| Innokylä

Toimintaympäristö

Tilastojen mukaan suuri osa suomalaisista (noin joka viides) kokee vuoden aikana mielenterveyden häiriöitä. Palveluihin pääsy hyvinvointialueella on hidasta mikä edesauttaa mielenterveyshaasteiden eskaloitumista.

Toimintamallin tarkoitus on luoda Pohjanmaan hyvinvointialueelle yhdenmukainen palveluntuotannon tapa perustason mielenterveys- ja päihdepalveluille sekä parantaa jo nopeuttaa palveluun pääsyä. Lisäksi tarkoitus on yhdenmukaistaa perustason päihde- ja mielenterveyspalveluihin ohjautuminen.

Toimintamalli tarjoaa hyvinvointilaueen asukkaille tasalaatuiset ja vaikuttavat palvelut, sekä selkeän ohjautumisen prosessin. Toimintamallin tarkoitus on vastata myös muuttuneeseen lainsäädäntöön hoidontarpeen arvioinnista.

Digitaalisten ratkaisujen käyttöönoton on tarkoitus tehostaa palvelun tuotantoa sekä parantaa palveluiden saavutettavuutta.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Nykytilassa perustason päihde- ja mielenterveyspalveluiden tuotannon tavat ja asiakassegmentointi ovat toisistaan poikkeavat hyvinvointialueen sisällä. Tämä tuo haasteita esimerkiksi asiakkaiden palveluun ohjautumisessa, kun paikkakunnasta riippuen palveluun ohjautuminen, palvelun valikointi ja arviointi on erilainen.

Hoitoon pääsyssä on varianssia hyvinvointialueen sisällä niin jonotusajoissa kuin arviointiprosesseissa. Henkilöstön resurssointi suhteessa väestöpohjaan on epätasaista.

Pohjanmaan hyvinvointialueen tavoitteena on, että perustason mielenterveys- ja päihdepalveluiden piiriin pääsee nopeasti ja helposti riippumatta siitä missä kunnassa asuu. Hoidontarpeen arviointi halutaan toteuttaa mahdollisimman strukturoidusti (erityispiirteet huomioiden), jotta palvelu on tasalaatuista. Palvelu halutaan tuottaa oikea-aiksiesti jolloin vähennetään haasteiden eskaloitumista ja minimoidaan erikoissairaanhoidon tarve. (Kun ongelmiin voidaan puuttua riittävän ajoissa on mahdollista hoitaa ilmenevät ongelmat perustasolla)

Palveluyksiköissä työskentelevät sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset, kuten lähihoitajat, sairaanhoitajat, terveydenhoitajat, sosionomit, psykologit ja lääkärit.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Mitä palveluiden kehittämisellä tavoitellaan

Asiakkaan näkökulmasta:

Hyvinvointialueella halutaan tarjota asiakkaille ja potilaille tasalaatuisia ja yhdenvertaisesti toteutettuja perustason päihde- ja mielenterveyspalveluita.
Halutaan toteuttaa yhdenmukainen ohjautumisen prosessi, joka helpottaa asiakkaan löytämistä palveluiden piiriin.
Halutaan tarjota potilaan ongelmaan/haasteeseen ratkaisu yhdellä yhteydenotolla.
Halutaan tarjota potilaalle/asiakkaalle nopeaapalveluun pääsy (14vrk hoitotakuun toteutuminen)
Halutaan tarjota tiiviimpi hoitokontakti ja tiheämmät vastaanottoajat jolloin hypoteettisesti voidaan odottaa myös nopeampaa vastetta hoidolle (vaikuttavampi hoito).
Halutaan tarjota tasalaatuinen ja strukturoitu hoidontarpeen arviointi.
Halutaan tarjota hoitoa jossa käytetään tutkittuun tietoon perustuvia menetelmiä osana hoitoa

Ammattilaisen näkökulma:

