Päivittäisjohtamisen toimintamalli (TulKoti-hanke Pohjois-Savo)
Osallistava päivittäisjohtamisen toimintamalli, joka perustuu valmentavan johtamisen viitekehykseen. Toimintamalli tarjoaa selkeän rakenteen päivittäisjohtamiselle Ikäkeskuksen palveluissa.
Toimintamallia kehitetään Pohjois-Savon hyvinvointialueen Ikäkeskuksen palveluiden toimintaympäristössä. Ikäkeskuksen palveluyksiköitä ovat asumispalvelut, kotiin annettavat palvelut sekä asiakasohjaus ja geriatriset palvelut.
Ikäkeskuksen palveluyksiköissä työskentelee yhteensä noin 3000 työntekijää ja palveluyksiköiden päivittäisjohtamisesta vastaa noin 100 esihenkilöä.
Toimintaympäristön kannalta keskeisiä haasteita ovat väestön väheneminen ja vanheneminen. Kuten kaikkialla Suomessa, myös Pohjois-Savossa iäkkäiden määrä lisääntyy ja samanaikaisesti palvelutarve kasvaa.
Laadukkaiden palveluiden varmistaminen edellyttää osaavaa henkilöstöä ja tavoitteellista päivittäisjohtamista, jotta kasvavaan palvelutarpeeseen voidaan vastata yhä vähenevillä resursseilla.
Tulevaisuuden kotona asumista tukevat palvelut iäkkäille (TulKoti) -hankkeen osatavoitteena on määritellä Pohjois-Savon ikääntyneiden palveluiden tuotantoa tukevat päivittäisjohtamisen mittarit organisaation jokaiselle tasolle sekä kehittää osallistava päivittäisjohtamisen malli, joka tarjoaa selkeän rakenteen päivittäisjohtamiselle Ikäkeskuksen palveluissa.
Päivittäisjohtamisen mittareiden määrittely ja toimintamallin kehittäminen tukevat Pohjois-Savon hyvinvointialueen palvelustrategian tavoitteita ja toimenpiteitä, joita ovat mm. tiedolla johtamisen, palveluiden vaikuttavuuden ja kustannustehokkuuden lisääminen osana palvelutuotannon ja johtamisen kehittämistä.
Osallistava päivittäisjohtamisen toimintamalli perustuu valmentavan johtamisen viitekehykseen, jonka yhtenä keskeisenä periaatteena on tavoitteellinen ja tuloksellinen yhteistyö. Tavoitteellinen ja tuloksellinen yhteistyö edellyttää jatkuvaa vuoropuhelua ja yhteisen ymmärryksen rakentamista ihmisten välillä, organisaation eri tasoilla.
Päivittäisjohtamisen toimintamallin kehittämisessä hyödynnetään Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeessa 2022 kehitettyä palvelulupausta, joka sisältää seuraavat ulottuvuudet:
- Olen aidosti läsnä, välitän ja kuuntelen.
- Tuon pienillä teoilla piristystä arkeen.
- Olen aktiivinen asiakkaan ja työyhteisöni parhaaksi.
Toimintamallin kehittämisen yhteydessä palvelulupaukselle määritellään konkreettiset tavoitteet ja mittarit, jotka otetaan käyttöön osana päivittäisjohtamisen toimintamallin käyttöönottoa ja jatkokehittämistä.
Kuva
Palvelulupauksen mittareiden määrittely ja osallistavan päivittäisjohtamisen toimintamallin kehittäminen toteutetaan tiiviissä yhteistyössä Ikäkeskuksen johdon, esihenkilöiden ja työntekijöiden kanssa. Projektia johtaa TulKoti-hankkeen projektipäällikkö ja projektin etenemistä seurataan säännöllisesti projektin ohjausryhmässä.
Yhteiskehittämistä tehdään yhteisissä työpajoissa ikäkeskuksen johdon, esihenkilöiden ja työntekijöiden kanssa. Työpajoihin osallistuvat kaikki Ikäkeskuksen johdon ja esihenkilöiden edustajat sekä kehittämistä varten perustettaviin ydintiimeihin nimetyt henkilöstön edustajat eri palveluyksiköistä.
Työpajoissa tuotettuja sisältöjä kopitellaan lisäksi yksiköissä yhdessä henkilöstön kanssa ja mahdollistetaan näin koko Ikäkeskuksen henkilöstön osallistuminen mukaan kehittämiseen.
Toimintamallin kehittämisessä hyödynnetään myös Ikäkeskuksen johdon ja esihenkilöiden teemahaastatteluita, joiden kautta kartoitetaan nykytilan päivittäisjohtamisen mittarit, käytännöt ja muodostetaan ymmärrys tavoitetilan toimintamallista.
Työskentelyn suunnittelusta, fasilitoinnista ja dokumentoinnista vastaavat Sotemuotoilu Oy:n asiantuntijat.
