Sähköisten lomakkeiden yhtenäistämisen toimintamalli
Sähköisten lomakkeiden yhtenäistäminen toimintamalli kuvaa sitä prosessia, miten 23 kunnan alueella käytössä olleet lomakkeet saatiin yhtenäistettyä yhtenäiseksi koko hyvinvointialueelle.
Perustiedot
Toimintamallin nimi
Sähköisten lomakkeiden yhtenäistäminen toimintamalli kuvaa sitä prosessia, miten 23 kunnan alueella käytössä olleet lomakkeet saatiin yhtenäistettyä yhtenäiseksi koko hyvinvointialueelle.
Toimintamalli lyhyesti
Perusideana oli saada hyvä ymmärrys mitä lomakkeita kunnissa on sähköisenä käytössä ja muuttaa ne hyvinvointialuetasoisiksi. Yhtenäistämisen ulkopuolelle päätettiin jättää ne lomakkeet, jotka olivat asiakas- tai potilastietojärjestelmissä täytettäviä. Niiden käsittely nopeutti merkittävästi ammattilaisen työtä, joten ei nähty järkeväksi tuoda näitä atj/ptj ulkopuoliseen lomake-editoriin.
Digitaalisten palveluiden käyttö lisääntyy jatkuvasti. Asiakkaat myös toivovat voivansa asioida digitaalisesti ja Digi-ja väestötietovirasto sekä Valtionvarainministeriö kehottaa digiä ensisijaiseksi asiointikanavaksi. Siksi myös asiakkaiden täyttämät lomakkeet haluttiin digitalisoida. Tässä prosessi on kehitytty nimenomaan asiakasrajapinnan lomakkeisiin.
Hyvin nopeasti alkukartoitusta tehdessä kävi selväksi, että ammattilaisilla on varsin erilainen käsitys siitä, mikä on sähköinen lomake. Osa lomakkeista oli täysin sähköisiä: ne pystyi täyttämään, palauttamaan ja käsittelemään sähköiseksi. Monessa paikassa sähköiseksi lomakkeeksi kuitenkin tulkittiin myös lomakkeet, jotka esimerkiksi saattoi täyttää sähköisesti, mutta sitten ne täytyi tulostaa ja postittaa paperisena. Aihetta pidettiin jatkuvasti kehittäjätapaamisissa esillä ja hiljalleen yhteinen ymmärrys kasvoi.
On hyvin tärkeää tehdä koko ajan tiivistä yhteistyötä palvelulinjojen kanssa, jotta pysyy hyvä käsitys siitä mitä lomakkeita tarvitaan ja mikäli lomakkeen sisällön pitäisi olla. Lisäksi tarvitaan yhteistyötä lomake-editorin pääkäyttäjien kanssa.
Aiemmin eri asiointikunnissa oli hyvin kirjavasti käytössä erilaisia lomakkeita ja erilaisin palautus ja käsittelytavoin. Heti hyvinvointialueen aloituksesta alkaen sähköisinä lomakkeina on ollut lakisääteiset lomakkeet: huoli-ilmoitus, pyydä apua -lomake sekä ilmoitus ja yhteydenotto sosiaalihuollon tuen tarpeen arvioimiseksi. Hyvinvointialuetasoiset lomakkeet eri palvelulinjoilla on tasaisesti lisääntynyt. Uuden lomakkeen tilaamisen prosessi päätettiin ulkoistaa Istekin toiminnaksi.