Perhekeskuksen avoimen kohtaamispaikkatoiminnan koordinaatiomalli

Tavoitteena on perhekeskuksen kohtaamispaikkatoiminnan laadun ja jatkuvuuden varmistaminen eri toimijoiden välisellä vuoropuhelulla. Kehittämiseen osallistui kaikki alueen toimijat, jotka järjestävät avointa kohtaamispaikkatoimintaa lapsiperheille.

Toimintaympäristö

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue muodostuu Espoon, Hangon, Inkoon, Karkkilan, Kauniaisten, Kirkkonummen, Lohjan, Raaseporin, Siuntion ja Vihdin kunnista. Alueella on noin 480 000 asukasta. Asukkaista 12 % puhuu äidinkielenään ruotsia ja 15 % muuta kuin suomea tai ruotsia.

Kohtaamispaikkatoimintaa on järjestetty alueella jo vuosikymmeniä. Tärkeimmät kohtaamispaikkatoimijat ovat kunnat, joilla on avoimia päiväkoteja sekä asukaspuistoja, MLL:n paikallisyhdistykset, joilla on perhekahvilatoimintaa sekä seurakunnat, joilla on perhekerhotoimintaa. Lisäksi alueella toimii muutamia muita järjestöjä, jotka järjestävät kohtaamispaikkatoimintaa.

Monilla alueilla oli jo aiemmin tehty kohtaamispaikkatoimijoiden kesken jonkinlaista yhteistyötä, mutta siitä oli usein puuttunut systemaattisuus ja jatkuvuus. Työntekijöiden vaihtuessa saattoi yhteistyö hiipua ja kaikki toimijat eivät välttämättä olleet mukana yhteistyössä lainkaan.

Länsi-Uudellamaalla haluttiin ottaa mukaan perhekeskuksen kohtaamispaikkatoiminnan koordinaatioon kaikki kohtaamispaikkatoimijat. Alueen kunnissa oli keväällä 2022 noin 25 avointa päiväkotia tai asukaspuistoa, seurakunnissa oli yhteensä noin 80 perhekerhoa ja MLL:n paikallisyhdistyksissä noin 40 perhekahvilaa. Muiden järjestöjen avoimia lapsiperheiden kohtaamispaikkoja oli viisi. Hankkeen aikana Espoon keskukseen perustettiin uusi perhekeskus, jonka yhteyteen avattiin avoin kohtaamispaikka. Järjestö sekä seurakunta alkoivat järjestää siellä avointa kohtaamispaikkatoimintaa yhteistyössä kaupungin ja hyvinvointialueen kanssa.

Tavoiteltu muutos

Perhekeskuksen avoimen kohtaamispaikkatoiminnan koordinointimallin tavoitteena on tiivistää eri toimijoiden yhteistyötä, vähentää päällekkäisyyttä, parantaa asiakasohjausta ja viestintää, vahvistaa kohtaamispaikkoihin tuotavaa ammatillista ohjausta ja tukea, lisätä osallisuutta sekä kehittää kohtaamispaikkatoiminnan seurantaa ja arviointia. Kohtaamispaikkatoimintaa ja sen koordinointia kehittämällä pyritään siihen, että entistä useampi lapsiperhe löytää kohtaamispaikkaan ja saa sieltä tarvitsemaansa matalan kynnyksen tukea vanhemmuuteen ja arkeen.

Muutoksen mittaaminen

Perhekeskuksen avoimen kohtaamispaikkatoiminnan koordinointimallin ohessa on kehitetty yhtenäinen seurannan ja arvioinnin malli tarjoaa kohtaamispaikoille työkaluja oman toiminnan kehittämiseen sekä toiminnan laadun varmistamiseen. Seuranta- ja arviointitieto tekee myös näkyväksi kohtaamispaikkatoiminnan tuloksia ja vaikutuksia sekä auttaa näin toiminnan tärkeyden esille tuomisessa. Lisäksi se voi antaa kohtaamispaikkatoimintaa järjestäville ja rahoittaville tahoille hyödyllistä tietoa mm. resurssien suuntaamiseen.

Länsi-Uudenmaan kohtaamispaikkatoiminnan seurannan ja arvioinnin malli muodostuu päivittäisestä kohtaamispaikan kävijätilastoinnista, vuosittaisesta kävijäkyselystä ja yhteistyökumppanikyselystä sekä vuorovuosin tehtävästä itsearvioinnista tai vertaisarvioinnista.

