Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi eOppivassa (RRP, P4, I3)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi on sote-alan ammattilaisille ja alan opiskelijoille suunnattu avoin verkkokurssi. Kurssi on tiivis tietopaketti sosiaalihuollon kirjaamisesta, sitä määrittävästä lainsäädännöstä ja kansallisesta ohjeistuksesta.

Toimintaympäristö

Sosiaalihuollon tiedonhallintaan ja kirjaamiseen ovat vaikuttaneet muun muassa asiakasasiakirjalain, toisiolain ja asiakastietolain voimaantulo, sosiaalihuollon liittyminen Kanta-palveluihin sekä sähköiseen arkistointiin liittyvät muutokset. Nämä toimintaympäristön muutokset edellyttävät työntekijöiltä uutta osaamista ja nopeaa tiedon ja asioiden haltuunottoa. Näihin vaateisiin vastataan Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssilla, joka on helposti saavutettavissa verkko-oppimisympäristössä sosiaalihuollon ammattilaisten kirjaamisen perehdytykseen ja osaamisen lisäämiseen.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Sosiaalihuollon kirjaaminen on nopeassa muutoksessa. Hyvinvointialueet aloittivat toimintansa vuonna 2023. Sosiaalihuollon tietojärjestelmiä uusitaan ja uudistetaan Kanta-yhteensopiviksi, rakenteisia asiakirjamalleja otetaan käyttöön ja sosiaalihuollon asiakastietojen siirtymistä Kantaan valmistellaan ja toteutetaan. Sosiaalihuollon asiakastietoa halutaan saada entistä kattavammin ja nopeammin hyödynnettäväksi esimerkiksi tietojohtamisen, päätöksenteon, resurssien suuntaamisen, kehittämisen ja tutkimuksen käyttöön. 

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi:

  1. lisää opiskelijoiden ja ammattilaisten kirjaamisosaamista,
  2. tukee sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjen yhdenmukaistumista,
  3. parantaa kirjatun asiakastiedon laatua ja tiedonhallintaa sekä
  4. edistää asiakas- ja potilasturvallisuuden parempaa toteutumista.  
Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakas: Laadukas sosiaalihuollon asiakastyön kirjaaminen parantaa asiakkaan palvelukokemusta ja oikeusturvaa. Laadukas kirjaaminen mahdollistaa myös omalta osaltaan asiakas- ja potilasturvallisuuden toteutumista.

Ammattilainen: Laadukas kirjaaminen parantaa myös ammattilaisen oikeusturvaa, tekee sosiaalihuollon työtä näkyväksi sekä mahdollistaa tiedon toisiokäyttöä. Ammattilainen oppii keskeiset asiat sosiaalihuollon kirjaamisesta. Hän ymmärtää ketkä sosiaalihuollossa kirjaavat ja miksi. Hän saa käsityksen siitä, mitä on hyvä kirjaaminen ja miten sosiaalihuollon kirjauksia voidaan hyödyntää ja käyttää. 

Organisaatio: Laadukas kirjaaminen auttaa tietojohtamisessa, päätöksenteossa, palvelujen ennakoinnissa, suunnittelussa ja kehittämisessä sekä toiminnan ja palvelujen vaikuttavuuden arvioinnissa. Kun sosiaalihuollon ammattilainen ymmärtää kirjaamisen tärkeyden, syntyy halu toimia oikein, herää myös kiinnostusta kirjaamisen kehittämiseen ja siinä kehittymiseen. Näillä tekijöillä on merkitystä oikeanlaisten toimintatapojen omaksumisessa ja noudattamisessa organisaatioissa. 

