Potilaskoordinaatioyksikkö, Kanta-Hämeen hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Potilaskoordinaatioyksikön toimintamalli:

Potilaskoordinaatioyksikkö perustettiin 1.9.2023 Kanta-Hämeen hyvinvointialueelle tehostamaan potilaspaikkojen oikea-aikaista käyttöä ja suunnittelua, vähentämään potilaspaikkojen hukkakäyttöä, vähentämään erikoissairaanhoidon ylipaikkojen käyttöä sekä parantamaan asiakaskokemusta. Yksikkö toimi aluksi vain virka-aikana. 1.10.2024 toimintaa laajennettiin niin, että jatkohoitopaikkoja alettiin koordinoimaan kahdessa vuorossa seitsemänä päivänä viikossa.

Potilaskoordinaattorit koordinoivat perustason kiirevastaanotoilta ja erikoissairaanhoidon päivystyksestä sekä erikoissairaanhoidon osastoilta tulevat potilaat etsien heille tarkoituksenmukaiset jatkohoitopaikat esimerkiksi perusterveydenhuollon osastoilta tai kotisairaalasta.

Työn tukena potilaskoordinaattoreilla on yhdessä erikoissairaanhoidon kanssa laadittu siirron tarkistuslista sekä yksikölle nimetty lääkärituki. Lisäksi potilaskoordinaattoreille kehitettiin digitaalinen ratkaisu tukemaan toimintaa ja sujuvoittamaan potilasprosessia jatkohoitoon siirtymisessä.

Potilaskoordinaatioyksikön toimintaa on osittain rahoitettu RRP2 hankerahoituksella.

Digitaalinen ratkaisu toiminnan tukena

Potilasprosessin sujuvoittamiseksi otettiin käyttöön digitaalinen ratkaisu, jossa potilaiden jatkohoitoon siirtymisen prosessiin osallistuvat eri tahot hyödyntävät yhteistä digitaalista järjestelmää siirtoprosessin eri vaiheiden toteuttamiseen.

• Kun potilas on todettu siirtokuntoiseksi erikoissairaanhoidon yksikössä (asiakirjat valmiit), yksikön hoitaja toteuttaa siirtopyynnön kirjaamalla siirtoon liittyvät perustiedot järjestelmään. Tämä korvaa aiemmin lääkäreiden kirjaaman siirtolähetteen, mikä jäi pois prosessin kehittämisen myötä.
• Potilaskoordinaattori näkee järjestelmästä reaaliaikaisesti potilaan siirtopyynnön ja ottaa sen käsittelyyn. Potilastiedot tarkistetaan ja kirjataan potilastietojärjestelmään, siirtoprosessia tukevassa järjestelmässä toteutetaan vain siirto asianmukaiseen yksikköön, kun potilaan tiedot ja siirtokelpoisuus on tarkistettu. 
• Tieto Potilaan sijoituspaikasta on reaaliaikaisesti luettavissa järjestelmästä lähettäneessä yksikössä. Siellä yksikön toiminnan mukaisesti joko yksikön sihteeri tai hoitaja seuraa siirtolähetteen tilaa, tiedon päivittymistä ja kuittaa tiedon vastaanotetuksi. Tämä päättää siirtoprosessin järjestelmässä ja yksikkö voi toteuttaa normaaliin tapaan asiakassiirron jatkohoitoyksikköön. Järjestelmästä löytyy vastaanottavan yksikön yhteystiedot potilaan konkreettisen siirron toteuttamista varten.
• Potilaskoordinaattori voi järjestelmän kautta myös pyytää yksiköltä lisätietoja, keskeyttää siirtopyynnön käsittelyn tai laittaa potilaan jonoon. Nämä tiedot on lähettävässä yksikössä järjestelmästä luettavissa reaaliaikaisesti, jotta potilasliikenteen kokonaistilannetta voidaan myös lähettävässä yksikössä seurata ja arvioida.
• Potilaskoordinaattorit hallinnoivat jatkohoitopaikkojen paikkatilannetta järjestelmässä, jotta se on jatkuvasti ajantasainen siirtopyyntöjen käsittelyä varten. Tällä turvataan potilaspaikkojen maksimaalinen ja asianmukainen käyttöaste.

Tutkimusjaksojen paikkatilanteen hallinnointi 

• Digitaalinen järjestelmä tukee myös elektiivisten tutkimusjaksojen paikkahallintaa. 
• Potilaskoordinaattorit hallinnoivat suunniteltujen jaksojen paikkatilannetta järjestelmän avulla, jotta esimerkiksi tähystyspotilaille ennakkoon tarvittavia toimenpiteitä varten voidaan suunnitella ja järjestää osastopaikka. 
• Elektiivisten tutkimusjaksojen paikkahallintaa varten potilaskoordinaattoreille luotiin oma järjestelmä, jota käyttävät vain potilaskoordinaattorit. 
• Järjestelmä toteutettiin erillisenä jatkohoitopaikkojen siirtojärjestelmästä, jotta voitiin erotella tilastoissa sijoittamiseen kuluva aika 
  • elektiiviset potilaat asetetaan paikkajonoon jo ennalta -> sijoitusaika järjestelmässä voi olla pitkä 
  • jatkohoitoa tarvitsevien siirtopyyntö kirjataan, kun potilas on siirtokuntoinen, jolloin siirto voi tapahtua välittömästi -> siirtoon kuluva aika minimissään alle minuutti (=aika jolloin siirtopyyntö on kirjattu - aika, jolloin jatkohoidon sijoituspaikka on voitu osoittaa)