Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella (RRP, P4, I3)
Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kirjaamisen kehittämisellä pyritään yhtenäistämään sosiaalihuollon kirjaamisen käytäntöjä ja parantamaan asiakastiedon laatua. Kehittämistyön osana käynnistetään kirjaamisasiantuntijaverkoston toiminta.
Sosiaalihuoltoa ja sen järjestämistä ohjaa vahvasti lainsäädäntö. Laki määrittelee sitä, kuinka sosiaalihuoltoa tulee toteuttaa ja millaista tietoa siitä tulee tuottaa. Lainsäädäntö, kuten muukin yhteiskunta, kuitenkin muuttuu, jolloin myös osaamisen vaatimukset muuttuvat ja elävät näiden muutosten myötä. Sosiaalihuoltoa koskee velvoite liittyä valtakunnallisen asiakastietojen arkistointipalvelun käyttäjäksi, mikä tuo mukanaan uudenlaisia vaatimuksia sähköisen asiakastiedon käsittelyyn ja tuottamiseen. Sosiaalihuollon asiakastiedon rakenteita yhdenmukaistetaan valtakunnallisesti. Tulevien muutosten myötä sosiaalihuollon ammattilaiset tulevat oppimaan ja opettelemaan uudenlaista asiakastiedon kirjaamisen tapaa. Muutokset tuovat asiakastiedon myös aiempaa helpommin asiakkaiden itsensä saataville, jolloin asiakastiedon sisällöllisen laadun merkitys osana jokapäiväistä työtä korostuu entisestään.
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue Siun sote on lähtenyt kehittämään sosiaalihuollon asiakastyön kirjaamisen käytäntöjä ja koulutuksen malleja osana Hyvinvointia ja Kestäviä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja Pohjois-Karjalassa 2022-2025 -hanketta. Hankkeen tavoitteena on luoda hyvinvointialueelle yhtenäinen asiakastiedon kirjaamisen kouluttamisen ja kehittämisen malli sekä lisätä ja ylläpitää sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kirjaamisosaamista niin, että kirjaamisen laatu vastaa jatkossakin mahdollisimman hyvin asiakkaan oikeuteen itseä koskevaan tietoon sekä kansalliseen ja alueelliseen tilastointi- ja raportointitarpeeseen laadukkaan tiedolla johtamisen mahdollistamiseksi.
Kehittämistä lähdettiin toteuttamaan tiiviissä yhteistyössä jo hyvinvointialueella käynnissä olleen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoprojektin sekä sosiaalihuollon palvelutuotannon kanssa.
Kehittämistyötä on tehty muun muassa seuraavissa työryhmissä:
1. ICT-valmistelun APTJ-projektitiimi & sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattori. Tiimi kokoontuu viikoittain ja tekee päivittäin yhteistyötä. Elokuusta 2024 alkaen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämistä tehdään tiiviissä yhteistyössä hyvinvointialueen sosiaalihuollon toimialueiden kanssa APTJ-projektin päättyessä kesäkuussa 2024 ja projektissa työskennelleiden sosiaalihuollon kirjaamisen asiantuntijoiden siirtyessä toimialueiden alaisuuteen.
2. Sosiaalihuollon kirjaamistiimi; sosiaalihuollon palvelutehtävien palvelujohtajat, palvelupäälliköt ja lähiesihenkilöt sekä ICT-valmistelun APTJ-projektitiimi ja sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattori. Tiimi on kokoontunut joka toinen viikko, elokuusta 2024 alkaen tapaamiset muuttuvat kerran kuukaudessa toteutuviksi. Tiimillä on yhteinen Teams-kanava kehittämistyön edistämiseksi ja tiedottamisen tehostamiseksi. Sosiaalihuollon kirjaamistiimin tehtävänä on linjata sosiaalihuollon kirjaamisen toimintatapoja ja ohjata kirjaamisen kehittämistä.