Yhteiskunta: Laadukas kirjaaminen mahdollistaa paremman tietopohjan ja sosiaalihuollon asiakastietojen toisiokäytön hyödyt. Asiakastiedon hyödyntäminen entistä paremmin tilastoinnissa, tieteellisessä tutkimuksessa, kehittämis- ja innovaatiotoiminnassa, viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävissä, viranomaisohjauksessa ja valvonnassa, opetuksessa ja tietojohtamisessa parantaa koko järjestelmän toimivuutta. Tällä on edelleen positiivisia vaikutuksia niin asiakkaan, asiakasryhmien, yhteisöjen kuin yhteiskunnankin näkökulmasta tarkastellen. Asiakaspinnalta muodostuvalla anonymisoidulla tiedolla voidaan kehittää palveluja vastaamaan paremmin asiakkaiden tarpeita, mutta myös paikantaa ja korjata epätasa-arvoa ja epäoikeudenmukaisuutta luovia tai ylläpitäviä rakenteita yhteiskunnassa. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin käsikirjoitus toteutettiin hyvään vaiheeseen jo Kansa-koulu 5 -hankkeen aikana. Kansa-koulu 6-hankkeessa Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi tuotettiin yhteistyössä HAUS kehittämiskeskus Oy:n eOppiva-tiimin kanssa valtionhallinnon digitaaliselle oppimisalustalle (eOppivaan). 

Kansa-koulu 6-hankkeessa täydennettiin ja viimeisteltiin kurssisisältöä ja eOppivan kanssa yhteistyössä toteutettiin kurssille vielä myös visuaalinen ilme, toiminnallisia elementtejä, tehtäviä ja esimerkkejä. Lisäksi toteutettiin kokonaisuudessaan videoiden käsikirjoitukset ja videot. Kurssin syntyä tuki aikaisemmissa Kansa-koulu-hankkeissa sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämiseksi tehty pitkäjänteinen työ. 

Hankejohtajana toimi yhteiskuntatieteiden maisteri Marianna Heikkilä (Vasso/Varha) ja kehittämisasiantuntijoina yhteiskuntatieteiden maisterit: Kirsi Kaartinen (ISO), Anni Kuhalainen (Pikassos), Päivi Tossavainen (Socca) sekä viestintäkoordinaattori filosofian maisteri Iida Uuppo (Vasso/Varha). 

Tavoiteltu muutos

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin tavoitteena on edistää sosiaalihuollon kirjaamisen perusosaamisen lisääntymistä kansallisesti. Kurssi tukee lisäksi kansallisten kirjaamisohjeiden käyttöönottoa ja sosiaalihuollon tietopohjan laadun lisääntymistä.

Tavoitteiden täyttyminen auttaa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioita vahvistamaan kustannusvaikuttavuutta tukevaa tietopohjaa ja vaikuttavuusperusteista ohjausta, minkä edellytyksiä ovat laadukas sosiaalihuollon kirjaamisen perusosaaminen ja kirjaamisen kehittäminen. Samalla vahvistetaan kansallisesti yhtenäistä ymmärrystä sosiaalialan kirjaamisen perusteista, mikä tuottaa välillisesti yhtenäisempiä toimintakäytäntöjä, ja johtaa asiakkaiden tasa-arvoisempaan kohteluun. Kirjaamisen laatu asiakasprosesseissa paranee, kirjaaminen on lainsäädännön mukaista, yhdenmukaista, ajantasaista ja asiakasnäkökulman paremmin huomioivaa. 

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin tavoitteena on, että sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaamisen perusasioiden ymmärrys ja tunnistaminen on lisääntynyt tai vahvistunut. Kohderyhmä eli sote-alan ammattilaiset niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla sekä alan opiskelijat ovat tyytyväisiä kurssiin ja kokevat sen hyödylliseksi. Kurssin suorittaneet toimivat aiempaa yhdenmukaisemmin ja pitävät kirjaamista tärkeänä osana omaa työtä. Yhdenmukaisen kirjaamisen avulla mahdollistetaan kustannusvaikuttavuutta tukeva tietopohja sosiaalihuollosta. 

Muutoksen mittaaminen

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin arvioinnin mittareina toimivat alkuvaiheessa käyttäjätestauksesta saatu palaute sekä kurssin julkaisun jälkeen sen suorittaneilta saatu palaute Kansa-koulu-hankkeelle ja eOppivalle. Lisäksi seurattiin kurssin suorittaneiden määrää niin suomen- kuin ruotsinkielisen version osalta. 

