| Innokylä

Toimintaympäristö

Viime vuosina sosiaali- ja terveydenhuollossa on tapahtunut ja on parhaillaan tapahtumassa monia isoja muutoksia. Vuonna 2015 tuli voimaan laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista, jonka tarkoitus on yhdenmukaistaa sosiaalihuollon asiakasta koskevien tietojen käsittelyä. Laissa säädetään sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaamisesta ja siihen liittyvistä velvoitteista. Vuonna 2021 voimaan tulleessa asiakastietolaissa säädetään sosiaalihuollon palvelunantajien liittymisestä Kanta-palvelujen käyttäjäksi. Käynnissä on myös sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteeseen ja asiakasasiakirjoihin merkittäviä tietoja koskeva muutos, joka perustuu THL:n antamaan määräykseen.

Samaan aikaan hyvinvointialueilla tehdään sosiaali- ja terveydenhuollon integraatioon tähtäävää kehittämistyötä, mihin liittyy monenlaisia kirjaamista koskevia kysymyksiä. Lisäksi hyvinvointialueille siirtyminen teettää kaiken kaikkiaan paljon työtä myös sosiaalihuollossa. Myös sosiaalihuollon sisäisiä toimintatapoja on tarpeen yhtenäistää. Oman haasteensa kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämiseen tuo henkilöstön runsas vaihtuvuus.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Toimintaympäristössä on käynnissä useita merkittäviä sosiaalihuollon kirjaamiseen liittyviä muutoksia. Muutostilanteisiin liittyy epätietoisuutta ja osaamisen päivittämisen tarvetta. Yksittäiset koulutukset ovat paikallaan ja niitäkin on järjestetty Posote20-hankkeessa, mutta ne tavoittavat vain kyseisellä hetkellä työssä olevan henkilöstön. Lisäksi tarvitaan mahdollisuus jatkuvampaan kirjaamiseen liittyvään keskusteluun.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakkaan näkökulmasta on tärkeää, että hänen tilanteeseensa liittyvä tieto on kirjattu asiakastietojärjestelmään oikein ja ilman tarpeetonta viivytystä.

Kirjaaminen ei ole ainoastaan yksittäisten työntekijöiden asia, vaan siihen liittyy monia työyksiköissä, tiimeissä ja organisaatiotasolla ratkaistavia kysymyksiä. Asianmukainen kirjaaminen dokumentoi tehtyä työtä ja lisää sen jatkuvuutta, mikä on tärkeää paitsi ammattilaiselle, myös asiakkaalle. Lisäksi se tarjoaa ammattilaiselle oikeusturvaa.

Organisaation kannalta lainsäädäntöön perustuva kirjaaminen on toiminnan perusedellytys. Lisäksi kirjaamisesta saatava tieto mahdollistaa toiminnan arvioinnin ja kehittämisen niin organisaatiotasolla kuin jatkossa kansallisestikin sekä eri hyvinvointialueiden vertailun. Organisaatiossa tulisikin resursoida riittävästi aikaa paitsi kirjaamiselle, myös oman ja työyhteisön osaamisen kehittämiselle ja käytäntöjen yhtenäistämiselle.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Idea kirjaamisklinikoiden toiminnasta syntyi sosiaalihuollon kirjaamiseen liittyvässä keskustelutilaisuudessa. Toimintaa olivat kehittämässä mm. aikuissosiaalityön johtava sosiaalityöntekijä (innostaja, mahdollistaja, omalla osallistumisellaan esimerkkinä asian tärkeydestä), kirjaamisasiantuntijat (koulutuksen käyneet kirjaamisen asiantuntijat) ja suuri joukko aktiivisesti osallistuneita sosiaalialan ammattilaisia. Toimijat oli pääasiassa helppoa innostaa mukaan, sillä toiminta lähti liikkeelle heidän tarpeistaan.

Tavoiteltu muutos

Päätavoitteena oli lisätä sosiaalihuollon ammattilaisten kirjaamisosaamista.

Muutoksen mittaaminen

Sosiaalihuollon ammattilaisille tehtiin sähköinen kysely, jossa heitä pyydettiin arvioimaan kirjaamisosaamistaan kouluarvosanalla 4-10 huhtikuussa 2022 ja lokakuussa 2022.

