ensin halukkaat osastonsihteerit. Siten nähtiin tärkeäksi, että uusi työkuva vielä kehittyy ja tulee näkyväksi kaikille ammattiryhmille. Pilotin aikana kyseltiin kokemuksia kaikilta ammattiryhmiltä ja pyritään rakentamaan työnkuva mielekkääksi.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Potilaspalautteissa on nähtävissä se, että kiire näkyy potilaille. Kun kiirettä on paljon, saattavat tärkeät esimerkiksi kotiutumisen liittyvät asiat jäädä huomiotta tai potilaat odottavat. Tiimin osana osastosihteeri voisi nopeuttaa esimerkiksi kotiuttamista koordinoimalla esimerkiksi kuljetuksia, puheluita ja muita tilanteeseen liittyvää.

Kuvittele ja kokeile

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Yksikön työskentelyn lisäksi hyödynnettävissä oli Taysin työkuvien ja tehtävien laajentamisen hankkeen kokemukset ja palautteet vuodelta 2022. Hoitoyksiköissä on paljon sellaista avustavaa tehtävää, joiden vastuita pitää selvittää saman aikaisesti kun kehitetään yhtä tehtävää. Esimerkiksi miten hoidetaan kaikki kuljetus, tilaukset yms. tehtävät, joissa ei tarvita sairaanhoitajan koulutusta.

Ratkaisun testaaminen

RAtKOmallilla tehty uusi työnkuva oli pilotissa melko lyhyen ajan loka-joulukuussa. Joulukuussa tehtiinkin päätös siitä, että pilottia jatketaan ja uusi työpaikkakokous pidetään vielä tammi-helmikuussa 2025. Kokemukset uudesta työkuvasta olivat kuitenkin lupaavia ja kokeilun kautta lähdettiin tekemään selkeitä ohjeita eri työvaiheisiin ja ammattiryhmille. Selkeillä ohjeilla ja tsekkilistoilla voidaan tehtävään perehdyttää paremmin lisää osastonsihteereitä, jotka kiertävät yksikössä. Mallian ollessa valmis osastonsihteerin uutta työnkuvaa voitaisiin ehkä paremmin laajentaa myös muihin hoitoryhmiin päivystyksessä.

Kokeilun tavoitteet

Tunnistaa ja vapauttaa hoitohenkilöstöä tehtävistä, jotka eivät kuulu heidän ydintehtäväänsä.

Kokeilussa opittua

Uuden tehtävänkuvan rakentamiselle ja vakiintumiselle kannattaa antaa aikaa. On myös vaikea luopua vanhoista malleista tehdä työtä.

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Osastonsihteeri toimii osana tarkkailuosaston hoitotiimiä, toimien kansliassa yhdessä hoitajien kanssa, osallistuen yhteisten potilaiden hoitoon. Uudessa tehtävänkuvassa on enemmän asiakaspalvelutyötä ja yhteistyötä muiden ammattilaisten kanssa. Osastonsihteerin uusi tehtävänkuva ei voi olla enää samanlainen kuin se on ollut vuosia esimerkiksi vuodeosastoilla. Monia tehtäviä on automatisoitu (puheentunnistus) tai ne hoitavat sujuvasti muut ammattilaiset (esim. palveluiden tilaus). Osastonsihteerin uudessa tehtävänkuvassa vapautetaan eri ammattilaisilta ne tehtävät, joita osastonsihteeri voi hoitaa ja jotka sujuvoittavat hoitotyötä. Osastonsihteerin työaika muotoutui tarpeeseen eli klo 9–17/ 7 päivää viikossa, jolloin saatu apu on suurin.

Tehtäväkuva kirjattiin auki Pirhan tehtävänkuvauslomakkeelle. Itse tehtävän osa-alueet jakautuivat viiteen.

1. Potilashallinnolliset tehtävät: Potilaiden sisään ja uloskirjaukset, ruokajakojen koordinointi, potilaskyytien ja kuljetusten tilaaminen, jatkohoitoon siirtyvien tai kotiutuvien potilaiden tarvittavien papereiden tulostus, tavaroiden pakkaaminen yms. pyynnöstä yhteistyössä hoitajien kanssa. Hoitoisuuden resurssikirjaukset. Potilaspalautteiden ja prevalenssien keräyksen koordinointia.