Kävijätilastossa kerätään erikseen aikuisten käyntimäärät sekä alle kouluikäisten lasten, alakouluikäisten lasten ja 13–17-vuotiaiden lasten määrät. Lisäksi kerätään arvio vieraskielisten kävijöiden käyntimääristä ja kohtaamispaikkaan jalkautuneiden palvelujen/toimintojen määristä. Kukin toimija voi kerätä päivittäiset käyntimäärät haluamallaan tavalla. Kaikilta toimijoilta kerätään kahdesti vuodessa aina puolen vuoden käyntimäärät webropol-kyselyllä.

Kävijäkysely on käännetty kymmenelle eri kielelle. Sekä kävijäkysely että yhteistyökumppanikysely toteutetaan webropol-kyselynä. Itsearviointi ja vertaisarviointi tehdään Lastensuojelun keskusliiton luomalla perhekeskuksen kohtaamispaikan laadunarviointimallilla.

Kerättyä tietoa käsitellään kohtaamispaikkatoimijoiden työryhmissä ja kohtaamispaikkaverkostoissa, joissa tehdään suunnitelmat siitä, miten toimintaa kehitetään saadun tiedon pohjalta. Kussakin kohtaamispaikassa käsitellään yhdessä perheiden kanssa kävijäkyselyn tuloksia.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat Länsi-Uudenmaan alueella asuvat lapsiperheet. Perhekeskuksen kohtaamispaikat ovat avoimia kaikille lapsille, nuorille ja lapsiperheille. Käytännössä kohtaamispaikkojen toiminta keskittyy Länsi-Uudellamaalla paljolti alle kouluikäisten lasten perheisiin.

Lisäksi kohderyhmänä ovat kohtaamispaikkojen työntekijät ja vapaaehtoiset sekä kohtaamispaikkaverkostoihin kuuluvat yhteistyökumppanit.

Idean testaus asiakkaalla

Tehdyissä kävijäkyselyissä kohtaamispaikkatoimintaan osallistuneet kertoivat kokeneensa olonsa tervetulleeksi ja että kohtaamispaikassa on ollut mukavaa. Toiminnassa on otettu huomioon lapset ja he ovat saaneet uusia leikkikavereita. Myös aikuiset ovat tutustuneet uusiin ihmisiin. Kohtaamispaikkojen ollessa lähellä perheiden arkisia toimintaympäristöjä toiminta on tukenut myös arjen sujuvuutta. 

Kävijäkyselyiden mukaan kohtaamispaikassa käyminen tai toimintaan osallistuminen on tuottanut iloa ja hyvää mieltä sekä antanut tunteen, että kuuluu johonkin ryhmään. Toimintaan osallistuminen on lisännyt luottamusta omiin kykyihin vanhempana/lapsen läheisenä aikuisena sekä vahvistanut arjessa jaksamista. Lisäksi kohtaamispaikoissa työntekijöiden jalkautuminen on lisännyt tietoa alueen lapsiperheiden palveluista.

Ratkaisun testaaminen

Valmisteluvaiheessa käynnistettiin kolme pilottialuetta (Espoon keskus, Matinkylä-Olari-Tapiola ja Vihti) joiden alueellisissa verkostoissa pilotoitiin sekä koordinaatiomallia että seurannan ja arvioinnin työkaluja. Vuonna 2022 kokoontui kehittämistyöryhmä, jota johti projektipäällikkö. Ryhmä koostui kohtaamispaikkapilottien, kuntien, kolmannen sektorin ja seurakunnan edustajista. 

Kokeilun tavoitteet

Tasavertaisella kohtaamisella pyritään edistämään perheiden hyvinvointia ja terveyttä sekä arjessa jaksamista. Perheiden osallisuus on toimintaa keskeisesti ohjaava arvo, sen avulla rakennetaan yhteisöllisyyttä ja osallisuutta. Toiminta perustuu lasten, nuorten ja perheiden tarpeisiin ja toiveisiin. 

Kokeilussa opittua

Kohtaamispaikkatoiminta antaa perhekeskuksen ammattilaisille mahdollisuuden jalkautua tapaamaan perheitä matalalla kynnyksellä ja tarjoaa ammattilaiselle mahdollisuuden kohdata vanhempia ryhmänä, jolloin ajankäyttö tehostuu (vrt. soitot ja käynnit). Myös vanhemman yhteydenottokynnys madaltuu, kun on jo tavannut ammattilaisen kohtaamispaikassa.