Toteutussuunnitelma

Kirjaamisosaamisen vahvistamiseksi pidettiin paikallisia Kirjaamisklinikoita sekä alueellisesti neljä samansisältöistä kirjaamiskoulutusta. Kirjaamiskoulutukset toteutettiin niin, että kunkin kerran keskustelu ja kysymykset koskivat tiettyjen palvelutehtävien kirjaamista.

Kirjaamisklinikat perustuivat toimintamalliin, jossa lyhyen alustuksen jälkeen osallistujat keskustelivat pienryhmissä tai osallistuivat ongelmanratkaisuun/sisällöntuotantoon muiden sähköisten alustojen kautta. Kirjaamisklinikoille oli kalenteroitu säännöllinen aika (yksi tunti) joka toiselle viikolle.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä on sosiaalihuollon henkilöstö. Kehittämistyö alkoi henkilöstölle järjestetystä keskustelufoorumista (Teams-tapahtuma), jossa käsiteltiin kirjaamiseen liittyviä koulutustarpeita ja kysymyksiä. Aloite säännöllisiin tapaamisiin tuli keskustelufoorumissa. Henkilöstö on osallistunut myös Kirjaamisklinikan sisällöistä ja käytännöistä sopimiseen ja toimintamallin kehittämiseen.

Kuvittele ja kokeile

Ideointi

Kirjaamisklinikka itsessään oli idea, jolla lähdettiin ratkaisemaan tarvetta vahvistaa sosiaalihuollon kirjaamisosaamista. Kirjaamisklinikan toiminta käynnistyi huhtikuussa 2022. Elokuussa 2022 pidettiin työpaja, jossa toimintamallia arvioitiin ja kehitettiin yhdessä sosiaalialan ammattilaisten kanssa. Työpajassa toivottiin
•konkreettisempia ohjeita ja neuvoja; käytännön ja tiedon kohtaamista,
•aiheiden ilmoittamista etukäteen selkeästi,
•keskittymistä käytössä oleviin asiakastietojärjestelmien versioihin,
•sen varmistamista, että kaikki osallistujat osaavat käyttää työskentelyssä käytettäviä sovelluksia,
•enemmän aikaa tai ajan tehokkaampaa käyttämistä,
•toiminnan jatkumista hyvinvointialueella teemoittain tai palvelutehtävittäin, kaikille yhteisiä Kirjaamisklinikoita harvakseltaan sekä
•täsmäkoulutuksia työtehtävittäin.

Osallistujat kokivat hyödylliseksi
•Mahdollisuuden säännölliselle, yhteiselle keskustelulle ja kysymyksille
•Asian pitämisen esillä jatkuvasti
•Ymmärryksen lisäämisen; oppimisen ja kirjaamisen tunnistaminen osana isompaa kokonaisuutta
•Ajan tasalla olevat materiaalit ja niiden helpon löytymisen
•Vertaisoppimisen yhteisten asioiden äärellä
•Toiveiden ja tarpeiden pohjalta nousseiden asioiden käsittelyn; sisällölliset asiat ja kysymykset
•Vastausten saamisen
•Pienryhmäkeskustelut
•Käytäntöjen yhtenäistymisen toimintamallin avulla

Idean valinta

Kirjaamisklinikoiden pitäminen palvelutehtävittäin on idea, jota kannattaa kokeilla hyvinvointialueella RRP-rahoituksen puitteissa. Tällöin sisältö voidaan kohdentaa kunkin palvelutehtävän kirjaamiseen, jolloin se myös kytkeytyy läheisemmin työn arkeen.