2.Asiakaspalvelua ja puhelinliikenteen ja tiedonhaun hallintaa: Yksikön puhelimeen vastaaminen ja puhelujen välitys, mikrobiologian ilmoittamien veriviljelytulosten ohjaus eteenpäin, sekä tilannekohtainen tiedonhaku (esim. vanhoja tutkimustuloksia, todistukset, lähetteet, potilaan omaisen tietojen selvitys). Erilaisen tiedon koordinointi ja välitys muille ammattilaisille.

3.Tarvike- ja tavaratilaukset, täytöt ja ICT vastuut: Yksikön tarvike- ja tavaratäyttöjä sovitulta osalta tarkistuslistan mukaan sekä tilausten tekeminen, kuten kori-tilaukset sekä korjauspyynnöt Paketin kautta. ICT inventaariot ja päivitykset. ICT asioissa muiden ammattilaisten ohjaus ja avustaminen. Opiskelijatunnusten tilaaminen.

4.Tutkimusten ja kuvantamisten järjestelyt: Laboratoriotutkimusten tilaaminen pyydettäessä, kuvantamispyyntöjen käsittely ja järjestely (esim. MRI ja CT), EEG ajan sopiminen, sekä muualla otettujen tutkimustulosten tilaaminen pyynnöstä. Tarvittaessa erilaisten tutkimusten varaaminen

5. Asiakirjojen ja raporttien hallinta: Tilastojen ja kuukausiraporttien tuottaminen ja hakeminen pyynnöstä, sekä muistioiden kirjaaminen PTO:n osastokokouksissa. Tiedotteiden ja ohjeiden tulostus/laadinta/päivitys, asiakaspalautteiden keräyksen koordinointi, poikkeustilanteiden varustaminen (esim. labrakatkot, kuvantamisen poikkeustilanteet) ja poikkeustilanteista tiedottaminen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Pilotin aikana nykyisestä osastonsihteeri joukosta kuusi halukasta sitoutui työskentelemään tiiviisti yksikössä uudella mallilla. Jokainen vuorollaan. Koko yksikön henkilöstö eli kaikki ammattilaiset saivat tietoa pilotista. Palautteen jatkuvaa keräämiseen luotiin forms linkki, jota seurattiin aktiivisesti pilotin aikana. Palautteita ei juurikaan sitä kautta saatu vaan työn kehittäminen ja ohjaus sujui pilotin aikana joustavasti. Osastonsihteerin keskeinen ja uusi paikka mahdollistui kansliaan, jolloin tehtävän hyödyntäminen ja kehitys sujui pilotin aikana joustavasti. Kehittämiseen annettiin myös mahdollisimman vapaat kädet, koska oltiin luomassa uutta tarpeeseen vastaavaa toimintamallia. Uusi työnkuva oli pilotissa melko lyhyen ajan loka-joulukuun. Joulukuussa tehtiinkin päätös siitä, että pilottia jatketaan ja uusi työpaikkakokous pidetään vielä tammi-helmikuussa 2025. Kokemukset uudesta työkuvasta olivat kuitenkin lupaavia ja kokeilun kautta lähdettiin tekemään selkeitä ohjeita eri työvaiheisiin. Selkeillä ohjeilla voidaan tehtävään perehdyttää paremmin lisää osastonsihteereitä, jotka kiertävät yksikössä. Mallin ollessa valmiimpi osastonsihteerin uutta työnkuvaa voitaisiin ehkä paremmin laajentaa myös muihin hoitoryhmiin päivystyksessä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Käytävä paljon keskusteluja työyhteisössä, jotta osataan ajatella omaa työtä toisin. Omasta työstä ja vastuista on vaikea luopua vaikka kiirettä ja jaettavaa olisi paljon. Testaa tiimityötaitoja yksikössä. Aktiivinen esihenkilötuki tarpeen varsinkin alkuvaiheessa, jotta palaute saadaan oikea-aikaisesti oikeille ihmisille ja toimintamalli lähtee kehittymään. Erilaiset tarkastuslistat helpottavat uusien tekijöiden perehtymistä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Osastonsihteerien kokemuksen mukaan uusi työnkuva toi paljon uutta ja mielekästä tehtävänkuvaan. Hoitohenkilöstö koki myös että esimerkiksi puhelimeen vastaaminen ja asiakkaiden ohjaus ja valmistelu vapauttaa aikaa heiltä hoitotyöhön. Työkuvaa pitää vielä tarkentaa, jolloin esimerkiksi riittävällä sähköisellä viestinnällä ei tehdä päällekkäistä tai priorisoidaan parhaalla mahdollisella tavalla tehtäviä kiireessä.

Osastonsihteerin uusi työnkuva päivystyksessä