Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Reaaliaikaisen tilannekuvan kehittämisen malli Päijät-Hämeen hyvinvointialueelle (RRP, P4, I4)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Yhteinen reaaliaikainen näkymä potilasvirroista, käytettävistä  hoitajaresursseista, vuodekapasiteetista, hoitoketjujen läpimenoajoista, hoitokokonaisuuteen liittyvistä tehtävistä ja palveluketjuun liittyvistä sairaalan sisäisistä riippuvuuksista.

Toimintaympäristö

Päijät-Hämeen hyvinvointialue järjestää palvelut alueen kymmenen kunnan yli 200 000 asukkaalle. Hyvinvointialueeseen kuuluu Asikkala, Hartola, Heinola, Hollola, Iitti, Kärkölä, Lahti, Orimattila, Padasjoki ja Sysmä.

Päijät-Hämeen keskussairaala on Suomen toiseksi suurin keskussairaala ja seitsemänneksi suurin erikoissairaanhoidon tuottaja. Vuoden aikana sairaalassa käy noin 120 000 ihmistä.

Salpausselän kuntoutussairaala Jalmarissa on perusterveydenhuollon osastohoidon lisäksi vaativaa kuntoutusta tarvitsevien potilaiden palveluja ja geriatrian poliklinikka, joka on erikoistunut muistisairauksien ja muiden geriatristen oireyhtymien diagnosointiin ja hoitoon.

Heinolan ja Orimattilan vuodeosastoilla hoidetaan ikäihmisiä.

 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Hoitotakuun toteutumisen varmistamiseksi tarvitaan palvelutuotantoa tehostavia, palveluketjujen saumattomuutta edistäviä sekä työnkulkuja sujuvoittavia digitaalisten järjestelmien pohjalle rakentuvia toimintamalleja. Haasteet henkilöstön saatavuudessa lisäävät tarvetta kustannusvaikuttaville ratkaisuille, jotka lisäävät henkilöstön tyytyväisyyttä, sujuvoittavat työtä, poistavat manuaalisia työvaiheita ja lisäävät asiakastyön osuutta.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Tuotannonohjauksen toimintamallien ja sovellusten avulla voidaan tehostaa ja parantaa työnkulkuja, palvelukokonaisuuksia ja -prosesseja. Tuotannonohjauksellisin ratkaisuin pystytään siten vaikuttamaan hoito-, kuntoutus- ja palveluvelan purkuun, edistämään hoitotakuun toteutumista ja mahdollistamaan monialaisten toimintamallien ja palveluketjujen toteutuminen. Palvelutuotannon kustannustehokkaan ja kysyntään perustuvan toteutuksen myötä palvelujärjestelmän kustannusvaikuttavuus paranee. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Tietohallinnon, tuotannonohjaustiimi: Käyttöönottojen toteuttaminen, integraatioiden kehittäminen, projektin johtaminen

Tietohallinto, tiedollajohtamisen tiimi: Saatavan datan työstäminen ja julkaisu

Käyttöönottavien yksiköiden yhteyshenkilöt: Yhteistyössä tuotannonohjauksen tiimin kanssa yksiköiden näkymien suunnittelu ja jatkokehittäminen

Organisaation johtoryhmät: Päätöksenteko

Toimittajan edustajat: Yhteistyössä tuotannonohjauksen tiimin kanssa käyttöönottojen suunnittelu ja toteutus sekä järjestelmän jatkokehittäminen. Raportoinnin kehittäminen sekä integraatioiden kehittäminen.

Tavoiteltu muutos

Lisätään palvelukokonaisuuksien ohjausta palvelutuotannossa tuottamalla reaaliaikaista tilannetietoa eri osapuolille.

Hyödynnetään dataa toiminnan suunnittelussa ja ohjauksessa. 

Tehostetaan tiedonkulkua, kommunikaatiota sekä asiakas- ja potilasvirtojen hallintaa koko organisaation tasolla, myös jatkohoitoyksiköihin päin.

Muutoksen mittaaminen

  • Uusien tilannekuvajärjestelmän käyttöön ottaneiden yksiköiden lukumäärä (tilannekuvajärjestelmän käytön kattavuus)

  •  Tilannekuvajärjestelmää käyttävien ammattilaisten lkm, tavoitteena käyttäjämäärän viisinkertaistuminen Q1/2024 - Q4/2025

  • Vuodeosastojen potilaspaikkojen seurannan laajuus. Tavoite: vuodeosastojen vuodepaikoista on 70% seurannassa Q4/2025 mennessä

  • Valitussa yksikössä läpimenoaikojen ja keskimääräisen hoidon pituuden muutos. Tavoite: läpimenoaikojen ja hoidon pituuden lyheneminen 5% Q4/2025 mennessä

     

     

 

Toteutussuunnitelma

Työpaketissa jatkokehitetään reaaliaikaista tilannekuvajärjestelmää ja laajennetaan käyttöönottoja uusiin toimintayksiköihin palvelutuotannon tueksi. Tilannekuvajärjestelmä antaa henkilökunnalle reaaliaikaisen kokonaiskuvan osastojen tilanteesta, logistisista ja hoitokokonaisuuksiin liittyvistä tehtävistä, vuodepaikoista ja vuorossa olevasta henkilökunnasta. Palveluketjujen kokonaisvaltainen ja asiakaslähtöinen ymmärtäminen yli oman yksikön ja erikoisalan kasvaa. 

