| Innokylä

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Keväällä 2023 Kanta-Hämeen hyvinvointialueella laadittiin tuottavuusohjelma, jossa tunnistettiin mm. seuraavia säästö- ja kehittämiskohteita:

Keskitetty jatkohoitoon ohjaaminen (SAS ja potilaskoordinaattorit)
Lyhytaikaisen pth-vuodeosastohoidon keventäminen
Säästö kuljetuskustannuksissa
Teknologian hyödyntäminen
Terveysasemien tuottavuuden ja vaikuttavan toiminnan lisääminen

Yksi yllä listattujen säästö- ja kehittämiskohteiden realisoimiskeino on tehokas ja keskitetty asiakkaiden (potilaiden) siirtoon keskittyvä jatkosijoitustoiminta. Lyhytaikaissijoittamista varten  päätettiin Kanta-Hämeen hyvinvointialueella perustaa potilaskoordinaattoritoiminta. Erityisesti toiminnan keskeisessä roolissa on asiakkaiden jatkosijoittaminen sairaalasta seuraavaan palvelupisteeseen (terveysasemien lyhytaikaiset vuodepaikat).

Hyvinvointialueella  oli jo  käytössään  SBM (Solution Business manager) -teknologiaan perustuva sovellus. SBM-alustalle toteutetaan toiminnanohjaussovellus terveydenhuollon lyhytaikaispaikkojen sekä paikkatilanteen reaaliaikaiseen hallintaan.

Potilassiirtojen tukena on käytetty excel taulukoita, joilla on ylläpidetty perusterveydenhuollon jatkohoitopaikkatilannetta. Niiden tilalle potilaskoordinaattoreiden työn tueksi otetaan käyttöön erikoissairaanhoidosta perusterveydenhuoltoon jatkohoitoon siirrettävien potilaiden sijoitusten hallinnointiin SBM sovellus.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Potilasvirtauksen parantaminen asiakkuuden- ja palveluketjujen hallintaa tukevan järjestelmän avulla.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Digitaalisen potilasvirtausta ohjaavan työkalun kehittäminen toteutettiin yhteistyössä erikoissairaanhoidon yksiköiden sekä potilaskoordinaatioyksikön kanssa. Kehittämisen moottorina toimivat potilaskoordinaatioyksikön henkilöstö, jonka arkeen työkalu oli suunniteltu. Testausvaiheessa oli tärkeää saada mukaan myös lähettävän yksikön henkilöstöä, jotta saatiin autenttisia kokemuksia, kuinka tekninen toteutus palvelee parhaimmin ammattilaisia.

Toteutussuunnitelma

Yhtenä projektin osa-alueena on potilaskoordinaattoritoiminnan digitalisointi maakunnan alueella. Siinä toteutetaan SBM toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton avulla toimintatapojen tuki potilaskoordinaation tehostamiseksi ja asiakasprosessien sujuvoittamiseksi. SBM-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton avulla
tuetaan digitalisaation edistämistä seuraavin tavoin:

1. SBM-ICT-ratkaisujen käyttöönotto ja jalkauttaminen

2. Ammattilaisten koulutus

3. Potilaskoordinaattoritoimintamallien yhdenmukaistaminen

4. Jatkohoitokäytäntöjen sujuvoittaminen korvaamalla jatkohoitolähetteet sovelluksen avulla

5. Järjestelmän integroituminen osaksi muita maakunnan ohjelmistoja (potilas- ja asiakastietojärjestelmät.)

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Potilaskoordinaatioyksikön toimintamalli:

************

Digitaalinen ratkaisu toiminnan tukena

Asiakasprosessin sujuvoittamiseksi otettiin käyttöön digitaalinen ratkaisu, jossa asiakkaiden jatkohoitoon siirtymisen prosessiin osallistuvat eri tahot hyödyntävät yhteistä digitaalista järjestelmää siirtoprosessin eri vaiheiden toteuttamiseen.

