Satakunnan hyvinvointialueen digitaalisen perhekeskuksen kehittäminen (RRP, P4, I1)

Perhekeskusten verkkosivut tuodaan asiakaslähtöisemmiksi ja saavutettavimmiksi, jolloin tarvittavat palvelut löytyvät paremmin. Sivuilla otetaan käyttöön uusi ilme ja toimintoja kuten tapahtumakalenteri sekä yhteistyötahojen palvelut. 

Toimintaympäristö

Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisvastuu kunnilta ja kuntayhtymiltä hyvinvointialueille siirtyi 1.1.2023. Perhekeskus on hyvinvointialueen palveluverkosto, joka kokoaa alleen lasten, nuorten ja perheiden palvelut. Perhekeskuksissa on tarjolla terveys- ja sosiaalipalvelut. Peruspalveluiden lisäksi erityispalvelut tuovat asiantuntemusta erityistason palveluista. Perhekeskusten keskeisiä yhteistyötahoja ovat mm. kunnat, seurakunta ja järjestöt.

Myös digitaaliset palvelut ovat lasten, nuorten ja perheiden tarpeisiin kohdennettuja palveluja perhekeskuksissa. Fyysiset toimipisteet täydentyvät kattavimmilla verkkosivuilla vastaten myös asiakkaiden sähköiseen palvelutarpeeseen paremmin. Digitaalinen perhekeskus sisältää asiakkaille tietoa ja tukea sekä palveluita. Perhekeskuksen omilla verkkosivuilta on tarjolla kiireetöntä palvelua eri elämäntilanteisiin liittyvissä asioissa.

Verkkopalvelun hankinta vastaa hyvinvointialueen strategiaa, jossa korostuu palvelujen yhdenvertaisuus. Palvelut ovat saatavilla yhdenvertaisesti, oikea-aikaisesti ja lähellä monin eri tavoin. Digitaalisia palveluita vahvistamalla pystytään paremmin tukemaan myös omaehtoista terveyden ja hyvinvoinnin parantamista sekä oman hoidon osallisuutta.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Satakunnan hyvinvointialueella on verkkosivuillaan lasten, nuorten ja perheiden palveluiden kokonaisuus olemassa, mutta palveluiden sekä asiakasryhmän ollen laaja on ollut tarve selkeyttää ja visualisoida sivuja. Lisäksi sivuilta on puuttunut hyvinvointialueiden yhteistyötahojen osuus.

Digitaalinen perhekeskusalusta uudistetaan ja päivitetään verkkosivujen osalta asiakaslähtöisemmäksi. Samalla kootaan yhteistyökumppanien kuten kolmannen sektorin ja kuntien palveluja palvelutietovarannosta sivuille ja edistetään näin yhteistyötä sekä asiakaskohtaista tarjontaa. Markkinoinnilla ja visualisoinnilla tehostetaan perhekeskusten brändiä.

Satakunnan hyvinvointialueella on neljä perhekeskusta (Pohjatuuli, Lounatuuli, Suvituuli ja Etelätuuli). Hyvinvointialueen perhekeskukset tekevät yhteistyötä lasten, nuorten ja perheiden palveluiden osalta myös kuntien järjestämisvastuulla olevan varhaiskasvatuksen ja oppilaitosten kanssa, kolmannen sektorin sekä muiden toimijoiden kanssa. Tavoitteena on lisäksi, että kattavalla markkinoinnilla perhekeskusten tunnettavuus kasvaa. Markkinointi tuodaan lähelle käytäntöä. Informaation tarvitsijat tunnistavat mistä palvelut saa ja miten palvelun löytää. Digitaalinen palvelualusta täydentää perhekeskuksen palveluita ja vastaa saavutettavuuteen sekä sujuvoittaa tavoitettavuutta. Hoitoon pääsyn nopeuttaminen ja palvelujen tasa-arvoinen saatavuus paranevat.  

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Perhekeskus terminä on vielä varsin tuntematon niin asiakasryhmille kuin ammattilaisille. Palvelun sisällöt ovat laajat ja kattavat lapsille, nuorille ja perheille. Palvelun sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät eivät tunnista kokonaisuutta ja konseptin merkitystä. Digitaalisia, eri palveluita yhteen kokoavia alustoja, ei tällä hetkellä ole Satakunnan hyvinvointialueella lasten, nuorten ja perheiden toimialueella. Toimialueen kehittämistyössä on havaittu myös, että asiakasryhmän palveluissa saattaa tulla päällekkäisyyttä ja tiedostamattomuutta, jos palveluita ei koosteta kattavasti yhteen paikkaan.   

Digitaalisilla verkkosivustoilla on käytössä verkkosivuoptimointi, mikä takaa saavutettavuutta. Asiakkaat ohjautuvat palveluihin aiempaa paremmin. Ammattilaisten vastaanottotyötä tukevat erilaiset etäpalvelut. Yhteistyö ja markkinointi tehostavat koko hyvinvointialuetasoista toimintaa sekä palvelujen toteutusta, jossa asiakkaat ovat keskiössä.

 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Suunnittelijan, viestintäsuunnittelijan ja hankekoordinaattorin työpanosta on kohdennettu perhekeskusten viestinnän edistämiseen hankkeessa. Hankehenkilöstön lisäksi vastuualuejohdon, perhekeskuspäälliköiden ja perhekeskusammattilaisten kanssa on yhdessä suunniteltu kokonaisuutta. Työryhmä kokoontuu säännöllisesti ja tarpeen mukaisesti laajempana projektin aikana. Hyvinvointialueen viestintäyksikkö tulee mukaan integroimaan kokonaisuutta muuhun verkkosisältöön. Verkkosivujen sisällöstä ja suunnittelusta vastaa ostopalveluyritys.  