3. Kirjaamisasiantuntijaverkosto; hyvinvointialueella työskentelevät Kansa-koulu -hankkeiden kouluttamat kirjaamisasiantuntijat ja sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattori. Verkosto kokoontui kesästä 2023 alkaen noin 6 viikon välein. Elokuusta 2024 alkaen verkoston toimintaa on lähdetty rakentamaan sosiaalihuollon palveluorganisaatiorakenteiden mukaisemmaksi. Syksyllä verkostoon kuuluvat kirjaamisasiantuntijat kokoontuvat aina kuukausittain omiin palvelutehtäväkohtaisiin verkostotapaamisiin käsittelemään ajankohtaisia kirjaamisen kysymyksiä. Lisäksi kaikki hyvinvointialueella työskentelevät kirjaamisasiantuntijat tulevat kokoontumaan yhteisiin verkostotapaamisiin kolme kertaa vuoden aikana. Kirjaamisasiantuntijoilla on oma Teams-kanava konsultoimista, yhteistä keskustelua ja kirjaamiseen liittyvän materiaalin jakamista varten.
Kehittämistyön tavoitteita ovat:
1. Kirjaamisosaamisen vahvistaminen ja asiakastiedon laadun parantaminen
2. Kirjaamisen tapojen yhdenmukaistaminen
3. Asiakastiedon tehokas hyödyntäminen osana tiedolla johtamista
- Kirjaamiskäytäntöjen yhdenmukaistaminen koko hyvinvointialueella
- Yhdenmukaiset ja selkeät ohjeet jokapäiväisen kirjaamisen tukemiseksi ja rakenteet ohjeiden ylläpitämiseksi ja linjausten tekemiseksi. Tarve muodostaa sote-tiedonhallintaa ohjaava työryhmä.
- Yhdenmukainen kirjaamisen koulutusrakenne sosiaalihuoltoon. Tarjotaan henkilöstölle ja esihenkilöille mahdollisuus säännölliseen ja jatkuvaan kouluttautumiseen kirjaamisen osalta.
- Aktiivinen osallistuminen kansallisiin verkostoihin kirjaamisen kehittämisen osalta sekä yhteistyö muiden hyvinvointialueiden kirjaamiskoordinaattoreiden ja kirjaamisen kehittämiseen osallistuvien tahojen kanssa.
- Valtakunnalliseen Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon ja Kanta-palveluihin yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käyttöönotto hyvinvointialueen sosiaalihuollon palveluissa ja kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen ja kirjaamisosaamisen vahvistaminen käyttöönottojen yhteydessä.
- Luodaan kirjaamiskoordinaattorin työnkuva ja vakiinnutetaan kirjaamiskoordinaattorin toiminta osaksi hyvinvointialueen toimintaa.
Kehittämistyön kohderyhmänä on hyvinvointialueen sosiaalihuollon ammattilaiset ja esihenkilöt. Yhteistä keskustelua esihenkilöiden kanssa käydään säännöllisesti sosiaalihuollon kirjaamistiimissä. Sosiaalihuollon ammattilaisia ja työntekijöitä on osallistettu kehittämistyöhön muun muassa nykytilannetta ja kehittämisen tarpeita kartoittavalla kyselyllä sekä tiedottamalla aktiivisesti kehittämistyön käynnistymisestä. Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuvan kirjaamisasiantuntijaverkoston jäsenet ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri yksiköissä. Lisäksi sosiaalihuollon ammattilaisilta pyydetään säännöllisesti kirjallista palautetta kirjaamisen kehittämiseen liittyvien tilaisuuksien yhteydessä.
- Kirjaamisen ja tiedonhallinnan intrasivut; sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen asiakastiedon kirjaamiseen liittyvä intrasivukokonaisuus, jonka kautta henkilöstö saa kootusti tietoa kirjaamiseen ja tiedonhallintaan liittyvistä koulutuksista ja voi ylläpitää omaa kirjaamisen ja tiedonhallinnan osaamista erilaisten ohjeiden, itseopiskelumateriaalien yms. avulla.
- Kirjaamisen teematunnit; kuukausittain toteutettavat palvelutehtäväkohtaiset kirjaamisen oppituokiot. Oppituokioiden kesto max. 1 tunti, jonka aikana mahdollisuus yhteiseen keskusteluun käsiteltävästä aiheesta. Toteutetaan Teamsin kautta, jotta osallistuminen on mahdollista koko hyvinvointialueella.
