Padonpurkujuhla & Kaikille vapaa Kangaskoski - tapahtuma, matkailuvetovoima, yhteiskunnallinen viestintä
- Tavoite: järjestää tapahtuma ja viestiä kohteen potentiaalista ja luonnonsuojelusta.
- Tapahtumat toteutettiin eri tahojen yhteistyönä.
- Tuloksena kaksi toteutunutta tapahtumaa sekä medianäkyvyyttä.
- Ei tarkkaa budjettia, kustannuksia jaettiin eri tahoille (yht. ehkä n. 7 000 e).
Oivalla ja ymmärrä
Kilpailutyön ajankohtana 2021 odotimme innolla ja toiveikkaana Venäjän rajojen avautumista koronapandemian jälkeen ja Parikkalan rajanylityspaikan avautumista matkailijoille lähivuosina. Viime viikkojen maailmantilanne on kuitenkin kääntänyt kaiken päälaelleen, ja tavoitteet ja kohderyhmät alueellamme täytyy miettiä nyt uusiksi. Odotuksemme Hiitolanjoen vetovoimaisuudesta ovat kuitenkin ennallaan.
Hiitolanjoen vapautus on vaatinut vuosikymmenten sitkeää työtä kaikilla rintamilla. Ensimmäisen kosken ennallistaminen ja työn tulosten julkistaminen olivat siksi merkittäviä hetkiä ja tapahtumia paitsi kunnan ja maanomistavan virkistysaluesäätiön ja paikallisten jokiaktiivien kannalta, myös maa- ja metsätalousministeriön, WWFn ja yksityisten lahjoittajien kannalta. Tällä hetkellä ja jatkossa joen ennallistaminen ja sen ympärille kehitettävät matkailutuotteet ja tapahtumat vaativat vielä lisärahoituksen hankkimista. Kaikki, mitä alueella kehitetään, on merkittävää sekä kulttuurisista että sosiaalisista näkökulmista katsottuna. Samalla täytyy kuitenkin muistaa koko ajan huomioida ympäristövaikutukset ja tehdä vain asioita, joista on mahdollisimman vähän haittaa ympäröivälle luonnolle. Tässä hyvänä apuna ja yhteistyökumppanina on WWF ja muut luonnonsuojelutahot.
Vuosikymmenten sinnikkään työn tulokset alkoivat vihdoin konkreettisesti näkyä, kun ensimmäinen Suomen puolella oleva pato purettiin syksyllä 2021. Tätä haluttiin juhlistaa näkyvästi ja isolla joukolla, jotta samalla myös tietoisuus Hiitolanjoesta ja sen ennallistamistoimista leviäisi laajemmallekin.
Koronapandemia sotki kuitenkin suunnitelmia, kun avoimia, isoja yleisötilaisuuksia ei ollut mahdollisuutta järjestää rajoitusten takia. Niinpä ensimmäinen juhla syykuussa 2021 töiden alettua päätettiin pitää kutsuvierasjoukolle ja järjestää yleisölle oma tilaisuus myöhemmin rajoitusten niin salliessa.
Hiitolanjoki ympäristöineen ja Laatokan lohineen on Rautjärven kunnassa yksi merkittävimmistä luontokohteista ja sen ympärille kietoutuu myös strategisia tavoitteita matkailuun ja vetovoimaan liittyen. Etelä-Karjalan virkistysaluesäätiölle alue on yksi tärkeimmistä ja siihen on satsattu monella tavalla. WWFlle alue on merkityksellinen puhtaasti luontoarvojen näkökulmasta. Hiitolanjokiyhdistys on itsessään jo perustettu kaikkien näiden merkitysten ympärille. Kaikki edellä mainitut tahot olivat järjestämässä Padonpurkujuhlaa ja pitävät siitä viestimistä tärkeänä.
Kun padonpurkujuhlat päätettiin järjestää, koottiin toimikunta niitä suunnittelemaan ja toteuttamaan. Mukana oli Rautjärven kunnan elinvoima- ja hankekehittäjä Sini Javanainen, Etelä-Karjalan virkistysaluesäätiön (Ekvas) toimitusjohtaja Hanna Ollikainen, Hiitolanjokiyhdistyksen Mikko Europaeus, WWFn Sampsa Vilhunen ja suunnitteluvaiheessa Maa- ja metsätalousministeriön edustajana Matti Vaittinen.
Lisäksi juhlassa toimi oppaina ELYn edustajia.