Osallistavan päivittäisjohtamisen toimintamallin tavoitteena on saavuttaa:
- toiminnan läpinäkyvyys
- jatkuva vuoropuhelu johdon, esihenkilöiden ja työntekijöiden välillä
- yhteinen suunta ja rakenteet valmentavalle johtamiselle ja toiminnan kehittämiselle
- luottamuksen rakentaminen
- tuki päätöksenteolle, tiedolla johtaminen
- yhteinen reaaliaikainen tilannekuva palveluiden toteutumisesta ikääntyneiden palveluissa.
Kuva
Uuden toimintamallin kehittäminen ja käyttöönotto edellyttävät johdon sitoutumista ja riittävää resursointia sekä toimintamallin kehittämiseen, että käyttöönottoon. Sitoutuminen edellyttää puolestaan yhteisiä tavoitteita, tiivistä yhdessä kehittämistä ja tavoiteltavan lisäarvon näkyväksi tekemistä.
Toimintamalli rakennetaan kopittelumallin avulla, jonka kautta haetaan yhteinen ymmärrys organisaation kaikilla tasoilla (kuva).
Työskentelyssä vuorottelevat Ikäkeskuksen johdon ja moniammatillisten ydintiimien fasilitoidut työpajat sekä esihenkilöiden ja henkilöstön väliset kopittelutehtävät, joiden tuloksia hyödynnetään kehittämistyössä (kuva).
Kuva
Kuva
Toimintamallin kohderyhmänä ovat Ikäkeskuksen johto, esihenkilöt, työntekijät ja asiakkaat.
Palvelulupauksen tavoitteet, mittarit ja päivittäisjohtamisen toimintamalli kehitetään yhdessä Ikäkeskuksen johdon ja työntekijöiden kanssa yhteisissä työpajoissa sekä hyödyntäen muita yhteiskehittämisen menetelmiä kehittämisen tukena. Toimintamallin kehittämisessä hyödynnettävä Ikäkeskuksen palvelulupaus on muodostettu yhdessä Ikäkeskuksen asiakkaiden kanssa.
Ikäkeskuksen henkilöstöä osallistetaan mukaan kehittämiseen mm. kopittelutehtävien kautta.
Kopittelutehtävien kautta työpajojen tuloksia käsitellään kaikissa ikäkeskuksen toimintayksiköissä esihenkilöiden johdolla. Tehtävien vastaukset kerätään kyselylomakkeiden avulla ja niitä hyödynnetään toimintamallin kehittämisessä ja työskentelyn suunnittelussa.
Osallistavan päivittäisjohtamisen toimintamallin tavoitteena on muodostaa rakenne Ikäkeskuksen palveluihin yhteisen tilannekuvan saamiseksi palveluiden toteutumisesta.
Yhteinen toimintamalli edistää päivittäisjohtamisen tavoitteellisuutta ja systemaattisuutta. Toimintamalli sisältää yhdessä määritellyt mittarit sekä aikataulut ja roolit jatkuvaan vuoropuheluun organisaation eri tasoilla.
Kuva
Kuva
Kuva
Uusi toimintamalli ei siirry osaksi toimintaa itsestään. Käyttöönotto vaatii tavoitteellista johtamista ja systemaattista työskentelyä, jotta uudesta tavasta toimia muodostuu uusi normaali.
- Toimintamallin käyttöönotto aloitetaan pilottikokeiluilla (kuva), joissa mittareita ja toimintamallia testataan aluksi pilottiyksiköissä.
- Pilottikokeiluiden kautta saadaan arvokasta tietoa mittareiden ja toimintamallin toimivuudesta Ikäkeskuksen eri toimintaympäristöissä.
- Kokemusten pohjalta toimintamallia voidaan vielä muokata ja tarkentaa ennen laajempaa käyttöönottoa.
Toimintamallin käyttöönottoprojekti (kuva) edellyttää riittävää resursointia. Projektille tarvitaan nimetty vastuuhenkilö (projektipäällikkö), joka vastaa käyttöönottoprojektin edistämisestä suunnitelmallisesti kohti tavoitteita.
Kuva
Kuva
Toimintamallin käyttöönoton myötä palvelulupauksen toteutumista mitataan systemaattisesti asiakaskokemuksen ja työntekijäkokemuksen näkökulmista. Mittareiden tuloksia arvioidaan ja toimintaa parannetaan jatkuvasti.
Toimintamallin mukaisessa työskentelyssä henkilöstö osallistuu aktiivisesti tulosten arviointiin, kehittämiskohteiden tunnistamiseen ja priorisointiin sekä tavoitteiden ja määrittelyyn ja toiminnan kehittämiseen.
Toimintamalliin liittyvät jatkuvan parantamisen työpajat ja kehittämistyön etenemisen seuranta ja arviointi on integroitu osaksi Ikäkeskuksen olemassa olevaa johtamisen rakennetta.