Sihteerityön kehittäminen naistentautien yksikössä

Pilottiin osallistuvan yksikön osalta on havaittu haasteita osastonsihteereiden nykyisten tehtävänkuvien ja toiminnan vaatimusten välillä. 

Toimintaympäristö

Toimintaympäristönä pilotissa on Äitiys- ja naistentautien poliklinikka, sekä synnytysten ja naistentautien vuodeosasto. Yksikön osalta on havaittu haasteita osastonsihteereiden nykyisten tehtävänkuvien ja toiminnan vaatimusten välillä.   Pilotin aikana tarkastellaan yksikössä työskentelevien osastonsihteereiden tehtävänkuvia ja -laajuutta sekä jatkokehitetään niitä vastaamaan toiminnan nykytarvetta. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Tavoitteena on löytää yksikön osastonsihteereiden esille tuomiin ongelmakohtiin uusi näkökulma ja käytännön toimintakäytänteet sekä lähteä aktiivisesti toteuttaman niitä yhdessä yksikön osastonsihteerien kanssa. Tämän tuloksena toivotaan paremmin yksikön toimintaa tukevaa ja resurssitehokasta osastonsihteerityötä sekä yhteistyökäytänteitä eri ammattiryhmien välille. 

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Osastonsihteerien arkityön haasteiksi esille nousivat lääkärien sijoituslistan tekoon varattu liian lyhyt aika, työnjako poliklinikan sekä vuodeosaston osastonsihteerien välillä, tiedottaminen työskenneltävän yksikön sisäisistä asioista. Keskustelua esille nousseista haasteista käytiin myös muiden ammattiryhmien kanssa ja nämä esille tuodut haasteet tunnistettiin myös heidän toimestaan. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittämistyö aloitetaan yhdessä yksikössä työskentelevien osastonsihteerien, sihteerityön esihenkilön ja osastonhoitajien kanssa. Kehittämis- ja suunnittelupalavereja järjestetään useita eri kokoonpanoilla. Kehittämisilmapiiri toivotaan olevan koko ajan erittäin myönteinen ja erilaisia kehittämisideoita tulevan paljon. Ideoiden joukosta valitaan yhdessä osastonsihteerien kanssa toteuttamiskelpoiset ideat ja niitä lähdetään kokeilemaan käytännön työssä. 

Tavoiteltu muutos

Pilotin aikana on tavoitteena löytää yllä kuvattuihin kohteisiin uusi näkökulma ja käytännön toimintakäytänteet sekä lähteä aktiivisesti toteuttaman niitä. Tuloksena saadaan paremmin yksikön toimintaa tukevaa ja resurssitehokasta osastonsihteerityötä sekä yhteistyökäytänteitä eri ammattiryhmien välille.

Muutoksen mittaaminen

Pilotti toteutetaan helmikuu - lokakuun aikana. Pilotin aikana toteuttamista ja seurantaa arvioidaan aktiivisesti yhdessä osastonsihteerien ja yksikön esihenkilöiden kanssa. 

Toteutussuunnitelma

Yksikön osastonsihteereille löydetään yksikön toimintaa tukevia työskentelymalleja erilaisia käytänteitä kokeilemalla. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Pilotin kohderyhmänä on äitiys- ja naistentautien poliklinikan, sekä -osaston osastonsihteerit ja heidän työnsä sujuvoittaminen.

Ratkaisun perusidea

Pilotin aikana tarkasteltiin yksikössä työskentelevien osastonsihteereiden tehtävänkuvia ja -laajuutta sekä jatkokehitettiin niitä vastaamaan toiminnan nykytarvetta.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Pilotin toteutuksen haasteena oli henkilökunnan epäileväinen asenne pilottia kohtaan. Pilotin edetessä kuitenkin henkilökunta osallistui aktiivisesti pilotin eri vaiheiden kehittämiseen, yhteistyökokouksiin ja toteutukseen ja yhteistyö oli hyvää. Kehittämisehdotusten testaus käytännön työssä päättyi kesälomakauden loppuun.  

Pilottiin osallistuivat kaikki naistentautien sihteerit sekä sihteerityön esihenkilö. 

Pilotin kehittämisehdotuksista käytäntöön jäi tiedonkulun parantaminen sihteerin osallistumisella yksikön kokouksiin. Tämä helpottanut ja lisännyt tiedonkulkua sihteereille.  

Perehdytykseen liittyen yksikössä aloitettiin osastonsihteerien toimesta perehdytyskansion luominen Teams-alustalle. Perehdytyskansioon saatiin jo paljon materiaalia lyhyessä aikataulussa. Tämä helpottaa paljon osastonsihteerien työpisteeltä toiselle siirryttäessä, sekä uusien työntekijöiden aloittaessa yksikössä. Perehdytyskansion työstö jatkuu edelleen.

Lääkäreiden sijoituslistaa tekevät kaikki osastonsihteerit vuorotellen. Näin heillä kaikilla pysyy osaaminen sijoituslistan luomisessa. Projektin aikana luotiin sijoituslistan teolle aikataulutusta sekä suunnitelmaa. Asiasta keskusteltiin osastonhoitajan ja ylilääkärin kanssa. Projektin päättymisen jälkeen yksikköön on tulossa henkilökuntavaihdoksia ja asiaa täytyy tarkastella uudelleen, jotta osaaminen lukujärjestyksen tekemiseen on turvattu. 

Sihteereiden kesken tehtiin sopimus yleisten toimintatapojen noudattamisesta. Kaikki sihteerit toimivat yhteisen toimintatavan mukaan. Näin sihteeripalvelu on yhdenmukaista riippumatta siitä, kuka osastonsihteeri milloinkin on töissä. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Vaatii yhteistyötä eri ammattiryhmien välillä. Aktiivinen esihenkilötyö on tärkeää, että projektin toimintamallit tulevat ja jäävät yksikköön käyttöön.  Toimintamalleja on hyvä tarkastella yhdessä osastonsihteerien kanssa säännöllisin väliajoin ja tehdä niihin tarvittaessa muutoksia jotta ne vastaisivat paremmin yksikön tarpeita ja käytänteitä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Tiedonkulun osalta uusi toimintamalli yksikön palavereihin osallistumisesta lisäsi sihteereiden mielestä tiedonkulun sujuvuutta. Perehdytyskansion luominen selkeytti toimenkuvia ja helpotti perehdytystä sekä pisteeltä toiselle siirtymistä. Sijoituslistojen aikataulutusta pidettiin hyvänä asiana, joskaan se ei ole aina tullut sovitussa aikataulussa osastonsihteereistä johtumattomista syistä, tätä kehittämiskohtaa työstetään edelleen.