Sosiaalihuollon asianhallinnan käyttönottomallin kehittäminen TulSote

Jotta saadaan luotettavaa tilastointia sosiaalihuollon saatavuudesta oikeellinen asianhallinta on välttämätön. Hankkeessa on kehitetty asianhallintaan liittyvää materiaalia henkilökunnan ymmärryksen ja motivaation lisäämiseksi.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Toimintamallia kehitettiin koronapandemian jälkeisessä ajassa,mikä toi mukanaan omat haasteensa mm. henkilöstön motivoimisessa osallistumaan kirjaamiskäytäntöjen kehittämiseen. Lisäksi Pohjanmaalla siirryttiin hankkeen aikana ensin hyvinvointikuntayhtymään ja myöhemmin hvyinvointialueiseen, mikä vaikutti toimintaympäristöön ja edellytti sopeutumista moneen eri muutokseen.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä tässä projektiosuudessa ovat olleet sosiaalihuollon työntekijät.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Koska tieto sosiaalihuollon palvelujen saatavuudesta perustuu asiakastietojärjestelmän kirjauksiin, aloimme kehittämisen sosiaalihuollon asianhallinnasta. Aiemmin tietoa mm. palvelujen saatavuudesta on kerätty hajanaisesti, esimerkiksi Excel- ja Word-tiedostoihin. Asiakastietojärjestelmistä on saatu vain rajallisesti tietoa.

Asianhallinnan määrittelyä yhtenäistettiin jotta tiedot olisivat yhteismitallisia, laadukkaita ja paremmin hyödynnettävissä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Yhteisiä kokouksia on järjestetty kaikkien sosiaalihuollon palvelutehtävien ammattialaisille, jotta saataisiin ruohonjuuritason yhteisiä näkemyksiä asianhallinnan nimistä. Kun määrittelyt on tehty, kirjaamiskoulutuksia tulisi järjestää erikseen kaikille palvleutehtävien ammattilaisille, sillä koko sosiaalihuollon kattavaa yhtenäistä asiannimeämistä ei ole mahdollista totetuttaa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Tärkeää on osallistaa ammattilaisia jotta pääsevät mukaan kehittämiseen jo alusta. Työ vaatii sitoutumisen lisäksi aikaa osallistua yhteisiin kokouksiin.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Yhteisen asianhallinnan määrittelyn ansiosta kirjaukset ovat koulutusten jälkeen entistä yhdenmukaisempia ja luottevampia.