Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi eOppivassa (RRP, P4, I3)

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi on sote-alan ammattilaisille ja alan opiskelijoille suunnattu avoin verkkokurssi. Kurssi on tiivis tietopaketti sosiaalihuollon kirjaamisesta, sitä määrittävästä lainsäädännöstä ja kansallisesta ohjeistuksesta.

Toimintaympäristö

Sosiaalihuollon palvelujen järjestämisen kansallisiin tavoitteisiin sisältyy palvelujen helppo saavutettavuus ja palvelujen digitalisointi. Sosiaalihuollon tiedonhallintaan ja kirjaamiseen ovat vaikuttaneet muun muassa asiakasasiakirjalain, toisiolain ja asiakastietolain voimaantulo, sosiaalihuollon liittyminen Kanta-palveluihin sekä sähköiseen arkistointiin liittyvät muutokset. Nämä edellyttävät työntekijöiltä uutta osaamista ja nopeaa tiedon ja asioiden haltuun ottoa. Näihin vaateisiin vastataan Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssilla, joka on helposti saavutettavissa verkko-oppimisympäristössä  sosiaalihuollon ammattilaisten kirjaamisen perehdytykseen ja osaamisen lisäämiseen.

Liitteet
Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Sosiaalihuollon kirjaaminen on nopeassa muutoksessa. Hyvinvointialueet ovat aloittaneet toimintansa vuonna 2023. Sosiaalihuollon tietojärjestelmiä uusitaan ja uudistetaan Kanta-yhteensopiviksi, rakenteisia asiakirjamalleja otetaan käyttöön ja sosiaalihuollon asiakastietojen siirtymistä Kantaan valmistellaan ja toteutetaan. Sosiaalihuollon asiakastietoa halutaan saada entistä kattavammin ja nopeammin hyödynnettäväksi esimerkiksi tietojohtamisen, päätöksenteon, resurssien suuntaamisen, kehittämisen ja tutkimuksen käyttöön. 

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi:

  1. lisää opiskelijoiden ja ammattilaisten kirjaamisosaamista,
  2. tukee sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjen yhdenmukaistumista,
  3. parantaa kirjatun asiakastiedon laatua ja tiedonhallintaa sekä
  4. edistää asiakas- ja potilasturvallisuuden parempaa toteutumista.  
Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakas: Laadukas sosiaalihuollon asiakastyön kirjaaminen parantaa asiakkaan palvelukokemusta ja oikeusturvaa. 

Ammattilainen: Laadukas kirjaaminen parantaa myös ammattilaisen oikeusturvaa, tekee sosiaalihuollon työtä näkyväksi sekä mahdollistaa tiedon toisiokäyttöä. Ammattilainen oppii keskeiset asiat sosiaalihuollon kirjaamisesta. Hän ymmärtää ketkä sosiaalihuollossa kirjaavat ja miksi. Hän saa käsityksen siitä, mitä on hyvä kirjaaminen ja miten sosiaalihuollon kirjauksia voidaan hyödyntää ja käyttää. 

Organisaatio: Laadukas kirjaaminen auttaa tietojohtamisessa, päätöksenteossa, palvelujen ennakoinnissa, suunnittelussa ja kehittämisessä sekä toiminnan ja palvelujen vaikuttavuuden arvioinnissa. Kun sosiaalihuollon ammattilainen ymmärtää kirjaamisen tärkeyden, syntyy halu toimia oikein, herää myös kiinnostusta kirjaamisen kehittämiseen ja siinä kehittymiseen. Näillä tekijöillä on merkitystä oikeanlaisten toimintatapojen omaksumisessa ja noudattamisessa organisaatioissa. 

Yhteiskunta: Laadukas kirjaaminen mahdollistaa paremman tietopohjan ja sosiaalihuollon asiakastietojen toisiokäytön hyödyt. Asiakastiedon hyödyntäminen entistä paremmin tilastoinnissa, tieteellisessä tutkimuksessa, kehittämis- ja innovaatiotoiminnassa, viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävissä, viranomaisohjauksessa ja valvonnassa, opetuksessa ja tietojohtamisessa parantaa koko järjestelmän toimivuutta. Tällä on edelleen positiivisia vaikutuksia niin asiakkaan, asiakasryhmien, yhteisöjen kuin yhteiskunnankin näkökulmasta tarkastellen. Asiakaspinnalta muodostuvalla anonymisoidulla tiedolla voidaan kehittää palveluja vastaamaan paremmin asiakkaiden tarpeita, mutta myös paikantaa ja korjata epätasa-arvoa ja epäoikeudenmukaisuutta luovia tai ylläpitäviä rakenteita yhteiskunnassa. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin käsikirjoitus toteutettiin hyvään vaiheeseen jo Kansa-koulu 5 -hankkeen aikana. Kurssisisältöä täydennettiin ja viimeisteltiin Kansa-koulu 6 -hankkeessa. Yhteistyössä eOppivan kanssa toteutettiin kurssille myös vielä visuaalinen ilme, toiminnallisia elementtejä, tehtäviä ja esimerkkejä sekä kokonaisuudessaan videoiden käsikirjoitukset ja videot. Kurssin syntyä tuki aikaisemmissa Kansa-koulu hankkeissa sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämiseksi tehty pitkäjänteinen työ. 

Hankejohtajana toimii yhteiskuntatieteiden maisteri Marianna Heikkilä (Vasso/Varha), kehittämisasiantuntijoina yhteiskuntatieteiden maisterit: Kirsi Kaartinen (ISO), Anni Kuhalainen (Pikassos), Päivi Tossavainen (Socca) ja viestintäkoordinaattorina filosofian maisteri Iida Uuppo (Vasso/Varha). 

Kurssi toteutettiin yhteistuotannossa HAUS Kehittämiskeskuksen kanssa eOppiva-alustalle. 

Liitteet
Tavoiteltu muutos

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin tavoitteena on edistää sosiaalihuollon kirjaamisen perusosaamisen lisääntymistä kansallisesti. Kurssi tukee lisäksi kansallisten kirjaamisohjeiden käyttöönottoa ja sosiaalihuollon tietopohjan laadun lisääntymistä.

Tavoitteiden täyttyminen auttaa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioita vahvistamaan kustannusvaikuttavuutta tukevaa tietopohjaa ja vaikuttavuusperusteista ohjausta, minkä edellytyksiä ovat laadukas sosiaalihuollon kirjaamisen perusosaaminen ja kirjaamisen kehittäminen. Samalla vahvistetaan kansallisesti yhtenäistä ymmärrystä sosiaalialan kirjaamisen perusteista, mikä välillisesti tuottaa yhtenäisempiä toimintakäytäntöjä, ja johtaa asiakkaiden tasa-arvoisempaan kohteluun kirjaamiskäytäntöjen näkökulmasta. Kirjaamisen laatu asiakasprosesseissa paranee, kirjaaminen on lainsäädännön mukaista, yhdenmukaista, ajantasaista ja asiakasnäkökulman paremmin huomioivaa. 

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin tavoitteena on, että sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaamisen perusasioiden ymmärrys ja tunnistaminen on lisääntynyt tai vahvistunut. Kohderyhmä eli sote-alan ammattilaiset niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla sekä alan opiskelijat ovat tyytyväisiä kurssiin ja kokevat sen hyödylliseksi. Kurssin suorittaneet toimivat aiempaa yhdenmukaisemmin ja pitävät kirjaamista tärkeänä osana omaa työtä. Yhdenmukaisen kirjaamisen avulla mahdollistetaan kustannusvaikuttavuutta tukeva tietopohja sosiaalihuollosta. 

Muutoksen mittaaminen

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin arvioinnin mittareina toimivat alkuvaiheessa käyttäjätestauksesta saatu palaute sekä kurssin julkaisun jälkeen sen suorittaneilta saatu palaute hankkeelle ja eOppivalle. Lisäksi seurataan kurssin suorittaneiden määrää niin suomen- kuin ruotsinkielisen version osalta. 

Hankkeen palautekyselyssä vastaajat arvioivat kurssin oppimistavoitteiden saavuttamista väittämien avulla asteikolla 1-5, kun 1=täysin erimieltä ja 5=täysin samaa mieltä. Lisäksi he arvioivat oman kirjaamisosaamisensa tasoa ennen kurssin suorittamista ja kurssin suorittamisen jälkeen. Molemmista vastaajien numeerisista oppimisen itsearvioinneista lasketaan keskiarvot. 

eOppivan palautekyselyssä vastataan Kirkpatrickin vaikuttavuusmallia mukailevaan kysymyspatteristoon, jossa vastausvaihtoehdot ovat asteikolla 1-5, kun 1=täysin erimieltä ja 5=täysin samaa mieltä. Myös tämän kysymyspatteriston numeerisista vastauksista lasketaan keskiarvo. 

Toteutussuunnitelma

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi on toteutettu ja pilotoitu osana Kansa-koulu 6 -hanketta.  

Hankesuunnitelman mukaisesti toteutussuunnitelma on, että suomenkielinen verkkokurssi pilotoidaan ensin, minkä jälkeen käsikirjoitus käännetään ruotsiksi ja toteutetaan ruotsinkielisen kurssin pilotointi. Peruskurssin sisältö pohjautuu Kansa-koulu-hankkeiden tuotoksiin ja materiaaleihin. Peruskurssin taustalla on ajatus siitä, että hyvää kirjaamista ei voida erottaa tiedonhallinnan ymmärryksestä. 

Peruskurssi on tiivis kokonaisuus. Peruskurssissa kirjaamisen keskeisimpiä asioita käsitellään neljän moduulin kautta: 1) Ketkä sosiaalihuollossa kirjaavat ja miksi, 2) Mistä hyvä sosiaalihuollon kirjaaminen koostuu, 3) Mihin ja miten sosiaalihuollon tietoa kirjataan sekä 4) Miten sosiaalihuollon kirjauksia hyödynnetään ja käytetään. Lisäksi peruskurssi ohjaa oppijaa syventävän lisätiedon äärelle kansallisten kurssien ja materiaalien pariin. 

Kurssin lopuksi on omat osionsa osaamisen testaamiselle ja palautteen antamiselle. Palautteiden kautta arvioidaan kurssin saavutettavuutta ja hyödynnettävyyttä sekä tehdään tarvittavat korjaukset kurssin sisältöihin.

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin viestintä ja markkinointi ovat keskeisessä asemassa, jotta mahdollisimman moni löytää kurssille ja suorittaa sen. Kurssista viestitään hankkeen ajan säännöllisesti ja monikanavaisesti.

 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi on suunnattu sote-ammattilaisille ja alan opiskelijoille. Kohderyhmältä on kartoitettu toiveita kurssin sisällöistä ja toteutustavoista 1.) kurssin suunnitteluvaiheessa, 2.) käsikirjoitusvaiheissa ja 3.) käyttäjätestauksen yhteydessä. Näiden vaiheiden jälkeen kurssi viimeisteltiin julkaistavaan muotoon. Kurssin julkaisun jälkeen on kurssin suorittajilta kerätty palautetta sekä hankkeen että eOppivan palautelomakkeilla. Saatua palautetta on hyödynnetty kaikissa vaiheissa kurssin parantamiseksi, jotta se palvelisi mahdollisimman hyvin kohderyhmän tarpeita. 

Asiakasymmärrystä on tukenut pitkä kehittämistyön kaari: sosiaalihuollon kirjaamisosaamista on tuettu sosiaalialan osaamiskeskusten yhteistyönä toteutetuilla Kansa-koulu-hankkeilla vuodesta 2015 alkaen. Jo aiemmissa Kansa-koulu-hankkeissa on tunnistettu tarve sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssille, ja sen sisältöjä on työstetty yhdessä kirjaamista kehittävien avainhenkilöiden ja kirjaamisasiantuntijoiden kanssa. Sosiaalialan osaamiskeskusten tiiviit yhteistyösuhteet ja kontaktipinnat sosiaalialan toimijoiden kanssa ovat edesauttaneet ja tukeneet sosiaalihuollon peruskurssin syntymistä ja sen kehittymistä nykyiseen muotoonsa. 

Ratkaisun perusidea

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi on kaikille avoin, digitaalinen ja saavutettava itsenäisesti opiskeltava kokonaisuus eOppivassa. Kurssilla voidaan tavoittaa laaja joukko sote-alan ammattilaisia ja opiskelijoita. Tällöin voidaan välillisesti tukea myös yhdenmukaisemman tietopohjan rakentumista sosiaalihuollossa. Kurssi on toteutettu sekä suomeksi että ruotsiksi.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kurssin suorittaminen on joustavaa, eikä se ole sidoksissa tiettyyn aikaan tai paikkaan. Kurssin suorittaminen on maksutonta. Kouluttamiseen kurssin teemoissa ei tarvitse käyttää organisaation oman henkilöstön kouluttamis- tai osaamisresurssia. Kurssin vahvuutena voidaan nähdä keskeisen sosiaalihuollon kirjaamista koskevan tiedon kokoaminen eri tahoilta ja lähteistä ”yksiin kansiin”, tiedon tiivistäminen ja yleistajuistaminen. Kurssilta linkitetään myös lisätiedon äärelle. Kurssista on pyritty tekemään aikaa kestävä. Kurssin ylläpitäjän on mahdollista päivittää kurssia tarpeen mukaan yhteistyössä eOppivan kanssa esimerkiksi kirjaamista ohjaavien lainsäädännön muutosten vuoksi.

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssia voidaan hyödyntää esimerkiksi sosiaalihuollon ammattilaisten ja opiskelijoiden perehdyttämisessä sekä sosiaalihuollon kirjaamisen perusteista kouluttamisessa erilaisissa organisaatioissa ja toimintaympäristöissä. Kurssin materiaaleja voi käyttää myös vapaasti lähteinä ja oppimateriaalina, kunhan käytössä huomioidaan seuraavat periaatteet: 1.) mainitaan aina selkeästi materiaalin tekijät Kansa-koulu 6 -hanke ja eOppiva, 2.) linkitetään lähdemerkinnässä alkuperäiseen koulutukseen eOppivassa ja, että 3.) materiaalia ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.  Kurssia ei saa kokonaisuudessaan siirtää eOppivasta muuhun käyttöympäristöön. Kurssille voi kuitenkin ohjata ihmisiä ja mahdollistaa sinne pääsyn esimerkiksi linkittämällä kurssiin oman organisaation sivuilta. 

