Osastonsihteerin uusi työnkuva päivystyksessä
Jo vuonna 2022 tehdyn kartoituksen pohjalta kiireisen päivystyksen työnjakoa ja tehtäviä tulee kehittää. Tavoitteena on kehittää päivystyksen osastonsihteereiden tehtävää niin, että helpotetaan muiden ammattilaisten työskentelyä.
Perustiedot
Toimintamallin nimi
Jo vuonna 2022 tehdyn kartoituksen pohjalta kiireisen päivystyksen työnjakoa ja tehtäviä tulee kehittää. Tavoitteena on kehittää päivystyksen osastonsihteereiden tehtävää niin, että helpotetaan muiden ammattilaisten työskentelyä.
Toimintamallin kuvaus
Osastonsihteerin on oltava osa tarkkailun hoitotiimiä. Yhteinen kanslia ja yhteiset potilaat. Enemmän asiakaspalvelutyötä ja yhteistyötä muiden ammattilaisten kanssa. Osastonsihteerin uusi tehtävänkuva ei siten voi olla enää samanlainen kuin se on ollut vuosia esimerkiksi eri vuodeosastoilla. Monia tehtäviä on automatisoitu tai ne hoitaa sujuvasti muut ammattilaiset (puheentunnistus, palveluiden tilaus). Osastonsihteerin uudessa työnkuvassa on siten lähdettävä vapauttamaan eri ammattilaisilta ne tehtävät, joiden poistaminen sujuvoittaa työpäivää. Samoin työaika muotoutui tarpeeseen, klo 10-18/ 7 päivää viikossa, jolloin saatu apu on suurin.
Tehtävä kuva kirjattiin auki Pirhan tehtävänkuvalomakkeelle. Itse tehtävän osa-alueet jakautuivat viiteen
1. Potilashallinnolliset tehtävät: Potilaiden ruokajakolistan tulostaminen, potilaskyytien ja kuljetusten tilaaminen, potilaan uloskirjaus yksiköstä, sekä jatkohoitoon siirtyvien tai kotiutuvien potilaiden tarvittavien papereiden tulostus, tavaroiden pakkaaminen yms. pyynnöstä yhteistyössä hoitajien kanssa. Hoitoisuuden resurssikirjaukset.
2.Puhelinliikenteen ja tiedonhaun hallinta: Yksikön puhelimeen vastaaminen ja puhelujen välitys, mikrobiologian ilmoittamien veriviljelytulosten ohjaus eteenpäin, sekä tilannekohtainen tiedonhaku (esim. vanhoja tutkimustuloksia, todistukset, lähetteet, potilaan omaisen tietojen selvitys). erilaisen tiedon koordinointi ja välitys muille ammattilaisille. Erilaista asiakaspalvelua.
3.Tarvike- ja tavaratilaukset ja täytöt: Yksikön tarvike- ja tavaratäyttöjä sovitulta osalta tarkistuslistan mukaan sekä tilausten tekeminen, kuten kori-tilaukset sekä korjauspyynnöt Paketin kautta. ICT inventaariot ja päivitykset. ICT asioissa muiden ammattilaisten ohjaus ja avustaminen.
4.Tutkimusten ja kuvantamisten järjestelyt: Laboratoriotutkimusten tilaaminen pyydettäessä, kuvantamispyyntöjen käsittely ja järjestely (esim. MRI ja CT), EEG ajan sopiminen, sekä muualla otettujen tutkimustulosten tilaaminen pyynnöstä. Tarvittaessa erilaisten tutkimusten varaaminen
5. Asiakirjojen ja raporttien hallinta: Tilastojen ja kuukausiraporttien tuottaminen ja hakeminen pyynnöstä, sekä muistioiden kirjaaminen PTO:n osastokokouksissa. Tiedotteiden ja ohjeiden tulostus/laadinta/päivitys, asiakaspalautteiden keräyksen koordinointi, poikkeustilanteiden varustaminen (esim. labrakatkot, kuvantamisen poikkeustilanteet) ja poikkeustilanteista tiedottaminen.
Päivystyksen kiire on lisääntynyt vuosien aikana. Samaan aikaan osastonsihteereiltä vapautuu tekstinkirjoittamisesta puheentunnistuksen kautta. Päivystyksessä tämä kehitys on alkanut syksyllä 2024. Vapautuvilla osastonsihteereillä on erittäin hyvää asiakaspalveluosaamista ja syvällistä osaamista terveydenhuollon organisaatiosta. On erittäin tärkeää hyödyntää tämä ammattiryhmä muiden terveyden huollon ammattilaisten työn tueksi.
Päivystyksen asiakkaiden osallistaminen on vaikeaa. Potilaspalautteissa on kuitenkin nähtävissä se, että kiire näkyy potilaille. Kun kiirettä on paljon, saattavat tärkeät esimerkiksi kotiutumisen liittyvät asiat jäädä huomiotta tai potilaat odottavat. Tiimin osana osastosihteeri voisi nopeuttaa esimerkiksi kotiuttamista koordinoimalla esimerkiksi kuljetuksia, puheluita ja muita tilanteeseen liittyvää.
Pilotin aikana nykyisestä osastonsihteeri joukosta (kiertävä henkilöstö) kuusi halukasta sitoutui työskentelemään tiiviisti tarkkailussa. Koko henkilöstö eli kaikki ammattilaiset saivat tietoa pilotista. Palautteen jatkuvaa keräämiseen luotiin forms linkki, jota seurattiin aktiivisesti pilotin aikana. Osastonsihteerin keskeinen ja näkyvä paikka myös varmistettiin tarkkailun kansliasta.
Palautteista: