Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue Siun sote on lähtenyt kehittämään sosiaalihuollon asiakastyön kirjaamisen käytäntöjä ja koulutuksen malleja osana Hyvinvointia ja Kestäviä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja Pohjois-Karjalassa 2022-2025 -hanketta. Hankkeen tavoitteena on luoda hyvinvointialueelle yhtenäinen asiakastiedon kirjaamisen kouluttamisen ja kehittämisen malli sekä lisätä ja ylläpitää sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kirjaamisosaamista niin, että kirjaamisen laatu vastaa jatkossakin mahdollisimman hyvin asiakkaan oikeuteen itseä koskevaan tietoon sekä kansalliseen ja alueelliseen tilastointi- ja raportointitarpeeseen laadukkaan tiedolla johtamisen mahdollistamiseksi.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Sosiaalihuoltoa ja sen järjestämistä ohjaa vahvasti lainsäädäntö. Laki määrittelee sitä, kuinka sosiaalihuoltoa tulee toteuttaa ja millaista tietoa siitä tulee tuottaa. Lainsäädäntö, kuten muukin yhteiskunta, kuitenkin muuttuu, jolloin myös osaamisen vaatimukset muuttuvat ja elävät näiden muutosten myötä. Sosiaalihuoltoa koskee velvoite liittyä valtakunnallisen asiakastietojen arkistointipalvelun käyttäjäksi, mikä tuo mukanaan uudenlaisia vaatimuksia sähköisen asiakastiedon käsittelyyn ja tuottamiseen. Sosiaalihuollon asiakastiedon rakenteita yhdenmukaistetaan valtakunnallisesti. Tulevien muutosten myötä sosiaalihuollon ammattilaiset tulevat oppimaan ja opettelemaan uudenlaista asiakastiedon kirjaamisen tapaa. Muutokset tuovat asiakastiedon myös aiempaa helpommin asiakkaiden itsensä saataville, jolloin asiakastiedon sisällöllisen laadun merkitys osana jokapäiväistä työtä korostuu entisestään.
Asiakastiedon kirjaaminen on merkittävä osa jokapäiväistä sosiaalihuollon työtä. Kirjaaminen tekee asiakastyössä kertyvän tiedon näkyväksi niin työntekijöille, asiakkaille kuin palveluiden järjestämisestä vastaaville päätöksentekijöillekin. Kirjaaminen on osa asiakkaan palveluprosessia ja vaikuttaa osaltaan siihen, millaiseksi palvelu ja sen laatu koetaan. Kirjaamisen kautta näkyväksi muuttuva tieto vaikuttaa itse asiakastyön suunnitteluun ja toteuttamiseen, mutta myös laajemmin palveluiden tarpeen, laadun ja vaikuttavuuden arviointiin ja näin ollen myös palveluiden johtamiseen ja kehittämiseen. Kirjaamisosaaminen on olennainen osa jokaisen sosiaalihuollon ammattilaisen ammattitaitoa. Kirjaamisosaaminen, siinä missä muutkin ammatillisen osaamisen osa-alueet, on asia, joka vaatii kertausta, ylläpitämistä ja uuden oppimista toimintaympäristön ja siihen kohdistuvien odotusten, vaatimusten ja ohjeistusten muuttuessa ajan saatossa. Sosiaalihuollon uuden, kansallisesti yhtenäisen asiakastietomallin käyttöönotto muuttaa sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaamisen tapoja laajasti tuoden mukanaan myös merkittävän koulutustarpeen. Sen lisäksi, että asiakastietoa tulee oppia tuottamaan uudenlaisille asiakirjarakenteille, asiakastiedon saavutettavuus niin asiakkaiden kuin toisten ammattilaisten suuntaan kasvaa tuoden myös mukanaan uutta opittavaa. Koko ajan yhtenäisemmäksi muuttuvan tietopohjan toisiokäytön tavat kasvavat myös ja tiedolla johtamisen mahdollisuudet kehittyvät, mikä vaatii sosiaalihuollon johdolta uuden asiakastietomallin haltuun ottamisen lisäksi myös johtamisen ja tiedon hyödyntämisen tapojen tarkastelua.
Kehittämistyön kohderyhmänä on hyvinvointialueen sosiaalihuollon ammattilaiset ja esihenkilöt. Yhteistä keskustelua esihenkilöiden kanssa käydään säännöllisesti sosiaalihuollon kirjaamistiimissä. Sosiaalihuollon ammattilaisia ja työntekijöitä on osallistettu kehittämistyöhön muun muassa nykytilannetta ja kehittämisen tarpeita kartoittavalla kyselyllä sekä tiedottamalla aktiivisesti kehittämistyön käynnistymisestä. Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuvan kirjaamisasiantuntijaverkoston jäsenet ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri yksiköissä. Lisäksi sosiaalihuollon ammattilaisilta pyydetään säännöllisesti kirjallista palautetta kirjaamisen kehittämiseen liittyvien tilaisuuksien yhteydessä.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Kehittämistyön tavoitteita ovat:
1. Kirjaamisosaamisen vahvistaminen ja asiakastiedon laadun parantaminen
2. Kirjaamisen tapojen yhdenmukaistaminen
3. Asiakastiedon tehokas hyödyntäminen osana tiedolla johtamista
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Kirjaamisen laadunhallinnan mallin juurruttaminen vaatii kirjaamisen koordinaattorit sosiaali- ja terveydenhuoltoon, ja kirjaamisen laadunhallinnan mallin rakenteiden jalkauttaminen on osa heidän työtään. Kirjaamisen mentoriverkoston ammattilaiset tarvitsevat kirjaamisen kehittämisen eteen tehtävää työtä varten ns. korvamerkittyä työaikaa. Sosiaalihuollon kirjaamisen muutosten laaja-alaisuuden huomioiden sosiaalihuoltoon kehitettyjen tuen muotojen ylläpitäminen vaatii myös henkilöstöresurssia kirjaamiskoordinaattorin ohella ja resurssia tähän onkin saatu kohdennettua kahden palvelusuunnittelijan verran. Kirjaamisen kehittäminen ja luotujen toimintatapojen ylläpitäminen vaatii myös organisaatiotasoista kiinnostusta tiedon laatuun sekä ymmärrystä asiakastiedon ja kirjaamisen käytäntöjen merkityksestä tiedolla johtamiselle.
