Sihteerityön kehittäminen naistentautien yksikössä
Pilottiin osallistuvan yksikön osalta on havaittu haasteita osastonsihteereiden nykyisten tehtävänkuvien ja toiminnan vaatimusten välillä.
Toimintamallin nimi
Pilottiin osallistuvan yksikön osalta on havaittu haasteita osastonsihteereiden nykyisten tehtävänkuvien ja toiminnan vaatimusten välillä.
Kuva
Pilotin aikana tarkasteltiin yksikössä työskentelevien osastonsihteereiden tehtävänkuvia ja -laajuutta sekä jatkokehitettiin niitä vastaamaan toiminnan nykytarvetta.
Toimintaympäristönä pilotissa on Äitiys- ja naistentautien poliklinikka, sekä synnytysten ja naistentautien vuodeosasto. Yksikön osalta on havaittu haasteita osastonsihteereiden nykyisten tehtävänkuvien ja toiminnan vaatimusten välillä. Pilotin aikana tarkastellaan yksikössä työskentelevien osastonsihteereiden tehtävänkuvia ja -laajuutta sekä jatkokehitetään niitä vastaamaan toiminnan nykytarvetta.
Pilotin kohderyhmänä on äitiys- ja naistentautien poliklinikan, sekä -osaston osastonsihteerit ja heidän työnsä sujuvoittaminen.
Pilotin toteutuksen haasteena oli henkilökunnan epäileväinen asenne pilottia kohtaan. Pilotin edetessä kuitenkin henkilökunta osallistui aktiivisesti pilotin eri vaiheiden kehittämiseen, yhteistyökokouksiin ja toteutukseen ja yhteistyö oli hyvää. Kehittämisehdotusten testaus käytännön työssä päättyi kesälomakauden loppuun.
Pilottiin osallistuivat kaikki naistentautien sihteerit sekä sihteerityön esihenkilö.
Pilotin kehittämisehdotuksista käytäntöön jäi tiedonkulun parantaminen sihteerin osallistumisella yksikön kokouksiin. Tämä helpottanut ja lisännyt tiedonkulkua sihteereille.
Perehdytykseen liittyen yksikössä aloitettiin osastonsihteerien toimesta perehdytyskansion luominen Teams-alustalle. Perehdytyskansioon saatiin jo paljon materiaalia lyhyessä aikataulussa. Tämä helpottaa paljon osastonsihteerien työpisteeltä toiselle siirryttäessä, sekä uusien työntekijöiden aloittaessa yksikössä. Perehdytyskansion työstö jatkuu edelleen.
Lääkäreiden sijoituslistaa tekevät kaikki osastonsihteerit vuorotellen. Näin heillä kaikilla pysyy osaaminen sijoituslistan luomisessa. Projektin aikana luotiin sijoituslistan teolle aikataulutusta sekä suunnitelmaa. Asiasta keskusteltiin osastonhoitajan ja ylilääkärin kanssa. Projektin päättymisen jälkeen yksikköön on tulossa henkilökuntavaihdoksia ja asiaa täytyy tarkastella uudelleen, jotta osaaminen lukujärjestyksen tekemiseen on turvattu.
Sihteereiden kesken tehtiin sopimus yleisten toimintatapojen noudattamisesta. Kaikki sihteerit toimivat yhteisen toimintatavan mukaan. Näin sihteeripalvelu on yhdenmukaista riippumatta siitä, kuka osastonsihteeri milloinkin on töissä.
Tiedonkulun osalta uusi toimintamalli yksikön palavereihin osallistumisesta lisäsi sihteereiden mielestä tiedonkulun sujuvuutta. Perehdytyskansion luominen selkeytti toimenkuvia ja helpotti perehdytystä sekä pisteeltä toiselle siirtymistä. Sijoituslistojen aikataulutusta pidettiin hyvänä asiana, joskaan se ei ole aina tullut sovitussa aikataulussa osastonsihteereistä johtumattomista syistä, tätä kehittämiskohtaa työstetään edelleen.
Kansikuva