Kunnan ja Ekvasin tehtäväksi jäi hoitaa käytännön järjestelyt, eli kutsuvieraslistan laatiminen, paikan varaaminen, muun infran hoitaminen, puhujien ja esiintyjien varaaminen, viranomaisluvat ja suunnitelmat, ruokailujen tilaaminen ja tiedottaminen. Hiitolanjokiyhdistys osallistui opastettujen kierrosten vetämiseen ja iltaohjelman järjestämiseen. WWF osallistui kustannuksiin, kutsuvieraslistan rakentamiseen, opastettujen kierrosten järjestämiseen ja puheenvuoroihin.
Aihe itsessään sai kaikki jo liekkeihin, eikä sen puolesta erillistä innostamista tarvittu. Haasteita aiheuttivat eniten aikataulut ja epätietoisuus vallitsevista rajoituksista. Suunnitelmia muutettiin joustavasti tilanteen mukaan ja lopputulos oli kaiken vaivan arvoinen – juhlat saatiin onnistuneesti järjestettyä ja kävijätkin olivat tyytyväisiä.
Kaikille vapaa Kangaskoski – tilaisuus järjestettiin marraskuussa 2021 avoimena yleisötilaisuutena. Järjestelytiimissä oli tällä kertaa trio Sini, Hanna ja Mikko, ja varsinaisessa tilaisuudessa myös Marja Kurkaa ja Matti Moller Ekvasilta. Sini hoiti pääosin tiedottamisen ja tarvittavan infran sekä päivysti voimalassa tilaisuuden ajan, Hanna vastasi puheesta ja tarjoilusta yhdessä Marjan ja Matin kanssa. Mikko vastasi osittain puheenvuoroista ja tilaisuudessa opastamisesta.
Juhlan ja yleisötilaisuuden tavoitteena oli kiittää ja osoittaa arvostusta, sekä viestiä aikaansaannoksista Kangaskoskella mahdollisimman laajasti.
Muutosten saavuttamisen mittareina toimivat paitsi juhlan ja tilaisuuden osallistujamäärät, myös niiden saama media- ja somehuomio. Tulevien vuosien kävijämäärät, joita tullaan seuraamaan laskurin avulla, kertovat myös viestin toimivuudesta kohderyhmille.
Mikä oli juhlien osallistujamäärä? (n. 100)
Mikä oli avoimen yleisötilaisuuden osallistujamäärä? (yli 300)
Kuinka monta julkaisua mediassa oli aiheesta? (yli 60)
Kuinka monta kävijää Kangaskoskella oli 2021/2022/2023?
Itse tapahtumat vaativat paljon suunnittelua ja useampia suunnittelupalavereja tiimiltä. Etenkin Padonpurkujuhlassa oli paljon elementtejä, jotka elivät prosessin aikana. Asioita on hyvä purkaa pienemmiksi osiksi ja määritellä vastuuhenkilöt ja deadlinet, jotta ne varmasti tapahtuvat suunnitellusti. Varahenkilöt olisi hyvä määritellä jo prosessin alkuvaiheessa – etenkin nykyisessä pandemiatilanteessa suunnitelmat vaarantuvat helposti, jos kaikki asiat ovat yhden henkilön takana.
Varsinainen tapahtumien toteutus on oma lajinsa, ja niistä viestiminen toinen. Molempien täytyy olla hoidossa ja balanssissa, jotta kokonaisuus on onnistunut ja toimiva. Kaiken kaikkiaan sekä toteutus että viestiminen tehtiin hyvin pienillä resursseilla, mutta hyvinkin onnistuneesti. Sekä toteutuksessa että viestimisessä käytettiin järjestäjien omaa työaikaa, olemassa olevia kontakteja ja maksullisten lehti-ilmoitusten lisäksi ilmaisia somekanavia.
Padonpurkujuhlan kohderyhmänä oli paljolti entisiä ja nykyisiä päättäjiä; maa- metsätalousministeri Jari Leppä ja entinen ministeri Kimmo Tiilikainen, kansanedustajia, maakuntajohtaja Satu Sikanen ja entinen maakuntajohtaja Matti Viialainen, alueen kuntajohtoa ja luottamushenkilöitä, ELYn väkeä, rahoittajatahoja ja WWFn edustajia sekä paikallisia jokiaktiiveja ja tietenkin tunnettu näyttelijä, kalamies ja Hiitolanjoen rahoittaja Jasper Pääkkönen. Osaa juhlavieraista oli myös puhujan roolissa ja osa osallistui ohjattujen patotyömaakierrosten vetämiseen muille vieraille. Ainakin osa vieraista osallisti itsensä omaehtoisesti viestimällä omissa somekanavissaan tilaisuudesta. Juhlasta ja padon purkamisesta tehdyt julkaisut oli kohdennettu yhtä lailla päättäjille, kuin kenelle tahansa, joka voisi olla asiasta kiinnostunut ja tulla kenties katsomaankin paikkoja.