Tutkittujen menetelmien käyttöönotto (terapiat etulinjaan) ja koulutukset tarjoavat työntekijöille paremmat valmiudet kohdata erilaisia asiakkaita ja vastata heidän ongelmiin.
- Esim. ohjattu omahoito, ahdistuksen lyhyt interventio ja kognitiivinen lyhyt terapia
Selkeä, strukturoitu ja yhdenmukainen tapa toteuttaa hoidon tarpeen arviointia helpottaa ammattilaisen työtä. Tuo varmuutta arviointiin myös uudemmille työtenkijöille.
Hoidon porrastuksen seylkiyttäminen ja auki kirjoittaminen selventää ammattilaiselle omaa roolia ja parantaa ymmärrystä hoidon eri tasoista.
Toimintamalli mahdollistaa paremman ja toimivamman ammattilaisten väliseen konsultaation.
Toimintamallin uudistuksella vastataan uuteen lainsäädäntöön, jossa perustason mielenterveyspalveluissa edellytetään terveydenhuollon ammattilaisen hoidon tarpeen arviointia.

Organisaation näkökulma:

Toimintamallin avulla saadaan hyödynnettyö hyvinvointialueen koko resurssi tehokkaammin palveluntuotannossa, esimerkiksi hyödyntämällä etävastaanottoa. Työntekijöiden työskentely ei ole kaikilta osin toimipaikkariippuvaista ja resurssia voidaan hyödyntää aiempaa joustavammin. Tämä edellyttää myös asiakasohjeukselle yhteistä näkymää eri yksiköiden kalentereista ja vapaista vastaanottoajoista (mukaan lukien peruuntuneet käynnit)
Toimintamallin avulla voidaan tuottaa enemmän vastaanottoaikoja hyvinvointialueen asukkaille ja vähentää peruuntuneiden käyntien määrää.
Tiedolla johtaminen paranee, kun toimintamallista kerätään jatkuvasti tietoa päätöksenteon ja kehittämisen tueksi. Toimintatamalliin voidaan tehdä myös ketterästi muutoksia perustuen kerättyyn tietoon, kun ajantasainen tieto on jatkuvasti saatavilla.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittämistyö suunniteltin huolellisesti ja varmistettiin, että toimintamallin toteuttamistapa vastasi organisaation johdon tavoitteita.

Sovittiin pilotoivasta yksiköstä ja siitä miten suunniteltua pilotointia lähdettiin toteuttamaan. Oleellista oli, että toiminnan muutosta lähdettiin toteuttamaan yksiköstä sisältä käsin. Muutoksen tueksi yksikköön palkattiin projektityöntekijä, jotta jo valmiiksi kuormittunut mielenterveys- ja päihdepalveluiden perustyö saatiin rauhoitettua ja voitiin tarjota tukea työskentelylle.

Pilotoinnin toteutukseen osallisituivat projektin henkilöstö, Pohjanmaan hyvinvointialueen psykososiaalisen toimialan johto, pilotoivan yksikön esihenkilö ja työntekijät. Lisäksi toimintamallin etenemisestä tiedotettiin aktiivisesti muille vastaavaa palvelua tuottaville esihenkilöille, jotta heillä oli mahdollisuus kommentoida piloitavaa toimintamallin uudistusta. Tarkoituksena on myöhemmässä vaiheessa laajentaa toimintamallin käyttö kaikkiin perustason mielenterveys- ja päihdepalveluihin.

Prosessia käytiin läpi myös kokemusasiantuntijan kanssa ja pyydettiin kommentoimaan kehittämistyötä. Pilotoinnin edetessä, toimintamallin uudistuksesta alettiin tiedottamaan myös rajapintoja kuten lastesuojelua ja oppilashuoltoa.

Toimintamalli laajennettiin nuorisoaseman jälkeen keskisen alueen aikuisten päihde- ja mielenterveyspalveluun, jolloin yksikön esihenkilö osallistui tiiviisti kehittämisen suunnitteluun. Myös psykososiaaliseen keskukseen palkattiin projektityöntekijä toteuttamaan toimintamallin uudistusta yksikön tueksi.

Kehittämistyötä tuki se, että pilotoinnista kerättiin jatkuvasti dataa jolla pystyttiin osaoittaa toimintamallin toimivuus, mutta myös voitiin löytää ja löydettiin toimintamallin heikkouksia. Konkreettisten tulosten näkeminen visualisoituna raporttina, sekä kokemus käytännön työn muuttumisesta vähemmän kuormittavaksi sitoutti henkilökuntaa muutokseen, mutta erityisesti johtoa. Toisaalta kohdattiin myös kovaakin muutosvastarintaa projektin aikana.

