Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Potilaskoordinaatioyksikkö, Kanta-Hämeen hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Potilasliikenteen koordinointi erikoissairaanhoidosta perusterveydenhuoltoon ja kotisairaalaan.

Toimintaympäristö

Oikea potilas, oikeaan aikaan, oikeassa paikassa.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Keväällä 2023 Kanta-Hämeen hyvinvointialueella laadittiin tuottavuusohjelma, jossa tunnistettiin mm. seuraavia säästö- ja kehittämiskohteita:

  • Keskitetty jatkohoitoon ohjaaminen (SAS ja potilaskoordinaattorit) 
  • Lyhytaikaisen pth-vuodeosastohoidon keventäminen 
  • Säästö kuljetuskustannuksissa 
  • Teknologian hyödyntäminen 
  • Terveysasemien tuottavuuden ja vaikuttavan toiminnan lisääminen  

Yksi yllä listattujen säästö- ja kehittämiskohteiden realisoimiskeino on tehokas ja keskitetty asiakkaiden (potilaiden) siirtoon keskittyvä jatkosijoitustoiminta. Lyhytaikaissijoittamista varten  päätettiin Kanta-Hämeen hyvinvointialueella perustaa potilaskoordinaattoritoiminta. Erityisesti toiminnan keskeisessä roolissa on asiakkaiden jatkosijoittaminen sairaalasta seuraavaan palvelupisteeseen (terveysasemien lyhytaikaiset vuodepaikat). 

Hyvinvointialueella  oli jo  käytössään  SBM (Solution Business manager) -teknologiaan perustuva järjestelmä.  SBM-alustalle toteutettiin toiminnanohjaussovellus terveydenhuollon lyhytaikaispaikkojen sekä paikkatilanteen reaaliaikaiseen hallintaan. 

Potilassiirtojen tukena on käytetty excel taulukoita, joilla on ylläpidetty perusterveydenhuollon jatkohoitopaikkatilannetta. Niiden tilalle potilaskoordinaattoreiden työn tueksi, otetaan käyttöön erikoissairaanhoidosta perusterveydenhuoltoon jatkohoitoon siirrettävien potilaiden sijoitusten hallinnointiin SBM sovellus.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Potilasvirtauksen parantaminen asiakkuuden- ja palveluketjujen hallintaa tukevan järjestelmän avulla. Muutosta tarvitaan, jotta

  • Potilaat pääsevät tarkoituksenmukaiseen hoitopaikkaan mahdollisimman viiveettä.
  • Potilassiirtoja koordinoivien ammattilaisten työn sujuvoittaminen teknologian avulla.
  • Potilaspaikat ovat tehokkaasti käytössä koko hyvinvointialueen laajuisesti.
Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Potilasvirtausta ohjaavan työkalun kehittäminen toteutettiin yhteistyössä erikoissairaanhoidon yksiköiden sekä potilaskoordinaatioyksikön kanssa. Kehittämisen moottorina toimivat potilaskoordinaatioyksikön henkilöstö, jonka arkeen työkalu oli suunniteltu. Testausvaiheessa oli tärkeää saada mukaan myös lähettävän yksikön henkilöstöä, jotta saatiin autenttisia kokemuksia, kuinka tekninen toteutus palvelee parhaimmin ammattilaisia. Työkalun käyttöprosessissa eri rooleissa olevat toimijat informoitiin ja koulutettiin.

Toteutussuunnitelma

Yhtenä projektin osa-alueena on potilaskoordinaattoritoiminnan digitalisointi maakunnan alueella. Siinä toteutetaan  SBM toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton avulla toimintatapojen tuki potilaskoordinaation tehostamiseksi ja asiakasprosessien sujuvoittamiseksi. SBM-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton avulla 
tuetaan digitalisaation edistämistä seuraavin tavoin:

1. SBM-ICT-ratkaisujen käyttöönotto ja jalkauttaminen

2. Ammattilaisten koulutus

3. Potilaskoordinaattoritoimintamallien yhdenmukaistaminen

4. Jatkohoitokäytäntöjen sujuvoittaminen korvaamalla jatkohoitolähetteet sovelluksen avulla

5. Järjestelmän integroituminen osaksi muita maakunnan ohjelmistoja (potilas- ja asiakastietojärjestelmät.) 

Ratkaisun perusidea

Potilaskoordinaatioyksikön toimintamalli:

Potilaskoordinaatioyksikkö perustettiin 1.9.2023 Kanta-Hämeen hyvinvointialueelle tehostamaan potilaspaikkojen oikea-aikaista käyttöä ja suunnittelua, vähentämään potilaspaikkojen hukkakäyttöä, vähentämään erikoissairaanhoidon ylipaikkojen käyttöä sekä parantamaan asiakaskokemusta. Yksikkö toimi aluksi vain virka-aikana. 1.10.2024 toimintaa laajennettiin niin, että jatkohoitopaikkoja alettiin koordinoimaan kahdessa vuorossa seitsemänä päivänä viikossa.