Kaikille vapaa Kangaskoski – tilaisuus oli luonteeltaan toisenlainen. Lähtökohtaisesti oletimme, että tilaisuus vetäisi lähinnä paikallisia asukkaita, mutta paikalle tuli myös kauempaa maakunnassa asuvia. Tilaisuudesta viestiminen ja siitä kirjoitetut julkaisut kohdentuivat enemmänkin paikallisille ja niille, joita luontomatkailukohteet tai kalastus kiinnostavat. Tilaisuuden kävijäkunta oli seniorivoittoista, mikä oli odotettavissakin, kun kunnan ikäjakauman tuntee. Potentiaalisten matkailijoiden osalta asiakasymmärrystä on kerrytetty sekä valtakunnallisten toimijoiden että pienenpien ryhmien toteuttamien tutkimusten pohjalta sekä alueen omissa työpajoissa yhdessä yrittäjien kanssa.
Kuvittele ja kokeile
Kun Padonpurkujuhlaa alettiin suunnitella, tutustuttiin ensin yhden aikaisemman, toisella alueella järjestetyn vastaavan juhlan toteutukseen ja katsastettiin, mitä samoja elementtejä voitaisiin hyödyntää meillä.
Alun perin oli tarkoitus järjestää vain yksi iso tilaisuus, jossa olisi erikseen ollut kutsuvierasosuus. Pandemiatilanne kuitenkin pakotti järjestämään ensin kutsuvierasjuhlan, ja avoimen yleisötilaisuuden erikseen vasta paljon myöhemmin.
Alun perin ideana oli järjestää yksi iso tilaisuus, jossa olisi ollut oma osio medialle, oma osio kutsuvieraille ja kaikille avoin osuus. Aikataululliset ja pandemiarajoitusten aikaansaamat haasteet johtivat kuitenkin siihen, että tilaisuutta ei voitu järjestää ihan siinä konseptissa, kuin olisi haluttu. Rajoitukset vaikuttivat juhlan osallistujamäärään, sillä jonkinlainen juhla haluttiin järjestää siinä vaiheessa, kun padonpurkutyöt oli vasta aloitettu.
Lopulta päädyttiin siihen, että syyskuussa 2021 järjestetään rajattu kutsuvierastilaisuus, johon pyydetään mukaan myös median edustajia. Yleisölle päätettiin pitää erillinen tilaisuus myöhemmin, kun rajoitukset sen sallisivat. Ajankohtaa ei etukäteen tiedetty. Lopulta yleisötilaisuus päästiin järjestämään marraskuussa 2021 heti töiden valmistuttua.
Tapahtumaa lähdettiin edistämään kahtena tilaisuutena – syyskuun kutsuvierasjuhlana ja mediatilaisuutena sekä myöhemmin toteutettavana avoimena yleisötilaisuutena. Syynä kahtia jakoon oli pandemiarajoitukset.
Padonpurkujuhlan oli tarkoitus tuoda esiin, mitä saadulla rahoituksella ja tuella on saatu aikaan sekä osoittaa arvostusta Hiitolanjoen eteen pitkään työtä tehneelle joukolle. Samalla haluttiin tuoda aluetta laajemman yleisön tietoisuuteen.
Kaikille vapaa Kangaskoski -yleisötilaisuudella haluttiin antaa kaikille paikallisille asukkaille, vapaa-aja asukkaille ja matkailijoille mahdollisuus tutustua juuri ennallistettuun koskeen ympäristöineen sekä vanhaan vesivoimalaan nykyisessä muodossaan. Tilaisuuden tarkoituksena oli samalla myös tiedon levittäminen.
Asiakkailta eli kohderyhmiltä, tässä tapauksessa tilaisuuksiin osallistujilta saatu palaute oli yksinomaan positiivista ja innostunutta. Etukäteisoletuksemme ehkä oli, että paikalliset olisivat jo kyllästymiseen asti käyneet paikan päällä katsomassa Kangaskoskea pitkin töiden etenemistä, eikä se enää niin suuressa määrin kiinnostaisi marraskuussa. Iloksemme olimme väärässä, ja tapahtumapäivänä yleisövirta oli tasainen koko päivän. Ensimmäiset tulivat paikalle jo hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua ja viimeiset vasta sen päätyttyä.
Kokemus kahden erityyppisen tapahtuman järjestämisestä saman teeman ympärillä auttaa sekä meitä järjestäjiä, että muita paikallisia toimijoita toteuttamaan vastaavaa jatkossa. Hiitolanjoen osalta kaksi koskea odottaa vielä ennallistamistaan, ja niihin liittyvät tapahtumat ovat suunnitteilla. Syksyn 2021 tapahtumat toimivat tavallaan pilotteina jatkolle.