Tavoiteltu muutos

Toiminnan muutoksella tavoitellaan

Tasalaatuisi ja yhdenvertaisesti toteutettuja perustason päihde- ja mielenterveyspalveluita
Yhdenmukaista palveluihin ohjautumisen prosessia
Selkeyttä hoidon porrastukseen (perustason ja erioissairaanhoidon välillä)
Vastaamista uuden lainsäädännön toteuttamiseen, jossa perustason mielenterveyspalveluissa edellytetään terveydenhuollon ammattilaisen hoidontarpeen arviointia.
Asiakkaan asiaan voidaan saada ratkaisu yhdellä yhteydenotolla
Asiakkaan nopeampaa hoitoon pääsyä
Strukturoitua ja lainmukaista hoidontarpeen arviointia
vaikuttavampaa hoitoa sekä vähemmän tarvetta lähettää potilaita erikoissairaanhoitoon
Hyvinvointialueen tehokkaampaa ja organisoidumpaa resurssin hyödyntämistä palvelutuotannossa
Tiedon hyödyntäminen palvelun kehittämiseksi ja päätöksenteon tueksi

Muutoksen mittaaminen

Mittaamme pilotoinnin aikana asiakasvirtaa kuten yhteydenottojen määrää palveluun. (Onko asiakasvirran määrä suhteessa henkilöstön määrään oikea).
Mittaamme miten nopeasti asiakas pääsi ensikäynnille ja miten nopeasti ensimmäisen käynnin jälkeen aloitettiin ns. terapeuttinen hoito
Toiminnan muutokseen kuuluu se, että yhteydenottoihin vasta terveydenhuollon ammattilainen, jolloin asiakas saa jo yhteydenottotilanteessa ammattitaitoista ohjausta ja neuvontaa. Mittaamme sitä, miten monelle yhteydenottajalle riitti pelkkä puhelimessa tapahtuva ohjaus ja neuvonta ja miten moni oli varsinaisen palvelun tarpeessa. Tarkoituksenamme on mahdollisimman hyvin kartoittaa jo yhteydenoton aikana mistä haasteesta on kyse, että saamme asiakkaan/potilaan oikean palvelun piiriin
Mittaamme asiakasohjaajalle tulevia konsultaatioiden määrää sekä konsultoivia tahoja. Esimerkiksi nuorten vanhemmille on ollut tärkeää voida keskustella ammattilaisen kanssa lapsensa haasteista (esimerkiksi mielenhyvinvoinnin tai päihteisiin liittyvissä haasteissa). Myös ammattilaiskonsultointien määrä on ollut kohtuullisen suuri, vaikka palvelua ei pilotoinnin alkuvaiheessa lähdetty juurikaan markkinoimaan.
Mittaamme myös erikoissairaanhoitoon lähtevien lähetteiden määrää.
Olemme ottaneet yksikössä käyttöön myös lääkärin konsultaation. Lääkärikonsultaation uskotaan tuovan helpotusta siihen, että perustasolla on ollut vaikea saada lääkäriaikoja ja ajat venyneet pitkälle jolloin asiakkaan/potilaan oireet ovat voineet pahentua. Lääkärikonsultaation avulla noidaan reagoida asiakkaan voinnissa tapahtuneisiin pieniin muutoksiin nopeammin (esimerkiksi pienet lääkemuutokset tai muut konsultoinnin avulla hoidettavat asiat jotka eivät edellytä välttämättä potilaan fyysistä tapaamista), näin rajalliset lääkärin vastaanottoajat voidaan kohdentaa heille, jotka niitä akuuteimmin tarvitsevat. Mittaamme konsultoinnin avulla ratkaistujen potilastilanteiden määrää sekä laatua (millainen asia konsultoinnilla voitiin hoitaa)
Osana toimintamallin muutosta pilotoimme projektityöntekijän työpanoksella ohjatuuja omahoitoja nuorten palveluissa. pilotoinnin osana teimme tilastointia vaikuttavuudesta.

