Osastonsihteerin uusi työnkuva päivystyksessä

Osastonsihteerin on oltava osa tarkkailun hoitotiimiä. Yhteinen kanslia ja yhteiset potilaat. Enemmän asiakaspalvelutyötä ja yhteistyötä muiden ammattilaisten kanssa. Osastonsihteerin uusi tehtävänkuva ei siten voi olla enää samanlainen kuin se on ollut vuosia esimerkiksi eri vuodeosastoilla. Monia tehtäviä on automatisoitu tai ne hoitaa sujuvasti muut ammattilaiset (puheentunnistus, palveluiden tilaus). Osastonsihteerin uudessa työnkuvassa on siten lähdettävä vapauttamaan eri ammattilaisilta ne tehtävät, joiden poistaminen sujuvoittaa työpäivää. Samoin työaika muotoutui tarpeeseen, klo 10-18/ 7 päivää viikossa,  jolloin saatu apu on suurin.

Tehtävä kuva kirjattiin auki Pirhan tehtävänkuvalomakkeelle.  Itse tehtävän osa-alueet jakautuivat viiteen

 1. Potilashallinnolliset tehtävät: Potilaiden ruokajakolistan tulostaminen, potilaskyytien ja kuljetusten tilaaminen, potilaan uloskirjaus yksiköstä, sekä jatkohoitoon siirtyvien tai kotiutuvien potilaiden tarvittavien papereiden tulostus, tavaroiden pakkaaminen yms. pyynnöstä yhteistyössä hoitajien kanssa. Hoitoisuuden resurssikirjaukset. 

2.Puhelinliikenteen ja tiedonhaun hallinta: Yksikön puhelimeen vastaaminen ja puhelujen välitys, mikrobiologian ilmoittamien veriviljelytulosten ohjaus eteenpäin, sekä tilannekohtainen tiedonhaku (esim. vanhoja tutkimustuloksia, todistukset, lähetteet, potilaan omaisen tietojen selvitys). erilaisen tiedon koordinointi ja välitys muille ammattilaisille. Erilaista asiakaspalvelua.

3.Tarvike- ja tavaratilaukset ja täytöt: Yksikön tarvike- ja tavaratäyttöjä sovitulta osalta tarkistuslistan mukaan sekä tilausten tekeminen, kuten kori-tilaukset sekä korjauspyynnöt Paketin kautta. ICT inventaariot ja päivitykset. ICT asioissa muiden ammattilaisten ohjaus ja avustaminen.

4.Tutkimusten ja kuvantamisten järjestelyt: Laboratoriotutkimusten tilaaminen pyydettäessä, kuvantamispyyntöjen käsittely ja järjestely (esim. MRI ja CT), EEG ajan sopiminen, sekä muualla otettujen tutkimustulosten tilaaminen pyynnöstä. Tarvittaessa erilaisten tutkimusten varaaminen

5. Asiakirjojen ja raporttien hallinta: Tilastojen ja kuukausiraporttien tuottaminen ja hakeminen pyynnöstä, sekä muistioiden kirjaaminen PTO:n osastokokouksissa. Tiedotteiden ja ohjeiden tulostus/laadinta/päivitys, asiakaspalautteiden keräyksen koordinointi, poikkeustilanteiden varustaminen (esim. labrakatkot, kuvantamisen poikkeustilanteet) ja poikkeustilanteista tiedottaminen.