Sähköisten lomakkeiden yhtenäistämisen toimintamalli

Sähköisten lomakkeiden yhtenäistäminen toimintamalli kuvaa sitä prosessia, miten 23 kunnan alueella käytössä olleet lomakkeet saatiin yhtenäistettyä yhtenäiseksi koko hyvinvointialueelle.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Digitaalisten palveluiden käyttö lisääntyy jatkuvasti. Asiakkaat myös toivovat voivansa asioida digitaalisesti ja Digi-ja väestötietovirasto sekä Valtionvarainministeriö kehottaa digiä ensisijaiseksi asiointikanavaksi. Siksi myös asiakkaiden täyttämät lomakkeet haluttiin digitalisoida. Tässä prosessi on kehitytty nimenomaan asiakasrajapinnan lomakkeisiin.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Lähtötilanne oli se, että hyvinvointialueelle siirtyvän 23 kunnan palveluissa oli hyvin erilaisia lomakkeita erilaisissa sähköisissä lomakealustoissa, pdf-muodossa ja paljon käytettyjä lomakkeita myös täysin paperisina. Tätä alkutilannetta lähdettiin kartoittamaan kunnille lähetetyöllä Excel-taulukolla, johon toivottiin täytettävän eri palveluissa käytössä olevia sähköisiä lomakkeita.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Perusideana oli saada hyvä ymmärrys mitä lomakkeita kunnissa on sähköisenä käytössä ja muuttaa ne hyvinvointialuetasoisiksi. Yhtenäistämisen ulkopuolelle päätettiin jättää ne lomakkeet, jotka olivat asiakas- tai potilastietojärjestelmissä täytettäviä. Niiden käsittely nopeutti merkittävästi ammattilaisen työtä, joten ei nähty järkeväksi tuoda näitä atj/ptj ulkopuoliseen lomake-editoriin.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Hyvin nopeasti alkukartoitusta tehdessä kävi selväksi, että ammattilaisilla on varsin erilainen käsitys siitä, mikä on sähköinen lomake. Osa lomakkeista oli täysin sähköisiä: ne pystyi täyttämään, palauttamaan ja käsittelemään sähköiseksi. Monessa paikassa sähköiseksi lomakkeeksi kuitenkin tulkittiin myös lomakkeet, jotka esimerkiksi saattoi täyttää sähköisesti, mutta sitten ne täytyi tulostaa ja postittaa paperisena. Aihetta pidettiin jatkuvasti kehittäjätapaamisissa esillä ja hiljalleen yhteinen ymmärrys kasvoi.

On hyvin tärkeää tehdä koko ajan tiivistä yhteistyötä palvelulinjojen kanssa, jotta pysyy hyvä käsitys siitä mitä lomakkeita tarvitaan ja mikäli lomakkeen sisällön pitäisi olla. Lisäksi tarvitaan yhteistyötä lomake-editorin pääkäyttäjien kanssa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toiminnan edetessä havaittiin, että alkukartoituksessa pyydettiin listaamaan ainoastaan sähköiset lomakkeet, mutta olisi pitänyt pyytää listaamaan myös paperiset, paljon käytetyt lomakkeet, joiden digitoimisesta saataisiin selvää hyötyä.
Aina kun mahdollista, kannattaa tietenkin hyödyntää tekijänoikeuden puitteissa kansallisia lomakkeita. Kuitenkin paperiseksi suunniteltu lomake voi olla sähköisessä muodossa raskas ja haastava täyttää.
Julkisissa sote-palveluissa tulee myös huomioida se, että kaikilla ei välttämättä ole mahdollista digiasioida, joten paperinen lomakeprosessi on hyvä kuljettaa rinnalla.
Uuden lomakkeen tilaamisen prosessi ulkoistettiin Istekille, mutta se ei välttämättä ole paras mahdollinen ratkaisu. Ulkoistetun toimijan kanssa kokonaiskäsitys sähköistetyiden lomakkeiden määrästä ja prosessista häviää, joka toiminnan alkuvaiheessa saattaa vielä jonkin verran haastaa. Se ei välttämättä siis ole huono ratkaisu, mutta sitä kannattaa pohtia onko tarpeen pysyä huolellisesti perillä siitä, mitä lomakkeita on sähköistetty ja missä lomakkeet on julkaistu.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Aiemmin eri asiointikunnissa oli hyvin kirjavasti käytössä erilaisia lomakkeita ja erilaisin palautus ja käsittelytavoin. Heti hyvinvointialueen aloituksesta alkaen sähköisinä lomakkeina on ollut lakisääteiset lomakkeet: huoli-ilmoitus, pyydä apua -lomake sekä ilmoitus ja yhteydenotto sosiaalihuollon tuen tarpeen arvioimiseksi. Hyvinvointialuetasoiset lomakkeet eri palvelulinjoilla on tasaisesti lisääntynyt. Uuden lomakkeen tilaamisen prosessi päätettiin ulkoistaa Istekin toiminnaksi.