- Kirjaamisen Usein Kysytyt Kysymykset -tunnit; kuukausittain järjestettävät koko sosiaalihuollon henkilöstölle avoimet oppituokiot, joihin kootaan vastauksia työntekijöiltä tulleisiin kirjaamisen kysymyksiin. Käsiteltäviä kysymyksiä voi lähettää nimettömänä siihen tarkoitetulla lomakkeella, lisäksi käsiteltäviä kysymyksiä kootaan muita reittejä tulleista työntekijöiden esittämistä kysymyksistä.
- Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteiset kirjaamisen peruskoulutukset; asiakastiedon kirjaamisen perusasioihin ja monialaiseen kirjaamiseen liittyvät luennot kirjaamisen perehdytyksen tueksi tai opitun kertaamiseksi.
- Palvelutehtäväkohtaiset kirjaamisasiantuntijatapaamiset; kuukausittain järjestettävät verkostotapaamiset, joissa käsitellään aina ennakoivasti seuraavan kirjaamisen teematunnin aihetta sekä tarvittaessa valmistellaan kirjaamiseen liittyviä ohjeita ja prosessikuvauksia asiakastyön tueksi.
- Kirjaamisen ja tiedonhallinnan intrasivut on luotu hanketyön alussa kesällä 2023. Kokonaisuutta kehitetään jatkuvasti yhteistyössä terveydenhuollon kirjaamiskoordinaattorin kanssa. Syksyn 2024 aikana intrasivuille pyritään kokoamaan kirjaamisen työkalupakki, jota työyhteisöt ja esimerkiksi kirjaamisasiantuntijat voivat hyödyntää osana omaa toimintaansa.
- Kirjaamisen teematunnit käynnistyvät syyskuussa 2024. Tuntien vetovastuu on sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattorilla, tunneille osallistuvat myös sosiaalihuollon kirjaamiseen perehtyneet ja sosiaalihuollon työntekijöille kirjaamisen tukea antavat palvelusuunnittelijat. Koulutusmateriaaleja koostetaan yhteistyössä kirjaamisasiantuntijoiden kanssa. Materiaalit julkaistaan hyvinvointialueen intrassa aina koulutuksen jälkeen.
- Kirjaamisen Usein Kysytyt Kysymykset -tunnit käynnistyivät alkuvuodesta 2024 ja jatkuvat kuukausittaisina myös syksyllä 2024. Kirjaamisen UKK-tuntien valmistelusta ja toteuttamisesta vastaavat sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattori sekä kaksi sosiaalihuollon kirjaamiseen perehtynyttä palvelusuunnittelijaa. Materiaalit julkaistaan hyvinvointialueen intrassa aina koulutuksen jälkeen.
- Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteiset kirjaamisen peruskoulutuksista vastaavat sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamiskoordinaattorit. Koulutuksia järjestetään syksyn 2024 aikana yhteensä neljä kappaletta (kahdesti teemalla asiakastiedon kirjaamisen perusteet, kahdesti teemalla monialainen kirjaaminen). Koulutukset järjestetään verkkoluentoina, jotta ne ovat koko hyvinvointialueen saavutettavissa. Koulutuksista kerätään palautetta, joiden perusteella arvioidaan koulutustarvetta ja suunnitellaan jatkotoimia.
- Palvelutehtäväkohtaiset kirjaamisasiantuntijatapaamiset käynnistyvät elokuussa 2024. Vastuu verkostotapaamisten valmistelusta on sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattorilla. Tapaamiset järjestetään etäyhteyksin, jotta osallistuminen on mahdollista koko hyvinvointialueelta.
- Sosiaalihuollon ammattilaisten kirjaamisosaamisen edistäminen
- Sosiaalihuollon asiakastietomalliin ja rakenteiseen kirjaamiseen liittyvän ymmärryksen lisääntyminen
- Sosiaalihuollon sisäisten toimintatapojen yhtenäistäminen ja yhteistyön tekemisen edistäminen