Ratkaisun perusidea

Länsi-Uudellamaalla on kehitetty vuonna 2022 perhekeskuksen avoimen kohtaamispaikkatoiminnan koordinaatiomalli, jonka tavoitteena on tiivistää eri toimijoiden yhteistyötä, vähentää päällekkäisyyttä, parantaa asiakasohjausta ja viestintää, vahvistaa kohtaamispaikkoihin tuotavaa ammatillista ohjausta ja tukea, lisätä osallisuutta sekä kehittää kohtaamispaikkatoiminnan seurantaa ja arviointia. Kohtaamispaikkatoimintaa ja sen koordinointia kehittämällä pyritään siihen, että entistä useampi lapsiperhe löytää kohtaamispaikkaan ja saa sieltä tarvitsemaansa matalan kynnyksen tukea vanhemmuuteen ja arkeen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Resursointi

Kohtaamispaikkatoiminnan koordinointi vaatii työntekijäresurssia, esim. koordinaattoreita, jotka valmistelevat ja kutsuvat koolle työryhmien ja verkostojen kokoukset, vastaavat seuranta- ja arviointitiedon koostamisesta, kouluttavat kohtaamispaikkatoimijoita osallisuuden vahvistamisesta sekä seurannasta ja arvioinnista, koordinoivat eri toimijoiden jalkautumista kohtaamispaikkoihin, tekevät yhteistä tiedotusta kohtaamispaikkatoiminnasta ja kehittävät asiakasohjausta. Koordinaattorit voivat olla hyvinvointialueen, kunnan tai järjestön työntekijöitä.

Yhteistyörakenne

Kohtaamispaikkatoiminnan koordinointi tapahtuu sekä alueellisissa rakenteissa että koko hyvinvointialueen tasolla. Alueellisesti on muodostettu kohtaamispaikkatoimijoiden työryhmä sekä kohtaamispaikkaverkosto. Ne toimivat alueen koosta riippuen joko yhden kunnan alueella, esim. Vihdissä tai kahden pienen kunnan alueella, esim. Inkoossa ja Siuntiossa tai yhdessä kaupunginosassa, esim. Espoon keskuksessa tai useammassa kaupunginosassa.

Alueen kohtaamispaikkatoimijat eli kohtaamispaikkatoimintaa järjestävät tahot muodostavat kohtaamispaikkatoimijoiden työryhmä. Siihen kuuluvat Länsi-Uudellamaalla tyypillisesti kunnan avoimen päiväkodin työntekijä, MLL:n edustaja sekä seurakunnan perhekerhon lastenohjaaja. Työryhmän tehtävänä on kohtaamispaikkatoiminnan yhteensovittava suunnittelu, yhteisestä tiedotuksesta sopiminen, kohtaamispaikkojen kävijöiden osallisuuden kehittäminen sekä toiminnan seuranta ja arviointi.

Kohtaamispaikkaverkostoon puolestaan kuuluvat kohtaamispaikkatoimijoiden lisäksi kohtaamispaikkojen yhteistyökumppanit eli ne tahot, jotka esim. jalkautuvat kohtaamispaikkoihin kohtaamaan perheitä. Näitä voivat olla esim. eri järjestöt, seurakunnan diakoni, neuvola, perheneuvola, perhesosiaalityö, maahanmuuttajapalvelut, suun terveydenhuolto, kulttuuritoimi jne. Verkoston tehtävänä on huolehtia kohtaamispaikkoihin jalkautumisen koordinoinnista, sisäisestä viestinnästä eri toimijoiden välillä sekä asiakasohjauksen kehittämisestä. Lisäksi verkosto voi toimia tärkeänä kanavana lapsiperheisiin liittyvien hiljaisten signaalien ja uusien ilmiöiden sekä palvelujen katvealueiden tunnistamisessa.

Koko hyvinvointialueen koordinaatioryhmän muodostavat alueellisten kohtaamispaikkaverkostojen ja hyvinvointialueen edustajat. Jokainen verkosto valitsee koordinaatioryhmään oman edustajansa. Jos kohtaamispaikkaverkostojen edustajina ryhmässä ei ole kohtaamispaikkatoimintaa järjestäviä järjestöjä ja seurakuntia, on tärkeää kutsua näitä ryhmän jäseniksi erikseen, jotta myös järjestöjen ja seurakuntien ääni tulee kuulluksi. Koordinaatioryhmän tehtävänä on kehittää kohtaamispaikkatoimintaa koko hyvinvointialueella sekä mahdollistaa hyvien käytäntöjen leviäminen.

Sitoutuminen

Kaikki mukana olevat kohtaamispaikkatoimijat sitoutuvat Länsi-Uudenmaan yhteiseen kohtaamispaikkatoiminnan malliin, joka noudattaa THL:n luomia kohtaamispaikkatoiminnan kriteerejä.

Osallisuus

Lasten, nuorten ja perheiden osallisuus on kohtaamispaikkatoimintaa keskeisesti ohjaava arvo Länsi-Uudellamaalla. Perheet eivät ole toiminnan kohteita, vaan toimijoita, jotka ovat mukana suunnittelemassa, kehittämässä, toteuttamassa ja arvioimassa toimintaa. Kaikki toiminta lähtee perheiden toiveista ja tarpeista.