Toteutussuunnitelma

Alkukartoituksen jälkeen (palvelutuotannon tavat, toiminnan pullonkaulat, eroavaisuudet eri yksiköiden välillä, resurssointi, asiakasvolyymit, asiakassegmentointi, saatavilla olevat tilastot jne.) kerätty tieto käytiin tarkasti läpi palveluista vastaavan johdon kanssa. Läpikäynnin jälkeen laadimme yhdessä johdon kanssa tavoitteet ja vision siitä millaista lopputulosta tavoittelemme. Tavoitteet ja visio kuvattiin auki, jolloin varmistettiin, että kaikilla oli tavoitteista yhteinen ymmärrys.

Tavoitteiden ja vision kirkastuttua tehtiin projektisuunnitelma, miten tavoitteisiin päästään ja valikoitiin pilotointikohde. Rakennettiin myös työkalut tiedon hyödyntämiseksi ja valikoitiin mittareita. Kehittäminen oli tarkoitus peilata koko kehittämisprosessin ajan tietoon ja reagoida sen perusteella muutoksin prosessin kehittämiseen. Johto oli sitoutunut asetettuihin tavoitteisiin mikä helpotti projektin edistämistä. Projektisuunnitelmaa laadittaessa sovittiin siitä, että toimintamalli tullaan ottamaan osaksi palvelutuotantoa, eikä kyseessä ole vain projektin ajan kestävä pilotti vaan tarkoitus muuttaa yksikön toimintaa pysyvästi.

•Pilotointi päätettiin aloittaa keskiseltä alueelta, koska rakenne vastasi parhaiten tavoitetilannetta, eikä edellyttänyt suuria rakenteellisia muutoksia. Lisäksi keskisellä alueella on hyvinvointialueen suurin väestöpohja ja toimintamallia päästiin pilotoimaan isolla asiakasvolyymilla (asukkaita 101 433).

•Pilotointia varten palkattiin projektityöntekijä, joka tuli toteuttamaan asiakasohjauksen roolia (sisältäen esimerkiksi hoidontarpeen arvioinnin, ensijäsennyksen ja konsultoinnin)

•Toiminnanmuutosprojektiin hyvinvointialueella sitouduttiin siten, että yksikköön palkattiin vakituinen työntekijä, joka tulee projektin päättyessä jatkamaan vastaavassa roolissa. Työntekijä on mukana toteuttamassa uutta toimintamallia kuten asiakasohjausta, arviointia ja konsultointia terapiatyön lisäksi, joten toimintamallin jatkuvuutta on pyritty myös huomioimaan ja turvaamaan.

•Pilotointi aloitettiin nuorisoasema Klaarasta ja laajennettiin psykososiaaliseen keskukseen keväällä 2024. Vuoden 2024 aikana keskisen alueen palveluihin ohjautuminen ja hoidon tarpeen arvoinnin kokonaisuus oli yhdenmukaistettu. Lisäksi toimintamallin laajentumisesta koko HVA:lle on johto tehnyt linjaukset

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

kohderyhmänä ensisijaisesti pilotoinnin ensimmäisessä vaiheessa ovat nuorten perustason mielenterveys- ja päihdepalveluita tarvitsevat nuoret 13-24 vuotiaat hyvinvoitialueen asukkaat. Toimintamallin laajentuessa kohderyhmään tulevat mukaan aikuiset (yli 24 vuotiaat)

Palveluiden nykytilasta on tehty kattava kartoitus haastattelulla, jossa selvitetty nykytilan haasteita sekä hyvin toimivia asioita. Myös toimintaan liittyvää dataa hyvinvointialueen tilastointityökaluista on käyty läpi pohjatyönä.

Tavoite prosessi visualisoituna ja kuvattuna on myös koeponnistettu kokemusasiantuntijalla useamman kerran.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Ratkaisun perusideana on tuottaa Pohjanmaan hyvinvointialueen asukkaille yhdenvertaiset saatavat ja saavutettavat päihde ja mielenterveyspalvelut. Apu ja tuki olisi saatavilla oikeaan aikaan ja oikeantasoisena kaikille, riippumatta asuinkunnasta.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kuvataan toimintatavasta selkeä malli ja puhutaan se auki palvelua toteuttavan henkilöstön kanssa, niin että uusi toimintamalli on selvä kaikille. Tärkeää on pilotointivaiheessa kerätä dataa toimintamallin toimivuudesta jolloin saadaa jaettua tietoa uusille työntekijöille uuden toimintamallin tuomista hyödyistä ja eduista. Saadaan myös selville mahdolliset pullonkaulat ja tehtyä tarvittavat muutokset /korjaukset.