Hankkeen palautekyselyssä vastaajat arvioivat kurssin oppimistavoitteiden saavuttamista väittämien avulla asteikolla 1–5, kun 1=täysin erimieltä ja 5=täysin samaa mieltä. Lisäksi he arvioivat oman kirjaamisosaamisensa tasoa ennen kurssin suorittamista ja kurssin suorittamisen jälkeen. Molemmista vastaajien numeerisista oppimisen itsearvioinneista laskettiin keskiarvot. 

eOppivan palautekyselyssä on käytössä Kirkpatrickin vaikuttavuusmallia mukaileva kysymyspatteristo, jossa vastausvaihtoehdot ovat asteikolla 1–5, kun 1=täysin erimieltä ja 5=täysin samaa mieltä. Myös tämän kysymyspatteriston numeerisista vastauksista laskettiin keskiarvo hankkeen tavoitteiden saavuttamista seuratessa ja arvioitaessa. 

Toteutussuunnitelma

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi toteutettiin ja pilotoitiin osana Kansa-koulu 6 -hanketta.  

Hankesuunnitelman mukaisesti toteutussuunnitelma oli, että suomenkielinen verkkokurssi pilotoidaan ensin, minkä jälkeen käsikirjoitus käännetään ruotsiksi ja toteutetaan ruotsinkielisen kurssin pilotointi. 

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi on tiivis kokonaisuus. Kirjaamisen keskeisimpiä asioita käsitellään kurssissa neljän moduulin kautta: 1) Ketkä sosiaalihuollossa kirjaavat ja miksi, 2) Mistä hyvä sosiaalihuollon kirjaaminen koostuu, 3) Mihin ja miten sosiaalihuollon tietoa kirjataan sekä 4) Miten sosiaalihuollon kirjauksia hyödynnetään ja käytetään. Lisäksi peruskurssi ohjaa oppijaa syventävän lisätiedon äärelle kansallisten kurssien ja materiaalien pariin. 

Kurssin lopuksi tulevat omat osionsa osaamisen testaamiselle ja palautteen antamiselle. Palautteiden kautta arvioidaan kurssin saavutettavuutta ja hyödynnettävyyttä sekä tehdään tarvittavat korjaukset kurssin sisältöihin.

Säännöllinen ja monikanavainen viestintä kurssista olivat tärkeässä roolissa hankkeessa, jotta mahdollisimman moni löysi kurssille ja suoritti sen pilotoinnin aikana. 

 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi on suunnattu sote-ammattilaisille ja alan opiskelijoille. Kohderyhmältä on kartoitettu toiveita kurssin sisällöistä ja toteutustavoista 1.) kurssin suunnitteluvaiheessa, 2.) käsikirjoitusvaiheissa ja 3.) käyttäjätestauksen yhteydessä. Näiden vaiheiden jälkeen kurssi viimeisteltiin julkaistavaan muotoon. Kurssin julkaisun jälkeen on kurssin suorittajilta kerätty palautetta sekä Kansa-koulu-hankkeen että eOppivan palautelomakkeilla. Saatua palautetta on hyödynnetty kaikissa vaiheissa kurssin parantamiseksi, jotta se palvelisi mahdollisimman hyvin kohderyhmän tarpeita. 

Asiakasymmärryksen muodostumista on mahdollistanut pitkä kehittämistyön kaari: sosiaalihuollon kirjaamisosaamista on tuettu sosiaalialan osaamiskeskusten yhteistyönä toteutetuilla Kansa-koulu-hankkeilla vuodesta 2015 alkaen. Jo aiemmissa Kansa-koulu-hankkeissa on tunnistettu tarve sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssille, ja sen sisältöjä on työstetty yhdessä kirjaamista kehittävien avainhenkilöiden ja kirjaamisasiantuntijoiden kanssa. Sosiaalialan osaamiskeskusten tiiviit yhteistyösuhteet ja kontaktipinnat sosiaalialan toimijoiden kanssa ovat edesauttaneet ja tukeneet sosiaalihuollon peruskurssin syntymistä ja sen kehittymistä nykyiseen muotoonsa. 

