Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen, Lapin hva (RRP, P4, I3)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Toimintamallin tavoitteena on vahvistaa yhtenäisiä kirjaamisen käytäntöjä ja kirjaamisosaamista Lapin hyvinvointialueen sosiaalipalveluissa.

Toimintaympäristö

Sosiaalihuollossa on kirjattava riittävät ja tarpeelliset tiedot kaikissa asiakastyön sekä asian käsittelyn vaiheissa. Yhtenäiset kansalliset sosiaalihuollon kirjaamisen rakenteet tulee ottaa käyttöön 09/2026. Saman aikaisesti asiakastiedot alkaa siirtymään myös asiakkaille omaKantaan. Tämä korostaa entisestään tarvetta kiinnittää huomiota yhtenäiseen, laadukkaaseen ja ajantasaiseen kirjaamiseen.

  • vahvistaa asiakkaan  asemaa sekä asiakasturvallisuutta, 
  • varmistaa oikeusturvaa, 
  • helpottaa ja nopeuttaa ammattilaisten työtä, 
  • mahdollistaa tiedolla johtamisen luotettavan tiedon pohjalta
Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Lapin hyvinvointialueella on käytössä 17 eri asiakastietojärjestelmää. Kirjaaminen ei ole ollut yhtenäistä. Tämä on todettu myös Aikuissosiaalityön vaikuttavuuden osatutkimuksessa ja Investointi 1:n kanssa toteutettavassa ensiarvioinnin pilotissa, jossa kehitetään vireilletulon vaihetta.  Kirjaamiskoulutuksen jälkeen kerätty kirjauksien aineisto todentaa sen, että vaikka kansalliset rakenteet ovat käytössä ja niihin on saatu tarvittava koulutus, ei niitä käytetä samalla tavalla. Kansallisissa rakenteissa on suhteellisen paljon valinnan varaa ja ilman yhteistä keskustelua siitä, mitä asiakirjoja ja niiden tietokenttiä halutaan käyttää missäkin tilanteessa, kirjaamisessa tulee olemaan hyvin paljon eroa. Tämä johtaa siihen, että kirjaukset eivät ole vertailukelpoisia sen suhteen, että käytetään eri asiakirjoja, ei myöskään sisällöllisesti, jos kirjataan eri asioita.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet
  1. Lähtökohtana oli se, että kirjaaminen ei ollut yhtenäistä. Osalle yksiköistä kansalliset rakenteet olivat vielä tuntemattomia ja ne tulevat käyttöön vasta uuden asiakastietojärjestelmän myötä. 
  2. Kirjaaminen ei ollut ajantasaista. Kirjauksia tehtiin välillä jopa viikkoja myöhässä 
  3. Asiakkaan mielipide ja ääni ei näkynyt kirjauksissa systemaattisesti
  4. Tehtiin päällekkäistä kirjaamista, eli kirjattiin sama asia moneen paikkaan, koska ei ollut sovittu toimintatapoja, jotka tukisivat kertakirjaamista
Tavoiteltu muutos
  1. Yhtenäistää kirjaamista - laadukasta tietoa asiakkuuden hoitoon, tietojohtamiseen, kehittämiseen ja tutkimukseen
  2. Ajantasainen kirjaaminen, että asiakas näkee kirjaukset ajantasaisesti tulevaisuudessa omaKannasta
  3. Asiakkaan mielipide ja ääni otetaan tiedon muodostuksessa huomioon ja se näkyy kirjauksissa
  4. Kertakirjaaminen 
Muutoksen mittaaminen

Auditointi - kehitetään auditointimalli, jonka avulla seurataan toteutuuko edeltävät

Toteutussuunnitelma

Kirjaamisen koulutus ja kehittäminen

Vaihe 1 

Määritellään mitä kansallisia koulutuksia pitää käydä täydennyskoulutuksena osaamisen perustaksi

  • eOppiva Sosiaalityön Peruskurssi - vahvistaa osaamisen perustaa
  • Kanta verkkokurssit

Vaihe 2

Tehdään muutosta tukeva koulutus, joka tukee tavoitteita, eli kirjaamisen yhtenäistämistä, ajantasaisuutta, asiakkaan äänen vahvistamista

  • Rakenteisen kirjaamisen perusteet
  • Miksi kirjaaminen on tärkeää?
  • Minä kirjaajana
  • Kirjaaminen asiakkaan kanssa
    • Työkalu - asiakkaan osallistuminen omiin kirjauksiinsa
  • Kirjaaminen sosiaalihuollon palveluprosessin vaiheissa
  • Alaikäinen asiakkaana
  • Lapsen mielipiteen kirjaaminen

Vaihe 3 

Tehdään muutosta tukevat mallit. Sovitaan palvelutehtävien ja palveluiden kanssa miten meillä Laphalla käytetään kansallisia rakenteita. Sovitaan ja kuvataan Laphan malli, jotta kirjaaminen olisi mahdollisimman yhtenäistä ja minimaalisesti päällekkäistä kirjaamista. 

Vaihe 4 

Kuvataan laadukkaan kirjatun tiedon hallintamalli ja viedään sitä ja rakenteiden muodostusta eteenpäin hyvinvointialueella.

Ratkaisun perusidea

Sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistäminen ja kehittäminen on edellytys sosiaalihuollon asiakastyön sujuvuudelle ja asiakasturvallisuudelle, sekä vaikuttavuuden seurannalle ja tiedolla johtamiselle.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot
  • yhteistyö asiakastietojärjestelmä projektin kanssa
  • yhteistyö eri palvelutehtävien kanssa
Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Laphalla ollaan 

  • koulutettu kansallisia kirjaamisohjeita, jotka osa yksiköistä on pystynyt jo nyt ottamaan käyttöön ja osa vielä soveltaen, ennen yhtenäistä asiakastietojärjestelmää.

  • vahvistettu sosiaalihuollon kirjaamisen yleistä osaamista ja ymmärrystä sosiaalihuollon tiedon muodostumisesta ja työntekijän/kirjaajan ja asiakkaan roolista tässä.

  • sovittu miten kansallisia kirjaamisrakenteita käytetään ja alettu muodostamaan palvelu/palvelutehtävä kohtaisia Laphan malleja eli toisin sanoen yhteistä ymmärrystä siitä, mitä kansallisia rakenteita ja mitä asiakirjan kohti käytetään missäkin tilanteessa.

  • viemässä eteenpäin toimintarakenteita, jotka mahdollistavat kansallisten kirjaamisen rakenteiden kouluttamisen, ohjeistamisen ja Laphan mallin ylläpidon myös hankkeen päättymisen jälkeen

    .