POSOTE20: Kirjaamisklinikka
Kirjaamisklinikka tarkoittaa säännöllistä kokoontumista kirjaamiseen liittyvien kysymysten äärelle. Toiminta perustuu vertaisoppimiseen ja sen tavoitteena on vahvistaa sosiaalihuollon kirjaamisosaamista. Tapaamiset voivat olla verkossa tai livenä.
Perustiedot
Toimintamallin nimi
Kirjaamisklinikka tarkoittaa säännöllistä kokoontumista kirjaamiseen liittyvien kysymysten äärelle. Toiminta perustuu vertaisoppimiseen ja sen tavoitteena on vahvistaa sosiaalihuollon kirjaamisosaamista. Tapaamiset voivat olla verkossa tai livenä.
Toimintamalli lyhyesti
Kirjaamisklinikka tarkoittaa säännöllistä kokoontumista kirjaamiseen liittyvien kysymysten äärelle. Tavoitteena on vahvistaa sosiaalihuollon kirjaamisosaamista. Toiminta perustuu vertaisoppimiseen. Tapaamiset voivat olla verkossa tai livenä.
Viime vuosina sosiaali- ja terveydenhuollossa on tapahtunut ja on parhaillaan tapahtumassa monia isoja muutoksia. Vuonna 2015 tuli voimaan laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista, jonka tarkoitus on yhdenmukaistaa sosiaalihuollon asiakasta koskevien tietojen käsittelyä. Laissa säädetään sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaamisesta ja siihen liittyvistä velvoitteista. Vuonna 2021 voimaan tulleessa asiakastietolaissa säädetään sosiaalihuollon palvelunantajien liittymisestä Kanta-palvelujen käyttäjäksi. Käynnissä on myös sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteeseen ja asiakasasiakirjoihin merkittäviä tietoja koskeva muutos, joka perustuu THL:n antamaan määräykseen.
Samaan aikaan hyvinvointialueilla tehdään sosiaali- ja terveydenhuollon integraatioon tähtäävää kehittämistyötä, mihin liittyy monenlaisia kirjaamista koskevia kysymyksiä. Lisäksi hyvinvointialueille siirtyminen teettää kaiken kaikkiaan paljon työtä myös sosiaalihuollossa. Myös sosiaalihuollon sisäisiä toimintatapoja on tarpeen yhtenäistää. Oman haasteensa kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämiseen tuo henkilöstön runsas vaihtuvuus.
Kohderyhmänä on sosiaalihuollon henkilöstö. Kehittämistyö alkoi henkilöstölle järjestetystä keskustelufoorumista (Teams-tapahtuma), jossa käsiteltiin kirjaamiseen liittyviä koulutustarpeita ja kysymyksiä. Aloite säännöllisiin tapaamisiin tuli keskustelufoorumissa. Henkilöstö on osallistunut myös Kirjaamisklinikan sisällöistä ja käytännöistä sopimiseen ja toimintamallin kehittämiseen.
Posote20-hankkeen Kirjaamisklinikka vei sosiaalihuollon henkilöstöltä aikaa yhden tunnin joka toinen viikko. Aika sovittiin yhdessä kirjaamista koskevassa kirjaamistilaisuudessa. Kirjaamista koskevalle keskustelulle perustettiin Teams-tiimi, ja Kirjaamisklinikalle tehtiin tiimin sisälle oma kanava. Tiimiin lisättiin koko sosiaalihuollon henkilöstö ja Kirjaamisklinikka kalenteroitiin kanavalle säännölliseksi Teams-kokoukseksi. Kirjaamisklinikka-kanavan tiedostoihin rakentui toiminnan aikana kirjaamiseen liittyvä materiaalipankki.
Kirjaamisklinikalla oli usein lyhyt alustus, minkä jälkeen osallistujat keskustelivat tai tekivät tehtäviä pienryhmissä. Lopussa keskustelu tai tehtävät purettiin yhdessä. Tunti tuntui usein lyhyeltä ajalta, joten ajankäyttöön on syytä kiinnittää huomiota (esim. alustuksen pituus, ohjeistuksen selkeys, pienryhmiin siirtymisen sujuvuus, pienryhmien työskentelyn napakka purku). Jos työskentelyssä käytetään sovelluksia tms. työkaluja (Padlet, Flinga, Teamsin valkotaulu jne.), täytyy varmistua, että kaikki osaavat ja voivat käyttää niitä. Kirjaamisklinikan vetäjän on hyvä miettiä vaihtoehtoinen toteutustapa sen varalle, että suunnitellun sovelluksen käyttö ei onnistukaan.
Kirjaamisklinikan toimintamallissa tiedottaminen on keskeisessä osassa, koska henkilöstön vaihtuvuus on sosiaalialalla suurta. Tieto Kirjaamisklinikoiden toiminnasta kannattaa liittää perehdytysmateriaaliin, samoin se, kuinka tiimiin liitytään. Myös Kirjaamisklinikan toiminnasta tiedottamisen kanavista tulee sopia selkeästi Aiheiden ilmoittamisen lisäksi tulee sopia yhdessä myös siitä, miten Kirjaamisklinikan toiminnasta viestitään: sähköpostilla, Teamsissä vai jotenkin muutoin.. Lisäksi Kirjaamisklinikan toimintaperiaatteista on syytä viestiä toistuvasti, muodostaa yhteistä ymmärrystä vertaisoppimisesta ja jaetusta asiantuntijuudesta sekä arvioida ja kehittää toimintamallia säännöllisesti yhdessä. Vertaisoppimista tukevien toimintatapojen lisäksi kannattaa ottaa kirjaamisasiantuntijat mukaan Kirjaamisklinikoiden toteuttamiseen ja kehittämiseen. Samoin esihenkilöiden esimerkki/sitoutuminen toimintaan on tärkeää.
Kirjaamisklinikoiden toiminta ei vaadi Kirjaamisklinikalla käytettävän ajan sekä Kirjaamisklinikoista vastaavan henkilön työajan lisäksi juurikaan resursseja. Aikaa yhden Kirjaamisklinikan suunnitteluun on mennyt 1-4 tuntia.
Sosiaalihuollon ammattilaisten kirjaamisosaaminen nousi vastanneiden oman arvion mukaan kouluarvosanasta 7 (huhtikuu 2022) kahdeksaksi (lokakuu 2022).