Tapahtumia ryhdyttiin suunnittelemaan keväällä 2021, vaikka pandemiatilanteen takia kaikki olikin hyvin epävarmaa. Suunnittelutiimi kokoontui etänä muutaman kerran kevään aikana. Tapahtuman ajankohta ja toteutustapa muuttuvat matkan varrella pääosin rajoitusten vuoksi. Tietyt raamit saatiin kuitenkin sovittua jo keväällä.
Varsinainen toteutus alkoi täydellä höyryllä vasta kesälomien jälkeen ja syyskuun juhla toteutettiin noin 100 kutsuvieraalle hyvin lyhyellä aikataululla. Resurssit olivat melko pienet, vaikka kustannuksia ja työpanosta jaettiinkin kunnan, Ekvasin, Hiitolanjokiyhdistyksen ja WWFn kesken.
Kunnan ja Ekvasin tehtäväksi jäi hoitaa juhlan käytännön järjestelyt, eli kutsuvieraslistan laatiminen, paikan varaaminen, muun infran hoitaminen, puhujien ja esiintyjien varaaminen, viranomaisluvat ja suunnitelmat, ruokailujen tilaaminen ja tiedottaminen. Hiitolanjokiyhdistys osallistui opastettujen kierrosten vetämiseen ja iltaohjelman järjestämiseen. WWF osallistui kustannuksiin, kutsuvieraslistan rakentamiseen, opastettujen kierrosten järjestämiseen ja puheenvuoroihin.
Jos ei lasketa suunnitteluun, järjestelyihin ja toteutukseen kulunutta työaikaa kunnan ja Ekvasin edustajilta (tehtiin normaalityön ohessa), niin suurimmat kustannukset juhlasta syntyivät ruokailuista, teltoista ja järjestysmiehistä. Lisäksi tuli tilavuokra, musiikkiesiintyjät ja lehti-ilmoitukset.
Kaikille vapaa Kangaskoski -tilaisuus järjestettiin marraskuussa patotöiden valmistuttua vain muutaman viikon varoitusajalla. Pandemiarajoitusten takia käytettiin sitä aikaikkunaa, joka tuolloin mahdollisti avoimen tilaisuuden järjestämisen ulkotiloissa. Tilaisuus järjestettiin myös huomattavasti kevyemmin järjestelyin, koska se oli luonteeltaan ja toimintaympäristöltään erilainen.
Järjestelytiimissä oli tällä kertaa trio Sini, Hanna ja Mikko, ja varsinaisessa tilaisuudessa myös Marja Kurkaa ja Matti Moller Ekvasilta. Sini hoiti pääosin tiedottamisen ja tarvittavan infran sekä päivysti voimalassa tilaisuuden ajan, Hanna vastasi puheesta ja tarjoilusta yhdessä Marjan ja Matin kanssa. Mikko vastasi osittain puheenvuoroista ja tilaisuudessa opastamisesta. Tilaisuuden osalta kävi sikäli hyvä tuuri, että sää oli kaunis koko päivän.
Tapahtumien tarkoitus oli viestiä laajemmalle yleisölle tehdyistä toimenpiteistä ja Hiitolanjoesta vetovoimaisena luontomatkailukohteena, sekä osoittaa arvostusta sille suurelle joukolle, joka on sitkeästi tehnyt töitä vuosikymmeniä koskien ennallistamisen eteen.
Kokeilut osoittivat, että pienilläkin resursseilla ja tiukoilla aikatauluilla on mahdollista järjestää onnistuneita tapahtumia. Samalla täytyy kuitenkin muistaa, että myös tuurilla on ollut osuutta asiaan, etenkin kun on kyseessä ulkoilmatapahtumat. Jokaisella, jolla on järjestelyvastuita, tulisi olla varahenkilö, jotta toteutukset eivät vaarantuisi esim. jonkun sairastuessa.
Vastuut, aikataulut ja rahoitusraamit on syytä sopia selkeästi jo suunnittelun alkuvaiheessa.
Alihankinnat ja ostopalvelusopimukset on syytä tehdä kirjallisesti, jotta ei tule epäselvyyksiä siitä, mitä on sovittu.
Viranomaisluvat ja -ilmoitukset tulee hoitaa ajoissa kuntoon, niissäkin voi tulla mutkia matkaan. Etenkin näin rajaseudulla lupia tarvitaan ehkä tavallista enemmän.
Viestintä- ja markkinointitoimenpiteet vaativat myös sekä aika- että taloudellisia resursseja.
Tietty teema voi olla hyvinkin yleisöä ja kohderyhmää kiinnostava, vaikka se olisikin ollut jo paljon esillä.
Vastaavien tapahtumien järjestäminen alueella markkinavetoisesti voi olla haasteellista, sillä toimintaympäristöjen asiakaskapasiteetti on kovin rajallinen.