Kurssin levittäminen ja juurruttaminen osaksi arjen toimintaa organisaatiossa tai muussa toimintaympäristössä vaatiikin kurssin käymiseen ohjaamista tai velvoittamista sekä sen viemistä osaksi koulutusrakenteita. Henkilöstöä voidaan ohjata kurssin pariin säännöllisesti, minkä toteutumista tukevia tekijöitä ovat puolestaan kurssin näkyminen esimerkiksi organisaation intrassa ja kurssista viestiminen säännöllisesti ja monikanavaisesti. Vaikka kurssi on tehty itsenäisesti suoritettavaksi, mikään ei estä organisaatioita sitomasta kurssia osaksi omia muita kirjaamisen käsittelyn rakenteita. Oppimista tukee yleisesti tiedon prosessointi vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Kurssin sisällöistä voidaankin keskustella yhteisesti organisaatiossa. Näin kurssin sisällöt alkavat helpommin elää osana oman organisaation tai toimintaympäristön menettelyjä ja toimintatapoja. 

Jotta sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi pilotointi on saatu toteutettua, on tarvittu laajasti erilaista osaamista:

  • käytännön substanssiosaamista,
  • pedagogista osaamista,
  • fasilitointiosaamista,
  • viestintäosaamista,
  • kuratointiosaamista,
  • palvelumuotoiluosaamista,
  • tietoteknisiä valmiuksia,
  • sidosryhmä- ja verkosto-osaamista,
  • prosessien ja kokonaisuuksien johtamista,
  • käytettävyyden ja asiakasosallisuuden huomioimista sekä
  • saavutettavuuden ja kaksikielisyyden huomioimista.
Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin suomen kielinen versio julkaistiin kesäkuussa ja ruotsinkielinen versio syyskuussa 2024. Kurssin suomen kielisen version on suorittanut 30.9.2024 mennessä 6074 ja ruotsinkielisen version 102 henkilöä. 

Kansa-koulun palautekyselyyn on saatu vastauksia 30.9.2024 mennessä 422 kappaletta. Kurssin oppimistavoitteiden saavuttamista arvioitiin väittämin: 1.) opin keskeiset asiat sosiaalihuollon kirjaamisesta, 2.) ymmärrän, ketkä sosiaalihuollossa kirjaavat ja miksi, 3.) sain käsityksen siitä, mitä on hyvä kirjaaminen sekä 4.) ymmärrän, miten sosiaalihuollon kirjauksia voidaan käyttää ja hyödyntää. Kurssin oppimistavoitteiden saavuttamista mittaavan kysymyspatteriston vastausten (N=421) keskiarvo oli 4,7 (asteikolla 1=täysin eri mieltä ... 5=täysin samaa mieltä). 

Vastanneiden (N=420) oman arvion mukaan sosiaalihuollon kirjaamisen perusteiden osaaminen ennen kurssin suorittamista oli keskiarvoisesti 7,1 ja kurssin suorittamisen jälkeen 8,3 (asteikolla 0=noviisi/vasta-alkaja … 10=kokenut taitaja). Suomenkielisen kurssin avoin palaute on ollut pääsääntöisesti hyvin positiivista. Kurssia pidetään selkeänä ja hyvänä kokonaisuutena sosiaalihuollon kirjaamisen perusteista. Kurssi on saanut kiitosta erityisesti monipuolisista toteutustavoistaan, käytännön esimerkeistä, visuaalisuudesta ja videoista. Kurssin kehittämistoiveissa oli mainittu, että käytännön esimerkit toimivat hyvin ja niitä olisi voinut olla vielä enemmän. Osa olisi toivonut peruskurssiin sisällytettäviksi myös sosiaalihuollon eri palvelutehtäviin liittyviä syventäviä kirjaamisen materiaaleja.

Kansa-koulu 6-hankkeen palautekyselyssä on ollut ruotsinkielisen kurssin julkaisusta 19.9. alkaen kysymys, jolla kartoitetaan kumman kieliversion (FI vai SV) kurssin palautekyselyyn vastaajat ovat suorittaneet. Palautteen antajista viisi oli suorittanut ruotsinkielisen kurssin 30.9.2024 mennessä. Ruotsinkielisen kurssin suorittajien palautteessa oli mainittu muun muassa, että käytännön esimerkit helpottivat ymmärtämistä, kurssi oli pedagogisesti monipuolisesti toteutettu ja kurssissa oli hyvä "Flow" alusta loppuun. Kehittämistoiveissa oli mainittu, että tekstiä voisi olla vähemmän ja videoita enemmän.