Ratkaisun perusidea

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi on kaikille avoin, digitaalinen ja saavutettava itsenäisesti opiskeltava kokonaisuus eOppivassa. Kurssilla voidaan tavoittaa laaja joukko sote-alan ammattilaisia ja opiskelijoita. Tällöin voidaan välillisesti tukea myös yhdenmukaisemman tietopohjan rakentumista sosiaalihuollossa. Kurssi on toteutettu sekä suomeksi että ruotsiksi.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kurssin suorittaminen on maksutonta ja joustavaa, kurssin voi suorittaa missä ja milloin vain. Kurssin teemoista kouluttamiseen ei tarvitse käyttää organisaation oman henkilöstön resursseja. Kurssin vahvuutena voidaan nähdä keskeisen sosiaalihuollon kirjaamista koskevan tiedon kokoaminen eri tahoilta ja lähteistä ”yksiin kansiin”, tiedon tiivistäminen ja yleistajuistaminen. Kurssilta linkitetään kattavasti myös lisätiedon äärelle. Kurssista on pyritty tekemään aikaa kestävä. Kurssin ylläpitäjän on mahdollista päivittää kurssia tarpeen mukaan yhteistyössä eOppivan kanssa esimerkiksi kirjaamista ohjaavien lainsäädännön muutosten vuoksi.

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssia voidaan hyödyntää esimerkiksi sosiaalihuollon ammattilaisten ja opiskelijoiden perehdyttämisessä sekä sosiaalihuollon kirjaamisen perusteista kouluttamisessa erilaisissa organisaatioissa ja toimintaympäristöissä. Kurssin materiaaleja voi käyttää vapaasti lähteinä ja oppimateriaalina, kunhan käytössä huomioidaan seuraavat periaatteet: 1.) mainitaan aina selkeästi materiaalin tekijät Kansa-koulu 6 -hanke ja eOppiva, 2.) linkitetään lähdemerkinnässä alkuperäiseen koulutukseen eOppivassa ja, että 3.) materiaalia ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.  Kurssia ei saa kokonaisuudessaan siirtää eOppivasta muuhun käyttöympäristöön. Kurssille voi kuitenkin ohjata ihmisiä ja mahdollistaa sinne pääsyn esimerkiksi linkittämällä kurssiin oman organisaation sivuilta. 

Kurssin levittäminen ja juurruttaminen osaksi arjen toimintaa organisaatiossa tai muussa toimintaympäristössä vaatiikin kurssin käymiseen ohjaamista tai velvoittamista sekä sen viemistä osaksi koulutusrakenteita. Henkilöstöä voidaan ohjata kurssin pariin säännöllisesti, minkä toteutumista tukevia tekijöitä ovat puolestaan kurssin näkyminen esimerkiksi organisaation intrassa ja kurssista viestiminen säännöllisesti ja monikanavaisesti. Vaikka kurssi on tehty itsenäisesti suoritettavaksi, mikään ei estä organisaatioita sitomasta kurssia osaksi omia muita kirjaamisen käsittelyn rakenteita. Oppimista tukee yleisesti tiedon prosessointi vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Kurssin sisällöistä voidaankin keskustella yhteisesti organisaatiossa. Näin kurssin sisällöt alkavat helpommin elää osana oman organisaation tai toimintaympäristön menettelyjä ja toimintatapoja. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Jotta Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi -pilotointi saatiin toteutettua, tarvittiin laajasti erilaista osaamista, kuten

  • käytännön substanssiosaamista,
  • pedagogista osaamista,
  • fasilitointiosaamista,
  • viestintäosaamista,
  • kuratointiosaamista,
  • palvelumuotoiluosaamista,
  • tietoteknisiä valmiuksia,
  • sidosryhmä- ja verkosto-osaamista,
  • prosessien ja kokonaisuuksien johtamista,
  • käytettävyyden ja asiakasosallisuuden huomioimista sekä
  • saavutettavuuden ja kaksikielisyyden huomioimista.
Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin suomenkielinen versio julkaistiin kesäkuussa ja ruotsinkielinen versio syyskuussa 2024. Kurssin on suorittanut joulukuun puoliväliin mennessä yli 17 400 henkilöä.