Yhdessä mainostoimiston kanssa suunnitellaan visuaalisempi ilme perhekeskuskonseptille. Sopimuspainotalosta tilataan vastuuhenkilöiden tekemä ja työryhmän hyväksymä materiaali, joka tukee markkinointia eri tapahtumissa.  Verkkosivujen päivitys toteutetaan digitaalisia palveluita suunnittelevan ja toteuttavan yhteistyökumppanin kanssa. Verkkosivuilla hyödynnetään mainostoimiston kautta tulevia kuvituksia.  

Yhteistyötä on tehty myös muiden hyvinvointialueiden kanssa ja kuultu eri sähköisten palveluiden kehittämistyöstä. Valtakunnallisesti Terveyden ja hyvinvoinnin laitos tukee perhekeskusten kehittämistä. 

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena on lisätä asiakasryhmän tietoisuutta perhekeskuksesta ja sen palveluista. Tavoitteena on luoda tunnistettavampi ja asiakaslähtöinen ilme, joka vahvistaa perhekeskustoiminnan yhdenvertaista ja lähestyttävää mielikuvaa. Lisäksi tavoitteena on palveluiden helppo löytäminen jo ennalta ehkäisevämmin sekä digitaalisesti tapahtuvien yhteydenottojen kasvu. Myös yhteistyön tiivistyminen ammattilaisten kesken sekä muiden yhteistyötoimijoiden kesken tehostuu. Digitaalinen perhekeskus tukee fyysisten toimipisteiden kokonaisuutta. 

Muutoksen mittaaminen

Tuotoksia analysoitaessa tehdään vaikutusten analysointia. Mittareina projektissa käytetään asiakas/ammattilaiskyselyjä sekä –palautteita. Valmiiden verkkosivujen käyttäjiltä kerätään myös palautetta. 

Toteutussuunnitelma

Juliste, muu materiaali ja asiaan liittyvä markkinointi lähtee liikkeelle suunnittelulla ja konseptin visuaalisella ideoinnilla keväällä 2024. Erilaisilla tapahtumilla pyritään tukemaan viestintää projektin aikana.  

Verkkosivujen muodostaminen alkaa palveluntuottajan aikataulun ja hankkeen toivoman järjestyksen mukaisesti. Verkkosivujen osalta lähdetään suunnittelua ja ideointia toteuttamaan yhdessä monitoimijaisesti. Verkkosivujen odotetaan linjaavan profiililta muuta materiaalia sekä hyvinvointialueen omaa ilmettä. Perhekeskusten ja asiakkaiden osallisuus huomioidaan suunnitteluvaiheessa. Verkkosivujen viimeistelyvaihe on talvella 2024, jolloin myös kerätään samalla palautetta (asiakas- ja ammattilaisryhmiltä). Lisäksi vahvistetaan perhekeskusviestintää toistamalla markkinointia mm. sosiaalisessa mediassa.  Ammattilaisille suunnitellaan verkostopäivä- tapahtumaa, kun tuotokset ovat valmiit.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Lasten, nuorten ja perheiden palveluiden asiakkaina ovat pääsääntöisesti lapsiperheet, nuoret ja nuoret aikuiset sekä opiskelijat. Perhekeskusten asiakasryhmän laajat palveluvalikoimat aukeavat asiakkaille paremmin uusittujen sivustojen kautta sekä markkinoinnilla edistetään näkyvyyttä ja tunnettavuutta. Digitaalinen palvelualusta helpottaa myös ammattilaisten työtä. Asiakasosallisuuden toteutuminen työstövaiheessa on tapahtunut  eri asiakasryhmiä kuulemalla. Asiakkaiden lisäksi ammattilaisille on järjestetty työpajoja. 

Ideointi

Ideointi ja suunnittelu on lähtenyt liikkeelle maaliskuussa 2024, jolloin on myös tehty alustava projektisuunnitelma. Yksi tärkeimmistä havainnoista kehittämisen taustalla on ollut uusien perhekeskusten konseptin vieraus. Tähän ratkaisuna otettiin mukaan mainostoimisto, jonka kanssa tuotettiin brändikäsikirja perhekeskuksille. Käsikirja sisältää ohjeiston sekä visuaalisen ilmeen; kuvitusta, painotuotteet/julisteet, sosiaalisen median ja verkkosivujen kuvitusta.

Ratkaisun perusidea

Toimintamallissa on kyse digitaalisen perhekeskuksen vahvistamisesta luomalla toimivammat verkkosivut asiakkaiden tarpeet edellä. Perhekeskusten brändäyksellä varmistetaan uusittujen sivujen tunnettavuus. Digitaalinen perhekeskus sisältää yhdenmukaiset, asiasisältöiset palvelut, jotka ovat myös kustannustehokkaat. Asiakkaat ja ammattilaiset voivat hyödyntää erilaisia palvelumuotoja sekä uusia materiaaleja, jotka kaikki löytyvät sujuvasti.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Brändikäsikirjan materiaalit ovat kaikkien perhekeskusten ammattilaisten käytettävissä. Materiaalit ja ohjeistus niiden käyttöön käsitellään henkilöstön kanssa. Tämä tukee juurtumista käyttöön. Lisäksi ammattilaisille järjestetään verkostopäivä, johon kootaan yhteiseen tapahtumaan myös järjestöjen, kuntien ja muiden yhteistyötahojen kumppanit. Uudistetut verkkosivut esitellään ammattilaisille samalla. Verkkosivujen sisällön suunnittelussa on myös ollut mukana ammattilaisia.