Potilaskoordinaattorit koordinoivat perustason kiirevastaanotoilta ja erikoissairaanhoidon päivystyksestä sekä erikoissairaanhoidon osastoilta tulevat potilaat etsien heille tarkoituksenmukaiset jatkohoitopaikat esimerkiksi perusterveydenhuollon osastoilta tai kotisairaalasta.

Työn tukena potilaskoordinaattoreilla on yhdessä erikoissairaanhoidon kanssa laadittu siirron tarkistuslista sekä yksikölle nimetty lääkärituki. Lisäksi potilaskoordinaattoreille kehitettiin digitaalinen ratkaisu tukemaan toimintaa ja sujuvoittamaan potilasprosessia jatkohoitoon siirtymisessä.

Potilaskoordinaatioyksikön toimintaa on osittain rahoitettu RRP2 hankerahoituksella.

 

Digitaalinen ratkaisu toiminnan tukena

Potilasprosessin sujuvoittamiseksi otettiin käyttöön digitaalinen ratkaisu, jossa potilaiden jatkohoitoon siirtymisen prosessiin osallistuvat eri tahot hyödyntävät yhteistä digitaalista järjestelmää siirtoprosessin eri vaiheiden toteuttamiseen.

  • Kun potilas on todettu siirtokuntoiseksi erikoissairaanhoidon yksikössä (asiakirjat valmiit), yksikön hoitaja toteuttaa siirtopyynnön kirjaamalla siirtoon liittyvät perustiedot järjestelmään. Tämä korvaa aiemmin lääkäreiden kirjaaman siirtolähetteen, mikä jäi pois prosessin kehittämisen myötä.
  • Potilaskoordinaattori näkee järjestelmästä reaaliaikaisesti potilaan siirtopyynnön ja ottaa sen käsittelyyn. Potilastiedot tarkistetaan ja kirjataan potilastietojärjestelmään, siirtoprosessia tukevassa järjestelmässä toteutetaan vain siirto asianmukaiseen yksikköön, kun potilaan tiedot ja siirtokelpoisuus on tarkistettu. 
  • Tieto potilaan sijoituspaikasta on reaaliaikaisesti luettavissa järjestelmästä lähettäneessä yksikössä. Siellä yksikön toiminnan mukaisesti joko yksikön sihteeri tai hoitaja seuraa siirtolähetteen tilaa, tiedon päivittymistä ja kuittaa tiedon vastaanotetuksi. Tämä päättää siirtoprosessin järjestelmässä ja yksikkö voi toteuttaa normaaliin tapaan potilassiirron jatkohoitoyksikköön. Järjestelmästä löytyy vastaanottavan yksikön yhteystiedot potilaan konkreettisen siirron toteuttamista varten.
  • Potilaskoordinaattori voi järjestelmän kautta myös pyytää yksiköltä lisätietoja, keskeyttää siirtopyynnön käsittelyn tai laittaa potilaan jonoon. Nämä tiedot on lähettävässä yksikössä järjestelmästä luettavissa reaaliaikaisesti, jotta potilasliikenteen kokonaistilannetta voidaan myös lähettävässä yksikössä seurata ja arvioida.
  • Potilaskoordinaattorit hallinnoivat jatkohoitopaikkojen paikkatilannetta järjestelmässä, jotta se on jatkuvasti ajantasainen siirtopyyntöjen käsittelyä varten. Tällä turvataan potilaspaikkojen maksimaalinen ja asianmukainen käyttöaste.

Tutkimusjaksojen paikkatilanteen hallinnointi 

  • Digitaalinen järjestelmä tukee myös elektiivisten tutkimusjaksojen paikkahallintaa. 
  • Potilaskoordinaattorit hallinnoivat suunniteltujen jaksojen paikkatilannetta järjestelmän avulla, jotta esimerkiksi tähystyspotilaille ennakkoon tarvittavia toimenpiteitä varten voidaan suunnitella ja järjestää osastopaikka. 
  • Elektiivisten tutkimusjaksojen paikkahallintaa varten potilaskoordinaattoreille luotiin oma järjestelmä, jota käyttävät vain potilaskoordinaattorit. 
  • Järjestelmä toteutettiin erillisenä jatkohoitopaikkojen siirtojärjestelmästä, jotta voitiin erotella tilastoissa sijoittamiseen kuluva aika 
    • elektiiviset potilaat asetetaan paikkajonoon jo ennalta -> sijoitusaika järjestelmässä voi olla pitkä 
    • jatkohoitoa tarvitsevien siirtopyyntö kirjataan, kun potilas on siirtokuntoinen, jolloin siirto voi tapahtua välittömästi -> siirtoon kuluva aika minimissään alle minuutti (=aika jolloin siirtopyyntö on kirjattu - aika, jolloin jatkohoidon sijoituspaikka on voitu osoittaa)
Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaalisen ratkaisun käytön edellytykset

  • toimintaprosessin tuntemus (yhtenäinen siirtoprosessi sisältäen siirtokuntoisuuden perusteet) ja sitoutuminen sen noudattamiseen
  • ammattilaisilla käyttöoikeudet järjestelmään ja osaaminen sen käyttämiseen