Hankkeen palautekyselyyn saatiin yhteensä 807 vastausta 19.11.2024 mennessä. Palautekyselyn sulkemisaika määriteltiin tietoisesti siten, että ruotsinkielisestä peruskurssista ehdittäisiin saamaan palautetta kahden ja suomenkielisen kurssin osalta noin viiden kuukauden ajalta. Hankkeen palautekyselyssä oli kysymys, jossa vastaajat arvioivat kurssin oppimistavoitteiden saavuttamista seuraavien väittämien avulla: 1.) Opin keskeiset asiat sosiaalihuollon kirjaamisesta, 2.) Ymmärrän, ketkä sosiaalihuollossa kirjaavat ja miksi, 3.) Sain käsityksen siitä, mitä on hyvä kirjaaminen ja 4.) Ymmärrän, miten sosiaalihuollon kirjauksia voidaan käyttää ja hyödyntää. 

Väittämien arvioinnissa käytettiin asteikkoa 1–5, kun 1=täysin erimieltä ja 5=täysin samaa mieltä. Kurssin oppimistavoitteiden saavuttamista mittaavien 19.11.2024 mennessä saatujen väittämäkysymysten vastausten (n=804) keskiarvo oli 4,7. Palautekyselyyn vastanneet kokivat saavuttaneensa kurssille asetettuja oppimistavoitteita täten todella hyvin. Vastaajat arvioivat lisäksi oman kirjaamisosaamisensa tasoa numeerisesti myös asteikolla 0–10, ennen kurssin suorittamista ja kurssin suorittamisen jälkeen. Vastaajat arvioivat kirjaamisosaamisen tasonsa olleen ennen kurssin suorittamista keskiarvoisesti 7,1 (n=797) ja kurssin suorittamisen jälkeen keskiarvoisesti 8,3 (n=798). Vastaajat ovat täten arvioineet kurssin suorittamisen lisänneen kirjaamisosaamistaan. 

Kurssin suorittaneilta pyydettiin Kansa-koulu-hankkeen palautekyselyssä lisäksi avointa palautetta kurssin kehittämiseksi. Palautekyselyssä tätä kartoitettiin seuraavilla kysymyksillä: “Mitä jäit kaipaamaan kurssilta?” ja “Miten muuttaisit kurssia paremmaksi?” Näihin kysymyksiin saatiin yhteensä 219 kirjallista vastausta. Kurssille toivottiin lisää käytännön esimerkkejä, tehtäviä ja videoita. Esille tuli toiveita myös omaan palvelutehtävään tai erilaisiin työtilanteisiin liittyvistä konkreettisista kirjaamisen ohjeista ja syventävästä tiedosta kirjaamista koskien. Toivottiin myös mahdollisuutta kuunnella kurssi osittain tai kokonaan lukemisen sijaan, ja että tekstiä olisi vähemmän. Kurssimateriaaleista todettiin, että niitä olisi haluttu tallentaa omaan käyttöön ja kerrata myöhemmin. Tämä oli kurssilla mahdollistettukin tietyin ehdoin.  Kehittämisehdotusten sijaan tässä osuudessa oli tuotu esille lisäksi huomattava määrä myös erilaisia positiivisia mainintoja kurssista. Verkko-oppimisympäristöön liittyvänä palautteena esille tuli toive mahdollisuudesta tehdä kurssi erissä ja jatkaa myöhemmin kohdasta, mihin edellisellä kerralla oli jäänyt. Tämä hyvin ymmärrettävä ja palautteissa toistunut toive välitettiinkin verkko-oppimisympäristön kehittämiseksi eOppivalle.  

Palautekyselyssä pyydettiin kurssin suorittaneilta avointa palautetta myös siitä, mikä kurssissa oli parasta tai toimi erityisen hyvin. Positiivista palautetta annettiin 343 avoimen vastauksen verran. Palautteissa korostuivat toistuvasti maininnat kurssin selkeydestä, asioiden esittämisestä kurssilla loogisesti, jäsennellysti, ymmärrettävästi ja monipuolisesti sekä maininnat kurssin tiiviydestä ja kattavuudesta. Erityisesti pidettiin käytännön esimerkeistä, moduulien keskeiset asiat kertaavista videoista, toiminnallisuuksista, tehtävistä/harjoituksista tekstin lomassa sekä visuaalisesta toteutuksesta.