Työssä hyödynnetään Päijät-Soten vuonna 2021 käynnistettyä tuotannonohjauksen kehittämistyötä, sekä RRP1-hankkeen puitteissa tehtyä suunnittelutyötä. Työssä hyödynnetään yhteiskehittämistä ja palvelumuotoilua. Työpaketissa toteutetaan hyvinvointialueen viitearkkitehtuurin mukaista tietojärjestelmäpalvelua, jolla edistetään prosessien välistä vuorovaikutusta ja saatetaan loogiset tietovarannot eri toimijoiden käyttöön. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Hyvinvointialueen erikoissairaanhoidon sekä perusterveydenhuollon yksiköissä työskentelevät ammattilaiset (hoitajat, lähiesihenkilöt, laitoshuoltajat, fysioterapeutit, lääkärit jne).

Tulosalueiden ja toimialojen johtajat.

Riskienhallinnan, turvallisuuden ja varautumisen yksikön edustajat.

Järjestelmää käyttävien kanssa toistuvaa vuoropuhelua muuttuvista tarpeista, millaista tietoa tarvitaan ja miten se saadaan sitä tarvitsevien käyttöön.

Ratkaisun perusidea

Reaaliaikaisen tilannekuvajärjestelmää käyttäviä yksiköitä on laajalti koko hyvinvointialueella, sekä perusterveydenhuollossa, että erikoissairaanhoidossa. Järjestelmän avulla saadaan luotua tilannekuva esim kuormitustilanteesta yksikkö- ja organisaatiotasolla sekä pystytään organisoimaan potilaslogistiikkaa ja tehtävien kohdentamista eri ammattilaisille. Järjestelmää pystytään hyödyntämään myös potilassiirroissa eri yksiköiden välillä. Kattava raportointi on johtamisen ja kehittämisen tukena.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Hyvinvointialueen omat työntekijät (projektin aikana määrä vaihdellut 1-3 hlöä) ovat päätoimisesti toteuttaneet juurruttamista sekä asteittain eteneviä käyttöönottoja. Nämä pääkäyttäjät ovat olleet vahvasti yksiköiden tukena uuden toimintamallin käyttöönotossa. Jalkauttaminen aloitettu tiedottamalla yksikköä tulevasta, yksikön yhteyshenkilöitä on osallistettu konfigurointiin ja lähempänä käyttöönottoa on panostettu non-stop koulutuksiin. Yksikköön on myös tarjottu tehostettu tuki käyttöönoton yhteydessä. Käyttöönoton jälkeen on yksiköiden ammattilaisilla edelleen mahdollisuus matalalla kynnyksellä olla yhteydessä pääkäyttäjiin koulutustarpeiden tai kehitysehdotusten tiimoilta. Pääkäyttäjät ovat koulutettu toimittajan toimesta. RRP-hankerahoitus on mahdollistanut osaltaan laajan projektin edistämisen.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kokemuksen mukaan asteittainen eteneminen käyttöönotoissa on osoittautunut hyväksi. Antanut mahdollisuuden panostaa yksikkökohtaisesti uuden toimintamallin juurruttamiseen. Myös kuvattu käyttöönotonmalli on saanut kiitosta yksiköistä. Yksiköt ovat myös arvostaneet mahdollisuutta saada osallistua oman työkalunsa suunnitteluun. Tarpeen mukaan jalkautuvat, yksiköiden kanssa tiivistä yhteistyötä tekevät pääkäyttäjät onnistumisen avain. Myös pääkäyttäjien toiminnan tuntemus on ollut suurena etuna.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Käyttöönottaneiden yksiköiden potilaslogistiikan hallinta on siirtynyt tussi- ja magneettitauluilta järjestelmään. Näin ollen tarvittava tieto saatavilla kaikilla työasemilla, ei tarvetta käydä tussitaululla tarkistamassa muuttunutta tilannetta. Eri ammattiryhmille muodostuu työlista järjestelmän kautta kohdennettujen tehtävien avulla. Muun muassa tämä on vähentänyt toistuvien, työtä keskeyttävien puheluiden määrää. Päivystysyksikköön on pystytty tarjoamaan kuormitusnäkymä kaikista yksiköstä, joka auttaa potilaiden jatkohoidon suunnittelussa. Järjestelmästä saatavan raportin perusteella on pystytty kohdentamaan resursseja oikein ja seuraamaan uusien toimintamallien vaikutuksia. Hankkeessa tavoitteeksi asetettiin käyttöönottaneiden yksiköiden lukumäärä (20kpl), käyttävien ammattilaisten lukumäärä (1250 hlöä) sekä vuodeosastojen vuodepaikkojen seurannan kattavuus (70%). Kaikki tavoitteet saavutettiin vuoden 2024 lopussa tai vuoden 2025 alussa. Käyttöönotot jatkuivat tavoitteiden saavuttamisen jälkeen vielä noin vuoden.