Sähköisen ajanvarauksen yhtenäistämisen prosessimalli Pirkanmaan hyvinvointialueella

Luodaan yhtenäinen, sujuva ja palveluiden tarpeita vastaava prosessi sähköisten ajanvarausten yhtenäistämistä varten, mikä kattaa kaikki tällä hetkellä Pirkanmaan hyvinvointialueella käytössä olevat perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmät.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Yhtenäisen sähköisen ajanvarauksen kehittäminen on osa hyvinvointialueen strategisia tavoitteita. Yhtenäistämällä sähköistä ajanvarausta, kehitetään samalla yhtenäisiä hyvinvointialuetasoisia toimintakäytänteitä ja tasavertaistetaan asiakaslähtöistä digipalvelutarjontaa.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Yhtenäistämällä sähköistä ajanvarausta luodaan ammattilaisille yhtenäiset ohjeet ajanvarausten hallintaan, jolloin myös asiakkaille on tasavertaisesti tarjolla mahdollisuus sähköiseen ajanvaraukseen asuinkunnastaan riippumatta.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Ratkaisun päätavoitteena on luoda selkeä prosessimalli, jonka perusteella sähköistä ajanvarausta voidaan edistää ja yhtenäistää palveluittain tuotannon tarpeista käsin. Yhtenäistämistä edellyttävät muutokset potilastietojärjestelmissä sekä sähköisen ajanvarausalustan puolella tehdään tiiviissä yhteistyössä teknisestä toteutuksesta vastaavan tahon kanssa.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Prosessimallilla kuvataan, miten yksittäiseen palveluun (käyntiaiheeseen) luodaan sähköinen ajanvarausmahdollisuus, jolloin kaikilla yhteistyössä toimivilla osapuolilla on yhtenäiset tiedot prosessin kulusta, vaiheista ja aikataulusta. Kuvaamalla prosessi lisätään myös osapuolten ymmärrystä vastuujaosta sekä siitä, minkälaisia tietoja tarvitaan tuotannosta teknisten muutosten toteuttamiseksi.

Prosessi lähtee liikkeelle sähköisen ajanvarauksen yhtenäistämisen tarpeesta, jonka tueksi tulee päätös linjajohdolta. Tämän jälkeen asian käsittely siirtyy tarkasteltavaksi hyvinvointialuetasoisten digipalveluiden yhtenäistämisen näkökulmasta. Tarvittaessa puretaan ristiriitaiset alueelliset sähköiseen ajanvaraukseen liittyvät käytännöt ja määritellään teknisiltä ominaisuuksiltaan ja sisällöltään yhdenmukainen sähköisen ajanvarauksen palvelutuote.

Hyvinvointialuetasoisuuden varmistamisen jälkeen asia etenee tekniseen tarkasteluun, jolloin varmistetaan, että kaikki tarvittavat tausta-asetukset sähköisen ajanvarauksen varsinaista toteuttamista varten ovat määritelty. Tekniset muutospyynnöt toteutuvat, mikäli kaikki tarvittavat tiedot on saatu ja lopuksi informoidaan tuotantoa tehdyistä muutoksista, jossa varsinainen ylläpito tapahtuu, jotta sähköinen ajanvaraus on uusien ja/tai päivitettyjen palvelutuotteiden osalta ajan tasalla ammattilaisten ja asiakkaiden näkökulmasta.

Kun huomioidaan kaikki prosessin vaiheet, voidaan varmistua siitä, että käyttöön tulevat uudet sähköisen ajanvarauksen mahdollisuudet ovat hyvinvointialuetasoisia palveluita ja palvelutarjonnaltaan yhdenmukaisia asiakkaille.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Prosessimalli sähköisen ajanvarauksen yhtenäistämiseksi on muodostunut Pirkanmaan hyvinvointialueen palvelurakenteen ja -tarpeen näkökulmasta. Prosessimallin perusideaa on mahdollista soveltaa myös muiden hyvinvointialueiden käyttöön, kun halutaan luoda yhteisiä sähköisen ajanvarauksen toimintatapoja ja -periaatteita sote-uudistuksen myötä yhdistyneille alueille hyvinvointialueen sisällä.

Prosessimallin toteuttaminen on mahdollistunut yhteystyöllä, kun kussakin prosessin vaiheissa toimivat osapuolet ovat olleet tiiviisti suunnittelussa mukana, on voitu selkiyttää prosessi kunkin näkökulmasta ja toimijoiden vastuualueet on kuvattu, jonka perusteella on siirrytty toteutusvaiheeseen. Palvelutuotannon tiedottaminen muuttuneista käytännöistä on ollut myös tärkeää, jonka ansiosta sähköisen ajanvarauksen yhtenäistämisen tarpeet on saatu esille ja käynnistettyä yhtenäistämistyö prosessimallin mukaisesti.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Alueilla on hyvinvointialueelle siirtymisen jälkeen ollut paljon erilaisia sähköisen ajanvarauksen käytänteitä eli palveluiden yhtenäistäminen on tullut tarpeeseen. Myös potilastietojärjestelmiä on alueellisesti Pirkanmaan hyvinvointialueella useampia, joten teknisten muutosten soveltaminen näistä kuhunkin järjestelmään on vaatinut kartoitustyötä, jota tämän mallin avulla on voitu toteuttaa.

Prosessimallin avulla on voitu tunnistaa sähköisen ajanvarauksen yhtenäistämisen lisäksi myös muita kyseisen palvelutuotannon periaatteita, jotka vaativat yhteensovittamista, jolloin toiminnasta on voitu tehdä kokonaisvaltaisesti hyvinvointialuetasoista aina kunkin palvelun (käyntiaiheen) osalta.