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Kirjaamisklinikka tarkoittaa säännöllistä kokoontumista kirjaamiseen liittyvien kysymysten äärelle. Tavoitteena on vahvistaa sosiaalihuollon kirjaamisosaamista. Toiminta perustuu vertaisoppimiseen. Tapaamiset voivat olla verkossa tai livenä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Posote20-hankkeen Kirjaamisklinikka vei sosiaalihuollon henkilöstöltä aikaa yhden tunnin joka toinen viikko. Aika sovittiin yhdessä kirjaamista koskevassa kirjaamistilaisuudessa. Kirjaamista koskevalle keskustelulle perustettiin Teams-tiimi, ja Kirjaamisklinikalle tehtiin tiimin sisälle oma kanava. Tiimiin lisättiin koko sosiaalihuollon henkilöstö ja Kirjaamisklinikka kalenteroitiin kanavalle säännölliseksi Teams-kokoukseksi. Kirjaamisklinikka-kanavan tiedostoihin rakentui toiminnan aikana kirjaamiseen liittyvä materiaalipankki.

Kirjaamisklinikalla oli usein lyhyt alustus, minkä jälkeen osallistujat keskustelivat tai tekivät tehtäviä pienryhmissä. Lopussa keskustelu tai tehtävät purettiin yhdessä. Tunti tuntui usein lyhyeltä ajalta, joten ajankäyttöön on syytä kiinnittää huomiota (esim. alustuksen pituus, ohjeistuksen selkeys, pienryhmiin siirtymisen sujuvuus, pienryhmien työskentelyn napakka purku). Jos työskentelyssä käytetään sovelluksia tms. työkaluja (Padlet, Flinga, Teamsin valkotaulu jne.), täytyy varmistua, että kaikki osaavat ja voivat käyttää niitä. Kirjaamisklinikan vetäjän on hyvä miettiä vaihtoehtoinen toteutustapa sen varalle, että suunnitellun sovelluksen käyttö ei onnistukaan.

Kirjaamisklinikan toimintamallissa tiedottaminen on keskeisessä osassa, koska henkilöstön vaihtuvuus on sosiaalialalla suurta. Tieto Kirjaamisklinikoiden toiminnasta kannattaa liittää perehdytysmateriaaliin, samoin se, kuinka tiimiin liitytään. Myös Kirjaamisklinikan toiminnasta tiedottamisen kanavista tulee sopia selkeästi Aiheiden ilmoittamisen lisäksi tulee sopia yhdessä myös siitä, miten Kirjaamisklinikan toiminnasta viestitään: sähköpostilla, Teamsissä vai jotenkin muutoin.. Lisäksi Kirjaamisklinikan toimintaperiaatteista on syytä viestiä toistuvasti, muodostaa yhteistä ymmärrystä vertaisoppimisesta ja jaetusta asiantuntijuudesta sekä arvioida ja kehittää toimintamallia säännöllisesti yhdessä. Vertaisoppimista tukevien toimintatapojen lisäksi kannattaa ottaa kirjaamisasiantuntijat mukaan Kirjaamisklinikoiden toteuttamiseen ja kehittämiseen. Samoin esihenkilöiden esimerkki/sitoutuminen toimintaan on tärkeää.

Kirjaamisklinikoiden toiminta ei vaadi Kirjaamisklinikalla käytettävän ajan sekä Kirjaamisklinikoista vastaavan henkilön työajan lisäksi juurikaan resursseja. Aikaa yhden Kirjaamisklinikan suunnitteluun on mennyt 1-4 tuntia.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kirjaamisklinikalla on hyvä olla vastuuhenkilö, joka on kirjaamisasiantuntija tai muu henkilö, jolla on sosiaalihuollon kirjaamiseen liittyvää käytännön kokemusta ja osaamista. Myös osaaminen kouluttamisesta ja etätoiminnan fasilitoinnista on hyödyksi.

Paikallisesti kehitettyä toimintamallia on tarkoitus soveltaa jatkossa Pohjois-Savon hyvinvointialueen laajuisesti esimerkiksi palvelutehtävittäin, työyksiköittäin ja teemoittain. Toimintamallin voi olettaa soveltuvan myös terveydenhuoltoon sekä eri sektoreiden sosiaalipalveluyksiköihin.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Sosiaalihuollon ammattilaisten kirjaamisosaaminen nousi vastanneiden oman arvion mukaan kouluarvosanasta 7 (huhtikuu 2022) kahdeksaksi (lokakuu 2022).

POSOTE20: Kirjaamisklinikka