Osastonsihteerin uusi työnkuva päivystyksessä
Jo vuonna 2022 tehdyn kartoituksen pohjalta kiireisen päivystyksen työnjakoa ja tehtäviä tulee kehittää. Tavoitteena on kehittää päivystyksen osastonsihteereiden tehtävää niin, että helpotetaan muiden ammattilaisten työskentelyä.
Toimintamallin nimi
Jo vuonna 2022 tehdyn kartoituksen pohjalta kiireisen päivystyksen työnjakoa ja tehtäviä tulee kehittää. Tavoitteena on kehittää päivystyksen osastonsihteereiden tehtävää niin, että helpotetaan muiden ammattilaisten työskentelyä.
Osastonsihteeri toimii osana tarkkailuosaston hoitotiimiä, toimien kansliassa yhdessä hoitajien kanssa, osallistuen yhteisten potilaiden hoitoon. Uudessa tehtävänkuvassa on enemmän asiakaspalvelutyötä ja yhteistyötä muiden ammattilaisten kanssa. Osastonsihteerin uusi tehtävänkuva ei voi olla enää samanlainen kuin se on ollut vuosia esimerkiksi vuodeosastoilla. Monia tehtäviä on automatisoitu (puheentunnistus) tai ne hoitavat sujuvasti muut ammattilaiset (esim. palveluiden tilaus). Osastonsihteerin uudessa tehtävänkuvassa vapautetaan eri ammattilaisilta ne tehtävät, joita osastonsihteeri voi hoitaa ja jotka sujuvoittavat hoitotyötä. Osastonsihteerin työaika muotoutui tarpeeseen eli klo 9–17/ 7 päivää viikossa, jolloin saatu apu on suurin.
Tehtäväkuva kirjattiin auki Pirhan tehtävänkuvauslomakkeelle. Itse tehtävän osa-alueet jakautuivat viiteen.
1. Potilashallinnolliset tehtävät: Potilaiden sisään ja uloskirjaukset, ruokajakojen koordinointi, potilaskyytien ja kuljetusten tilaaminen, jatkohoitoon siirtyvien tai kotiutuvien potilaiden tarvittavien papereiden tulostus, tavaroiden pakkaaminen yms. pyynnöstä yhteistyössä hoitajien kanssa. Hoitoisuuden resurssikirjaukset. Potilaspalautteiden ja prevalenssien keräyksen koordinointia.
2.Asiakaspalvelua ja puhelinliikenteen ja tiedonhaun hallintaa: Yksikön puhelimeen vastaaminen ja puhelujen välitys, mikrobiologian ilmoittamien veriviljelytulosten ohjaus eteenpäin, sekä tilannekohtainen tiedonhaku (esim. vanhoja tutkimustuloksia, todistukset, lähetteet, potilaan omaisen tietojen selvitys). Erilaisen tiedon koordinointi ja välitys muille ammattilaisille.
3.Tarvike- ja tavaratilaukset, täytöt ja ICT vastuut: Yksikön tarvike- ja tavaratäyttöjä sovitulta osalta tarkistuslistan mukaan sekä tilausten tekeminen, kuten kori-tilaukset sekä korjauspyynnöt Paketin kautta. ICT inventaariot ja päivitykset. ICT asioissa muiden ammattilaisten ohjaus ja avustaminen. Opiskelijatunnusten tilaaminen.
4.Tutkimusten ja kuvantamisten järjestelyt: Laboratoriotutkimusten tilaaminen pyydettäessä, kuvantamispyyntöjen käsittely ja järjestely (esim. MRI ja CT), EEG ajan sopiminen, sekä muualla otettujen tutkimustulosten tilaaminen pyynnöstä. Tarvittaessa erilaisten tutkimusten varaaminen
5. Asiakirjojen ja raporttien hallinta: Tilastojen ja kuukausiraporttien tuottaminen ja hakeminen pyynnöstä, sekä muistioiden kirjaaminen PTO:n osastokokouksissa. Tiedotteiden ja ohjeiden tulostus/laadinta/päivitys, asiakaspalautteiden keräyksen koordinointi, poikkeustilanteiden varustaminen (esim. labrakatkot, kuvantamisen poikkeustilanteet) ja poikkeustilanteista tiedottaminen.
Päivystyksen kiire on lisääntynyt vuosien aikana. Samaan aikaan osastonsihteereiltä vapautuu aikaa tekstinkirjoittamisesta puheentunnistuksen myötä. Päivystyksessä puheentunnistus on otettu käyttöön syksyllä 2024. Osastonsihteereillä on erittäin hyvää asiakaspalveluosaamista ja syvällistä osaamista terveydenhuollon organisaatiosta. On tärkeää hyödyntää osastonsihteereiltä vapautuvaa resurssia muiden terveyden huollon ammattilaisten työn tueksi.
Potilaspalautteissa on nähtävissä se, että kiire näkyy potilaille. Kun kiirettä on paljon, saattavat tärkeät esimerkiksi kotiutumisen liittyvät asiat jäädä huomiotta tai potilaat odottavat. Tiimin osana osastosihteeri voisi nopeuttaa esimerkiksi kotiuttamista koordinoimalla esimerkiksi kuljetuksia, puheluita ja muita tilanteeseen liittyvää.
Pilotin aikana nykyisestä osastonsihteeri joukosta kuusi halukasta sitoutui työskentelemään tiiviisti yksikössä uudella mallilla. Jokainen vuorollaan. Koko yksikön henkilöstö eli kaikki ammattilaiset saivat tietoa pilotista. Palautteen jatkuvaa keräämiseen luotiin forms linkki, jota seurattiin aktiivisesti pilotin aikana. Palautteita ei juurikaan sitä kautta saatu vaan työn kehittäminen ja ohjaus sujui pilotin aikana joustavasti. Osastonsihteerin keskeinen ja uusi paikka mahdollistui kansliaan, jolloin tehtävän hyödyntäminen ja kehitys sujui pilotin aikana joustavasti. Kehittämiseen annettiin myös mahdollisimman vapaat kädet, koska oltiin luomassa uutta tarpeeseen vastaavaa toimintamallia. Uusi työnkuva oli pilotissa melko lyhyen ajan loka-joulukuun. Joulukuussa tehtiinkin päätös siitä, että pilottia jatketaan ja uusi työpaikkakokous pidetään vielä tammi-helmikuussa 2025. Kokemukset uudesta työkuvasta olivat kuitenkin lupaavia ja kokeilun kautta lähdettiin tekemään selkeitä ohjeita eri työvaiheisiin. Selkeillä ohjeilla voidaan tehtävään perehdyttää paremmin lisää osastonsihteereitä, jotka kiertävät yksikössä. Mallin ollessa valmiimpi osastonsihteerin uutta työnkuvaa voitaisiin ehkä paremmin laajentaa myös muihin hoitoryhmiin päivystyksessä.
Osastonsihteerien kokemuksen mukaan uusi työnkuva toi paljon uutta ja mielekästä tehtävänkuvaan. Hoitohenkilöstö koki myös että esimerkiksi puhelimeen vastaaminen ja asiakkaiden ohjaus ja valmistelu vapauttaa aikaa heiltä hoitotyöhön. Työkuvaa pitää vielä tarkentaa, jolloin esimerkiksi riittävällä sähköisellä viestinnällä ei tehdä päällekkäistä tai priorisoidaan parhaalla mahdollisella tavalla tehtäviä kiireessä.