Potilaskoordinaatioyksikkö, Kanta-Hämeen hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Potilaskoordinaatioyksikön toimintamalli:

************

Digitaalinen ratkaisu toiminnan tukena

Asiakasprosessin sujuvoittamiseksi otettiin käyttöön digitaalinen ratkaisu, jossa asiakkaiden jatkohoitoon siirtymisen prosessiin osallistuvat eri tahot hyödyntävät yhteistä digitaalista järjestelmää siirtoprosessin eri vaiheiden toteuttamiseen.

• Kun asiakas on todettu siirtokuntoiseksi erikoissairaanhoidon yksikössä (asiakirjat valmiit), yksikön hoitaja toteuttaa siirtopyynnön kirjaamalla siirtoon liittyvät perustiedot järjestelmään. Tämä korvaa aiemmin lääkäreiden kirjaaman siirtolähetteen, mikä jäi pois prosessin kehittämisen myötä.
• Potilaskoordinaattori näkee järjestelmästä reaaliaikaisesti asiakkaan siirtopyynnön ja ottaa sen käsittelyyn. Asiakastiedot tarkistetaan ja kirjataan potilastietojärjestelmään, siirtoprosessia tukevassa järjestelmässä toteutetaan vain siirto asianmukaiseen yksikköön, kun asiakkaan tiedot ja siirtokelpoisuus on tarkistettu. 
• Tieto asiakkaan sijoituspaikasta on reaaliaikaisesti luettavissa järjestelmästä lähettäneessä yksikössä. Siellä yksikön toiminnan mukaisesti joko yksikön sihteeri tai hoitaja seuraa siirtolähetteen tilaa, tiedon päivittymistä ja kuittaa tiedon vastaanotetuksi. Tämä päättää siirtoprosessin järjestelmässä ja yksikkö voi toteuttaa normaaliin tapaan asiakassiirron jatkohoitoyksikköön. Järjestelmästä löytyy vastaanottavan yksikön yhteystiedot asiakkaan konkreettisen siirron toteuttamista varten.
• Potilaskoordinaattori voi järjestelmän kautta myös pyytää yksiköltä lisätietoja, keskeyttää siirtopyynnön käsittelyn tai laittaa asiakkaan jonoon. Nämä tiedot on lähettävässä yksikössä järjestelmästä luettavissa reaaliaikaisesti, jotta asiakasliikenteen kokonaistilannetta voidaan myös lähettävässä yksikössä seurata ja arvioida.
• Potilaskoordinaattorit hallinnoivat jatkohoitopaikkojen paikkatilannetta järjestelmässä, jotta se on jatkuvasti ajantasainen siirtopyyntöjen käsittelyä varten. Tällä turvataan asiakaspaikkojen maksimaalinen ja asianmukainen käyttöaste.

Tutkimusjaksojen paikkatilanteen hallinnointi 

• Digitaalinen järjestelmä tukee myös elektiivisten tutkimusjaksojen paikkahallintaa. 
• Potilaskoordinaattorit hallinnoivat suunniteltujen jaksojen paikkatilannetta järjestelmän avulla, jotta esimerkiksi tähystyspotilaille ennakkoon tarvittavia toimenpiteitä varten voidaan suunnitella ja järjestää osastopaikka. 
• Elektiivisten tutkimusjaksojen paikkahallintaa varten potilaskoordinaattoreille luotiin oma järjestelmä, jota käyttävät vain potilaskoordinaattorit. 
• Järjestelmä toteutettiin erillisenä jatkohoitopaikkojen siirtojärjestelmästä, jotta voitiin erotella tilastoissa sijoittamiseen kuluva aika 
  • elektiiviset asiakkaat asetetaan paikkajonoon jo ennalta -> sijoitusaika järjestelmässä voi olla pitkä 
  • jatkohoitoa tarvitsevien siirtopyyntö kirjataan, kun asiakas on siirtokuntoinen, jolloin siirto voi tapahtua välittömästi -> siirtoon kuluva aika minimissään alle minuutti (=aika jolloin siirtopyyntö on kirjattu - aika, jolloin jatkohoidon sijoituspaikka on voitu osoittaa)