Kun asiakas on todettu siirtokuntoiseksi erikoissairaanhoidon yksikössä (asiakirjat valmiit), yksikön hoitaja toteuttaa siirtopyynnön kirjaamalla siirtoon liittyvät perustiedot järjestelmään. Tämä korvaa aiemmin lääkäreiden kirjaaman siirtolähetteen, mikä jäi pois prosessin kehittämisen myötä.
Potilaskoordinaattori näkee järjestelmästä reaaliaikaisesti asiakkaan siirtopyynnön ja ottaa sen käsittelyyn. Asiakastiedot tarkistetaan ja kirjataan potilastietojärjestelmään, siirtoprosessia tukevassa järjestelmässä toteutetaan vain siirto asianmukaiseen yksikköön, kun asiakkaan tiedot ja siirtokelpoisuus on tarkistettu.
Tieto asiakkaan sijoituspaikasta on reaaliaikaisesti luettavissa järjestelmästä lähettäneessä yksikössä. Siellä yksikön toiminnan mukaisesti joko yksikön sihteeri tai hoitaja seuraa siirtolähetteen tilaa, tiedon päivittymistä ja kuittaa tiedon vastaanotetuksi. Tämä päättää siirtoprosessin järjestelmässä ja yksikkö voi toteuttaa normaaliin tapaan asiakassiirron jatkohoitoyksikköön. Järjestelmästä löytyy vastaanottavan yksikön yhteystiedot asiakkaan konkreettisen siirron toteuttamista varten.
Potilaskoordinaattori voi järjestelmän kautta myös pyytää yksiköltä lisätietoja, keskeyttää siirtopyynnön käsittelyn tai laittaa asiakkaan jonoon. Nämä tiedot on lähettävässä yksikössä järjestelmästä luettavissa reaaliaikaisesti, jotta asiakasliikenteen kokonaistilannetta voidaan myös lähettävässä yksikössä seurata ja arvioida.
Potilaskoordinaattorit hallinnoivat jatkohoitopaikkojen paikkatilannetta järjestelmässä, jotta se on jatkuvasti ajantasainen siirtopyyntöjen käsittelyä varten. Tällä turvataan asiakaspaikkojen maksimaalinen ja asianmukainen käyttöaste.

Tutkimusjaksojen paikkatilanteen hallinnointi

Digitaalinen järjestelmä tukee myös elektiivisten tutkimusjaksojen paikkahallintaa.
Potilaskoordinaattorit hallinnoivat suunniteltujen jaksojen paikkatilannetta järjestelmän avulla, jotta esimerkiksi tähystyspotilaille ennakkoon tarvittavia toimenpiteitä varten voidaan suunnitella ja järjestää osastopaikka.
Elektiivisten tutkimusjaksojen paikkahallintaa varten potilaskoordinaattoreille luotiin oma järjestelmä, jota käyttävät vain potilaskoordinaattorit.
Järjestelmä toteutettiin erillisenä jatkohoitopaikkojen siirtojärjestelmästä, jotta voitiin erotella tilastoissa sijoittamiseen kuluva aika
- elektiiviset asiakkaat asetetaan paikkajonoon jo ennalta -> sijoitusaika järjestelmässä voi olla pitkä
- jatkohoitoa tarvitsevien siirtopyyntö kirjataan, kun asiakas on siirtokuntoinen, jolloin siirto voi tapahtua välittömästi -> siirtoon kuluva aika minimissään alle minuutti (=aika jolloin siirtopyyntö on kirjattu - aika, jolloin jatkohoidon sijoituspaikka on voitu osoittaa)

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaalisen ratkaisun käytön edellytykset

toimintaprosessin tuntemus (yhtenäinen siirtoprosessi sisältäen siirtokuntoisuuden perusteet) ja sitoutuminen sen noudattamiseen
ammattilaisilla käyttöoikeudet järjestelmään ja osaaminen sen käyttämiseen

Potilaskoordinaatioyksikkö, Kanta-Hämeen hyvinvointialue (RRP, P4, I1)