Muutosjohtamisen merkitys on uusien toimintamallien implementoinnissa äärimmäisen tärkeä. Mikäli uusi toimintamalli sisältää digitaalisia ratkaisuja on arvioitava mitä lisäarvoa digitaalisten ratkaisujen käyttöönotto organisaatiolle tai palvelulle tuo. Onko arvo pelkästään asiakkaan näkökulmasta esimerkiksi parempi palveluiden saavutettavuus vai onko digitaalisen ratkaisun käyttöönotolla organisaatiossa palvelun tehostamisen tavoitteita tai kustannussäästötavoitteita. Mikäli on, tulee näiden tavoitteidein eri näkökulmat avata ja miettiä konkreettisesti miten tavoitteisiin päästään ja onko ne reaslistista saavuttaa. Sovittava miten arvioidaan päästiinkö tavoitteisiin?

Tämän pilotoidun toimintamallin käyttöönotto lisää kustannuksia ainoastaan etävastaanoton käytön osalta. Muilta osin toimintamallin käyttöönotto on toimintatapojen muuttamista. Pilotoinnin aikana projektista rahoitettiin yksi työntekijä tekemään toimintamallin muutosta yksiköstä sisältä käsin, joka tuki toimintamallin implementoitumista, mutta osaltaan myös auttoi palveluvelan purkamisessa. Jatkossa tätä resurssia ei tarvita vaan toiminta jatkuu aikaisemmalla resurssilla.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on mielestämme varsin hyvin sovellettavissa muillekin hyvinvointialueilla. Projektin aikana olemma saaneet tietoomme, että ainakin pari muuta hyvinvointialuetta ovat lähteneet kehittämään vastaavanlaista toimintamallia omiin päihde- ja mielenterveyspalveluihinsa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

•Asiakkaan asiaan on mahdollista saada ratkaisu yhdellä yhteydenotolla.

•Hoitoon pääsyä saatiin nopeutettua (pilotoivassa yksikössä 78% pääsi ensimmäiselle käynnille alle 14vrk yhteydenotosta)

•Asiakas saa heti tiedon vastaanottoajasta ja hoidontarpeen arviointi tehdään saman päivän aikana

•Strukturoitu hoidontarpeen arviointi terveydenhuollon ammattilaisen toteuttamana.

•Parempi mahdollisuus hyödyntää peruuntuneet käynnit, kun ajanvarauskirjat näkyvillä asiakasohjaajalle, sekä resurssin hyödyntäminen yli yksiköiden (asiakkaat pääsevät nopeammin hoitoon, kun resurssi kohdentuu ja hyödynnetään oikein)

•Henkilöstö ei kuormitu ”asiakasvyörystä”, kun omalle listalle tulevat vain omat asiakkaat

•Terveydenhuollon ammattilainen konsultoitavissa joka arkipäivä (myös nuorten omaisille)

•Tietoon perustuva kehittäminen mahdollisti laadukkaan kehittämisen ja haasteisiin reagoinnin. Hukka myös tunnistettiin paremmin.

•Kehittämistyössä tärkeää huomioida jatkuva muutosjohtaminen ja sitoutuminen tavoitteisiin.

•Tiedon jakaminen myös kentän toimijoille, ei pelkästään esihenkilöille ja johdolle. Tässä oltaisiin voitu onnistua paremmin.

•Viestinnän merkitys eri toimijoiden, sekä eri tasojen välillä. Tässä oltaisiin voitu onnistua paremmin. Toisaalta hyvinvointialueet ovat vielä tuoreita ja viestintä ontuu paikoittain organisaatiossa eri toimialojen ja sektoreiden välillä.

Seuraavana steppinä hyvinvointialueellamme on ensin yhdistää nuorten ja aikuisten palveluihin ohjautuminen ja hoidontarpeenarviointi yhdeksi kokonaisuudeksi ja sen jälkeen laajentaa toimintamallia hyvinvointialueen eteläiseen ja pohjoiseen alueeseen.

Perustason päihde- ja mielenterveyspalveluiden yhdenmukaistaminen, Pohjanmaan hyvinvointialue, (RRP, P4, I1)