Osallisuutta toteutetaan paitsi kävijäkyselyillä myös säännöllisellä ja jatkuvalla palautteen keräämisellä, yhteisillä suunnittelupäivillä sekä Huomaa minut -työkalun käytöllä.

Jalkautuminen

Kohtaamispaikasta voi saada myös ammatillista apua ja ohjausta. Tätä toteutetaan eri toimijoiden koordinoidulla jalkautumisella kohtaamispaikkoihin. Tavoitteena on tuoda ohjausta ja neuvontaa matalalla kynnyksellä sinne, missä perheet ovat.

Kohtaamispaikkaan voivat jalkautua esim. hammashoitaja, neuvolan terveydenhoitaja, perhetyöntekijä, seurakunnan lastenohjaaja tai diakoni, järjestön asiantuntija, varhaiskasvatuksen työntekijä, sosiaalityöntekijä tai puheterapeutti. Jalkautujat voivat joko pitää pienen alustuksen tai toimintatuokion ja keskustella sen jälkeen perheiden kanssa tai tulla kohtaamispaikkaan vain kohtaamaan perheitä ja olemaan läsnä. Alustuksen aiheena voi esim. lasten hampaiden hoito, uhmaikä, unipulmat, parisuhdeasiat, varhaiskasvatuksen aloitus tai lapsen puheen kehitys.

Jalkautuvat työntekijät on tärkeää perehdyttää siihen, mitä kohtaamispaikassa tapahtuu, mitä jalkautuminen on ja millainen on jalkautujan rooli. Kohtaamispaikkaan jalkautuminen voi olla yllättävän vaativaa. Se vaatii työntekijältä kykyä kuunnella, kysellä, pysähtyä ja olla läsnä, rohkeutta ottaa kontaktia ja mennä juttelemaan, uskallusta heittäytyä muuttuviin tilanteisiin.

Asiakasohjaus

Kohtaamispaikkatoiminnan asiakasohjaus on kaksisuuntaista: Eri palvelujen ja toimintojen työntekijöiden on tärkeä tuntea kohtaamispaikkatoimintaa, jotta he osaavat ohjata perheitä sinne. Toisaalta taas kohtaamispaikassa täytyy olla riittävästi tietoa erilaisista perheiden palveluista, jotta lisätukea tarvitsevat perheet osataan ohjata oikeaan paikkaan. Kohtaamispaikkaverkosto vastaa osaltaan näihin tarpeisiin, sillä siellä eri toimijat pääsevät tutustumaan toistensa toimintaan. Sisäisen viestinnän lisäksi tärkeä osa asiakasohjausta on ulkoinen viestintä lapsiperheille.

Yhteinen viestintä

Samalla alueella toimivat kohtaamispaikat tekevät yhteistä, lapsiperheille suunnattua viestintää toiminnastaan. Viestinnän välineenä voi olla esim. perhekalenteri, jossa näkyy, mitä kohtaamispaikkatoimintaa minäkin viikonpäivänä on eri puolilla aluetta. Perhekalenteri voi olla kunnan nettisivuilla, eri toimijoiden sosiaalisen median kanavissa, ilmoitustauluilla jne.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Sitoutuminen

Perhekeskuksen avoimen kohtaamispaikkatoiminnan koordinointimallin yksi tavoite on tiivistää eri toimijoiden yhteistyötä, joka edellyttää kohtaamispaikkatoimijoiden sitoutumista. Aiemmin tehty yhteistyö kohtaamispaikkatoimijoiden kesken on saattanut hiipua työntekijöiden vaihtuessa, jolloin osa toimijoista on saattanut jäädä kokonaan pois yhteistyöstä. Sitoutuminen takaa systemaattisuuden ja jatkuvuuden yhteistyölle.

Resurssit ja osaaminen

Kohtaamispaikkatoiminnan koordinointi vaatii työntekijäresurssia, esim. koordinaattoreita, jotka pystyvät hallitsemaan kokonaisuuksia. Mallissa tunnistettuja kokonaisuuksia ovat mm. työryhmien ja verkostojen kokousten valmistelu ja koolle kutsuminen, seuranta- ja arviointitietojen koostaminen, kohtaamispaikkatoimijoiden kouluttaminen osallisuuden vahvistamisesta sekä seurannasta ja arvioinnista, toimijoiden jalkautumisen koordinointi kohtaamispaikkoihin, yhteinen tiedotus kohtaamispaikkatoiminnasta ja asiakasohjauksen kehittäminen.