Sähköisen ajanvarauksen yhtenäistämisen prosessimalli Pirkanmaan hyvinvointialueella
Luodaan yhtenäinen, sujuva ja palveluiden tarpeita vastaava prosessi sähköisten ajanvarausten yhtenäistämistä varten, mikä kattaa kaikki tällä hetkellä Pirkanmaan hyvinvointialueella käytössä olevat perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmät.
Toimintamallin nimi
Luodaan yhtenäinen, sujuva ja palveluiden tarpeita vastaava prosessi sähköisten ajanvarausten yhtenäistämistä varten, mikä kattaa kaikki tällä hetkellä Pirkanmaan hyvinvointialueella käytössä olevat perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmät.
Ratkaisun päätavoitteena on luoda selkeä prosessimalli, jonka perusteella sähköistä ajanvarausta voidaan edistää ja yhtenäistää palveluittain tuotannon tarpeista käsin. Yhtenäistämistä edellyttävät muutokset potilastietojärjestelmissä sekä sähköisen ajanvarausalustan puolella tehdään tiiviissä yhteistyössä teknisestä toteutuksesta vastaavan tahon kanssa.
Yhtenäisen sähköisen ajanvarauksen kehittäminen on osa hyvinvointialueen strategisia tavoitteita. Yhtenäistämällä sähköistä ajanvarausta, kehitetään samalla yhtenäisiä hyvinvointialuetasoisia toimintakäytänteitä ja tasavertaistetaan asiakaslähtöistä digipalvelutarjontaa.
Yhtenäistämällä sähköistä ajanvarausta luodaan ammattilaisille yhtenäiset ohjeet ajanvarausten hallintaan, jolloin myös asiakkaille on tasavertaisesti tarjolla mahdollisuus sähköiseen ajanvaraukseen asuinkunnastaan riippumatta.
Prosessimallilla kuvataan, miten yksittäiseen palveluun (käyntiaiheeseen) luodaan sähköinen ajanvarausmahdollisuus, jolloin kaikilla yhteistyössä toimivilla osapuolilla on yhtenäiset tiedot prosessin kulusta, vaiheista ja aikataulusta. Kuvaamalla prosessi lisätään myös osapuolten ymmärrystä vastuujaosta sekä siitä, minkälaisia tietoja tarvitaan tuotannosta teknisten muutosten toteuttamiseksi.
Prosessi lähtee liikkeelle sähköisen ajanvarauksen yhtenäistämisen tarpeesta, jonka tueksi tulee päätös linjajohdolta. Tämän jälkeen asian käsittely siirtyy tarkasteltavaksi hyvinvointialuetasoisten digipalveluiden yhtenäistämisen näkökulmasta. Tarvittaessa puretaan ristiriitaiset alueelliset sähköiseen ajanvaraukseen liittyvät käytännöt ja määritellään teknisiltä ominaisuuksiltaan ja sisällöltään yhdenmukainen sähköisen ajanvarauksen palvelutuote.
Hyvinvointialuetasoisuuden varmistamisen jälkeen asia etenee tekniseen tarkasteluun, jolloin varmistetaan, että kaikki tarvittavat tausta-asetukset sähköisen ajanvarauksen varsinaista toteuttamista varten ovat määritelty. Tekniset muutospyynnöt toteutuvat, mikäli kaikki tarvittavat tiedot on saatu ja lopuksi informoidaan tuotantoa tehdyistä muutoksista, jossa varsinainen ylläpito tapahtuu, jotta sähköinen ajanvaraus on uusien ja/tai päivitettyjen palvelutuotteiden osalta ajan tasalla ammattilaisten ja asiakkaiden näkökulmasta.
Kun huomioidaan kaikki prosessin vaiheet, voidaan varmistua siitä, että käyttöön tulevat uudet sähköisen ajanvarauksen mahdollisuudet ovat hyvinvointialuetasoisia palveluita ja palvelutarjonnaltaan yhdenmukaisia asiakkaille.
Alueilla on hyvinvointialueelle siirtymisen jälkeen ollut paljon erilaisia sähköisen ajanvarauksen käytänteitä eli palveluiden yhtenäistäminen on tullut tarpeeseen. Myös potilastietojärjestelmiä on alueellisesti Pirkanmaan hyvinvointialueella useampia, joten teknisten muutosten soveltaminen näistä kuhunkin järjestelmään on vaatinut kartoitustyötä, jota tämän mallin avulla on voitu toteuttaa.
Prosessimallin avulla on voitu tunnistaa sähköisen ajanvarauksen yhtenäistämisen lisäksi myös muita kyseisen palvelutuotannon periaatteita, jotka vaativat yhteensovittamista, jolloin toiminnasta on voitu tehdä kokonaisvaltaisesti hyvinvointialuetasoista aina kunkin palvelun (käyntiaiheen) osalta.
Kansikuva
